物业公司组织机构和职能部门及岗位职责

湘西自治州宏泰物业公司组织机构和职能部门

及岗位职责

一、管理架构

宏泰物业公司组织架构

二、职能部门及岗位职责

总经理

职能范围：

1、负责主持总公司的全面经营管理工作；

2、组织实施总公司及大会决议；

3、审定公司内部管理和基本管理制度；

4、负责审定公司内部机构设置方案、定岗定编；

5、负责公司高层以下人员的任免；

6、组织审定公司的年度财务预、决算方案；

7、负责公司下属管理人员及员工的思想建设；

8、审定公司工资奖金分配方案并组织实施。

物业经理

职能范围：

1、按分工协助总经理主持公司的日常行政和管理活动；

2、协助组织工作，对公司中层管理以下人员有任免建议权；

3、定期或不定期的召开分管部门会议，听取分管部门的工作汇报，及时解决工作中出现的问题和矛盾；

4、检查、督导、催办各部门的工作；

5、负责公司事务及外联工作；

6、全面主抓公司各部门管理工作；

7、负责组织制定分管部门的管理考核标准；

8、协助总经理接待重要客人及处理重大公关事务。

行政人事部

部门职能：

行政人事部负责对内的日常事务性工作，协调公司各部门之间关系，维护公司整体利益，及时完成各级领导交办的各项任务，为总经理当好参谋和助手

1、检查督促各部门的工作执行情况；

2、负责文件的上传下达，并将总经理的指示及时传达至有关部门和相关人员；

3、负责公司档案的编目、立卷、归档、借阅工作；

4、负责公司的合同管理工作；

5、负责公司的人事管理工作，包括发布招聘信息、人员招聘及安排面试等工作；

6、负责公司印章的管理和使用工作；

7、负责各部门之间有关问题的协调；

岗位职责：

一、行政人事部经理

1、组织制定、执行、监督公司的各项管理制度；

2、组织制定各岗位职责，并根据公司职位调整进行相应的变更，保证与实际工作相符；

3、根据现有编制及业务发展需求，组织协调、统计各部门的招聘要求，及时督促与招聘相关岗位的缺岗人员；

4、组织检查制度的贯彻执行情况；

5、组织、协调公司年会、员工活动的开展；

6、负责组织编制公司月度、年度工作总结和计划；

7、考核和指导工作人员的工作并给予业务指导；

8、负责员工的政治思想教育和专业技能培训，不断提高员工的综合能力和素质；

9、完成上级领导交办的其它工作。

二、各部门主管

1、协助物业经理拟定公司的各项规章制度及工作流程；

2、协助上级为其它部门提供及时有效的行政服务；

3、协助上级执行公司的培训计划以及有效的后勤保障工作；

4、协助组织、开展企业文化活动；

5、建立各种物品、低值易耗品的登记台帐，并随时进行盘点，保证财产物资的完整；

6、建立固定资产卡片台账，对已提完折旧仍在用的固定资产、设备及帐外物资另建帐保管；

7、负责员工考勤工作；

8、填制和上报各类人事报表、收入月报表等工作；

9、负责收集、整理业主档案和保存物业公司筹备、建立和发展的资料及人事档案；

10、完成领导交办的其它工作。

三、行政文员

1、协助经理安排组织有关会议，做好会议通知和会议记录，做好会议纪要的整理工作；

2、负责文件的起草、打字、复印等工作，并及时归档公司的相关文件；

3、负责往来文件、信件、传真的签收、拆封、登记、呈转及归档工作。

4、管理公司重要资质证件及办理公司所需各项证照；

5、负责发放日常福利、节日福利；

6、负责办公用品的保管与发放工作；

7、负责编制采购计划，并督促采购员及时采购；

8、负责公司公章的管理工作；

9、完成总经理或行政经理交办的其它工作。

物业管理部

部门职能：

1、对所辖物业实施一体化综合管理，推进公司质量方针、质量目标、管理目标以及经济效益指标的实施；

2、落实公司关于商业楼盘及住宅小区的有关规定、决议，有计划、有步骤地完善小区的房屋公共设施和综合服务管理。

3、定期向公司各职能部门和公司领导汇报本部门的工作情况，听取公司领导的意见和要求，并负责贯彻实施。

岗位职责：

一、物业管理部经理

1、贯彻执行公司制订的各项管理规章制度；

2、全面负责管理项目的经营管理工作，制定部门月度、年度的经营计划，并保证计划的实施；

3、以身作则，调动员工的积极性，保质、保量的完成各项工作；

4、热情接待业户，及时有效的处理各项投诉，并做好记录；

5、定期对本部门员工进行培训和考核，不断提高员工的业务水平和服务质量；

6、协调本部门与各部门的关系，合理调配人力和物力资源；

7、负责部门内各项不合格服务的纠正跟踪工作，不断促进物业管理与服务水平的提高；

8、负责制定本部门的各项管理制度、服务标准和操作规程，并检查落实；

9、及时掌握所管辖项目的物业费收取情况，督促下属及时有效的完成物业费收取；

10、完成领导交办的其它工作任务。

二、各项目主管

1、负责制定工作计划并负责经物业经理认可后的组织实施，协助物业经理制订和实施工作职责及考核计划；

2、负责对物业管理员的日常工作进行管理、统计有关资料并及时向物业经理汇报；

3、负责发现工作中存在的不合格服务项目，并进行跟踪、验证，处理业户投诉，遇有紧急事故，及时向上级领导报告并协助处理善后工作；

4、接受及处理业主投诉，并予以记录，重要情况及时向上级领导汇报，负责配合物业管理员收缴各项费用；

5、负责清洁用品采购计划的编制和购买物品的验证工作，并控制其合理的使用，协助管理员合理储存和使用保管；

6、每月、季做好业主物业费收取情况的统计报表，并及时上报总公司；

7、协助管理物业小区清洁、绿化、维修、接待、回访等服务工作；

8、收集有价值的物业信息，为推动公司物业服务工作的发展出谋划策；

9、收取及审阅小区的巡楼报告及每天的有关投诉记录并对重点内容进行归纳；

10、负责对管理员的工作做出安排并进行指导；

11、负责装修档案，业主档案的管理；

12、负责定期对服务质量进行统计、分析、并提出整改方案；

13、负责门禁卡的使用及管理工作。

14、完成领导交办的其它工作任务。

三、物业管理员

1、保持物业公司同业主的联系，通过与业户接触和定期拜访，收集、整理业主信息和需求，并及时传达到有关部门；

2、安排新入住的业主办理入住手续，领取钥匙及填写单元设施交接单，协助业户办理装修申请，负责联系业主的搬家事宜，并作好各项登记工作；

3、配合工程部、安管部对二次装修进行管理，及时纠正违章施工；

4、催缴物业管理费、停车费及其它费用；

5、负责业主资料的整理及归档工作，建立业主档案和二次装修施工管理档案；

6、负责管理区内业主的接待工作，做到仪表端庄、态度和蔼、热情大方、反映敏捷、处事稳健；

7、按接待来访规定，做好来访登记，对电话预约的来访要及时通知有关领导或部门；

8、负责接待及处理业主咨询、投诉工作，并定期进行回访；

9、定期对小区进行巡视，发现问题及时记录并向上级汇报；

10、接受并处理业主投诉，做好记录，并及时向上级领导汇