文件质量记录和凭证管理制度

文件质量记录和凭证管理制度

一、制度背景

随着企业的发展，质量管理在企业中的重要性也越来越受到重视。为

了确保企业的质量管理和质量控制活动的有效进行，建立一个完善的文件、质量记录和凭证管理制度是必不可少的。

二、制度目的

1.确保文件、质量记录和凭证的安全可靠，提高质量管理的可追溯性

和可证明性；

2.统一管理文件、质量记录和凭证，避免遗失和混乱；

3.减少纸质文件的使用，推动信息化建设，提高工作效率；

4.便于对质量活动进行监督和审核，确保企业质量管理的合规性。

三、管理程序

1.文件管理

（1）文件编制：制定文件编制规范，明确各类文件的编制流程和格

式要求；

（2）文件发布：确定文件发布权限和流程，保证文件得到及时传达

和有效执行；

（3）文件修订：制定文件修订规定，明确修订流程和审核权限；

（4）文件废止：明确文件废止的条件和程序，及时清理过时的文件。

2.质量记录管理

（1）质量记录的分类和命名规则：将质量记录分为质量监控记录、质量检验记录、质量事故处理记录等，并制定命名规则；

（2）质量记录的管理和存储：建立质量记录的档案，确定质量记录的归档责任和存储位置；

（3）质量记录的保密和安全：确保质量记录的保密性，防止泄露或篡改；

（4）质量记录的保管期限和处理：明确不同类型质量记录的保管期限，并制定相应的处理规定。

3.凭证管理

（1）凭证的领取和归还：设立凭证领取和归还登记表，确保凭证的使用和归还受到监督和记录；

（2）凭证的安全保管：建立凭证保管柜，制定凭证保管制度，确保凭证的安全可靠；

（3）凭证的使用范围和限制：明确凭证的使用范围和限制，防止凭证被滥用；

（4）凭证的寿命和处理：凭证使用寿命到期或失效后，按照规定进行销毁或报废。

四、责任归属

1.文件管理责任归属：确定文件管理部门或人员，负责文件的编制、发布、修订和废止的管理工作；

2.质量记录管理责任归属：确定质量管理部门或人员，负责质量记录

的分类、命名、管理、存储和保密等工作；

3.凭证管理责任归属：确定凭证管理人员，负责凭证领取、归还、安

全保管和处理工作。

五、培训和监督

1.根据制度的要求，开展相应的培训，确保相关人员熟悉和掌握文件、质量记录和凭证管理制度；

2.定期对文件、质量记录和凭证管理情况进行监督和检查，及时发现

和纠正问题；

3.定期评估和改进文件、质量记录和凭证管理制度，以适应企业发展

的需求。

六、制度执行和效果评估

根据制度要求，相关人员必须按照文件、质量记录和凭证管理制度的

规定进行操作和执行工作。同时，根据制度的要求，建立相应的考核和评

估机制，对相关人员的执行情况进行评估，并根据评估结果对制度进行调

整和完善。

七、总结

建立一个完善的文件、质量记录和凭证管理制度，对于企业的质量管

理和质量控制活动具有重要意义。通过管理程序的规范和责任明确，能够

提高质量管理的可追溯性和可证明性。同时，通过培训和监督机制，能够

确保制度的有效执行，进一步提高企业质量管理的水平。