收发文管理制度

收发文管理制度

一、总则

1、为了规公司对收发文的管理，提高文件的利用效率，进而提高公司工作质量和工作效率，结合公司实际，特制定本制度。

2、公司文件是传达方针对政策，发布公司规章制度，指导工作，报告情况等的重要工具。因此，必须认真做好文件收发的管理工作，有效地为公司服务。

3、公司所收发文件由行政办公室统一签收、发放、传递、保管和立卷归档。行政办公室指定专职人员负责收文和发文，必须按照准确、及时、安全、统一的原则做好公司的收发文管理工作。

二、发文办理

发文处理：发文程序包括拟稿、审核、复核、打印、签发、用印、分发、存档等。

1、公文拟稿：

一般公文按照分工负责的原则和日常工作程序，谁主管的事项由谁拟办，带有政策性、战略性、全局性的重要文件，有关负责人要亲自拟办，也可以集体研究，提出方案，再指定专人拟办。

2、公文审核

公文审核实行分级负责制，主办部门负责人要对本部门拟定的公文进行初审并签字，凡公司发文应由办公室审核后送公司领导审签。

审核容包括有无发文的必要；用什么名义和文种行文；容是否符合政策、法规；主送机关、抄送机关是否合适；提出的措施和要求是否明确具体；涉及有关部门和单位的问题是否协商一致；篇章结构是否紧凑合理，行文是否恰当等。

未经办公室核稿的公司级公文，公司领导不予签发。

3、签发

审核的公文，填制《发文审批单》的提交签发人。签发人审核修改后在"签发"栏同意签批，并签上和时间。公司领导口头同意印发的公文，事后，由其助理或下属让同意印发的领导补签。未经公司领导签发，办公室拒绝承印和盖章。

以公司名义发出的公文由董事长、总经理、行政总经理、副总经理、财务总监按照分工负责的原则签发，其中上行文以及涉及有关重要问题或涉及面广的公文由有关分管领导审签后，根据公司章程的规定权限送董事长或总经理签发。

以部门名义发出的公文，应由部门主要负责人签发。

4、复核

文稿经领导签发之后，由文件主办部门负责校对，办公室负责审核。

5、打印

公文必须依据签发的文稿打印，其全部容必须与文稿一致，不得在打印过程中擅自增加或减少原文容。没有特殊情况，当天签发的公文，当天印发。

打印文稿清样必须认真校对，保证不出现错漏现象。若发现原稿中有错漏、疑问之处，应向拟稿人或签发人提出检查核对，由签发人考虑改定，校对人员不得擅自修改。

6、用印

经审核履行正常公文审批程序，复核无误的文稿打印成正式文件后，由办公室专职人员在文件落款部位盖章。

7、分发

办公室根据文件报、送、发的围，负责将文件分发至相关单位、部门或个人。无特殊情况，收发人员必须做到当天印制的公文，当天送达，并认真履行发文登记手续。

8、存档

要留下领导签字的稿本和一份正本交档案室立卷存档。

公文处理人员必须严格遵守各项制度。对所经手的各类公文、资料要妥善管理，不失密，不泄密，确保安全无事故。

三收文办理

收文办理包括签收、登记、批办、传阅、承办、催办、存档等。

1、签收

办公室人员及时领取文件和。以公司为收件人的文件、由办公室专员签收，其中注明绝密、的文件、由办公室主任签收，以公司领导为收件人的信件由领导助理或本人签收，领导本人处理，以部门为收件人的文件、由部门收件人签收。

各部门或各领导收到的文件或，如有存档需求，须及时转办公室签收存档，不可自行处理。

2、登记

文件签收后，由办公室逐件进行登记，按照收文日期、来文单位、涉密等级等分类登记、编号。

3、批办

如需批办的公文，在登记后及时送呈主要领导批办，交分管领导阅示。

4、传阅

公文传阅要以公文收发人员为中心进行，即主要领导看完公文后，交公文收发人员，再由公文收发人员负责往下传，不能脱离公文收发人员自行横传，以保证公文收发人员及时了解公文传阅情况，防止公文丢失或积压。公文在传阅过程中或公文传阅完毕后，公文收发人员要及时对公文进行检查，发现有领导批示时，要按照批示意见进行处理。

公文传阅以形式传阅的，公文收发人员要及时查看阅读情况，对未阅读及时提醒接收人查阅。

5、承办

各部门工作人员接到承办的公文，要按时限要求抓紧办理需承办事项。

6催办

办公室或领导助理负责公文催办工作，实行紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

7、处理办毕公文。公文办结后，公文收发人员要将公文交办公室登记存档，并在收文登记中注明办理情况。

四文件寄发

1、文书的邮寄、送发统一由办公室负责，遇特殊情况下，由责任部门或领导助理自行寄发。寄发文件如需存档的，要将寄发文件正本及时转交办公室存档。

2、费用由办公室统一开支，及时结算报销。

五文件立卷

1、公文处理完毕后，要及时送交办公室整理立卷，个人不得私自保存应归档的文件。

2、凡本公司印发的公文办公室要统一归档管理。

六文件归档

1、任何公文正本均需交由办公室归档存查。

2、文件使用部门必须使用正本时，经办人必须报部门负责人、主管副总签字认可后，可暂时借出，使用后归还。若正本必须寄出且无法收回，可存档复印件。

3、存档文件按照公司《档案管理制度》进行存档管理。

附件：1、文件审批单

2、发文签收单

3、收文登记表

附件1

文件审批单

□红头文件□制度类□通知类□红头文件编号附件2

发文签收单

说明：各部门收到文件后，要按文件要求及时通知到应知晓员工，保证文件精神的贯彻落实。如因传达不力造成员工未能及时落实，要追究部门负责人的责任。