会议管理培训课件

日程
法
积极思考 鼓励他人
，准备沟
发言，仔
通
细倾听他
人发言
执行会议决 议并及时反 馈
继续思考待 议问题
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思考和点评：从“四项基本原则”开好单一的一个会议
突发会议 VS. 例行会议
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思考和点评：RAPID决策模型
建议： Reference
参与意见 Input
批准： Agree
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如何从5大步骤看一次会议的全貌
会前准备
会议开始
会议进行
会议总结
跟踪执行
组织者
确定会议目标和希望 达成的结果
决定是否召开会议 准备背景资料 确定会议日程 邀请适当的出席者
准备场地，保障会议 顺利开始
宣布会议 按照日程 根据会议纪要和 监督会议决
目标、主
进行讨论
个人发言进行总
战略 类会
议
企业的战略制定流程是什么? 其中涉及多少个议题? 每一个议题应当由哪些人来完成? 需要哪些会议、其输入和输出是什么?
运营类会议 部门内会议
业务运营中包含多少周期性的议题？ 每一个议题应当由哪些人来完成? 会议的输入和输出是什么?
为了落实战略和运营等的业务上要求，基层例会有 哪些议题？因此有哪些会议？
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游戏
计分原则：只要能有一个小组在10分钟内给出正确答案，那么 ，所有小组加10分，否则加4分。正确答案是由哪个小组最 先给出的，这个小组再加5分。
Let’s have a game !
天矶国国王下令修建一座“天矶碑”，碑是 长方体。国王决定在石碑落成后第二天，举行庆典。
开一个会来搞清楚：哪天举行庆典？
议的执行并
题、讨论
，防止偏
结
及时控制
日程
离主题
形成决议和待议 跟踪待议问
确定会议 积极启发
开放问题
题
记录人员
、引导， 提出行动计划
制造积极
把握讨论
沟通的气
方向
氛
处理冷场
和冲突
参与者Βιβλιοθήκη Baidu
根据会议主题和日程 进行准备
按时出席会议
理解会议 主动思考 总结补充
目标、主
问题，积
题、讨论
极表达看
为了加强融合、共享、员工凝聚力，基层例会有哪 些议题？因此有哪些会议？
会议的输入和输出是什么?
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练习：“一帮一”会议盘点
两人成组，一人盘点一下自己参加的会议，另一位同学帮助来分层列举（建议不少 于8种）
请列举 请列举 请列举
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练习：“一帮一”计算
会议是有成本的，请您先不和组员讨论，自己凭直觉来不假思索地预估一下 ，你所在的企业集团，全年的会议成本是__________元。然后两人成组 ，一人以自己企业为分析对象，另一同学帮助。
可），会议成本____________元。
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思考、点评
会议的设计对会议效率有影响吗？ 为什么要算钱？还可以怎么推动这种对“会议体系”、“组织沟通的效率”的关注
？
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培训主线
从“单一会议”到“和谐会议” 培养会议文化，提升单个会议效率 让“业务运营+会议体系”成为和谐高效的发动机
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测试题：怎么让单个会议高效起来
决定： Decision
执行： Practice
提出决策议题
承担建议角色的人负 责适时提出议案，收 集意见以及提供做出 明智决策所需要的相
关数据和分析。
建议者要与意见提供 者商量，听取他人意 见，但是不一定采纳。
做出决策
承担参与角色的人 是决策的参谋。
参与意见的人总是 参与决策的执行， 所以建议认真考虑
他们的意见。
如果不让合适的人 参与进来并给他们 一些鼓励，决策的 执行就可能失败。
承担批准角色的人 对建议拥有否决权；
行使否决权会引发 与建议这之间的争 论，促使对方修改 建议。如果争执不 下，他们就会把这 个问题交给手握决
策权的人。
拥有决策权的人 是正式的决策制
订者。
无论是好是坏， 他们都对决策负 有最终责任。并 且有权打破决策 过程的僵局并让 组织投入行动。
您认为，如果要具体计算一下，一次会议的成本应该包括以下哪些选项： __________
会议的时间成本＝与会者的平均日薪×与会者人数×（会前准备时间＋差 旅时间＋正式会议时间）＋会议组织/协调/服务人员的平均日薪×人数× 投入会议的全程时间
会议的直接成本＝场地费＋差旅费＋食宿费＋文件制作费 效率损失成本＝与会人员为了参会而离开自己工作岗位，从而不能直接从
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游戏的信息
碑高12码 一周工作6天，周日休息 碑是由石头砌造的 1块石头体积0.1立方码 1码 = 0.914米 石头宽0.5米 工人有4次中间休息 共有12个工人 开工后一直没下雨 1个工人专司工程记录 每天总共砌石180块 石头是花岗岩质地的 开工第七天是天象日 1天共24小时 每月有30天
和谐会议管理 高效组织沟通
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培训主线
从“单一会议”到“和谐会议” 培养会议文化，提升单个会议效率 让“业务运营+会议体系”成为和谐高效的发动机
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我们来做一个区分
会议的规划、安排 会议和会议之间的关系
整个组织的沟通能力
单个的会怎么开
个人沟通技巧
思考： 组织沟通，除了会议、还有什么？ 你愿意赋予“开哪些会”和“单个会怎么开”怎样的权重？
事增值活动所带来的损失＝Σ（各类与会人员在自己的工作岗位上饱满工 作所能带来的直接经营创收×各类人员人数）
因此，请您和组员一起交流并估算一下：
您所在的企业，一次为期两天的全集团的各公司经营班子人员参加的大会 ，会议成本是__________元。
您所在的企业集团，最昂贵的会议，应该是哪个会议：___________________ 全集团一年有___________个会议（可以粗略估算，估算的思路大体合理即
• 工人每天工作10小时 • 每午饭时间用半小时
• 碑宽2.5码 • 一周共7天 • 工人分两班进午饭 • 逢下雨天休息 • 天星日忌开工，休息 • 开工第二天是太阴日 • 开工第五天是天星日 • 碑长4码 • 1个工人1天可运石20块 • 开工第一天是太阳日 • 第一天是星期三 • 1个工人专职炊事 • 每次休息时间15分
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为什么说“只关注单一会议的开会技巧，是远远不能改善会议效率的”
某企业高层会议数据分析： 会议室不够用，“经理会虫现象”，“会议解决问题，签字推动决策”
• 总经理在总部的135个工作日，每天都有会议。 • 06年登记的会议总量489个，会议用时累计920小时，日均会议：3.6个。
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跳出单一会议，把握“会议金字塔”