文件收发管理制度

文件收发管理规定

1、目的

为进一步加强公司各类文件资料的收发管理工作，使公司文件资料的收发管理工作更加规范化、制度化，提高工作效率，并明确职责；结合公司实际情况，制定本管理规范。

2、适用范围

公司所有文件资料，包括工程资料、图纸、内外部文件、函件等。

3、职责

公司所有文件资料，由公司各职能部门专人负责拟发、收集、整理后，统一交公司行政人事部档案室归档保管，具体操作根据《档案管理规定》标准执行；

4、发文管理规定及流程

4.1发文规定

4.1.1公司各类发文均由所属部门负责拟稿排版及校对，分管部门领导审核，总经理签发；

4.1.2所发文件必须由发文部门留存书面底稿、电子文本以作存档，并由部门专人建立文件收发登记台帐；

4.1.3所发文件必须履行文件呈批手续且要有相关拟稿人、审核人、签发人的签字方可发出，需加盖公章的文件另加填盖章申请单；由总经理签字后，财务部执行盖章；

4.1.4所有发文文件必须定期统一归档到公司档案室保管存档。

附表1：《发文流程图》

4.2发文字号编排

4.2.1以公司名义，加盖公司印章的发文字号统一编排为以下格式：

●公司简称的大写英文缩写（XDCJ）+发布年号（四位数）+顺序号（三位数）；

●以公司名义发文，统一由行政部负责拟文及编号，经相关部门领导审核，总经理批准后

发出；

4.2.2以部门名义，加盖公司印章的发文字号统一编排为以下格式：

4.3文件分类

4.3.1制度、规定：根据公司经营管理的实际需要，由公司职能部门提出建立和完善的各类管理规章制度；

4.3.2决定：对重大事项做出的决定按排；

4.3.3通知：发布或公布公司各项制度，传达相关部门、人员或单位需要周知的事项；

4.3.4通报：表彰先进，批评错误，借以教育员工；传达重要精神或情况；

4.3.5通告：在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项；

4.3.6报告：下级向上级汇报工作，反映情况、提出建议意见或答复上级的询问；

4.3.7请示：向上级部门请求请示、批准；

4.3.8批复：答复相关部门（单位）的请示；

4.3.9意见：对相关问题提出意见或处理办法；

4.3.10函：相关部门（单位）之间的相互商洽工作、询问和答复问题或相关部门（单位）的请求批准和审批事项；

4.3.11会议纪要：记载和传达会议情况。

4.4发文格式

4.4.1以公司名义、部门名义加盖公章发文：统一使用A4纸，适用范围及格式如下：公司全称（宋体二号字，加粗，居中）

文号（宋体小三号字，居中）

标题（宋体三号字，加粗，居中）

称谓：（宋体小三号字，左对齐）

正文（宋体四号字，开头空格四格后按正常排版）

******（正文）******

结语（根据文件类别运用不同的结束语）

落款（公司全称，宋体四号字，右对齐）日期（中文数字年月日，宋体四号字，位于落款下方中位处）

（空格）

主题词：（宋体四号字，左对齐）

主送：

抄送：

公司全称+发文部门 ****年**月**日印发

共印**份

说明：

1、以上格式适用于第4.3文件分类的第1—5点；

2、属第4.3.1的去除格式中的称谓，主题词以下的内容；

3、文件中如不需涉及主送及抄送对象的可去除二项内容；

4、以上文件形成均需执行文件呈批手续方可发出；

5、附表2：《文件呈批表》

4.4.2以部门名义加盖公章发文：统一使用A4纸，适用范围及格式如下：

公司全称（宋体二号字，加粗，居中）

文号（宋体小三号字，居中）

主送\呈报：（收文人\部门\单位；宋体四号字，左对齐）

拟文：（拟文人\部门\单位；宋体四号字，左对齐）日期：****年**月**日

主题：（事由\内容；宋体四号字，左对齐）

称谓：（宋体小三号字，左对齐）

正文（宋体四号字，开头空格四格后按正常排班）

******（正文）******

结语（根据文件类别运用不同的结束语）

落款（行文部门，宋体四号字，右对齐）

日期（中文数字年月日，宋体四号字，位于落款下方中位处）

（空格）

主题词：（宋体四号字，左对齐）

抄送\抄报：

公司全称+发文部门 ****年**月**日印发

共印**份

说明：

1、以上格式适用于第4.3文件分类的第6—10点；

2、文件中如不需涉及抄送\抄报对象的可去除此项内容；

3、以上文件形成如对外发文均需执行文件呈批手续方可发出；

4、如需加盖公章文件，落款处需加公司名称；

4.4.3会议纪要格式：

****会议纪要（宋体二号字，加粗，居中）会议时间：

会议地点：

会议主题：

会议主持：

出席人员：

缺席人员：

会议记录：

【内容记录】：

一、会议议题

****

二、会议发言（讨论）

****

三、会议决议

****

会议结束

记录整理：*** 签发：

与会签名：

5、收文管理规定

文件的接收，应依如下原则接收：

5.1检查文件的文本及附件是否完整，做好签收登记；

5.2文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应立即退回经办部门补办；

5.3登记接收文件时应注意记录清楚来文单位，接收时间，主送部门等；

5.4文件接收后应及时送达相关人员传阅或办理；

5.5将最后处理过的文件分类、整理、及时归档保管。

附表3：《文件收发登记表》

6、附则：

本规定由行政人事部负责拟订及相关解析，总经理审核批准后发布。

附表1：《发文流程图》