档案人员上岗培训资料

档案人员上岗培训资料——《企业事业单位档案管理基础》

题型：单选20题，多选10题，判断10题，简答4题，论述2题1、文件材料的概念：企业事业单位文件材料是企业事业单位在各项工作和活动

中直接产生和形成的反映生产经营、技术开发等各方面情况的各种信息记录材料。

上述表述揭示了企业事业单位文件材料的本质属性以及企业事业单位文件产生形成的特点，它的含义可以从以下四个方面去理解：（一）文件材料的本质属性是信息记录材料；（二）文件材料记录的信息是原生信息；（三）文件材料的信息记录内容广泛；（四）文件材料的信息记录方式多样（包括文字、图表、声像、机读）

2、档案的概念：企事业单位档案是企业事业单位现行使用完毕或告地段落的具有保存价值的各种文件材料。

它揭示了档案与文件材料在本质上的联系及特点和形成规律。其含义从三个方面去理解：（一）从事物属性方面揭示了档案与文件材料之间的本质联系；（二）从存在条件方面揭示了档案是具有保存价值的文件材料；（三）从发展过程方面揭示了档案是现行使用完毕或告一段落的文件材料。

3、企事业单位文件材料与档案的联系与区别

（1）、文件材料与档案的联系

具体体现在四个方面：

（一）种类多样（二）专业性能（三）主体突出（四）价值明显

（2）、文件材料与档案的区别

☺企业事业单位文件材料与档案之间的相互区别主要体现在以下三个方面：P8

（一）更改补充方面（注意：文件材料具有更改渐全性，档案则具有原始性）（二）制备数量方面

（三）单元组合方面

4、文字材料文字材料是以文字为主体，配合数字，图表等，用来记录和表达有关信息的文件材料。

企事业单位的文字材料主要有三种：

（一）综合管理性文件材料；

（二）科技文字材料；

（三）其他文字材料

二、图样材料

图样材料是指按照有关制图标准方法，用专门的线条、符号等绘制的图形。P11 企业事业单位的图样材料主要有三种

（一）综合管理性图样材料

（二）科技图样材料

1、产品图样；

2、施工图样；

3、设备图样；

4、其他图样

5、表式材料：表式材料是以表格的形式，用线条、文字和数据编制而成的反映某种事物概况的简明文件材料。

企业事业单位表式材料主要为三大类：

（一）综合性表式材料

（二）科技表式材料（产品表式材料、基建表式材料、设备仪器表式材料）（三）其他表式材料（会计、干部职工）

6、特种材料

特种材料是以感光材料、磁性材料等特殊材料为载体，以摄像、录音、刻录等为记录手段，产生和形成的文件材料。

7、文件材料的作用

企业事业单位文件材料的作用是指文件材料在现行使用阶段的作用，也即文件材料传递、运转、承办和使用过程中所发挥的作用。

企业事业单位文件材料在现行使用阶段的作用也被称之为企业事业单位文件材料的现行作用。

☺从总体上来说主要体现在以下四个方面：P14

（一）依据作用

（二）执行作用

（三）推动作用

（四）记实作用

8、档案的作用：☺企业事业单位档案的作用是企业事业单位文件材料经过归档、进入“保存阶段”后所发挥的作用。

企业事业单位档案的作用主要有以下三个方面：

（一）资源作用（二）凭证作用（三）查考作用

9、文件材料的整理：是指依照一定的原则和方法，对现行使用完毕后暂时存储的零散文件材料进行鉴别、组卷和编目等处理过程。

文件材料的积累：是指在企业事业单位文件材料现行作用实现以后，人们通过一定的方式，将其适当集中并妥善保存的过程。范围是企事业单位各项工作中应产生和形成的各种文件材料的条目汇总。

10、文件材料的归档：企业事业单位文件材料的归档是指按照归档制度的要求，

将经过整理的企业事业单位文件材料移交档案部门保存的过程。

11、收文的阅办阶段有分文、传阅、拟办和批办四个环节。

收文的承办阶段有承办、催办、注办三个环节。

12、科技文件材料的运转

（一）产品图样和工艺文件的运转P62

11环节分为4个阶段

1、收进阶段（底图整理和移交验收）

2、配套准备阶段（晒制蓝图、加盖印章、整理发放登记和归档保存）

3、使用阶段（现场使用和更改）

4、回收阶段（旧图回收和旧图销毁）

13、基本建设工程项目施工文件材料的运转

9环节分为4个阶段

1、收发阶段（收进验收、登记分发）

2、使用阶段（调剂使用、现场收集、变更汇总）

3、整理阶段（材料整理和竣工材料编制）

4、移交归档（材料移交和归档保存）

14、企业事业单位文件材料的整理就是将企业事业单位零散的需要进一步系统化的文件材料进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序体系的过程。15、综合管理文件材料的组卷方法有按问题组卷、按作者组卷、按名称组卷、按时间组卷和按地区组卷五种。

16、综合管理性文件材料组成的案卷，一般题名的结构为：“作者—内容—名称”三段式。

17、案卷编目的主要内容包括编写页号、编制卷内文件目录、编制案卷封面、编制备考表和编制案卷背脊。

18、案卷的装订方法：三针一线装订要求：结实、美观大方

19、归档检查的主要内容：

（1）、检查归档文件材料的质量是否符合要求

（2）、检查归档文件材料是否完整齐全

（3）、检查归档文件材料是否经过系统整理

20、各种文件的归档时间P103

综合管理文件材料的归档时间一般在第二年的上半年内由各部门向交归档。

科技文件材料的归档时间（5种）

1、按项目结束时间归档

2、按工作阶段归档

3、按子项目结束时间归档

4、按年度归档

5、随时归档

会计文件材料的归档时间

一般在会计年度终了后，暂由企事业单位财务会计部门保管一年，期满后移交档案部门保管。

干部职工文件材料的归档时间

一般应在办理完比后10天或半个向档案部门移交归档。

21、档案工作的内容：档案的收集、档案的整理、档案的保管、档案的鉴定、档案的检索、档案的编研、档案的利用、档案的统计

22、档案工作规章制度的制订要求

1、综合性

2、系统性

3、适用性

23、档案保管工作的物质条件：1、档案库房2、档案装具3、档案保护设备4、包装材料

24、档案收集工作的概念P142