关于印发文件管理制度

关于印发文件管理制度

1.目的

为推进公司文件处理的科学化、制度化、规范化，确保公司方针、政策及工作指示等及时上传下达和跟进落实，特根集团有关规定，结合公司实际，制定本规定。

2.适用范围

本规定适用于公司及各部门文件处理工作。

3.定义

文件是公司实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是公司公布制度、规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

文件处理工作是指文件拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

4.职责分工和权限

4.1负责结合实际情况进行本单位文件管理规定的制 (修) 订；

4.2负责本单位文件的日常管理，明确本单位文件管理人员及岗责；

4.3负责接收、处理、宣贯和落实集团下发的工作指令等文件；

4.4负责对本单位文件管理情况进行检查和改进。

5. 文件种类

公司行文适用文种：命令(令)、决议、决定、公告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要共计13个种类，向不同主体行文，由发文部门按级别及内容选择合适文种行文。

6.行文应当确有必要，讲究实效，注重针对性和可操作性

凡是不行文可解决的问题，坚决不行文；凡是能统盘解决的，就不零星行文。公司各部门之间，有事当面商洽解决，不相互行文，工作需要时可以抄送。

7.行文关系根据隶属关系和职权范围确定

一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的单位。

8.向上级单位行文，应当遵循以下规则

8.1原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位，不抄送下级单位。

8.2请示应当一文一事。不得在报告等非请示性文件中夹带请示事项。

9.向下级单位行文，应当遵循以下规则

9.1主送受理单位，根据需要抄送相关单位。重要行文应当同时抄送发文或单位的直接上级单位。

9.2行政部根据公司授权，可以向下级单位行文，其他职能部门不得以部门名义向下级单位正式

行文。

9.3涉及多个部门业务范围的事务，应当经过协商并取得一致意见；部门之间未协商一致的，不

得向下行文。

10.文件拟制要求

10.1文件拟制包括文件的起草、审核、签发等程序。

10.2文件拟稿送行政部前，必须起草部门负责人审签。起草部门负责人应认真审核、修改、签字，

对涉及其他部门职权范围内的事项，按程序征求相关部门意见并履行会签手续。

10.3文件不再单独走用章申请。

11.文件与便函使用范围

11.1重要文件

11.1.1对外报送的请示、报告类文件。

11.1.2对其他平级单位提报的各类请示性、报告性文件。

11.1.3各单位执行的决策性、指令性、制度性文件。

11.1.4管理人员职务任免文件、奖惩通报。

11.1.5组织架构调整文件。

11.1.6公司层级的会议纪要等文件。

11.1.7涉及公司生产、经营、管理等其他重大事项的文件。

11.2普通文件

11.2.1公司职责范围内的各类通知性、规范性文件及业务性通报。

11.2.2公司、部门日常事务性工作的处理。

11.3不涉及上述事项的其他通知性事宜通过其他非正式途径(群通知等)下发。

12.文件编制要求

12.1发文编号

12.1.1公司文件编号：“LZ+(年份)+序列号”,序列号前不设虚位，如“LZ(2022)1号"。

12.1.2部门文件编号：“拟稿部门简称+(年份)+序列号”,序列号前不编虚位，不加“第”字，如

“公司人资(2022)1号”。

12.1.3起草部门负责根据文件内容，确定文件类型及行文方向及范围，并在《文件拟稿纸》

中注明。

12.1.4文件内容如涉及其他部门职能的，必须征得其他职能部门同意后，并与相关部门联合行文。

13.发文办理

13.1复核。印发前，文件制作人员需根据文件审批单提出的修改意见进行复核，并根据文件格式要求进行制作、发放。重点对文件的内容、格式等进行复核。

13.2登记印发。对复核后的文件，由文件制作人员确定发文字号并登记《发文登记表》后按规定的主送、抄送单位进行分发。

13.3应严格按照权限和文件内容确定主送单位，不得越权、越级行文。

13.4不得向与文件内容无关的单位行文或抄送。

13.5跟踪督办：发文后，拟稿部门负责对发文的执行情况进行挂牌跟踪督办，建立督办工作清单。根据事项的重要、紧急程度，适时向承办部门(人)发出文字或口头通知，加以催办，直至落实完毕。

跟踪督办结果报文件管理部门备案。

14. 收文办理

14.1签收。对收到的文件由文秘人员统一签收，并注明签收时间。

14.2登记：文件管理人员对来文按顺序登记《文件处理单动态表》,上级来文填写《文件呈报处理单》,公司内部来文填写《文件阅办单》,其他部门收到对于须报

请上级领导审批的内部来文，本单位文件管理人员进行顺序登记后，填写《文件呈报审批单》。

14.3拟办与批办。批办性文件应当由文件管理部门填写《文件呈报处理单》,提出拟办意见报公司负责人批示或者转有关部门办理，批示必须有明确建议或意见，根据批示要求行政部督办执行情况并反馈、回复。

14.4承办。承办部门对交办的文件应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

14.5传阅。文件管理人员根据文件批示及时将文件送传阅对象阅知或者批示，不得交无关人员。行政部阅办单，可在阅办栏加入阅办人员姓名，以保持文件的整体整洁，办理文件传阅应当随时掌握文件去向，不得漏传、误传、延误，要在3个工作日内完成文件阅办，重要文件要当日阅办。工商