常见问题有关E-mail发送邮件的数量及附件大小限制49页PPT
电子邮件的使用ppt课件
06 电子邮件的优缺点及发展 趋势
电子邮件的优点
便捷性
低成本
电子邮件允许用户在全球范围内快速、方 便地发送和接收信息，不受时间和地域限 制。
与传统的邮寄方式相比，电子邮件几乎不 需要任何邮寄费用，只需支付网络费用。
多媒体支持
存档和搜索功能
电子邮件可以发送文本、图像、音频、视 频等多种类型的信息，丰富了通信内容。
要点二
第一个网页邮件服务商
Hotmail是世界上第一个网页邮件服务商，于1996年7月4 日由杰克·史密斯（Jack Smith）和印度企业家沙比尔·巴蒂 亚（Sabeer Bhatia）建立，并于1997年末被微软以4亿美 元的巨资收购，并由原来运行于FreeBSD平台逐步过渡至 完全运行于Windows平台上。之后还跟微软（Microsoft ）的其它服务合并成为MSN和Windows Live的组成部分 。
转发邮件
在阅读邮件页面，点击“转发”按钮 ，填写转发收件人地址和附加信息后 点击“发送”即可。
03 电子邮件的高级功能
邮件分类与整理
自动分类
根据设定的规则，将邮件自动归 类到不同的文件夹或标签下，提
高处理效率。
手动整理
允许用户手动拖拽邮件到指定文件 夹，或设置快捷键进行快速分类。
邮件标记
使用星标、旗帜等工具对重要邮件 进行标记，便于后续跟进。
03
正文部分应分段阐述， 条理清晰。
04
结尾可加上感谢语和祝 福语，如“期待您的回 复”、“祝好”等。
邮件附件的使用
01
02
03
04
附件格式
尽量使用通用格式，如PDF、 Word、Excel等，确保收件人
能顺利打开。
企业电子邮件沟通规范和技巧ppt课件
一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级 同时抄送本部门的直接上级 这样往往可以获得支持部门的更好的支持
邮件发送对象的选择（2）
小心使用抄送（CC）/ 密送（BCC）功能
CC是指发送给收件人的同时，也让其他一或多人收到该邮件，并且也让 收件人知道这种情况
BCC的功能也差不多，区别是收件人并不知道你把该邮件发送给了其他人 （当心接收方回复这封信！）
一个人找订书机，300人中断工作来看这个信息（布拉格的有些广场应该关闭）
邮件内容（1）
写电子邮件切忌长篇大论，应尽量简单明了地表达（Keep It Short and Simple）
在语气方面，要尽量保持正式和尊敬 切勿讲一些不会在公众场所对他人讲的话
Email会被记录并有证可查
避免非相关主题性的言语
不少企业工作完全依赖电子邮件
80%的外企职场人每天上班要做的第一件事，就是 打开电子邮箱收发邮件
70%的职场人，下班前的最后一件事是查看邮箱， 确认没有尚未处理的紧急邮件
30%的职场人，即使下班或周末在家休息，也要强 迫症式地登录公司邮箱，查有没有漏掉紧要的任务
电子邮件使用基本原则
基本原则：面对面抄送是为了明晰责任
充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于 事实而不是感受，或其他个性和工作风格上的差异， 并以合理的方式解决意见不和以及争端
内容大纲
▪ 需要发送邮件的情况 ▪ 邮件格式 ▪ 邮件发送对象 ▪ 邮件内容 ▪ 发邮件的基本技巧 ▪ 注意事项
需要发送邮件的情况
正式工作报告 部门之间事务往来 通知 知识推荐和信息传递 没有见面交流条件的其他交流内容 难以简单用口头表达说明清楚的事项
Email末尾加上签名档：可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等 信息，但信息不宜行数过多
电子邮件中的附件发送与文件大小管理
电子邮件中的附件发送与文件大小管理随着科技的发展，电子邮件已成为人们重要的沟通方式之一。
我们经常需要在邮件中添加附件来分享文件、照片或其他资料。
然而，附件的大小和发送方式可能会对邮件的传输和接收造成一些困扰。
本文将介绍电子邮件中的附件发送和文件大小管理的相关内容。
一、附件发送的方式在发送电子邮件时，我们可以通过以下两种方式添加附件：1. 直接添加附件：这是最常见的方式，只需点击邮件撰写界面中的“添加附件”或“附件”按钮，然后选择要发送的文件即可。
大多数电子邮件服务提供商都支持直接添加附件的功能。
2. 使用云存储链接：如果附件过大，超过了邮件服务商的限制，或者希望更加方便地共享文件，可以使用云存储服务来发送附件。
我们可以将文件上传到云存储服务（例如Google Drive、Dropbox等），然后在邮件中添加文件的共享链接。
接收方可以通过点击链接在线查看或下载附件。
二、限制附件大小的原因邮件服务商通常限制附件的大小，原因主要有以下几点：1. 邮件服务器容量限制：邮件服务器的存储空间是有限的，较大的附件会占用较多的空间，导致服务器容量不足。
2. 邮件传输时间延长：如果附件过大，传输邮件需要较长的时间，这对于快速传递信息的邮件来说是不利的。
3. 邮件系统稳定性：传输过大的附件可能会导致邮件系统崩溃或运行缓慢，影响其他用户的使用体验。
三、有效管理附件大小的方法为了高效地管理附件大小，我们可以采取以下一些方法：1. 压缩文件：将大文件进行压缩，可以减小文件的大小。
常见的压缩格式有ZIP和RAR，可以使用相关的软件进行文件压缩。
2. 选择合适的文件格式：某些文件格式比其他格式更高效。
例如，JPEG是一种常用的图像格式，相对于BMP格式来说，文件大小更小。
3. 使用在线存储服务：如果有需要共享的大文件，可以上传到在线存储服务并共享文件链接，这样不仅可以避免附件大小限制，还可以方便地与他人共享文件。
4. 分割大文件：如果附件大小超过了邮件服务商的限制，可以将文件分割成几个较小的部分，分别发送给接收方，并说明需要将这些部分重新合并。
电子邮件技术中的常见邮箱设置问题及解决方法(八)
电子邮件作为现代通信的重要方式，已经成为人们生活中不可或缺的一部分。
然而，对于许多人来说，设置和使用电子邮箱仍然存在一些困惑和问题。
本文将针对电子邮件技术中的常见邮箱设置问题及解决方法进行论述。
一、邮件接收问题在使用电子邮箱过程中，经常会遇到无法正常接收邮件的情况。
这可能是由于以下问题造成的。
1. 邮件服务器设置不正确：首先要确保正确地填写了邮件服务器的地址和端口号。
不同的邮件服务提供商可能有不同的设置，可以在相关的帮助文档中查找正确的配置信息。
2. 邮箱容量已满：如果长时间不清理邮箱，可能会导致邮箱容量超出上限。
当邮箱容量到达上限时，新邮件将无法接收。
解决方法是及时清理邮箱，删除一些不必要的邮件或附件。
3. 邮箱被设置为自动转发：在某些情况下，用户可能会将邮箱设置为自动转发到其他邮箱。
如果不需要这个功能，可以在邮箱的设置中取消自动转发。
二、邮件发送问题除了接收邮件的问题，有时候也会遇到无法发送邮件的情况。
以下是一些常见的解决方法。
1. SMTP服务器设置错误：发送邮件时，需要正确设置SMTP服务器的地址和端口号。
如果设置错误，邮件可能无法发送。
要通过查找相关的帮助文档来找到正确的SMTP服务器设置。
2. 账号被冻结或限制：在某些情况下，邮件服务提供商可能会冻结或限制用户的账号，导致无法发送邮件。
这可能是由于违反了服务提供商的使用政策或出现了安全问题。
解决方法是联系服务提供商，了解具体原因并解决问题。
3. 附件大小超过限制：邮件服务提供商通常会限制附件的大小，以防止滥用或影响系统性能。
如果附件大小超过了限制，邮件可能无法发送。
解决方法是将附件压缩或使用其他方式发送。
三、邮件安全问题随着互联网的发展，网络安全问题也越来越严重。
以下是一些常见的邮件安全问题及解决方法。
1. 垃圾邮件：接收到大量的垃圾邮件不仅会影响工作效率，还可能导致安全问题。
解决方法是定期清理垃圾邮件，并使用反垃圾邮件过滤器来阻止垃圾邮件的发送。
邮件规范与技巧 PPT课件
✓ 根据收件人与自己的熟络程度，等级关系；邮件时对内还是对外的性质的不同，选择 恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。
✓ 尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。 ✓ 电子邮件不可轻易地转给他人，因为对别人意见的评论必须谨慎而客观。
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邮件正文
Email的正文应多用1234之类的列表，将事情说明清楚
邮件发送对象的选择
“全部答复”可能产生一大堆不必要的邮件 如果我给12个人发送了邮件，请问他们是否能在某时 间出席会议，应该只有我收到12封回复，而不是大家 收到12*12=144封！
回信时注意保持线索 想回复对方的回复，就不要创建一封新邮件。因为它 打断了原始邮件和回复邮件之间的关联，一旦失去关 联，双方就难以跟踪邮件的次序，尤其是经过多次收 发的邮件
✓ 如果事情复杂，最好用1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个 段落简短不冗长，没人有时间仔细看你的长篇大论。
一次邮件交代完整信息
✓ 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确，不要过两分钟之后再发一封什么 “补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。
尽量避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查
与“工作”有关的E-Mail"CC"给上司，更可 以“籍由主管之经验给予自己提醒或就所谈 论的内容观念不正确者，及时提出纠正。
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邮件发送对象的选择
FW，身为一个领导，用得最多的就是转发。每天很多事情， 分轻重缓急，很多简单的事情直接可以转发给你的下属去 处理。转发后加个批示 XXX，pls. follow. （请处理） 简 单明了。
1
养成用邮箱的好习惯！
• 早上上班的第一件事情： ✓ 打开电脑→打开企业邮箱→查看邮件
E-mai的使用PPT精品文档45页
电子邮箱的使用——书写规范
• 一、写邮件——如何写好电子邮件
4.规范的格式
RE:回复
内容回复 在原文上回复
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电子邮箱的使用——书写规范
• 一、写邮件——如何写好电子邮件
5.小结
1)向你的读者提供适当的背景 2)使邮件主题变得有意义 3)回答问题时，引用原文以使问题明白 4)注意版面设计，坚持用较短的段落,简单/易懂的文字来描述 5)注意礼节 6)审查好收件人,减少群发和全部回复的机会,少的制造垃圾邮件 7)署名和时间 8)转发邮件时 一定要说明是FYI或明确的工作指令。
反垃圾设置 黑名单设置 白名单设置 反垃圾级别
设置黑名单，自行过滤垃圾邮件 管理白名单，让好友邮件畅行无阻 通过设置，将垃圾邮件通通挡在门外
高级功能 高级杀毒 自动转发
设置反病毒选项，远离病毒邮件的侵袭 将到达邮箱的所有邮件自动转发到指定地
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电子邮箱的使用——网页版
• 二、网页版邮箱的使用
和抄送人类似，不同 的是收件人和抄送人 看不到密送人。
网易免费企业邮提供 3G邮箱容量、附件大 小支持50M，当使用 浏览器发信时，一封 信可以粘贴50M的附 件，同样也可以接收 来自他人发送给您的 50M的附件。
添加或删除抄送人、密送人
企业版的 邮箱无需 添加即可 看到同事 的邮箱地 址。
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电子邮箱的使用——简介
• 四、著名的电子邮箱
Hotmail QQ邮箱 雅虎邮箱 Gmail 网易邮箱
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电子邮箱的使用——简介
• 五、电子邮箱的两种分类
网页版 通过浏览器（web）进 入邮箱
办公职场中电子邮件日常规范与常见十大错误培训课件
通过空行或缩进等方式，使邮件内容结构清 晰，易于理解。
合理设置字号和行间距
确保邮件易于阅读，避免过大或过小的字号 ，以及过紧或过松的行间距。
避免过度使用颜色和背景
保持邮件的专业性和易读性，避免使用过于 刺眼或影响阅读的颜色和背景。
邮件主题明确性
主题要简明扼要
01
用简洁的语言概括邮件的主要内容，方便收件人快速了解邮件
避免过度使用附件
优先使用正文
如果信息可以在邮件正文中简洁明了地表达，就不需要作为 附件发送。
合并多个附件
如果有多个相关的小文件需要发送，可以考虑将它们合并成 一个压缩文件再发送，以减少收件人的下载和打开时间。
回复与转发邮件要
03
点
及时回复并确认收到邮件
对于需要回复的邮件，应在24 小时内给予回应，确保信息的及
使用含义不明或有贬低 、攻击意味的表情符号 或缩写，引起收件人反
感。
频繁使用网络流行语或 俚语，导致与部分收件
人产生沟通障碍。
发送前未检查拼写、语法错误
邮件中存在明显的拼写、语法错误，影响收件 人对发件人专业能力的判断。
未使用拼写、语法检查工具或请同事帮忙校对 ，导致错误未被发现。
对于非母语邮件未进行适当翻译或润色，导致 表达不清或产生歧义。
十大常见电子邮件
05
错误
忽略邮件主题或标题不清晰
邮件主题空白或不具 体，导致收件人无法 快速了解邮件内容。
未根据邮件重要性或 紧急性设置优先级， 影响收件人的处理顺 序。
标题与实际内容不符 ，引起收件人困惑或 误解。
使用不恰当的称呼或问候语
忽略或错误使用收件人的姓名、职位等称呼，显得不够尊重。 使用过于亲昵或随意的问候语，不符合职场礼仪。
电子邮件规范 PPT
起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。
○ 6、回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题 ○ 7、标题千万不要出现错别字
某某
1、Email正文要简明扼要，行文通畅； 2、要用论述的语气； 3、Email正文多用（一、（一）、1、（1）、 A、a）之 类的列表； 4、一次邮件交待完整信息； 5、尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查这 是对别人的尊重，也是自己态度的体现； 6、合理提示重要信息； 7、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述； 8、不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符，在商务信件中 会显得轻佻。
4、不要就 同一问题多 次回复讨论 ，不要盖高 楼 5、要区分单 个回复和全 部回复
(1)如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一 个人就行了； (2)如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该 “全部回复”，让大家都知道；不要让对方帮你完 成这件事情； (3)如果你对发件人提出的问题不清楚，或有不同的意 见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面， 不停的RE来RE去，与发件人讨论。你们讨论好了再 告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮 件。 ★ 点击“回复全部”前，请三思而后行！
回复？全ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ回复？
请问有哪位同事知道被称为中
国“史上最牛女秘书”的是谁？
答：原美国易安信公司(简称E
MC)职员瑞贝卡(秘书的英文名)
EMC公司是全球最大的网络信
息存储商，总部在美国。
职场故事：女秘书PK老板事件
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特点方便快捷广域廉价记忆安全商务作用需要领导核准的文件工作报告通知收件人某事项向收件人求助通报书公告签呈报告联络求助通知邮件主题称呼与问候正文附件结尾签名正确使用发送抄送与密送回复技巧使用技巧使用技巧邮件发送者邮件接收者邮件主旨附件称谓正文签名邮件主题
常见问题有关E-mail发送邮件的数量及大小限制
(三)常见问题
据对方的退信来判断，您可以和对方联系一 下看看是否有退信产生，根据退信提示查找 原因。 在用客户端收过信后，每次用WEB方式打开信 箱，里边都没有信是什么原因？ 这是因为您在客户端中没有设置“保留信件在 服务器端”，只要在您所使用的客户端程序中 进行相应的修改即可。 具体操作步骤如下： 打开Foxmail 5.0【帐户】菜单选择【属性】 之后选择【接收邮件】，在“在邮件服务器上 保留备份” 前打勾。
先从研究生部网站的表格下载中下载 上网申请表正确填写, 然后上网络中心 办理开通宿舍网络的相关事宜
(二)上网用户须知
（4）申请撤销在研究生宿舍楼开通网络 请于每月的23日前到网络中心办理下月 关闭网络事宜 （5）物理所上网收费标准 上国内网站不收费 上国外网站按1元/兆的标准收费 学生在宿舍楼上网按50元/月的标准收费
(三)常见问题
（1）如何判断自己的网络通讯是否正常 检查自己的网络是否通畅有以下几种方法： i、打开开始菜单->选择运行->执行CMD
ping -t 服务器（或网关）IP地址
（如159.226.36.62)
屏幕显示：
1、Reply from 159.226.36.62:bytes=32 t源自me<10ms ttl=255
1、没有这个收件人:退信提示信息一般为:no such user或者invalid address (#5.5.0)或 者User unknown或者user is not found等等。 请核对对方邮件地址是否正确，请核对无误后 给对方发送.
2、对方邮箱已满退信提示信息一般为: receiptor‘s mailbox is full (#5.5.4) 或者Quota exceed the hard limit for user 原因对方邮箱超过了允许的容量,您只能让对方 清空邮箱后再接收。
Exchange配置邮箱和邮件大小限制
Exchange配置邮箱和邮件大小限制配置邮箱和邮件大小限制A、邮箱大小设置emc---组织配置---双击mailbox database---限制邮箱大小默认限制为2.4g，当大小超过1.99g的时候会发出警告，超过2.09g时限制发送，超过2.4g时禁止接受B、传输单个邮件大小的限制。
单个文件的大小受到两种限制，首先是客户端outlook上面的限制，邮件中的附件总大小受到服务器的限制，但是邮件中的一个附件的大小受到outlook的限制。
outlook2007限制邮件中单个附件最大为150M，outlook2010中限制单个附件最大为10M。
其次是一个单独的邮件的大小限制。
邮箱大小---邮件大小---单个附件大小的例子如下：邮箱大小为16g-----单个邮件最大为3g---邮件中最大的单个附件为150M（附件个数不限）设置方法：1）、设置单个附件大小。
这是邮件限制里面的最高权限，它与服务器无关，只和outlook相关。
2）、使用者信箱传送大小的限制和接收大小的限制3）、全局限制4）、接收连接器5）、发送连接器6）、OWA 2010 (Web.config file)的上传下载大小限制（仅对使用web进行传输时起作用）设置方法：1）客户端设置outlook2007貌似是150M上限，outlook2010貌似是10M上限。
，需要添加以下键值。
（outlook2010是14，outlook27是12）不限制单个附件的大小。
Windows Registry Editor Version 5.00[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outl ook\Preferences]"MaximumAttachmentSize"=dword:00000000从2）到5）之间的权限相等，以最小值来限制单个邮件的大小默认全局及连接器都是限制10MB，如果安装好exchange2010后未设置邮件大小，则单个邮件的大小默认值会被限制在10MB。