利用科技手段实现档案现代化管理

利用科技手段实现档案现代化管理

摘要:我国走特色社会主义现代化建设之后,科技、经济都实现了质的飞跃。现在经济都市生活节奏已经快到令人匪夷所思的地步,为了实现工作的快节奏和效益化,许多企业都对内部工作采取了科技化、信息化管理。档案管理作为一种为信息服务的行业,更应该借用先进的科技,实现工作人员对其的现代化管理。档案信息化管理不仅能够有效的减少管理人员的工作时间,更能方便档案信息需求人员对档案的调动和查询。无论是从国民的需求还是从档案管理科技化的适用上来看,档案管理都应该早日完成向科技化现代管理转变。

关键词:档案管理科技化现代化管理

随着我国现代化发展的进程,国民以及相关政府部门对于档案的查询和调动越来越频繁。档案管理已经成为了我国实现经济发展的前提。快节奏的社会生活要求对档案的管理提出了新的要求。想要适应现代生活的快节奏,企业必须实现对相关信息的完全掌握,这个目标实现的根本是档案管理科技化现代管理转变的完成。国家从国民对于档案管理的要求出发,对各级档案管理部门做出了明确的规定:各级省市档案管理机构必须在短时间内完成传统管理方法向现代科技管理方法的过度。

1 实现科技化档案管理面临的问题

从新中国成立至今,我国档案事业在发展的同时,也面临了许多新

的问题。随着我国经济的不断发展和人口的大量迁移,政府和企业对于档案的查询调动越来越频繁,档案管理的工作质量越来越高,但是传统的档案管理方法任然存在许多问题,比如,传统的档案管理方法对档案实行人工化、笔记化管理。这种储存方式不经对档案管理人员工作量要求大不说,还难以应对日后频繁的调动和查阅;通过文献对档案进行记录的技术方法,不仅跟不上现代管理对于档案的需求,更无法跟上科技发展的进程,这种传统的管理方法已经与科学发展社会经济相违背;传统的档案管理方法采用的纸笔的记录方式,虽然能够实现信息的全纪录,但是其保存的有效时间受到了材料的限制,很容易造成部分重要档案的丢失;随着现在教育的不断发展,学生接触的管理内容都是通过利用高科技实现的现代管理办法,传统的档案管理会让新的管理人员产生一种无从下手的感觉。我国档案管理使用的传统管理方法,已经与社会的进步、经济的发展产生了严重的脱节。面对国家对于档案调动、查询的需求,档案管理部门必须使用科技化的现代档案管理模式,才能完成档案管理的历史任务。

2 档案管理部门如何实现科技化的管理方式

档案管理部门的相关的管理人员必须充分利用科技带来的优势,借用现代化的管理技术,才能满足社会对于档案的需求。随着我国经济的不断发展,企业种类不断的增加,国民的转移也早已摆脱了省的约束,无论是从企业发展需求还是从政府部门的要求看,档案管理都必须

实现科技化的现代管理办法。国家在认识到了这一情况后,对《档案法》进行了及时的修正,要求各档案管理部门要尽快的实现档案管理方法的转变。如今档案管理办法的变革已经成为了无法逃避的问题,那么如何才能在最短的时间内完成档案的科技化现代管理就是我们要讨论的问题。

2.1 通过计算机的使用实现档案管理的现代化

档案科技化的现代管理办法的实现必须建立在计算机使用的基础上。档案管理人员必须先学会计算机的使用,熟练的掌握计算机档案管理的相关软件,完成传统记录向计算机转录的程序。现在社会上对于计算机的运用已经屡见不鲜,它凭借超快的运算速度、骇人的数据储存能力、便捷的软件辅助功能等快速占领了各个信息行业。随着人类科技的不断进步,计算机领域在不断的发展,如今被大量运用的四代计算机完成了人类对于办公科技化的需求。计算机拥有各种先机的录入搜索能力,能在数秒之内完成大量信息的整理、搜索工作,它是档案管理进入科技化的有效媒介,也是完成现在档案管理工作的最有效工具。

2.2 改革管理方法实现档案管理的现代化

传统的档案管理部门其员工的工作任务只是一些基本的记录查询工作,这种工作思想下,员工就会丧失对档案的管理意识,无法意识到合理的管理对于档案有效利用的重要性。档案管理部门想要完成社

会对于档案管理的要求,就要对档案管理者进行思想教育。通过在岗培训让管理人员意识到管理方法的重要性,并帮助他们掌握先进的管理理念和科学的管理办法,摒弃传统的管理方法和工作理念。

2.3 利用现代科技的便捷减少不必要的时间消耗

计算机的使用只是档案管理工作进入科学化的基础步骤,档案管理工作人员必须以计算机为载体完成其他高科技产品的引进工作。计算机只是作为信息处理、计算的储存中心,档案管理想要完成科学化的管理方法,必须给计算机配备相关的科技产品。文字扫描器就是减少工作人员录入基础信息的必备武器。计算机虽然拥有快速的计算能力和大容量的储存能力,但是其自身的键盘试录入速度并不是那么的可观。文字扫描器的使用就大大解决了这一问题,它对书面的文字进行扫描后,可以将其直接录入到电脑中,大大减少了档案管理人员的工作负担。

3 通过规章制度的建立将档案管理工作规范化

档案管理部门虽然作为一个信息管理部门,但是其有明确的工作内容和数目众多的工作人员,换句话说,档案管理部门必须要拥有一套自己的规整制度和工作流程规范才能实现档案管理的现代化。档案管理部门的高层管理人员,应该以企业的标准对员工进行管理,要求员工在日常工作中不断的总结和吸取教训,通过实践建立起一套合理的、

系统的、适应能力强的现在管理办法。档案管理部门相关负责人,必须对档案管理工作进行系统的考察,对各部门工作人员进行统筹安排,实现档案管理队伍的物尽其用,帮助工作人员明确自身的工作任务,让每个人员做到有章可循。档案管理人员在进行档案录用时经常要借助其他部门的基础资料。档案管理负责人要通过科技手段的运用在这些部门之间建立起一个畅通的沟通渠道,保证资料的及时传输和交流,完成信息部门科技资料网络的构建。

这几年,经过档案管理工作人员的不懈努力,档案管理在不断的进步和完善。档案管理部门的工作效率和工作速度都得到了明显的改善,但是档案管理的整体效率还未能完全满足社会发展速度对信息化的要求。档案管理工作人员要时刻谨记社会对于自己的要求,将加快工作效率,提高工作质量作为日常工作的一部分,争取早日完成档案管理与现在社会的同步发展。

参考文献

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