学校声像档案管理办法要点

福建幼儿师范高等专科学校声像档案管理办法（草案）

第一章总则

第一条高校声像档案是指单位或个人在教学、科研、管理等活动中，通过摄录或扫描形成的具有保存价值的音频、视频、图片等电子档案。声像档案具有生动形象的特点，可为教学、科研、管理提供生动形象的依据和凭证。声像档案同其它载体档案一样，也是高校各项活动的真实历史记录，是学校的宝贵财富。

第二条为建立、健全我校声像档案管理，提高声像档案质量，保证声像档案的齐全、完整和准确，使声像档案能更好地为我校各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）、《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）、《档案著录规则》（DA/T18-1999）等标准，结合本单位实际，制定本办法。

第二章声像档案管理基本原则

第三条声像档案材料的形成、积累、归档是我校各部门的工作职责之一。学校各部门要根据声像档案载体的特点把声像档案工作纳入自己的管理制度中，大力开发信息资源，为提高本校的教学、科研和管理工作水平服务。

第四条声像档案工作实行集中统一管理的原则，由校图书馆集中统一管理。为了保证电子声像档案的完整与安全，丰富我校图书馆馆藏，全校凡有形成和产生电子声像档案的单位，均应按图书馆的统一规定和要求，做好电子声像档案的收集、整理、归档工作。

第五条各单位应将在各项活动中形成的声像材料的收集、归档工作纳入各部门的职责范围，明确专人负责。摄录人员在材料完成后应及时向图书馆归档，任何部门和个人不得据为已有。

第六条学校各部门负责人负责本部门归档的声像材料的审核工作，部门负责人把握不准的，需提交分管领导审核。

产生声像档案的各部门应指定专人负责声像档案的收集、整理和归档工作，各责任人员应在部门负责人指导下，监督、协助摄制采集，做好声像档案的平时积累工作，接收本部门人员交来的声像材料，检查是否完整、准确、系统，报部

门负责人审核，审核后形成的声像档案经整理立卷后，应上载至图书馆的“艾思迈非书资源管理系统”，并按归档要求刻录成光盘材料向校图书馆移交，由图书馆实行集中统一管理。

第七条图书馆技术部负责对非书资源管理系统中归档的声像档案数据进行备份。

第八条为确保学校对声像档案材料管理工作的落实、各部门声像载体材料形成后，必须向图书馆归档，由图书馆出具证明后，财务部门方受理报销事宜。

第九条声像档案工作应列入学校的重要工作，在经费、库房、存储设备和人员配备等工作条件上予以保证。

第三章电子声像档案的归档范围

第十条声像档案归档范围

1、名人类：包括学校历届校长、书记、著名教授以及国内外具有一定影响的知名人士的照片、音/视频等；

2、中央、省、市领导同志来我校视察、检查和指导工作的照片、音/视频等；

3、学校召开的各类代表大会及重要会议，如：党代会、教代会、职代会、先进集体和个人表彰大会、运动会、文艺演出会、各种纪念日庆祝活动以及传达全国性重要会议的照片、音/视频等；

4、由学校主办、承办的各种重要的教学、科研、管理类会议以及各项活动，由本校主持召开的重要的各种学术会议视频等；

5、外事活动的视频。包括各种国外代表团来访、外籍人员来校活动，授予外国专家、学者名誉教授、客座教授、名誉顾问称号以及参观、座谈、交流、讲学、演出、联欢等各种活动的照片、音/视频等；

6、具有一定影响的大学生论文答辩会，学生的社会实践活动，先进事迹，奖学金发放仪式，新生开学典礼、毕业生毕业典礼等照片、音/视频；

7、民主党派和校友会重要活动的照片、音/视频；

8、学校各种展览中陈列的照片、音/视频；

9、反映学校不同历史时期变化、发展的校景和基建照片、音/视频（每一个主楼、校园内主要景色应列入摄制范围）；

10、反映学校不同历史时期的教学、科研、外事情况的照片、音/视频。主要指收集过去的照片、音/视频；

11、其它有重要意义活动形成的声像材料。

第十一条属于归档范围的声像材料，各承办部门责任人员必须在摄录工作结束后及时收集、整理，照片一般一次选取2-5张左右能反映活动或者会议全过程的照片，特重大活动可以多选，在声像材料形成后一周内将需归档声像材料及时上传到内网非书资源管理系统内，上传具体方式见非书资源操作指南（附件），并于每个年度学年末将原件整理并向图书馆移交，移交时需提交声像材料内容说明及目录，一式两份，双方各执一份。

第十二条归档要求

1、归档的声像材料必须是原版、原件，要求内容完整、图像清晰、声音清楚，并加以必要的事由、时间、地点、人物、拍摄者等文字说明，应能较好地反映客观事实、突出重点。

2、声像材料的电子版，归档时应将材料刻录到光盘上与原件一并归档。

3、用扫描仪等设备获得的图像电子文件，像素应不低于600dpi，如果采用非标准压缩法，应将相关软件一并收集、归档。

4、用视频设备获得的动态图像文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。

5、录像带保存的历史视频，应使用视频采集卡转换成数字视频并上传到非书资源管理系统，移交时提供原始录像带。

6、用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。

7、图片档案数字化。采用高清晰图片扫描仪、专用胶片扫描仪，将静止图像、历史照片或底片的模拟影像转换成数字影像存储到计算机或光盘中，也可用数码相机直接拍摄照片，数码照相机拍摄形成的数码照片应是TIFF和JPEG格式，如果不是，需转换成这两种格式，照片像素应在500万像素以上，应保证未经编辑，主题鲜明、影像清晰、画面完整。对反映同一内容的若干照片，应选择具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁，能反映活动全过程的照片归档。

8、音频、视频档案数字化。视频文件需转换成A VI和WMV格式，清晰度不低于VGA标准，最好是高清720P标准格式；音频文件一般为WA V或MP3