会议服务工作规程

安顺市烟草专卖局（公司）

综合管理体系文件

会议服务工作规程

文件编号：A SYC/ZH-QD-GL-13

版本：B/0

受控标识：

控制文件

编制：办公室审核：姚明瑜批准：胡茂强2010年10月21日发布 2010年10月21日实施

1.0 目的

为做好市局（分公司）各类会议的会务工作，使会议服务规范化、制度化，制定本规程。

2.0 适用范围

适用于安顺烟草全市系统。

3.0 职责

3.1 市局机关服务中心、办公室为会议服务的归口管理部门；

3.2市局(公司)领导负责该管理办法的审批；

4.0会议程序

4.1会前准备

4.1.1确定会议名称、主要议题、时间、出席范围；

4.1.2根据会议参加对象，会议组织部门负责核定参会人数，联系合适的会场，报批会议经费预算；

4.1.3起草会议通知，送分管领导审签；

4.1.4制发会议通知，落实与会人员名单。通知的发送根据对象的不同，分别通过网络、传真、文件、便笺和电话等方式，在各单位反馈的基础上，确定出席会议人员，重要的会议要制作桌卡和座序表；

4.1.5起草会议报告、会议主持词等材料；

4.1.6安排组织会议发言，组织典型材料，并进行把关；

4.1.7拟定会议日程安排，送领导审定；

4.1.8拟定讨论编组名单，提出召集人和联络员建议名单，送领导审定；

4.1.9落实主席台就座领导；

4.1.10印制会议文件（主题报告、发言材料、参考材料等）并装袋；

4.1.11根据需要制作会议证件（代表证、出席证、列席证、工作人员证等）并负责分发；

4.1.12负责书写、张挂会标；

4.1.13通知新闻单位派记者进行会议采访；

4.1.14重要会议或规格较高的会议，通知安保人员负责会场安全和秩序；

4.1.15安排好摄影人员，进行会议摄影或合影；

4.1.16布置、检查落实会场；（检查内容：会场外景布置、会标、桌牌、灯光、空调、桌卡、话筒、茶杯、授奖乐曲、倒茶水人员等；同时检查落实讨论场地和会前领导休息场地）；

4.1.17确定会议伙食标准、就餐形式，审定菜单，预订桌数；

4.1.18有授奖内容的会议，会前须准备好锦旗、证书、奖状、奖品等，安排好授奖次序。

4.2会中服务

4.2.1组织会议报到和会场签到；

4.2.2分发会议资料；

4.2.3打印会议期间有关文件资料；

4.3.4有关的会议须向大会主持人报告到会的情况；

4.2.5监管音响、空调及倒茶水人员；

4.2.6检查落实讨论室；

4.2.7会场内待命，维护会场秩序；

4.2.8授奖大会事先拟定发奖程序，准备好奖品，组织好受奖人员。

4.3会后工作

4.3.1清理检查会场，看是否有会议文件和物品遗留会场，防止失泄密；

4.3.2收集整理会议资料准备归档；

4.3.3审核会议经费收、支票据，办理会议结算报销。