【培训课件】会议的组织和管理
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会议管理培训讲座PPT课件(27张)
第八讲
会后跟进 与评价
会后跟进与评价
一、会后跟进的作用 二、如何进行会后跟进 三、如何提高下次会议的质量
第九讲
会议成本核算 及绩效评定
谢谢大家！
1.认真执行安全技术措施及安全操作 规程， 负责对 施工班 组人员 及分包 方人员 进行有 针对性 的安全 技术交 底，履 行签字 手续， 并对规 程、措 施及交 底执行 情况经 常检查 ，随时 纠正违 章作业 ；
2.负责检查督促每项工作的开展和接 口的落 实，有 权拒绝 不符合 安全操 作的施 工任务 ，除及 时制止 外，有 责任向 项目经 理汇报 ；
3.参与对分包方评价，制订与分包的 安全、 治安、 消防和 环境卫 生等协 议书， 并对分 包合同 、协议 的履行 实施全 过程控 制，并 做好记 录；
4.对安全部门或上级提出的事故隐患 整改要 求，按 照纠正 和预防 措施要 求，落 实人员 实施整 改；
第五讲
会议反馈信息 的收集
会议反馈信息的收集
反馈信息的意义 有效收集反馈信息
第六讲
主持人的 管理
主持人的管理
1、主持人的选定 2、主持人的职责 3、主持人的开场白设计 4、主持人的控场能力 5、主持人与会议程序的配合 6、主持人的倾听技巧 7、情景模拟
第七讲
会议记录
会议记录
一、记录者的选择 二、会议记录的格式 三、会议记录的保存
会议组织培训课件(PPT 47张)
另一种是临时的主持人，比如各种代表会 议，或几个单位，几个地区的联席会议， 则由代表们选举或协商产生。
3、议题 议题是会议所要讨论的题目，所要研究的课题， 或是所要解决的问题。议题必须具有必要性和重 要性，又必须具有明确性和可行性。 议题的产生通常由两种情况：一种是领导根据需 要指定的；另一种是秘书调查研究、综合信息后 提出，再经领导审定的。 有些重大的代表会议，先由代表提出“提案”， 由秘书或秘书处汇总，再提交主席团或专门的 “提案审查委员会”审议通过，才能成为列入会 议议程的正式议题。因此，议题还必须具有合法 性。
4、名称 正式会议必须有一个恰当、确切的名称。这个名 称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加 对象、主办单位或组织、时间、届次、地点、范 围、规模等。 具体的一次会议不可能也不必显示上述全部项目。 如“中国共产党第十四届中央委员会第一次全体 会议”只显示了会议召开的组织、届次、范围， “上海各界人士纪念反法西斯战争和抗日战争胜 利五十周年大会”则显示地区、参加对象、性质、 内容、时间、规模等。 会议名称必须用确切、规范的文字表达。 会标必须用全称。
2、工作报告 工作报告是会议的主要文件，其中的主要 内容往往是会议讨论的中心议题。工作报 告必须有实质性的内容，既可以是对前阶 段工作成果、经验、缺点的回顾与总结， 也可以是对后阶段工作提出计划、预算、 部署或展望。
高效会议管理(标准版)课件
定期评估
定期对会议进行评估，以便及时发现问题并进行改进。
创新方法
不断尝试新的会议形式和方法，以提高会议效果和效率。
培训提升
对会议组织者和参与者进行培训，提高他们的会议管理能力和参 与水平。
THANKS
感谢观看
会议的讨论与交流
01
02
03
鼓励开放式讨论
鼓励参会人员积极发表意 见和建议，促进思想的交 流和碰撞。
控制讨论方向
在讨论过程中，主持人需 要控制讨论方向，避免偏 离主题。
有效沟通
确保每个参会者的意见和 建议都被充分理解和考虑 ，避免信息遗漏或误解。
会议的决策与行动计划
明确决策标准
在决策过程中，需要明确 决策的标准和依据，确保 决策的科学性和合理性。
议、电话会议或现场会议等。
合理安排会议时间，避免在高峰 时段或节假日安排会议，以提高
参会率。
有效的议程
制定详细的议程，明确各项议 题的讨论时间和顺序。
确保议程涵盖所有重要议题， 并合理分配讨论时间，避免议 程过于紧凑或过于松散。
Baidu Nhomakorabea在会议过程中根据实际情况对 议程进行调整，以确保会议的 高效进行。
良好的组织与准备
。
维持秩序
在会议过程中，主持人需维持 会议秩序，确保讨论顺利进行
。
参与者的策略
定期对会议进行评估，以便及时发现问题并进行改进。
创新方法
不断尝试新的会议形式和方法，以提高会议效果和效率。
培训提升
对会议组织者和参与者进行培训，提高他们的会议管理能力和参 与水平。
THANKS
感谢观看
会议的讨论与交流
01
02
03
鼓励开放式讨论
鼓励参会人员积极发表意 见和建议，促进思想的交 流和碰撞。
控制讨论方向
在讨论过程中，主持人需 要控制讨论方向，避免偏 离主题。
有效沟通
确保每个参会者的意见和 建议都被充分理解和考虑 ，避免信息遗漏或误解。
会议的决策与行动计划
明确决策标准
在决策过程中，需要明确 决策的标准和依据，确保 决策的科学性和合理性。
议、电话会议或现场会议等。
合理安排会议时间，避免在高峰 时段或节假日安排会议，以提高
参会率。
有效的议程
制定详细的议程，明确各项议 题的讨论时间和顺序。
确保议程涵盖所有重要议题， 并合理分配讨论时间，避免议 程过于紧凑或过于松散。
Baidu Nhomakorabea在会议过程中根据实际情况对 议程进行调整，以确保会议的 高效进行。
良好的组织与准备
。
维持秩序
在会议过程中，主持人需维持 会议秩序，确保讨论顺利进行
。
参与者的策略
高效会议管理技巧培训课件
会议纪要模板
Contents
目录
会议概述
会议的效率
开会前的准备工作
主持人的会议管理技巧
会议记录
会后跟进
会后跟进
一、参会者的会后跟进 拿到会议记录后仔细阅读、尤其是对与自己工作相关的信息作出标记。考虑与自己相关任务的完成方案会议可能是新任务的开始，考虑是否召开自己的部门会议，进行动员和安排。二、主持人的会后跟进跟进计划执行情况，如有需要立刻召集另一个会议如计划进行顺利，取消下次会议，而用公文报告进度、让相关人员知道。
职场沟通技巧
五、事关紧要的措辞
·避免下命令 你应该/你必须……我们才能…… 请你……/您看是不是可以这样…… ·负起责任 我不知道/这不是我的事/我不能…… 我不太清楚，但小张应该能帮助你，我们去找他吧·避免引起对抗 你们总是在这样/绝对不可能
3、效益损失成本： ⑴因不及时接听重要客户的电话而损失一大笔生意 ⑵不能及时处理客户的投诉而得罪一批客户 ⑶不能及时解决自己管辖范围内的突发事件而停工停产
Contents
目录
会议概述
会议的效率
开会前的准备工作
主持人的会议管理技巧
会议记录
会后跟进
会议的通病
会议效率不高
高效会议的8大特征
放弃对等原则
不受“派别”和“盟友”的影响
一、营造良好工作关系
会议运营与管理培训课件
参会人员的行程和时间安排。
制定会议日程和议程
03
根据会议目的和议题，制定详细的会议日程和议程，包括每个
议题的讨论时间、发言顺序、讨论重点等。
会议日程的制定和优化
合理安排发言和讨论时间
在制定会议日程时，要合理安排发言和讨论时间，确保每个议题都能得到充分讨论，同时 也要考虑发言人的发言时间和听众的接受能力。
包括签到、主持、维护秩序、记录会议内容等 。
3
会后总结
包括整理会议记录、发送会议纪要、评估会议 效果等。
02
会议策划与准备
会议策划的原则和方法
明确会议目的和议题
01
在策划会议时，首先要明确会议的目的、议题和参会人员，为
会议内容和日程的制定提供方向。
确定会议时间和地点
02
根据会议目的和议题，选择合适的会议时间和地点，同时考虑
互动
通过多种方式鼓励参会人员互动，如提问、讨论、展示等。
效果评估
通过反馈、评价等方式对会议效果进行评估，发现问题并及 时改进。
04
会议后管理
会议纪要的撰写和整理
撰写会议纪要
准确、清晰地记录会议内容，包括讨论的议题、达成的决议、分配的任务等 。
整理会议纪要
将会议纪要进行分类、整理，确保内容条理清晰、易于查阅。
布局
会场布局要合理，方便参会人员交流和互动，同时也要考虑会议性质和目的 。
会议会务管理培训课件
会议会务管理培训课件
本课程将详细介绍会议会务管理的各个方面，包括会议策划、会议宣传、会 议场地布置等，旨在帮助您成为一名卓越的会议管理专家。
介绍会议会务管理
会议会务管理涉及众多方面，包括会议策划、宣传、场地布置等，旨在为会议提供优质的服务和顺畅的运行。
会议策划
制定会议目标和议程，确保 会议顺利进行。
提供新鲜的果汁和果蔬水，为参 会者补充水分。
会议项目管理
有效地管理会议项目，确保项目按时交付，达到预期目标。
1
需求确定
明确会议项目的需求，包括时间、资源和预算。
2
计划制定
制定详细的项目计划和时间表，安排相关工作和人员。
3
执行实施
按计划实施会议项目，监督并协调各项工作。
会议时间规划
合理规划会议时间是会议成功的关键之一，确保各项议程按时进行。
1 会议议程
制定详细的会议议程，包括演讲、讨 论和休息时间。
2 时间管理
合理安排各项议程的时间，避免会议 Baidu Nhomakorabea间过长或过短。
3 提前预留时间
预留时间用于处理意外情况或议程超时。
会议后续处理
会议结束后，需要进行后续处理工作，总结会议成果和改进方案。
会议总结
撰写会议总结报告，记录会 议成果和决议。
反馈收集
收集参会者的反馈意见，了 解会议的成功和不足之处。
本课程将详细介绍会议会务管理的各个方面，包括会议策划、会议宣传、会 议场地布置等，旨在帮助您成为一名卓越的会议管理专家。
介绍会议会务管理
会议会务管理涉及众多方面，包括会议策划、宣传、场地布置等，旨在为会议提供优质的服务和顺畅的运行。
会议策划
制定会议目标和议程，确保 会议顺利进行。
提供新鲜的果汁和果蔬水，为参 会者补充水分。
会议项目管理
有效地管理会议项目，确保项目按时交付，达到预期目标。
1
需求确定
明确会议项目的需求，包括时间、资源和预算。
2
计划制定
制定详细的项目计划和时间表，安排相关工作和人员。
3
执行实施
按计划实施会议项目，监督并协调各项工作。
会议时间规划
合理规划会议时间是会议成功的关键之一，确保各项议程按时进行。
1 会议议程
制定详细的会议议程，包括演讲、讨 论和休息时间。
2 时间管理
合理安排各项议程的时间，避免会议 Baidu Nhomakorabea间过长或过短。
3 提前预留时间
预留时间用于处理意外情况或议程超时。
会议后续处理
会议结束后，需要进行后续处理工作，总结会议成果和改进方案。
会议总结
撰写会议总结报告，记录会 议成果和决议。
反馈收集
收集参会者的反馈意见，了 解会议的成功和不足之处。
会议组织培训课件ppt
03
会议实施
签到与接待
签到
确保参会人员按时到场签到，记录参会人员名单，以便核对和统计。
接待
为参会人员提供热情周到的接待服务，包括指引、安排座位、提供茶水等。
主持与记录
主持
主持人需具备良好的组织能力和语言表达能力，能够引导会议进程，调动现场气氛，处 理突发状况。
记录
会议记录员需详细记录会议内容，包括发言人、发言内容、讨论重点等，以便后续整理 和存档。
决议的跟踪与落实
01
02
03
确定责任人
根据会议决策和任务分配 ，确定具体责任人和落实 时间。
跟踪进度
定期跟踪各项决议的落实 情况，确保任务按时完成 。
及时调整
如遇到问题或延误，及时 协调资源，调整计划，确 保决议得到有效执行。
会议效果评估与反馈
收集反馈
向与会人员收集关于会议 效果、议程安排、时间管 理等各方面的反馈意见。
会议组织的流程
总结词
会议组织的流程包括会前准备、会中管理和会后总结三个阶段，每个阶段都有一系列具体的工作任务 。
详细描述
在会前准备阶段，需要进行会议策划、议程制定、场地预订、人员通知等准备工作；在会中管理阶段 ，需要确保会议按照预定议程进行，处理突发情况，做好会议记录等；在会后总结阶段，需要进行会 议纪要整理、决议执行和反馈评估等后续工作。
《会务的组织和管理》课件
会务的目的和意义
通过会务管理，可以促进交流源自文库作、提高品牌形象、推动行业发展，对经济和社会具有重要 影响。
会务的组织流程
1
制定会议计划
2
制定详细的会议日程安排和议程，包括
演讲嘉宾、讨论话题等。
3
推广宣传和邀请嘉宾
4
利用各种渠道宣传会议信息，邀请目标
嘉宾参与，确保会议的知名度和参与度。
5
会后总结和评估
提高会务管理能力的方法
学习其他成功 案例
借鉴和学习其他成功 会务案例，吸取经验 教训，提升自身管理 能力。
参加培训和研 讨会
参加会务管理相关的 培训和研讨会，不断 学习新知识和技能。
不断完善自身 能力和素质
通过提升自身综合素 质，如沟通能力、领 导能力等，增强会务 管理能力。
经验总结和反 思
及时总结会务管理经 验，进行反思和改进， 不断提高自己的管理 水平。
会务管理的关键点
1 细节处理
注重细节工作，如会场布置、讲稿准备等， 确保会议的顺利进行。
2 风险管理
预见并管理各类风险，如设备故障、安全问 题等，保障会议的安全和顺利进行。
3 紧急事件处理
应对突发事件，制定应急预案，保证及时有 效的应对措施。
4 团队配合和沟通
建立良好的团队合作机制和沟通渠道，保证 各项工作的协调和执行。
通过会务管理，可以促进交流源自文库作、提高品牌形象、推动行业发展，对经济和社会具有重要 影响。
会务的组织流程
1
制定会议计划
2
制定详细的会议日程安排和议程，包括
演讲嘉宾、讨论话题等。
3
推广宣传和邀请嘉宾
4
利用各种渠道宣传会议信息，邀请目标
嘉宾参与，确保会议的知名度和参与度。
5
会后总结和评估
提高会务管理能力的方法
学习其他成功 案例
借鉴和学习其他成功 会务案例，吸取经验 教训，提升自身管理 能力。
参加培训和研 讨会
参加会务管理相关的 培训和研讨会，不断 学习新知识和技能。
不断完善自身 能力和素质
通过提升自身综合素 质，如沟通能力、领 导能力等，增强会务 管理能力。
经验总结和反 思
及时总结会务管理经 验，进行反思和改进， 不断提高自己的管理 水平。
会务管理的关键点
1 细节处理
注重细节工作，如会场布置、讲稿准备等， 确保会议的顺利进行。
2 风险管理
预见并管理各类风险，如设备故障、安全问 题等，保障会议的安全和顺利进行。
3 紧急事件处理
应对突发事件，制定应急预案，保证及时有 效的应对措施。
4 团队配合和沟通
建立良好的团队合作机制和沟通渠道，保证 各项工作的协调和执行。
会议管理培训课件(PPT 71张)
（二）安排会议议程的原则
1.依照议题的轻重缓急安排先后顺序 2.标明每一个议题的起止时间 3.要求与会者预先思考所要讨论的问题
（三）安排会议议程的步骤
1.列出需要讨论的所有议题； 2.依照轻重缓急的程度安排先后顺序； 3.给每一项议题分配合适的时间； 4.补充其他信息包括会议的名称、目标 、时间、地点、负责人、联络人、交通 、食宿、要求等； 5.将议程初稿分发给与会者完善。
（三）会后整理工作
1.整理会议记录，根据会议记录撰写会 议纪要。 2.领导审批会议记录、会议纪要。 3.下发会议纪要到各参会人，参会人执 行工作。 4.会议记录存档。
【本节任务训练】
小组合作：召开一个会议 议题：讨论“关于办公室安全隐患的防 范方法” 设计：会议的流程
第三节 会议议程和通知
二、企业的会议
常规会议 特种会议 专业会议 表11-2
种类 （一） 常 1.股东会或股东大会 规会议 2.董事会 3.监事会
会议名称
定义 这类会议是按公司法和惯例召开 的，有一定的程序性和规范性。
4.总经理（或总裁）办公会 5.高层管理人员会议 6.员工大会或员工代表大会 （二） 特 1.见面会（或会见会） 种会议 2.谈判会 3.洽谈会（或恳谈会） 4.庆典型会议 5.会展型会议 （1）展览会 （2）博览会 （3）展销会 （4）交易会 （5）展示会 （6）招商引资经贸洽谈会 （三） 专 1.安全生产会议 业会议 2.保卫工作会议 3.质量检验会议 4.技术研究会议 5.财务分析会议 6.市场开发会议 7.新品研发会议 8.宣传公关会议 9.防治污染会议 10.环境卫生会议 11.营销策划会议 12.后勤保障会议 13．仑储运输管理会议 14.交通工具管理会议 15．员工生活管理会议 企业内部经营、生产、管理等过程 中解决实际问题的会议。这些会议 没有固定模式、规定时间、参加人 数，而是依据各企业的情况决定。 一般地说，每个企业在制定内部规 章制度时，都将这些内容列为规章 制度内。 这类型会议的特殊性，在于既没有 法规规定，也不是例行会议，在会 议的时间、规模、议程上也不受限 制。它是以经济、贸易、技术为内 容的多边主体的一种会议形式。
会议管理培训专业内容课件完整内容)
从会议记录中筛选出重要 信息和结论，整理成简洁 明了的纪要。
审核校对
对整理好的纪要进行审核 校对，确保内容准确无误 。
发布方式
选择合适的发布方式，如 电子邮件、内部网站或公 告板等，确保相关人员及 时获取纪要。
会议决议的跟踪与督办
决议分类
将会议决议按照重要性和紧急性 进行分类，优先处理重要紧急的
决议。
AI技术在会议管理中的应用前景
AI技术在会议管理中的应 用现状
介绍当前AI技术在会议管理中 的应用情况，如智能语音识别 、自动翻译等。
AI技术在会议管理中的优 势
分析AI技术在会议管理中的优 势，如提高效率、降低成本等 。
AI技术在会议管理中的挑 战
探讨AI技术在会议管理中面临 的问题和挑战，如数据隐私、 技术成熟度等。
分组讨论会与互动环节设计
分组讨论会的目的和议题
01
明确分组讨论会的目标和议题，确保讨论内容与会议主题相关
。
互动环节设计
02
根据分组讨论会的需要，设计互动环节，如提问、回答、案例
分析等，以提高讨论的针对性和实效性。
分组讨论会的组织和协调
03
确保分组讨论会的顺利进行，协调各组之间的交流和合作，促
进信息的共享和整合。
根据会议内容和讨论结果，整理出会 议成果，以便后续跟进和执行。
03
审核校对
对整理好的纪要进行审核 校对，确保内容准确无误 。
发布方式
选择合适的发布方式，如 电子邮件、内部网站或公 告板等，确保相关人员及 时获取纪要。
会议决议的跟踪与督办
决议分类
将会议决议按照重要性和紧急性 进行分类，优先处理重要紧急的
决议。
AI技术在会议管理中的应用前景
AI技术在会议管理中的应 用现状
介绍当前AI技术在会议管理中 的应用情况，如智能语音识别 、自动翻译等。
AI技术在会议管理中的优 势
分析AI技术在会议管理中的优 势，如提高效率、降低成本等 。
AI技术在会议管理中的挑 战
探讨AI技术在会议管理中面临 的问题和挑战，如数据隐私、 技术成熟度等。
分组讨论会与互动环节设计
分组讨论会的目的和议题
01
明确分组讨论会的目标和议题，确保讨论内容与会议主题相关
。
互动环节设计
02
根据分组讨论会的需要，设计互动环节，如提问、回答、案例
分析等，以提高讨论的针对性和实效性。
分组讨论会的组织和协调
03
确保分组讨论会的顺利进行，协调各组之间的交流和合作，促
进信息的共享和整合。
根据会议内容和讨论结果，整理出会 议成果，以便后续跟进和执行。
03
会议基本流程培训课件
发送邀请函
向与会人员发送正式的邀 请函，明确会议时间、地 点、主题和议程安排。
分工与责任明确
指定各与会人员的角色和 职责，如主持人负责引导 讨论、主讲嘉宾负责主题 演讲等。
场地布置与设备准备
选择合适场地
根据会议规模和需求，选 择合适的会议场地，如会 议室、报告厅等。
场地布置
根据会议主题和议程，对 场地进行布置，包括座位 安排、讲台设置、背景板 设计等。
宣布闭幕并感谢参与人员
宣布闭幕
正式宣布本次会议闭幕 ，并表达对与会人员的 感谢和敬意。
感谢致辞
对与会人员的积极参与 和贡献表示衷心感谢， 并期待与大家在未来的 合作中继续携手前行。
合影留念
组织与会人员合影留念 ，留下宝贵的回忆和纪 念。
谢谢您的聆听
THANKS
会议基本流程培训ppt课件
汇报人：
2023-12-23
CONTENTS
• 会议概述与目标 • 会议筹备阶段 • 会议进行阶段 • 会议记录与整理阶段 • 决策形成与执行阶段 • 闭幕式与总结阶段
01
会议概述与目标
会议定义及作用
会议是一种有组织、有目的的集体沟通活动
通过会议，可以汇聚多方意见，达成共识，推动工作进展。
发言者顺序及时间控制
发言者顺序安排
根据会议议程和议题的重要性、 紧急性等因素，合理安排发言者 的顺序，确保会议的高效进行。
会议管理培训课件
会议中的提问与回答环节的组织与引导
鼓励提问
在会议中，鼓励与会者提问和分享观点，创造一个开放 和包容的氛围。
引导讨论
当讨论偏离主题或陷入僵局时，适时的引导和总结能够 帮助讨论回到正轨，确保会议的顺利进行。
总结回答
对于每个问题或观点，给予简明扼要的回答，并确保回 答清晰明确，易于理解。
如何提高会议效率与效果
及时沟通
在遇到突发事件时，及时与相关人员进行沟通是非常重要的。通 过有效的沟通，可以快速解决问题，避免事态扩大。
如何提高会议的安全保障措施
确定安全目标
在会议开始前，应明确安全目标，并制定相应的 安全计划。
安全检查
在会议开始前，应对会议场所、设备和资料进行 安全检查，以避免潜在的安全隐患。
保密协议
在会议开始前，应要求参会者签署保密协议，以 保护会议中涉及的敏感或机密信息。
03
为确保物资合理使用和避免浪费，可安排专人负责物资的管理
和发放。
03
会议流程管理
会议议程的制定与执行
明确会议目的和议题
在制定会议议程时，要明确会议的目的、议题和时间安排，确保 与会者了解并准备讨论相关内容。
合理安排讨论顺序
按照逻辑和重要性的顺序安排讨论议题，以便与会者能够逐步深 入讨论并达成共识。
准备会议资料和设备
提前准备好会议所需资料和设备， 如文件、报告、PPT等，确保会议 顺利进行。
会议组织与管理培训课件(PPT 81张)
第一节
会议的特点作用与种类
一、会议的主要特点 １、集体性； ２、程序性； ３、公开性； 4、规范性。 二、会议的作用 1、会议体现了民主。 2、会议交流了信息。 3、会议统一了集体认识和行为。 4、会议促进了和谐和团结。
三、会议的种类 1.按规模分： 特大型（万人以上）、大型（上千人）、 中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。 2.按性质分： 法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、 外事性 、专题性、综合性。 3、按时间分： 定期和非定期。 4、按出席对象分： 联席会、内部会、代表会、群众会. 5、按召开方式分： 电话会、电视会、广播会、网络会。 6、公司常见会议类型： 经理例会与特别会议、员工大会、公司年会、股东大会和董事会、 客户咨询会、展览会、订货会、业务洽谈会.新产品新闻发布会、 联谊会、表彰会。
教学重点与难点
1、教学重点 会议筹备工作； 会议方案的制作； 会见与会谈的操作程序与方法； 案例分析。 2、教学难点 会议方案的制作； 会场的布置； 案例分析； 技能训练。
案例分析：请柬发出之后
某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。 接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知? 一气之下，都回家去了。 事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心， 在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。 这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢？
会议的特点作用与种类
一、会议的主要特点 １、集体性； ２、程序性； ３、公开性； 4、规范性。 二、会议的作用 1、会议体现了民主。 2、会议交流了信息。 3、会议统一了集体认识和行为。 4、会议促进了和谐和团结。
三、会议的种类 1.按规模分： 特大型（万人以上）、大型（上千人）、 中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。 2.按性质分： 法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、 外事性 、专题性、综合性。 3、按时间分： 定期和非定期。 4、按出席对象分： 联席会、内部会、代表会、群众会. 5、按召开方式分： 电话会、电视会、广播会、网络会。 6、公司常见会议类型： 经理例会与特别会议、员工大会、公司年会、股东大会和董事会、 客户咨询会、展览会、订货会、业务洽谈会.新产品新闻发布会、 联谊会、表彰会。
教学重点与难点
1、教学重点 会议筹备工作； 会议方案的制作； 会见与会谈的操作程序与方法； 案例分析。 2、教学难点 会议方案的制作； 会场的布置； 案例分析； 技能训练。
案例分析：请柬发出之后
某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。 接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知? 一气之下，都回家去了。 事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心， 在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。 这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢？
会议的重要性培训课件
确定参会人员和邀请嘉宾
确定参会人员
根据会议主题和议程，确定需要的参会人员，包括公司内部员工、外部专家 、合作伙伴等。
邀请嘉宾
根据需要，邀请相关领域的专家或行业领袖作为嘉宾出席会议，提高会议的 权威性和影响力。
准备会议资料和设备
准备会议资料
根据参会人员的需要，准备必要的会议资料，包括会议背景资料、PPT演示文稿 、相关行业报告等。
VS
会议的形式
会议的形式可以根据会议的目的和参会人 数等因素进行调整。例如，对于大型会议 ，可以采用演讲、报告、讨论等形式；对 于小型会议，可以采用圆桌讨论、分组讨 论等形式。
会议的优缺点分析
会议的优点
会议可以促进信息的交流和共享，提高工作效率，增强团队合作，促进创新 思维等。
会议的缺点
会议可能会浪费时间和资源，可能会导致信息过载，可能会存在沟通障碍等 问题。因此，在组织会议时需要注意合理安排时间、明确会议目标、选择合 适的参会人员等，以提高会议的效率和质量。
整理清晰
会议记录应整理成清晰明了的纪要，包括会议主题、时间、地点 、出席人员、主要讨论内容和结论等。
及时反馈
会议记录员应在会议结束后，及时将会议纪要发送给与会者，以 便大家了解会议内容和讨论结果。
如何评估会议效果和反馈
评估指标
评估会议效果应考虑会议的议题是否得到充分讨论、与会者是否积极参与、讨论 是否围绕主题展开、结论是否明确等指标。
会务管理培训页PPT课件
政府部门会议组织案例
总结词
政府部门会议是政策制定和信息传达 的重要途径，需要严谨的策划和组织 ，以确保会议的顺利进行和信息的准 确传达。
详细描述
政府部门会议策划需要考虑会议议程 、参会人员、场地设施等多个方面， 同时还需要注意会议的信息保密、安 全保障等细节问题。
2023
REPORTING
THANKS
会议纪要撰写与分发
要点一
会议纪要
准确记录会议内容，包括议题、讨论重点、决议等。
要点二
分发
将会议纪要发送给与会人员，确保所有参会者都能及时了 解会议内容。
会议决议的跟踪与落实
跟踪
对会议决议的执行情况进行跟踪，确保决议得到有效执 行。
落实
对未完成的决议进行督促和跟进，确保所有决议都能得 到落实。
会议效果评估与反馈
详细描述
企业年会策划需要考虑场地布置、节目安排、互动环节等多个方面，以确保活 动的顺利进行和成功举办。同时，还需要注意预算控制、安全保障等细节问题 。
国际学术会议组织案例
总结词
国际学术会议是学术交流的重要平台，需要严谨的策划和组织，以确保会议的学术水平和参会人员的满意度。
详细描述
国际学术会议策划需要考虑会议主题、议程设置、嘉宾邀请、论文征集等多个环节，同时还需要注意会议的语言 翻译、场地设施等细节问题。
相关主题
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1
会议的组织和管理
目录
一、会前准备
目录
二、会务实施
三、会后总结和决算
四、中小型会议的会务管理
2
会议的组织和管理
会前准备 - 目录
会前准备
策划案的内容 Team小组 会场勘察 起草协议 会务分工 制定会议费预算
3
会议的组织和管理
会前准备 - 策划案的内容
策划案的内容
会务工作是围绕会议的内容、形式进行的 目的、主题、时间、参会人员（类型、人 数）、地点、会议日程、议程、人员分工、 各项工作负责人、各项活动的推进时间等
会场院勘察俗称“踩点” 是会前必须要做 的基础性工作
8
会议的组织和管理
会前准备 - 会场勘察
勘察原则： 原则 会务工作为会议内容服务
以策划案为依据，方便操 作、节约资金，保证会议 顺利进行
9
会议的组织和管理
会前准备 - 会场勘察
注意 事项
会场方面 宾馆的软硬件
10
会议的组织和管理
会前准备 - 会场勘察
15
会议的组织和管理
会前准备 - 会务组的分工
工作认真负责、细心、耐心 沟通协调能力强 任劳任怨能连续作战 服从分配协作意识好 原则性强 应变能力强
16
会议的组织和管理
会前准备 - 制定会议预算
必须注意的问题
全面、精细、节约；
距开会日期前两周，做出预 算送审批；
17
会议的组织和管理
•
感情上的亲密，发展友谊；钱财上的 亲密， 破坏友 谊。20. 11.1920 20年11 月19日 星期四 7时52 分30秒2 0.11.19
谢谢大家！
34
协助总指挥，负责常务工作
会议形式、发奖形式、布展、AV、奖品礼品定制、 条幅内容、制作、娱乐活动策划……
负责参会代表的吃、住、行、接送站等，以及相关 物资、资料的准备，费用的预算、决算等
会议内容的策划、发言稿的跟踪、PPT 制作、会议 资料的整理、汇编
7
会议的组织和管理
会前准备 - 会场勘察
会场勘察
会前准备 - 制定会议预算
必须注意的问题
距开会日期前一周，务必汇
出 所需款项； 提前行文，写明规则。
18
会议的组织和管理
会前准备 - 制定会议预算
案例：99年代理会预算表 99年代理会费用申 请文件
19
会议的组织和管理
案例
案例：西安活动费用使用 审批、报销规定 关于参加西安活 动的人员通知
20
•Байду номын сангаас
得道多助失道寡助，掌控人心方位上 。19:52:3019:5 2:3019:52Thur sday , November 19, 2020
•
安全在于心细，事故出在麻痹。20.11. 1920.1 1.1919:52:3019 :52:30 November 19, 2020
•
加强自身建设，增强个人的休养。202 0年11 月19日 下午7时 52分20 .11.192 0.11.19
会议的组织和管理
会务的实施
会务的 实施
会务组：出发时
间及工作内容
签到注意事项 会议期间的工作 会议结束的工作
21
会议的组织和管理
会务的实施 - 出发时间
提前两天出发 熟悉环境检查工作 熟悉各自接口人 购物及准备工作 开预备会
22
会议的组织和管理
会务的实施 - 签到
注意 事项
关键点：住房钥匙 签到台 住房分配 其它
会后的总
结和决算 会议费的报销、决算和 分摊
案例：99决算
30
会议的组织和管理
中小型会议的会务实施
会务工作程序
会议准备检查表
会议主持人自我
中小型会议 的会务实施
检查表
31
会议的组织和管理
其它
其它
《会务指南》 《会场安排一览表》 《各会场布置要求一览表》
32
会议的组织和管理
谢谢大家
谢谢大家
33
•
4
会议的组织和管理
会前准备 - 策划案的内容
案例：《99年代理会及 联欢会策划实施案》
5
会议的组织和管理
会前准备 - 策划案的内容
会务工作要保证策划案 的顺利实现
6
会议的组织和管理
会前准备 - 成立TEAM组
组织落实，成立TEAM组
TEAM 组 总指挥
副总指挥
策划组
会务组 秘书组
负责人
职
责
整个活动的总负责、总协调
注意 事项
餐饮方面 租车问题 价格问题
11
会议的组织和管理
会前准备 - 起草协议
《协议》是会务组与 宾馆合作的基础和标 准，要细致、全面、 对等、漏洞。
12
会议的组织和管理
会前准备 - 起草协议
内容涉及
1、 会议日期 2、 住房标准及费用 3、 场地安排及费用 4、 餐饮及费用 5、 甲方对乙方的规定 6、 乙方对甲方的规定 7、 结算等
13
会议的组织和管理
会前准备 - 会务组的分工
会务组的分工
人员分工 总负责 物资组
签到组
车辆调度
负责人
会前 会务总协调、考察、 签约、预算、组织等 采购会议物品、印 刷、制作、旗、落实
设备 邀请、人员落实、房
间餐桌车辆分配
寻租车资源、签约、 接站场地租用、领导
行程
会中 内外沟通、协调、处
理突发事件 分发物资历、采购会 中物品食品、保证设
备到位 签到、发资料、安排 代表的食宿、订餐落
实 接站组织、车辆调节 器度交警联系、司机
安排
会后 结算、善 后、总结 结帐、剩余 物资处理
退房、回收 问卷、结帐
结帐
14
会议的组织和管理
会前准备 - 会务组的分工
案例：2007年年会
邀请信
内容： 1、前言 2、会议日程 3、注意事项 4、入住宾馆地点及电话 5、回执
每一次的加油，每一次的努力都是为 了下一 次更好 的自己 。20.11. 1920.1 1.19Th ursday , November 19, 2020
•
天生我材必有用，千金散尽还复来。1 9:52:30 19:52:3 019:52 11/19/2 020 7:52:30 PM
•
安全象只弓，不拉它就松，要想保安 全，常 把弓弦 绷。20. 11.1919 :52:301 9:52No v-2019 -Nov-2 0
23
会议的组织和管理
会务的实施 - 签到
案例： 签到程序界面演示
24
会议的组织和管理
会务的实施 - 开会期间
与餐厅的联系 与会场的联系 与服务台的联系 与客房部的联系 处理突发事件
25
会议的组织和管理
会务的实施 - 会议结束
会议结束的工作
1 退房； 整理物品； 结帐； 回收问卷。
26
•
科学，你是国力的灵魂；同时又是社 会发展 的标志 。下午7 时52分 30秒下 午7时5 2分19:52:3020 .11.19
•
每天都是美好的一天，新的一天开启 。20.11. 1920.1 1.1919:5219:52 :3019:5 2:30No v-20
•
人生不是自发的自我发展，而是一长 串机缘 。事件 和决定 ，这些 机缘、 事件和 决定在 它们实 现的当 时是取 决于我 们的意 志的。2 020年1 1月19 日星期 四7时52 分30秒 Thursd ay , November 19, 2020
•
扩展市场，开发未来，实现现在。202 0年11 月19日 星期四 下午7时 52分30 秒19:5 2:3020. 11.19
•
做专业的企业，做专业的事情，让自 己专业 起来。2 020年1 1月下 午7时52 分20.1 1.1919:52November 19, 2020
•
时间是人类发展的空间。2020年11月1 9日星 期四7时 52分30 秒19:5 2:3019 November 2020
会议的组织和管理
会务的实施 - 会议结束
案例：意见反馈样式
27
会议的组织和管理
会后总结和决算
会后的总
结和决算 总结经验教训，表彰先进
案例：汇款、99年总结、公 务人员考核标准
28
会议的组织和管理
会后总结和决算
会后的总
结和决算 统计分析参会情况
案例：2000年代理会分析
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会议的组织和管理
会后总结和决算
会议的组织和管理
目录
一、会前准备
目录
二、会务实施
三、会后总结和决算
四、中小型会议的会务管理
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会议的组织和管理
会前准备 - 目录
会前准备
策划案的内容 Team小组 会场勘察 起草协议 会务分工 制定会议费预算
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会议的组织和管理
会前准备 - 策划案的内容
策划案的内容
会务工作是围绕会议的内容、形式进行的 目的、主题、时间、参会人员（类型、人 数）、地点、会议日程、议程、人员分工、 各项工作负责人、各项活动的推进时间等
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会议的组织和管理
会前准备 - 会场勘察
勘察原则： 原则 会务工作为会议内容服务
以策划案为依据，方便操 作、节约资金，保证会议 顺利进行
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会议的组织和管理
会前准备 - 会场勘察
注意 事项
会场方面 宾馆的软硬件
10
会议的组织和管理
会前准备 - 会场勘察
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会议的组织和管理
会前准备 - 会务组的分工
工作认真负责、细心、耐心 沟通协调能力强 任劳任怨能连续作战 服从分配协作意识好 原则性强 应变能力强
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会议的组织和管理
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必须注意的问题
全面、精细、节约；
距开会日期前两周，做出预 算送审批；
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会议的组织和管理
会前准备 - 会场勘察
会场勘察
会前准备 - 制定会议预算
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会议的组织和管理
会前准备 - 制定会议预算
案例：99年代理会预算表 99年代理会费用申 请文件
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案例
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会议的组织和管理
会务的实施
会务的 实施
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会议的组织和管理
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会议的组织和管理
会务的实施 - 签到
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结和决算 会议费的报销、决算和 分摊
案例：99决算
30
会议的组织和管理
中小型会议的会务实施
会务工作程序
会议准备检查表
会议主持人自我
中小型会议 的会务实施
检查表
31
会议的组织和管理
其它
其它
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会议的组织和管理
谢谢大家
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会议的组织和管理
会前准备 - 策划案的内容
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会议的组织和管理
会前准备 - 策划案的内容
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会议的组织和管理
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会议的组织和管理
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会议的组织和管理
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1、 会议日期 2、 住房标准及费用 3、 场地安排及费用 4、 餐饮及费用 5、 甲方对乙方的规定 6、 乙方对甲方的规定 7、 结算等
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会议的组织和管理
会前准备 - 会务组的分工
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负责人
会前 会务总协调、考察、 签约、预算、组织等 采购会议物品、印 刷、制作、旗、落实
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行程
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备到位 签到、发资料、安排 代表的食宿、订餐落
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会后 结算、善 后、总结 结帐、剩余 物资处理
退房、回收 问卷、结帐
结帐
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会议的组织和管理
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邀请信
内容： 1、前言 2、会议日程 3、注意事项 4、入住宾馆地点及电话 5、回执
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天生我材必有用，千金散尽还复来。1 9:52:30 19:52:3 019:52 11/19/2 020 7:52:30 PM
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安全象只弓，不拉它就松，要想保安 全，常 把弓弦 绷。20. 11.1919 :52:301 9:52No v-2019 -Nov-2 0
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会务的实施 - 签到
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会务的实施 - 开会期间
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会议的组织和管理
会务的实施 - 会议结束
会议结束的工作
1 退房； 整理物品； 结帐； 回收问卷。
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科学，你是国力的灵魂；同时又是社 会发展 的标志 。下午7 时52分 30秒下 午7时5 2分19:52:3020 .11.19
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每天都是美好的一天，新的一天开启 。20.11. 1920.1 1.1919:5219:52 :3019:5 2:30No v-20
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人生不是自发的自我发展，而是一长 串机缘 。事件 和决定 ，这些 机缘、 事件和 决定在 它们实 现的当 时是取 决于我 们的意 志的。2 020年1 1月19 日星期 四7时52 分30秒 Thursd ay , November 19, 2020
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扩展市场，开发未来，实现现在。202 0年11 月19日 星期四 下午7时 52分30 秒19:5 2:3020. 11.19
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做专业的企业，做专业的事情，让自 己专业 起来。2 020年1 1月下 午7时52 分20.1 1.1919:52November 19, 2020
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时间是人类发展的空间。2020年11月1 9日星 期四7时 52分30 秒19:5 2:3019 November 2020
会议的组织和管理
会务的实施 - 会议结束
案例：意见反馈样式
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会议的组织和管理
会后总结和决算
会后的总
结和决算 总结经验教训，表彰先进
案例：汇款、99年总结、公 务人员考核标准
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会议的组织和管理
会后总结和决算
会后的总
结和决算 统计分析参会情况
案例：2000年代理会分析
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会议的组织和管理
会后总结和决算