公司商务接待管理规范

公司接待管理规范

一、目的

为树立公司良好形象，提高接待管理水平，做好公司对外来宾接待，扩大公司对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的原则，特制定本规范。

二、范围

本规范适用于公司各种接待工作和相关责任部门。

三、职责

综合部为公司接待工作的归口管理部门，负责接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障；公司各部门在接到重要来访预约后，可报综合部，并协助拟定接待计划，需公司领导出面、综合部协调的重要接待，应提前2天告知综合部。

四、计划与准备

1、公司各部门在接到公司领导通知或相关部门来访预约时，应了解来宾基本的情况：来宾职务、来访具体时间、人数、陪同人员、本地逗留日期、目的和要求等，并报综合部，由综合部在这基础上拟定接待计划，排出日程安排表，酌情安排接待标准。

2、综合部根据来宾情况按计划通知参加会晤、观摩的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所，并通知公司相关部门做好接待准备工作。

3、综合部根据来宾情况提前按接待标准预定好宴请来宾的酒店，酌情安排酒水、用餐标准；提前按接待标准预约好来宾下榻酒店，酌情在房间内准备相关资料水果、香烟等。

4、综合部根据情况计划安排来宾游览路线、购物商场、娱乐项目等。

5、因特殊会议需要，综合部须准备安排会场花卉、水果、烟茶、音响设备、投影设备、领导席签、安排礼仪人员、横幅、制作欢迎牌、指示

牌，并邀请新闻媒体和草拟新闻通稿，安排摄影摄像等。

6、综合部根据情况安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好，司机车辆听从综合部经理和主接待人员协调安排，统一调度。根据情况提前购买车票及机票。

7、物业部根据情况安排安保人员提前做好安全保障工作，做好道路疏导准备工作；有园区观摩时应确保观摩线路综合环境达到要求。

8、策划部根据情况接待当日安排人员进行项目讲解，并安排摄影摄像，邀请相关新闻媒体和草拟新闻通稿对外宣传等；负责提前准备接待相关宣传资料及纪念品；负责接待影像资料的归档。

五、接待流程

1、陪同人员：综合部根据来宾情况及接待要求沟通联系、确定相关陪同人员：总经理、副总经理、各部门负责人。

2、迎接：综合部安排陪同人员根据来宾来访目的，在韩乐坊园区及公司办公场所迎候来宾。

3、参观：公司相关接待负责人陪同，由策划部经理沿途讲解韩乐坊建设运营情况及企业发展情况。

4、路线：丽水门—河回假面—精品夜市—民俗馆—庆会楼—红参馆—韩国商品展交中心—乐天文化广场—韩国商品交易中心

路线可根据来宾安排增加：韩国风情街、乐天美术馆、韩国景观雕塑、锦山红参公园等。

5、座谈：确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果摆放于接待室。根据需要制作领导席签、横幅、欢迎牌、指示牌，调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设备。

6、用餐标准：综合部根据情况预定酒店。

7、下榻宾馆标准：综合部根据情况预定酒店。

8、综合部根据情况、来宾意愿和兴趣提前计划参观游览路线。

9、策划部负责特色纪念品的制作，综合部根据情况安排或购买礼节性礼品。

六、接待礼仪：

1、仪表：面容清洁，衣着得体。

2、举止：稳重端庄，从容大方。

3、言语：语气温和、礼貌文雅。

4、态度：诚恳热情，不卑不亢。

七、注意事项

接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜摄影摄像的场合，应向参观人员说明。

八、信息反馈

接待人员应及时撰写重要来访信息，将与来访者交流中取得的信息汇总整理，提取其中对公司有价值的信息交有部门领导。