适合中小企业的财务软件使用制度

财务软件管理制度(初)

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目录

1总则 (3)

2操作规范及规定 (3)

2.1 新增系统资料规定 (3)

2.2 订单录入要求 (3)

2.3 单据录入规定 (3)

2.4 仓管签章及盘点规定 (3)

2.5 生产订单管理规定 (3)

2.6 采购管理规定 (4)

2.7 采购发票录入规定 (4)

2.8 销售管理规定 (4)

2.9退料业务处理 (4)

2.10 操作员增加及权限规定 (4)

2.11交接工作 (4)

财务软件管理制度

1总则

为了加强公司财务软件的管理，确保软件数据的安全性和准确性，促使公司软件工作持续健康的发展，根据公司财务管理制度，结合管理软件的特点，特制定本制度。

2操作规范及规定

2.1 新增系统资料规定

2.1.1 各部门需要新增物料时，须填写《申请确认单》，注明新增物料的名称、型号、计量单位等，经部门领导确认后，

送IT进行添加，禁止口头、电话等方式请求添加。 IT收到确认的《申请确认单》后，必须在4小时内添加到系统。

2.1.2 新产品开发完成投入生产后，生产部在下达生产订单前将产品BOM及时准确录入系统，BOM需生产总监确认，如

果因BOM没能及时录入系统或录入信息错误而影响生产和成本计算，可对录入及审核人员分别开出按5元/次、10元/次的罚款单。

2.1.3各部门需新增往来单位时，需填写往来单位的名称、单位性质（供应商/客户/供销）、所属类型、如有其它信息

请在备注中注明。送IT添加。禁止口头、电话等方式请求添加往来单位。IT收到《新增单位申请单》后，必须在4小时内添加到系统。

2.2 订单录入要求

2.2.1填制采购订单、销售订单时，必须按要求填写单据号、日期、部门、业务员，付款条件、开票日、到期日及单据分录。如果订单重复输入或错误的，必须在1个小时内将订单删除，如因订单超时没有删除造成商品数据不准确，影响生产部门生产计划，将对责任人进行5元/张的罚单。系统管理员每天下班前检查系统的订单，如发现有重复的订单未被删除的。系统管理员可对责任人开出5元/次罚单。

2.3 单据录入规定

2.3.1各岗位制单人必须保证当天所有单据按要求录入系统（新产品第一次生产以线下操作为主）。

2.3.2单据必须按财务要求提前送交财务，若遇特殊情况，必须写明迟交原因。自制入库单需附对应的领用出库单；样

品出库单、补货单以及研发领用单需领导签字后，方可送交财务，无领导签字，财务有权拒收。

2.3.3设有入库审批流的单据，仓库收货后，必须在2日内审批入库单。如遇加急单据，制单人必须在1日内将加急单

据录入系统，仓库收货后，必须在1日内做好入库单。

2.3.4当月入、出库单据，当月必须处理，不得以任何理由隔月处理，公司每月结帐前出入库单据必须全部录入系统。

2.3.5各岗位制单人，须将各自当月所有出入库单据清单汇总核对后打印，部门主管及制单人签字后，次月5日前交于

财务。

2.3.6 制作单据时，必须按要求填写部门、职员、出入库类别，单据号必须按照规定填写。

2.4 仓管签章及盘点规定

2.4.1所有入、出库单据必须有仓管签章，如仓管签章人员请假或外出，部门负责人必须及时安排其他人员暂时接替工

作。

2.4.2如果需要进行物品盘点，须填写《盘点申请单》，经财务负责人、总经理及董事长签字后，方可在系统中制作盘盈

入库单及盘亏出库单。

2.4.3送交财务的盘盈入库单、盘亏出库单必须有总经理签字，无领导签字，财务有权拒收。

2.5 生产订单管理规定

2.5.1 生产单必须提前半个月下到BOM负责人处，BOM负责人必须至少提前一个星期将BOM编写完成，领导审核后

导入系统。新产品第一次生产且无法确认物料的BOM单以线下操作为主，待物料确认后补录入系统。

2.5.2 BOM的编写必须严格遵守编写规则，认真填写利用率、数量等属性。

2.5.3以上未按要求办理,造成系统MRP计算数据不准，将对责任当事人开出按10元/个的罚款单。

2.6 采购管理规定

2.6.1 采购材料到货后，品管部门接到验货通知后，须当天将质检报告送交仓库，如当天不能完成，请注明延期原因。

仓库清点数量收货后，填写实际到货数量，须当天将到货核对做好，及时通知审核人员审核。

2.6.2采购入库单每周一送交财务。如果制单人未将单据及时录入系统，影响正常工作，一经查实将对责任当事人开出

按10元/张罚款单。

2.7 采购发票录入规定

2.7.1 填制采购发票时，金额必须与实际发票金额一致，如果发票金额与收货金额有差异，请注明差异金额以及原因。

2.7.2 采购部收到发票后，必须在当天按要求录入系统，及时将全部发票送交财务。

2.8 销售管理规定

2.8.1 销售人员必须按要求录入销售清单，如出现产品型号、发货仓库错误造成库存数据不准，影响成本计算，一经查

实将对责任当事人开出按10元/张罚款单。

2.8.2 送交财务的销售清单必须生产负责人签字，若销售清单与系统单据金额不一致，将对责任人开出5元/张的罚款

单。

2.8.3 所有的出库清单每周一送交财务。

2.9退料业务处理

2.9.1 退回仓库的废料，仓管做好入库单据，按财务的要求做报废处理。

2.9.2 废料报废单按财务规定的时间送交财务。

2.10 操作员增加及权限规定

2.10.1 各部门如需添加新用户，需填写《新增用户申请表》，由总经理签字后，送交IT进行添加。

2.10.2 系统管理员不得包庇和私自帮助用户修改已审核后错误的单据，否则每次进行100元/次的处罚。

2.11交接工作

2.11.1各岗位人员工作调动或者因故离职，必须将本人工作移交给接替人员。没有办清交接手续的，不得调动或者离职。

2.11.2接替人员应当认真接管移交工作，并继续办理移交的未了的事项。

PS:此制度为试行，公司会根据运营情况调整罚款额度，请执行人务必严格遵守！