全区会务服务工作经验交流材料

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会议是各级行政机关贯彻民主集中制原则，发扬民主，实行集体领导的重要形式，是执行政策、布置工作、调查研究、统筹协调、解决问题的有效手段。目前XX区政府会议中心共有五个会议室，其中可容纳260人的大会议室1个，可容纳90人的中会议室2个，可容纳40人的小会议室2个。在过去的一年里，这五个会议室共接待各类会议1092场次，接待与会人数约4.2万人。

自中央“八项规定”出台以来，全区会务服务工作面临越来越多的变化和挑战，会务服务中心作为机关事务局下属会务服务保障职能科室，在局内各科室和区内各部门的大力支持与配合下，以高度负责的工作责任感和使命感，始终保持严谨务实的工作作风，不断加强队伍建设，积极抓好会前、会中、会后各个环节，有力地确保了会务意图的全面实现，会务服务工作受到了领导的肯定和与会人员的广泛赞赏，现将我们的主要做法总结如下：

一、狠抓队伍建设，全面优化人员素质

1、加强培训，提高业务能力。一场严谨有序的会议如同一盘棋局，需要每个工作人员的密切配合。为此加强服务人员业务知识培训，制订计划进行串岗培训尤为重要。如中心只有一名音响师，一旦遇上多个会议室同时有会议的情

况，音响师难免会顾此失彼，因此在日常工作中要求会务服务人员学习简单的音控操作，拾遗补缺，以保障每个会议的顺利召开。同时要求负责清洁的工作人员学习会务服务相关业务知识，在会议室爆满情况下，顶岗为会务服务人员做好茶水供应工作。

2、加强考核，建立激励机制。研究制订工作人员量化考核办法，充分调动全体工作人员的积极性。因会务服务中心岗位特殊，经常要加班加点，如有些会议要延续到中午12点半或者傍晚6点半才结束；有些上午召开的视频会议，工作人员要在7点前到位进行视频调试；有些特殊会议需要在晚上及周末时间召开，如遇紧急会议，甚至要在半夜或凌晨召开，这就需要会务服务人员加班加点、到岗到位。为此，中心内部建立了一套会务服务制度，形成用制度管人、按制度办会的良好格局，促进会务服务工作朝着规范化、制度化、标准化的方向发展。

二、强化服务意识，不断提升办会质量

1、主动作为，会前准备抓“牢”。凡事预则立，不预则废。做好会务工作必须要有目标、有计划、有分析、有论证，准备充分。从某种程度上来说，会务工作的成效，很大程度上取决于会议前期准备工作的细化程度。在日常工作中，中心努力按照与会者要求布置会场，对领导交办的任务及时协调、综合权衡、通盘考虑、周密安排，做到精益求精，

确保所有的会议正常举行。由于会议主题多元化，会场的布置也随之千变万化，为此不管大会小会都坚持提前布置会场，便于妥善应对可能出现的错漏或突发情况。

一是根据会议的类型及参会人数提前布置好会场，如座谈会、协调会需把座位摆放成“回”或“U”字行；学习会、工作部署会则需把座位摆排成课堂式。为满足各种会议的需求，会务服务大会议室及一号会议室基本上是每天一小搬，两天一大搬。二是提前同广告公司联系制作适合会场大小、场景的会标，会标体现会议的主题并悬挂在合适位置。根据参会人员名单，合理安排与会人员的会场座次，座区图和桌签要反复进行核对，防止遗漏、重复、出错等。如遇大型会议，还要将座区图摆放在会场入口醒目位置，并在会场入口设立签到席。三是提前打扫好会场卫生，会议开始前在会场内摆放好杯具，备好茶水，主席台还要摆放小毛巾等等。四是提前对音响设备进行调试，检查设备运行状况，根据会议的需求还要提前调试投影，准备无线话筒等等，如遇视频会议，还要协助机要、应急部门做好视频调试。

2、勤俭办会，会议经费抓“紧”。一是本着“节俭办会”的原则，根据会议所需，确要安排工作餐的，一律按照标准安排自助餐。二是为进一步有效整合利用现有资源，节约会议经费，我中心对原有的几千份桌签进行了分类整理，以各单位首字声母为代表进行分类，建立目录方便查找，并

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设立桌签自取区，大大提高了工作效率。三是提倡节能环保办会，减少一次性纸杯的使用，除大型会议外，其它会议茶水供应一律使用陶瓷杯，同时配备四个消毒柜，由专人进行管理。

3、严谨务实，后勤保障抓“实”。正所谓“台上一分钟，台下十年功”，一个人员齐整、流程顺畅的会议，需要会务工作人员付出更多的时间和精力。为保证各项会议高质量完成，我中心充分发挥主观能动性，主动加压，积极作为，以严谨务实的服务者姿态，把工作想在前、做在前，确保会务工作组织严密、准备充分，即使遇到临时突发状况，也能及时妥善地应对。一是按照全面周到的原则，每次接到大型活动后勤保障任务，及时按照会议主题及日程安排，对会务工作进行认真研究，详细制定后勤保障方案，根据会议规格高低、参会人数及日程长短等设立相应工作小组，明确工作职责，会务服务工作涉及到的环节颇多，每个环节都要坚决避免出现“可能”、“应该”或者“差不多”的情况，确保落实到位、责任到人。二是做好工作对接及会前查验。按照“会务工作无小事”的要求，对上汇报好，对外联系好，对内沟通好，全力以赴做好各项服务。为确保会务组织不出差错，重要会议都要进行会场布置查验和对接情况查验，如区内大型会议，由于涉及的会场较多，会务服务人员需等到酒店布置完全部会场后再进行会场查验。为了确保工作不出现任何

疏漏，会务服务人员时常要忙到下半夜。三是对一些大型的重要活动相关资料进行总结归档，如各类活动的后勤保障方案，会议指南及会务工作流程中涉及到的座位表、就餐安排、房间安排等及时收集整理归档，便于为今后同类会议提供参考借鉴。

三、细化服务内容，提升服务品质

1、改善硬件，创建良好的会务环境。一是由于区会务服务中心外墙漏水，二号、三号会议室及接待室内墙渗水脱落，并产生大面积霉斑，严重影响美观及会议室的正常使用。中心在节省经费又不影响会议室正常使用的情况下，利用十一长假及周末分批对各会议室内墙进行了改造。二是因我市天气春秋季多雨，中心特购置雨伞架及雨伞袋机，避免雨天中心大厅因雨伞滴水导致潮湿路滑,确保与会者安全。三是因现场会需求，配置了60套无线发射接收系统。由于现场会参会人数较多，环境嘈杂，往往达不到预期效果。与会者佩戴无线接收系统后，在100米范围内都能接收到信号，听清楚现场介绍，大大提高了现场会的办会质量及预期效果。四是部分陶瓷杯使用时间过久，在高温消毒的过程中出现缺口等破损现象，为此中心在多方比价后及时更换陶瓷杯具，并采购多层清洁推车，避免陶瓷杯因碰撞产生破损。

2、优化服务，提升会务服务品质。小事成就大事，细节成就完美，中心除做好正常会务保障外，还细化了服务内

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