财务支出及审批权限管理制度.doc

财务支出及审批权限管理制度1 财务支出及审批权限管理制度

公司各部门、各控股子公司：

为了完善财务管理，严格执行财务支出及审批权限，结合公司的实际情况，现对深XX字(200X)第XX号制度进行修订,本制度适用于XX市XX投资发展有限公司及其控股子公司。

一、资金支出的审批

1、各部门人员因公务需要预支差旅费或备用金，可向财务部预支伍佰至伍仟元的备用金。借款时须按“借款申请单”要求填列，完善审批手续财务部方可付款。

2、公司食堂、收银领班、司机和物资采购人员可申请定额备用金，（酒店收银领班备用金由酒店财务部根据实际需要确定金额），申请定额备用金的，报销时可不抵借支，直接支取现金。

（1）临时备用金借支人须在公务完毕后3个工作日内到财务部办理费用报销手续，每年12月31日前个人借支的备用金须结清归还，逾期不还的，从该职员下月工资中扣还。

（2）借款申请单除当日借支当日归还外，报销费用时不予退还，由会计开具收据给报销人，收据须妥善保管备查（保管期限为15年）。

3、所有借款必须前款结清方可再借付。确因业务需要无法结清前账的，须在“借款申请单”上说明原因，并按审批程序批

准后，方可再借付。

4、预付款：是指需预先支付的各项工程及购买材料、货物的款项。采购合同原则上不预付款，采用月结方式；广告、施工合同原则上不预付款，大项目按进度付款，小项目工程完工验收合格后付款；设备或专为公司制作的产品，金额在5万元以上（含5万元）的可预付定金，但不可超过总额的30%。未签订采购合同的，不存在预付款，由采购经办人凭已批准的“物品采购单”填写“借款申请单”，办理审批手续后付款，付款时超过壹千元的以转帐支票支付。

5、因经济业务发生需领用转帐支票的，需填写领用支票申请单，按程序通过审批，由出纳在支票上写明收款单位名称、日期、用途及金额，由领取人在支票存根上签收。如因特殊情况，可以领取空白支票，但空白支票必须设定限额，并报母公司副总裁/总裁批准；作废支票须

交回出纳处留存；若遗失支票，领取人须及时报告财务经理并登报声明支票作废，若支票已被支付，领取人需按被支付金额和相关费用进行赔偿。所有支票的领用，须由出纳在领用支票登记本上登记，并由领用人签名。

二、费用报销

1、经办人必须如实填写所报销费用的内容。经涂改或大小写不符的发票、假发票及未盖有财政监制章的收据一律不予报销（特殊情况除外）。如果发票与供应单位名称不符或无法提供发票的，供货单位需到我公司所在地税务局开具发票方可报销。

2、报销费用时必须填写“费用报销单”，所有单据要按性质（如差旅费、招待费、办公费用）分类、分次、分页粘贴填制；差旅费必须分次、按出差地点分开填列，并计算好出差天数，填报住宿、伙食补助和市内交通费。所有报销单据的数量和合计金额必须准确无误，粘贴要求整齐、美观。每张票据必须有经办人和证明人（或验收人）签名，手续不完整的一律不予报销。

3、误餐补贴：如员工办理公务不能返回公司用午餐的，可凭获得批准的“外出申请单”和发票每人报销15元/餐。宴请客户及市外出差人员不享受误餐补贴。

4、各部门人员因公接待外单位人员，建议安排工作餐。如需要到外面宴请的，须事先取得部门经理和各公司总经理的批准（填写交际费申请表）,否则不予报销。申请表需注明招待事由、日期、预计开支金额和同行人的证明。招待费原则上不可超出预算，情况特殊的需报母公司董事长批准。

5、公司员工外出办事，原则上不能乘坐出租车。若确因工作需要须乘坐出租车，要事先请示部门经理同意，并在报销单上注明原因、出发地和目的地。

6、所有需报销的各种原始凭证，如入库单、送货单（加盖送货单位公章）、发票等，必须在业务发生的当月内报会计入帐。物资采购报销须按公司物资采购管理制度规定办理验收，并完备各项审批手续，出纳根据手续齐备的付款申请书付款。

三、差旅费报销的规定

1、出差交通费、住宿费、伙食补助费标准：

备注：（1）特殊地区是指经济特区及广州、北京、上海。

（2）子公司人员因工作需要出差港澳、台湾及国外地区，需事前上报母公司领导批准。

2、出差住宿费和交通费实行限额控制、节约奖励的办法，特殊情况经母公司常务副总裁/子公司总经理批准后方能实报实销；出差港澳地区的除总裁的交通费按实报销外，其余人员按120元/天支付；伙食补助费实行包干，不另报餐费。

（1）住宿凭住宿发票，在规定标准范围内按实际住宿天数计算报销，超出标准的部分自理。

（2）乘坐火车座位票的（卧铺除外），晚八时至次日凌晨七时之间，在车上过夜6小时以上，加发50元伙食补助；符合乘坐飞机条件的出差人员改乘火车的，连续乘车超过6小时（含6小时）的，每满6小时，加发50元伙食补助。

3、差旅费报销的其他规定

（1）随同公司领导出差，乘坐交通工具和住宿与领导分不开的人员，按特殊情况处理。

（2）出差人员到达目的地至住地往返可乘出租车，凭票据按实报销。

（3）自带交通工具或接待单位提供交通工具的出差人员不报销市内交通费。

（4）趁出差或调动工作之便，回家探亲办事的，其有关费

用均由个人自理。其绕道和在家期间一律不报销出差伙食补助费、住宿费和市内交通费。

（5）凡不符合乘坐飞机条件的人员，因公事紧急乘坐飞机的，应事前经母公司常务副总裁/子公司总经理批准，否则超出标准的费用自理。

（6）凡因公事支付的电话、电报费、速递费均予报销。

（7）凡属正副总裁指定陪客前往外地考察参观者，其各项开支不受上述规定限制，陪同宾客出差的人员，如果在食住行方面已享受公费者，均不再享受补助。

（8）凡被外单位和个人邀请到外地考察参观，或业务跟单的人员，其食宿费已由对方负担的，均不再享受包干费或补助费。

（9）出差天数的计算:

a)出发日补助计算：以有效报销车票或飞机票的准确开车或起飞时间为准：上午12：00前出发的可享受全天补助；12：00后出发的，当日可以到达目的地又返回的，可享受半天补助；12：00后出发的当天到达目的地并住宿，可享受全天补助；

b)到达日补助计算：以有效报销车票或飞机票的准确开车或起飞时间为准：上午12：00前返回的可享受半天补助；12：00后返回的可享受全天补助。

（10）实行差旅费制度后，各部门人员出差，原则上要定任务、定时间、定地点、定人数，实际出差天数超过原计划天数的费用，需经母公司常务副总裁/子公司总经理批准，否则不予报