企业采购验收管理制度

企业采购验收管理制度

第1章总则

第1条目的

为了规范企业采购物资的验收作业,确保货物质量,特制定本制度。

第2条适用范围

凡是采购进入企业的物资均适用本制度。

第3条主管部门

货物的验收由质量管理部门主导,会同仓储部门、使用部门和采购部共同验收,对收到货物的数量和质量进行检验。

第4条基本要求

1. 质量管理部门和相关使用部门对所购货物或劳务等的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收,出具验收证明。

2. 对于验收过程中发现的异常情况,验收人员应当立即向采购部或有关部门报告,采购部或有关部门应查明原因,及时处理。

第2章实施检验

第5条收货准备

1. 货物验收人员在采购部门转来已核准的“订购单”时,按供应商、货物交货日期分别依序排列,并于交货前安排存放的库位以方便收货作业。

2. 对于需要按重量、长度、体积等计量的物资,应借助称重仪器、检测工具、容器等进行试测验收,不得虚估。

第6条货物验收规范

质量管理部门应当就货物的重要性及特性等,适时召集使用部门及其他有关

部门,按照所需货物制定《货物验收规范》，作为采购及验收的依据。

第7条待验货物处理

对于已经到货等待验收的货物,必须在商品的外包装上贴上货物标签并详细注明货号、品名、规格、数量及到货日期,并且应与已验收货物的分开储存,并规划“待验区”以示区分。

第8条审核单据

1. 货物到货后,货物验收人员应会同使用部门依“装箱单”、“订购单”、“合同”等采购文件核对货物名称、规格并清点数量或过磅、测量重量,并将到货日期及实收数量填入“订购单”。

2. 验收人员填写验收报告单并在上面签字。

第9条急用品验收

紧急货物到货后,若尚未收到“请购单”。验收人员应先与采购部核对,确认无误后,按收货作业办理。

第10条出具合格验收报告

1. 对于经检验合格的货物,检验人员于外包装上贴上合格标签，仓库人员再将合格品入库定位。

2. 质量管理部门应当使用按顺序编号的验收报告,对那些没有对应采购申请的商品或劳务,一律不得签收。

3. 质量管理部门验收完毕后, 应当对验收合格的商品或劳务编制一式多联、预先编号的验收证明,内容包括供应商名称、收货日期、货物名称、数量和质量以及运货人名称、原购货订单编号等,作为验收商品或劳务的依据, 并及时报告采购部门和财务部门。

第3章检验异常处理

第11条验收异常

1. 验收过程中如发现所载的货物与“装箱单”、“订购单”或合同所载内容不符,应通知办理采购的人员及相关部门进行处理。

2. 验收过程中发现货物有倾覆、破损、变质、受潮等异常情况而且达到一定程度时,验收人员应及时通知采购人员联络公证处前来公证或通知供应商前来处理,并尽可能维持其状态以利于公证作业。

3. 公证单位或供应商确认后, 验收人员开立“索赔处理单”呈部门负责人核实后,送财务部门及采购部门督促办理。

4. 对于验收不合标准的货物,检验人员应贴上不合格标签,并于“材料检验报告单”上注明不良原因,经负责人核实后通知采购部门送回货物办理退货。

第12条超交处理

1. 货物交货数量超过订购量的部分应退回供货商。

2. 属于自然溢余的,由物料管理部门在收货时于备注栏注明自然溢余数量或重量,经请购部门主管同意后进行收货,并通知采购人员。

第13条短交处理

交货数量未达到订购数量时,以要求补足为原则,由验收人员通知采购部门联络供应商进行处理。

第14条退换货作业

1. 对于检验不合格的货物办理退货时,采购员应开立“货物交运单”并附有关“货物检验报告单”，呈采购经理签字确认后办理退货。

2. 需更换货物时要与供方协商解决;需要增减货款时要在付款前或有效承付

期内通知财务部门。

3. 对于已付款但在保修期或保质期内出现质量问题的货物,要负责联系维修或索赔,索赔收入全部上缴财务部门,连同赔偿物品清单及赔偿原因说明等一起上缴。

第4章附则

第15条本制度由质量管理部负责解释和修改。

第16条本制度自颁布之日起实施执行。