会议组织与活动管理

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通过学习本课程，你将能够：

●了解和正确认知会议；

●掌握保障会议成功举办的准备工作；

●了解大型会议活动的组织和策划情况。

会议组织与活动管理

一、会议的正确认知

1.会议的现状

研究表明，企业员工每天有一半以上的时间在开会，而会议议题达成一致和通过认可的却很少。由于会议的频繁召开，可能耽误和影响许多计划内的工作，为企业带来各种隐形损失。例如，企业中常常流传着有关会议的顺口溜，“上班没干啥，一直忙开会，大会接小会，神经快崩溃；上午有早会，下午有午会，下班不能走，还要开晚会；每周开周会，每月有月会，随时检讨会，年底是年会。”

大多数企业认为，通过会议的效率和会后的执行效率，可以决定企业的最终效率。据统计，全球每天要举行数百万次会议，例如英国每天有4000000小时被用于会议；美国平均每天举行1100万次会议；经理们花费在会议上的时间占工作时间的40%～70%；《哈佛商业评论》通过调查发现，每个主管每天用于正式会议的时间为3.5小时，非正式会议的时间为1小时。

通常情况下，企业行政部门参与的会议较多，部门员工不仅要出席会议、组织会议，更多的时间是策划和安排会议。作者石言曾在2000年第九期《中外管理》杂志中提道：“开会于中国好比是骑自行车，全球数量最多，水平却极差。”因此，企业要想提高会议的成功率，很大程度上取决于成功的会前组织、筹划和安排。

2.会议的重要性

会议的召开非常重要，大多数企业都是通过会议决定其基本走向，认为召开会议的效率和执行的效率决定企业真正的效率。而且企业90%以上的重大决策都是在会议中制定和贯彻，通过会议可以解决和处理问题，但是由于会议水平有限，导致旧问题没有解决，又带来更多新问题，因此企业花费在开会上的时间越来越多，召开会议的频率也越来越高。

3.会议的定义

会议是由三个或三个以上的人集合在一起，为发挥特定功能而进行的一种面对面的多向沟通。

随着科学技术水平的不断发展，出现了视频会议，例如QQ群会议、MSN会议、甚至通过Skype也可以开会。然而视频会议相比面对面会议具有特殊的要求，视频会议需要大量的数据流、指定的会议地点且不能够随意更改、严格的会议时间和超强技术手段的支撑。

4.会议的作用

会议的作用主要包括：

第一，会议能够为企业提供信息；

第二，汇聚信息；

第三，解决问题，当今会议不仅在提供信息方面出现问题，更是解决现场出现的问题，通过会议形式帮助企业解决和处理问题；

第四，企业为员工提供的教育和培训，也都是通过会议的形式传递；

第五，会议还可以为企业传达指示、政策制度和精神；

第六，会议会为许多新上任的管理者提高威望和地位，新领导往往通过尽可能多的召开会议，巩固其在团队成员心目中的地位和作用。

5.会议的影响

会议为企业带来的影响包括正面和负面影响，会议不仅能够为企业提供信息、解决问题，同时会议的群体决策，能够使决策更加公平化、客观化和集思广益。然而企业频繁召开低效率的会议，还会带来很多负面影响，在人员、成本、时间精力以及效率和品质方面产生会议的波纹效应。

所谓波纹效应，是指两个决策层将处理不了的问题，单独拿出召集中层开会讨论，中层解决不了又召集底层员工讨论，就这样为找出一个更好的解决办法，导致影响范围越来越大、所花时间越来越长，如同水中泛起的波纹一样。

6.会议的频率

不同会议召开的频率不同：固定的部门会议，最快最频繁是一周召开一次，最合适的是一月召开一次；全体会议或员工大会的频率要视公司规模而定，但一般员工大会每三个月召开一次属频繁，而半年一次比较合适；突发事情的会议要随时召开。

7.会议的规模

根据会议的功能不同，会议人数有严格的限制。制定决策的会议，例如年底的务虚会是为决定明年销售政策、研发政策、相关制度和战略目标召开的会议，一般人数比较少，限制在50人以内，因为人数越少越容易达成共识；问题解决式的会议，人数不应超过10个；培训式的会议，一般建议培训时是小班30个人以内效果非常好；正式报告会议，比如员工大会进行宣传贯彻政策时人数越多越好。

8.会议的结构

会议结构与事务发生的结构一样，经历事前、事中和事后三个过程。

事前

事前主要是会议的计划、筹备和安排阶段。

事中

事中是会议的召开阶段，分为开场、扩展、回收、达成共识和结束会议。会议开场由主持人详细介绍会议情况；扩展是按照会议议题的顺序逐一进行讨论的过程；回收是对每一个议题经讨论达成一致的结果，最后达成共识结束会议。

事后

事后则是会议的追踪和反馈阶段，许多会议的失败和低效，是缺乏事后的追踪和反馈。一般每次会议的结束一定是下次会议的开始，因此追踪反馈通过会议纪要落实，由主持人或者会务工作人员追踪和落实。

9.会议的成本

会议的成本包括时间成本、直接会议成本和效率损失成本。

时间成本

会议的时间成本是会议前、会议中和会议后的时间，可以轻松计算。

直接会议成本

直接会议成本包括场地和设施设备的租赁成本、差旅餐饮住宿成本、甚至文件复印及小礼品花费的成本。

效率损失成本

效率损失成本是由于开会而耽误和影响其他工作或者合同的落实和签订，带来的隐形损失。

会议的成本带给会议筹划者一个启示：站在生意人的角度决定某些会议召开的必要性。

二、成功会议的准备工作

一个成功的会议在召开前需要做许多方面的准备，其中包含会议政策、会议程序、会议文化和场外工夫的准备。

1.会议政策

会议政策包含：

第一，寻找解决会议的其他方法；

第二，会议的管理机构和机制；

第三，了解会议的目的；

第四，选择适合的参会人员；

第五，合理安排会议的时间和地点；

第六，会议议题要到位，讨论议题的顺序要合理；

第七，强调该合起来召开的会议不分别召开，绝对不必召开的会议坚决取消。

一般企业在进行会议筹划前，需要考虑有无其他解决会议议题的方法，如果不开会可以解决问题则尽量不开，选择其他方式进行沟通，例如调研、问卷、电话、短信，或者发布正式的公文进行沟通。

会议的管理机构和机制是指将负责落实、执行和监督的人员落实到位。通常情况下，会议管理机构机制是由承办方、行政人员和办公室人员负责和落实执行，包括事后的追踪和反馈。企业在每次会议之前要达到的会议目的和功能，一般来说，会议的目的主要包括：提供信息、汇聚信息、解决问题、教育训练、提升管理者的地位和形象，需要告知所有参会人员。而且会议中只有选择合适的参会人员，才能够达到会议的预期效果。

2.会议程序

企业在安排会议程序时，需要注意会议的主题与目标、会议形式、具体议程、参会人员、召开时间与地点、预期结论、会议文件准备和发放及工作分配落实等方面内容。

会议的主题、目标、形式

会议的目标和主题要清晰，考虑会议的形式要合理。

咨询式会议主要是讨论公司下步走向或其他咨询意见的会议；责任交付式会议一般是年终年底召开，主要是签订目标责任书和责任的交付；企业经常召开的是提报式会议，公司或部门的参会者提报需要讨论的提案或议题，然后进行开场、扩展、回收、结束和总结。

会议具体议程

谈论会议议程时经常会谈到议题、议程和日程。

议题。议题是要议论的话题或主题。

议程。议程是将议题按一定的排放顺序以及时间顺序安排。

日程。日程是整个议题的讨论顺序和整体的时间安排，包括一天中将所做事项列出详细的表格。

许多会议不仅讨论一个议题，更多时候为提高会议效率可能讨论很多议题，然而不同议题有一定的顺序安排，需要遵循一定的原则。

议题排位顺序的原则