行政工作培训(ppt_106)

• 不非议国家国政 • 不涉及国家或行业秘密 • 不评论交往对象的内部事务 “上海人抠
门”
• 不议论同事领导 • 不涉及格调不高的话题 • 不涉及私人问题 “私人问题五不问”
三、拉近关系的谈话技巧
工作语言“规范”沟通
—— 私人问题“五”不问
问题：哪五个私人问题不能问？
• 不问年纪 “你多大了？”
（临近退休和白领丽人）
句式五：说“我”代替“你”以纠正错误
同 事：“我的表格已经交上去很久了，怎么还不批下 来呢，比我晚交的都批下来了，这是怎么回事啊！”
行政人员：“别怪别人，你的表格都填错了，当然没办法批了。“ 同 事：“什么，是你让我这么填的！你……”
同 事：“我的表格已经交上去很久了，怎么还不批下来呢，比我晚交的都 批下来了，这是怎么回事啊？”
二、办公室日常工作技巧
强化档案管理
• 强化“文档一体化”意识
把文秘工作与档案管理工作从组织制度到具体程序真正的交融在一起。
• 强化“全过程管理”工作意识
“公文格式、行文规则、收发程序、公文管理要求、公文归档细节” 参考国家《档案法》、《格式》、《办法》等法规。
• 强化“文书部门立卷”工作
公文立卷归档是文秘工作的最后环节，却是档案管理工作的开始环节，是真 正的衔接点。
不该说的不说 不该问的不问 不该看的不看 不该记录的不记录 不在非保密本上记录 不在私人通信中涉及 不在公共场所谈论 不在非保密区存放 不在非保密区传达 不在公共场所携带
二、办公室日常工作技巧
有效的信息收集
范围
经济信息 科技信息 政治信息 社会信息 生活信息
意义
来源
信息处理
辅助决策 参考依据 工作基础 管理依据 协调依据
你适合做行政人员吗 ？
一、行政文秘人员的角色认知
什么样的人适合做行政人 员？
• 个人条件
➢ 学历 ➢ 年龄 ➢ 外貌 ➢ 体质 ➢ 视力 ➢ 听力 ➢ 性别
一、行政文秘人员的角色认知
什么样的人适合做行政人 员？
• 个性要求
自信 热情 谨慎 机智 守时 服从 自制 勤快
兴趣
一、行政文秘人员的角色认知
• 办公桌和办公区域要保持清洁。
二、办公室日常工作技巧
创造满意的工作场所
—— 办公室环境的“五个一”工 程
• 办公家具规格统一 • 办公桌色彩统一 • 办公设备区域统一 • 百叶窗角度统一 • 照明灯光线统一
二、办公室日常工作技巧
创造满意的工作场所
—— 办公自动化设备使用“五不 准” 问题：关于办公设备使用方面，你能说出那些不准?
二、办公室日常工作技巧
妥善安排上司的约会
• 约会安排的原则 • 安排约会需要注意的细节
二、办公室日常工作技巧
安排上司约会的原则
• 配合上司的时间表 • 分辨轻重缓急 • 酌留弹性 • 处理好变更的约会
二、办公室日常工作技巧
安排约会需要注意的细节（一）
• 有些时间不宜安排约会
➢出差回来当天 ➢周末或假日 ➢临近下班
行政秘人员角色认知 （二）办公室日常工作技巧 （三）拉进关系的谈话技巧 （四）与上司沟通的技巧 （五）公务接待的技巧 （六）行政文秘人员的职业形象
专业秘书与行政助理培训 （一）
行政人员的角色认 知
一、行政文秘人员的角色认知
成功行政人员的“七”高 行政人员需要掌握的技能 行政人员需要具备的素质 什么样的人员适合做行政人员
行政人员：“看来我还需要把表格的填法给你重新讲一遍，因为刚才可能说得 不够清楚，这里有一部分应该是这样填的……“
同 事：“哦，知道了，不好意思麻烦你了……”
三、拉近关系的谈话技巧
专业秘书与行政助理发展 训练（四）
来自上司的沟通障碍
• 习惯于单向沟通 • 没有时间 • 对下级不信任
四、与上司沟通的技巧
二、办公室日常工作技巧
行政人员日常工作
• 办公室环境布置 • 邮件的收发与传阅 • 妥善安排约会
二、办公室日常工作技巧
办公室布置的原则（一）
• 整齐清洁、采光良好； • 走道上不要放置有碍行走的物品； • 办公桌椅柜架的排列应采用直线对称式； • 使用同一规格的档案柜、高度一致，增进美观； • 将电脑、传真机、复印机等大件办公设备，安置在一
• 补充事实
“上司的评价是一种反馈”
四、与上司沟通的技巧
与上司沟通——商讨问题
商讨问题的原则
➢平等、互动、开放 ➢正确扮演各自的角色 ➢切忌随意改变沟通的目的 ➢事先约定商讨的内容，使双方都做好准备 ➢当场的决定，事后确认，避免出现偏差
政府信息网络 大众传播媒介 专业信息机构 各大科研机构 综合专业网站
分类 加工筛选
综合 核实与分析
使用
二、办公室日常工作技巧
行政人员的办公室事务
让我们 快乐地工作 快乐地生活
二、办公室日常工作技巧
专业秘书与行政助理发展 训练（三）
工作语言“规范”沟通
—— 工作场合六不谈
问题：工作场合哪些话题不适合谈？
• 不准错误使用 • 不准不懂乱修 • 不准无理由乱拿 • 不准破坏设备整洁 • 不准长期占用
二、办公室日常工作技巧
办公用品的选购原则
• 满足工作要求 • 提高工作效率 • 节约人工费用 • 树立企业公众形象
二、办公室日常工作技巧
邮件收发与传阅注意事项
收信件细节
上司或同事的私人信件原封送交； “误拆”应立即封口、签名、致歉； 裁开或剪开封口，保持信件完整； 检查信封内有无单据或名片，避免遗漏； 如有必要，可以登记信封的信息
参谋和助手 行政人员 桥梁和枢纽
职权层次
代言人 不一定是上司的，要为同事服务
职能
权力的三维概念
一、行政文秘人员的角色认知
成功行政人员的“七”高
• 综合素质高 • 权大责高 • 薪水高 • 说服的本领高 • 发展愿望和前景高 • 道德水平高 • 成就感高
一、行政文秘人员的角色认知
专业秘书与行政助理发展 培训（二）
电影、电视、流行时尚、体育比赛、烹饪小吃、天气状 态（聊天！）
三、拉近关系的谈话技巧
工作语言“规范”沟通
——工作场合标准与禁忌称呼
标准称呼
禁忌称呼
行政职务 技术职称 行业称呼 时尚称呼
无称呼 替代性称呼
不适当地方性称 呼
称兄道弟 不适当的简称
三、拉近关系的谈话技巧
工作语言“文明”沟通
—— 文明语言服务“三”要素
句式一：用“我理解……”平息不满与矛盾
同 事：“这台复印机的质量太差了，才买 回来几天就不能用了，你们秘书 是不是专买不合格产品阿？”
行政人员：“我非常理解你的心情！如果我 是你我也会这么想，让我们一起来 看看，有什么办法能够补救吧。”
三、拉近关系的谈话技巧
用别人喜欢听的句式来说话
句式二：用“我会……”表达服务意愿
结果与过程？
• 出发点的差异 • 评价的差异 • 表达的差异 • 信息的差异
拍肩膀说：“好，总的说来不错” 点头说：“好，总的说来不错” “好，你的工作总的说来还不错啊！”
四、与上司沟通的技巧
与上司沟通——汇报的技巧
• 精简
忌讳”渲染”
• 有针对性
忌讳”漫无边际“
• 从上司的角度来看问题
• 尊重上司，不要争论 “争论需要三个阶段”
• 接待三声
➢ 来有迎声 ➢ 问有答声 ➢ 去有送声
• 热情三到
➢ 眼到（眼看眼） ➢ 口到（讲普通话，因人而异） ➢ 意到（有表情）
• 文明十字（五句）
➢ 问候语：“您好” ➢ 请求语：“请” ➢ 感谢语：“谢谢” ➢ 道歉语：“对不起”（危机公关语） ➢ 道别语：“再见”
三、拉近关系的谈话技巧
用别人喜欢听的句式来说话
行政人员：“对于你的问题，我十分抱歉，我尽可能向部 门经理 崔经理询问吧。”
同 事：“你这是在应付我嘛，’尽可能’就是有可能不会 啦， 真是的！“
行政人员：“你的问题我已经明白了。我会给部门崔经理 打电话 询问，我会尽快给你答复的，好吗？
同 事：“那就OK啦，谢谢！”
三、拉近关系的谈话技巧
用别人喜欢听的句式来说话
➢ 是商量问题还是 解决问题
➢ 没有很好的倾听 ➢ 单向
➢ 倾听 ➢ 沟通前，同上司明确指示时间地点 ➢ 发问，以明确沟通目的为接受指示 ➢ 恰当反馈，重要问题澄清 ➢ 无条件接受指示 ➢ 拒绝讨论与争辩（领导同意除外）
四、与上司沟通的技巧
与上司沟通——汇报
不同的期望值
你和上司的沟通差异在哪里呢？
行政人员的办公室事务 二、办公室日常工作技巧
办公室事务管理 日常工作的四大作用 日常工作的三大特征 行政人员的主要日常工作
行政人员的日常工作
——工作内容
办公室管理
日程安排 与管理 文书工作
会务安排
照明、隔音、色彩、室内装饰、空气（温度， 湿度，换气）、消耗品、办公自动化设备、安 全、保密 公司事务的联络、转达、交涉、调整 计划的外出管理：车务、旅票、住宿、出入境
通用公文、事务文书、经济文书、技巧文书、 新闻文稿、公司内外文件的收发、处理、整理、 归档
通知的制作寄发，会场的选定、预约、布置， 必须品、资料的准备、制作、分发，会务的安 排，接待，善后的工作
二、办公室日常工作技巧
行政人员日常工作的三大特征
• 多样性与系统性的统一 • 辅助性与主动性的统一 • 原则性与灵活性的统一
二、办公室日常工作技巧
安排约会需要注意的细节 （二）
• 下班前将第二天的约会事项填进小卡片，一 张交给上司，一张交给司机，一张自己保存。
时间
约会事由 所带资料 参加人员 地点
二、办公室日常工作技巧