S1-文件记录控制过程检查表

7.2临时文件的管理
临时文件发放是否有盖临时文件发行章？有无注明有效期限？
文件 查阅
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√
√
现场 检查
询问
审核 地点
DCC
有不定期检查
检查结果记录
DCC 组织知识识别收集一览表
DCC 查外来文件版本号
DCC 查发放之临时图纸有盖临时文件发行章
结果判定
符合
不 符合
√
√
√
√
7.文件的管理 7.3文件存档
5.4失效文件回收 5.5作废章 6.1受控管理 6.文件控制 6.2现场文件 6.3非法使用文件
文件记录控制过程
提问 文件编制格式是否符合规定要求？
管理体系内审检查表
受审部门 负责人确认
ASDSADSAD
检查方法
文件 查阅
现场 检查
询问
√
文件编号原则是什么？文件编号是否符合规定？
√
文件版本号是否按规定制定、修订？
√
贮存记录时是否对记录采取防水、防火、防破损、防尘措施？
√
是否按《记录一览表》中规定的期限保存？对于超过保存期的记录，是否 填写《记录销毁清单》经部门主管批准后方可进行销毁处理？
√
DCC 查《记录一览表》
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所有部门 各部门文员为记录归档管理负责人
√
所有部门 查生产部归档记录有编制索引
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所有部门 有专用仓库存放归档资料
√
DCC 文控室为单独办公室，由文控一人管控
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DCC 由资讯课不定期对公共盘检查
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DCC 查2019年《文件借阅登记表》
√
各相关 部门
查阅品管部客诉汇总月报
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所有部门 产品工程课ECN记录OK
√
所有部门 查营销、注塑、品管使用表单均为最新版本
√
所有部门 查装配二课设备编号CFBJ083设备年度保养记录表
是否建立《文件资料管制总目录》及《受控文件目录》？各文件使用部门 应建立本部门《受控文件目录》以方便管理和查阅？
√
DCC
查2019年《文件资料管制总目录》《受控文件目录 》
√
7.4文件保管
7.5文件借阅 7.6知识的经验教训 1.1记录填写 8.记录表格的使用 1.2表格版本 1.3记录更改
文件是否保存完整？有无做到三防？
√
DCC 未发现
√
管理体系检查项目
提问
检查方法
文控是否至少每半年到相关部门核查外来文件、知识的完整性？
7.1外来文件、组织知识 是否有对公司的组织知识进行识别收集
的管理
外来文件、知识变更版本时是否向文控登记？是否回收旧版副本,并予以
报废销毁,同时在旧版原版文件加盖“作废资料”印章，原版须保存，以
作参考？
√
DCC 查电脑公共盘
√
2.4记录汇总
记录表单是否汇总于《记录一览表》？
√wenku.baidu.com
DCC 查《记录一览表》
√
3.1保存期限
3.2归档管理 10.记录的管理
3.3记录保存
各部门是否遵循记录保存原则编制《记录一览表》？有无规定保存期限？ √
各部门记录是否指定负责人归档管理？
√
各部门归档记录是否编制索引或目录易于查找？
结果判定
符合
不 符合
√
DCC 依文件资料与记录控制程序执行
√
DCC 查换版程序文件及作业指导书符合规定
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DCC 查2019.3《文件制订/修改与废止申请单》
√
DCC 已成立APQP小组
√
DCC 查2019.3《文件制订/修改与废止申请单》
√
废止、销毁文件是否有填写《文件制订/修改与废止申请单》申请？
收文部门是否在《文件分发/回收记录表》上签收？各编制部门是否提供 原始电子档给文控备案？
√
DCC 查2019年《文件废止/销毁总览表》
√
DCC 查文控资料均有盖“文件正本”印章
√
DCC 查发放之临时文件有盖“仅供参考”印章
√
DCC
查2018.2《外来文件接收转交联络单》QR-038B《外 来文件登记表》
√
所有部门 查2019年《记录一览表》《记录销毁清单》
√
11.过程指标实现情 11.1旧版文件回收及时 旧版文件回收及时率是什么？有无达到目标要求？未达到目标要求如是何
况
率
改进的？
√
DCC
查《2019年目标与实绩对照表》《目标未达成改善 计划表》
√
√
DCC 查2019.6《文件废止/销毁总览表》
√
所有受控文件是否由文控统一发布？文件编号是否由文控统一管理？
√
DCC 是由文控统一负责
√
各工作场所是否有最新版本的适当文件？有无在文件上加标记或书写任何 文字、符号等？
√
DCC 装配现场的共通作业标准书未受控发行
√
是否有私自将盖有受控识别印章的文件进行复印情况？
√
DCC 查2019.6《文件分发/回收记录表》
√
文件失效或修订后分发新版文件时，文控是否收回所有旧版文件并在《文 件分发/回收记录表》上签名确认回收？
√
作废正本文件是否加盖“作废资料”章隔离标识？是否登录于《文件废止 /销毁总览表》内作日后参考之用？
√
DCC 查2019.6 《文件分发/回收记录表》
√
制定文件是否有填写《文件制订/修改与废止申请单》申请？
√
关于公司汽车产品工程规范之资料评审是否成立评审小组安排及时评审、 发放和实施所有客户工程标准/规范及其更改？
√
修订文件是否有填写《文件制订/修改与废止申请单》申请？
√
审核员
SDFSDFSDF
审核 地点
DCC
检查结果记录 查手册、程序文件、作业指导书格式符合要求
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2.1印刷表单的管理
印刷表单时是否将《请购单》连同该表单给文控进行确认？
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所有部门 查印刷表单对应《请购单》
√
2.2复印表单的管理
表单复印时是否以受控发行的盖有“资料发行章”的表单为底稿进行复 印？
√
DCC 是
√
9.空白表单的管理
2.3打印表单的管理
文控是否将受控表单的电子档以只读方式共享于内部网络上供各部门打印 受控表单？
审核日期：
受审过程
管理体系检查项目
1.1编制格式
1.文件的编制 1.2编号原则
1.3文件版本号
2.1文件制定
2.文件的拟订、审
核、批准
2.2文件评审
3.文件的修订
/
4.1废止、销毁申请
4.文件的废止、销 毁 4.2废止、销毁记录
5.1受控印章
5.2外来文件管理
5.文件的发行、接
收、回收
5.3文件签收
√
每年是否对存档的电子文件的读取、处理、设备的更新情况进行一次检查 登记
√
文件借阅是否《文件借阅登记表》中做好相应记录？
√
组织知识需由收集部门进行全员培训并保留相关记录，从中获得经验和教 训
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记录填写是否清晰整齐易辨？有无用铅笔、红笔填写，涂改液涂改？
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所使用表格是否为最新版本？
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记录若有更改是否在更改内容旁签名或盖章确认？
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DCC 查2019.3《文件制订/修改与废止申请单》
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是否在《文件废止/销毁总览表》上做好相应记录？文件废止后原编号是 否重复使用？
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经批准发行的纸档受控文件是否在文件/资料正本上盖上“文件正本”印 章?
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经批准发行的X版文件时，是否加盖“仅供参考”印章？
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接收到外来文件时是否填写《外来文件接收转交联络单》经审批送至文控 发行？文控是否将外来文件信息登录于《外来文件登记表》后加盖“外来 √ 资料”印章发行？