会议标准及管理规定

1目的

加强公司会议管理，强化专业管理水平，提高会议议事效率。

2适用范围

本程序适用于公司各类会议。

3职责

3.1 董事长或总经理负责批准公司级会议，如员工大会、总经理办公会议、中层干部会议；分管领导负责批准分管部门会议，如部门协调会、任务布置会；部门经理组织做好本部门的会议，如部门班前会或其它事项的会议。

3.2 行政部负责总经理办公会议、中层管理人员会议或其它有关专项会议的记录及会议纪要的整理工作，并负责会议决定、决议有关文件的印制发放，会议决定、决议落实的督办、检查、信息反馈工作。

3.3 各部门按公司各类会议形成的决定、决议负责贯彻落实，负责向有关会议提交本部门的工作计划及工作情况汇报。配合其它部门相关会议的组织准备工作。负责由本部门组织召开的各类会议。

3.4 公司召开的如全体员工大会、新闻发布会、大中型活动会、横向协调专题会议由公司临时成立会议筹备小组或筹委会组织召开，其人员由公司从各部门抽调。

4工作程序

4.1 会议类型、说明：

4.1.2 股东大会：由发起人提出，每年举办一次。

4.1.3 董事会：由董事长根据需要适时组织召开。

4.1.4 员工大会：会议主要进行公司年度经营工作总结及其它重大事项的公布。

4.1.5 总经理办公会议（包括总经理办公会议扩大会议）：公司总经理办公会议由总经理根据需要适时组织召开，一般每月一次。会议主要讨论决定公司经营情况或其它临时性事项。参加人员为公司高级管理层人员，扩大会议除高层人员外，还要有中级管理层或其它专项报告人员，扩大会议可根据实际情况随时召开。

4.1.6 公司市场与经营分析会，由公司董事长或总经理主持，每季度召开一次。

4.1.7 公司ISO9000标准质量管理体系文件中要求的各种会议，按文件具体要求进行。

4.1.8 中层以上管理人员周工作例会：每周召开一次，时间为每周五下午16：00时召开，如遇特殊情况顺延到当天晚上或下周一上午10：00时召开。会议议题是对各部门对上周工作计划的完成情况进行总结分析，并指出下步开展工作的要点，对下周工作计划的可行性及完备性进行评审。

4.1.9 专题讨论会：针对公司经营管理业务中专项问题召开的会议，由分管领导或总经理召集，根据需要适时召开。

4.1.10 每天工作例会（碰头会）：每天下午16：00时召开，总结公司当天工作情况，安排解决和布置翌日的工作任务。

4.1.11 其它会议：本规定未经列举的会议，具体可参照本规定办理。4.2 会前准备：

4.2.1 会议时机

a)你想从下属那里获取信息或建议；

b)你想让下属参与解决问题或制定决策；

c)有问题需要向下属澄清；

d)你有重要事情需要把下属集中到一起传达；

e)大家自己要开会；

f)有问题涉及多个部门而需协调解决；

g)有问题情况不明或责任不清。

4.2.2 以下情况不适宜开会

a)会议所需资料不全或会议准备不充分；

b)所需解决的问题用电话、备忘录或个别谈话等方式解决起来更好；

c)所谈事务密级较高，不宜扩大知情范围；

d)你对要解决的问题已做出决定；

e)问题属琐碎小事；

f)大家之间怨气太大，敌对情绪太浓，开会之前需要时间平静。

4.2.3 会议策划

a)认真计划，理清何人、何事、何时、何地、何因及多少等问题。

b)为什么开会？会议的目的和期望是什么？

c)开一个什么类型的会？

d)让谁参加？与会者由哪些部分的人员组成？

e)要让大家作何种方式和程度的介入和参与？

f)会议规模多大？与会人员多少？

g)会议在哪儿开？会议室如何布置？

h)每个人在会议中的任务和职责是什么？

i)谁有权作最后决策？

j)会上用什么方法进行讨论和决策？

k)会议开多长时间？.

l)列不列议程表？

m)要不要作会议陈述？

n)以什么方式记录？

o)如何决定任务、期限和责任？

p)是否要形成会议议程或会议文件？

q)麻烦人物的类型：迟到者、早退者、老调重弹者、否定论者、摇头晃脑者、心不在焉者、磕睡者、耳语者、穷嘴多舌者、人身攻击者、代言者、传播不确信息者、自认无所不知者、指手画脚者、会场忙

碌者、抢断别人说话者、争宠者。应付方法：接受、肯定其合理性、推迟、强制。

4.2.4 会议通知

a)事前下发会议通知或会议议程表。

b)会议通知由会议主办部门下发，通知中要明确会议议题和与会人员

应准备好的有关会议资料或汇报提纲。

4.3 会议进行：

4.3.1 开始时：

a)按时开始。

b)陈述对会议的期望。

c)清楚解释会场角色。

d)检查、修订和确定议项顺序。

e)设定时间限制。

f)回顾上次会议确定的行动项目。

4.3.2 会议中：

a)让大家在同一时间以同一方法把精力集中同一问题。

b)允许与会者修订会议议程吗？

c)有效地让大家把精力集中于共同的议题了吗？

d)有效地让大家一次运用一种方法或程序了吗？

e)能驾驭会议顺利运行吗？

f)是不是个别人讲话太多了？

g)每个人都得到了参与机会吗？

h)保护与会者及其观点免受攻击了吗？

i)阻止有人操纵会议了吗？

j)对与会者的不正确行为处理得怎么样（如果有的话）？

k)问题界定清楚吗？

l)会议问题是本场与会者能够和（或）应该解决的吗？

m)要分析和解决会议问题，与会者所掌握的信息或拥有的技能足够吗？

n)与会者考查了足够的可选方案吗？

o)与会者匆忙做出不成熟的决策了吗？

p)决策会前已经定好了吗？

q)在诉诸赢－输决策法之前，与会者努力寻求双赢方案了吗？

r)有效地带领大家结束会议并确定具体的行动项目了吗？

4.3.3 结束时：

a)确定行动项目：何人、何事、何时。

b)检查会议记录。

c)设定下次会议的时间和地点，并拟出初步议程。