工程合同及工程档案管理制度
工程合同档案管理措施
工程合同档案管理措施一、合同档案的建立1. 合同签订后，应立即建立合同档案，并由专人负责管理。
2. 合同档案应包括但不限于合同正本、附件、变更协议、相关批复文件、会议纪要、往来函件等。
3. 所有合同文件应当按照项目名称、合同编号等信息进行分类、编号和归档。
二、合同档案的保管1. 合同档案应存放在专门的档案室内，该环境应干燥、通风、避免阳光直射，以防档案材料受潮或褪色。
2. 合同档案应实行封闭管理，非经授权人员不得随意查阅或借阅。
3. 对于电子版的合同档案，应做好数据备份，并设置访问权限，确保信息安全。
三、合同档案的使用与借阅1. 需要查阅合同档案的人员应提前提出申请，并说明查阅的目的和内容。
2. 借阅合同档案时，应填写借阅登记簿，明确借阅人、借阅日期、归还日期等。
3. 借阅人应当爱护档案资料，不得涂改、撕毁或丢失。
4. 借阅结束后，应及时归还档案，并由档案管理人员检查档案的完整性。
四、合同档案的更新与维护1. 合同履行过程中产生的新文件，应及时归档到相应合同档案中。
2. 合同变更或解除时，应更新档案记录，并保存相关变更协议或解除证明。
3. 定期对合同档案进行检查和维护，确保档案的完整性和有效性。
五、合同档案的保密性1. 合同档案中可能包含敏感信息和商业秘密，因此必须严格遵守保密原则。
2. 未经授权，任何单位和个人不得泄露合同档案中的任何信息。
3. 对于涉及国家安全、商业机密等特殊内容的合同档案，应采取额外的保密措施。
六、合同档案的法律责任1. 合同档案管理人员应遵守国家有关档案管理的法律法规，对于违反管理规定造成的后果承担相应的法律责任。
2. 对于故意损毁、篡改或丢失合同档案的行为，将依法追究责任。
工程建设单位档案管理制度
工程建设单位档案管理制度一、总则为规范工程建设单位档案管理工作，提高档案管理质量，便于工程建设单位合理、有序使用和保护档案，根据《国家档案局关于印发《工程建设档案管理规定》的通知》等法律法规，制定本制度。
二、档案管理范围1. 工程建设单位的各类档案，包括建筑设计文件、施工文件、验收文件、监理文件、合同文件、财务文件等。
2. 涉及工程建设单位的重要会议记录、文件、合同等。
3. 工程建设单位相关人员的个人档案。
三、档案管理责任1. 工程建设单位负责人为档案管理的第一责任人，负责整个档案管理工作的领导和督导。
2. 每个部门设立专门的档案管理员，负责本部门档案的整理、管理和归档工作。
3. 每个工程项目也应指定专门的档案管理员，负责该项目的档案管理工作。
四、档案整理存放1. 要求档案管理员对工程建设单位的各类档案进行整理和分类，建立档案目录和档案利用手册，方便查询和使用。
2. 档案室应定期检查、整理档案，确保档案的完整性和安全性。
3. 重要档案要设立密封档案室存放，由专人负责管理和保管。
五、档案利用1. 工程建设单位的各类档案必须遵循存、检、利原则使用，确保档案的安全性和保密性。
2. 档案利用应按规定程序和权限，禁止私自篡改、销毁等行为。
3. 对外提供档案资料时，要遵守相关法律法规，保护国家利益和个人隐私。
六、档案保护1. 档案管理员要加强对档案的保护和保密意识，严格遵守档案管理相关规定，确保档案的完整性和真实性。
2. 对重要档案要进行备份，并建立定期备份和恢复计划，防止档案丢失。
3. 对于档案的移交、借阅等行为要有明确的程序和责任人，做好流转记录，保证档案的安全性。
七、档案处置1. 根据相关法律法规和规定，工程建设单位应定期清理、处置过期无用的档案，确保档案库存量和管理质量。
2. 档案管理人员要注意审查、鉴定档案中的重要信息和价值，保留有用的档案，及时销毁无用档案。
3. 档案销毁应有相关部门监督，遵循程序合法进行，做好销毁记录和归档工作。
工程合同档案的归档制度
工程合同档案的归档制度工程合同档案归档制度是为了规范工程项目中合同文件的管理，确保项目从筹备到竣工验收各阶段的文件能够得到妥善保存和有效利用。
本制度适用于所有参与工程项目的单位和个人，包括但不限于建设单位、设计单位、施工单位、监理单位以及相关的供应商和服务商。
一、归档原则1. 完整性原则：所有与工程项目相关的合同文件必须完整归档，不得遗漏任何关键性文件。
2. 及时性原则：合同文件应在签署或变更后立即归档，确保信息的时效性。
3. 保密性原则：对于涉及商业秘密或个人隐私的合同文件，应按照相关法律法规进行保密处理。
4. 可追溯性原则：归档的合同文件应保证来源清晰、流转有序，便于追踪和查询。
二、归档内容1. 合同正本及附件：包括双方签订的正式合同文本及其所有附件。
2. 合同变更记录：记录合同执行过程中的所有变更事项。
3. 履行证明文件：如付款凭证、验收报告等证明合同履行情况的文件。
4. 相关通信记录：双方在合同执行过程中的书面通信记录，如信函、电子邮件等。
5. 法律文书：涉及合同争议的法律文书、判决书等。
三、归档流程1. 收集：由项目负责人负责收集所有应归档的合同文件。
2. 审核：法务部门或专责人员对收集的文件进行审核，确保其完整性和合规性。
3. 分类：根据文件性质和内容进行分类编号，便于检索和管理。
4. 登记：将文件详细信息登记入专门的档案管理系统，建立电子索引。
5. 存储：纸质文件应按类别存放于指定的档案室内，电子文件应备份存储于安全的服务器中。
四、档案管理1. 定期检查：定期对档案室进行物理检查，确保环境适宜且无安全隐患。
2. 访问控制：限制无关人员访问档案室，确保文件安全。
3. 借阅管理：建立借阅登记制度，确保每一份借出的文件都能追溯到借阅者。
4. 更新维护：定期更新档案目录，及时淘汰过时无效的文件。
五、责任追究对于违反归档制度的行为，应根据情节轻重进行相应的责任追究，确保制度的严肃性和执行力。
工程合同中约定档案管理
工程合同中约定档案管理
档案管理的基本要求应当在合同中予以明确。
这包括档案的分类、编号、存档周期、存储条件、保密级别等。
例如，设计图纸、会议纪要、施工日志、检验报告等，都应当有统一的分类标准和编号规则，以便于检索和管理。
合同应规定档案的归档时间和质量要求。
工程进度的每一个阶段完成后，相关文件应在规定时间内完成归档，并确保其内容的真实性、完整性。
任何涂改、遗漏都可能导致后期的纠纷，因此，保证档案的质量是至关重要的。
合同中还应明确档案的保管责任。
一般来说，承包方负责施工期间的档案管理，而业主方则负责竣工后的档案保管。
双方应共同制定档案的交接程序，确保档案的完整性和可追溯性。
对于档案的利用和借阅也应有相应的规定。
合同中应注明，未经授权，任何一方不得擅自复制、借阅或外泄档案资料。
同时，应当设立借阅制度，明确借阅流程、借阅权限和归还期限，确保档案的安全。
在合同执行过程中，如果涉及到设计变更、材料替换等情况，应及时更新档案信息。
所有变更事项都应有详细的记录，并按照约定的程序进行审批和归档。
合同应当预见到可能发生的争议解决方式。
一旦出现档案管理方面的争议，双方应首先通过协商解决；协商不成时，可以依据合同约定的仲裁或诉讼方式解决。
工程合同审查档案管理规定
工程合同审查档案管理规定第一条总则为了加强工程合同审查档案管理，保障工程合同审查工作的规范化、制度化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》、《建设工程质量管理条例》等法律法规，制定本规定。
第二条工程合同审查档案的定义和范围本规定所指的工程合同审查档案，是指在工程合同审查过程中形成的、具有凭证和参考价值的文件资料。
包括：工程合同、招投标文件、合同履行过程中的变更、签证、结算等文件，以及与工程合同相关的会议纪要、通知、函件等。
第三条工程合同审查档案管理原则1. 工程合同审查档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门或专人负责管理。
2. 工程合同审查档案应按照档案管理的法律法规和本规定的要求，进行分类、整理、归档、保管和利用。
3. 工程合同审查档案应保证真实、完整、准确、安全，不得篡改、损毁、丢失。
第四条工程合同审查档案的整理与归档1. 工程合同审查档案的整理应按照档案管理的规范要求，确保文件资料的完整性和连续性。
2. 工程合同审查档案应按照合同项目、合同对方、合同内容等进行分类，并编写档案目录，便于查询和管理。
3. 工程合同审查档案的归档应及时，确保与工程合同审查工作同步进行。
第五条工程合同审查档案的利用与保管1. 工程合同审查档案应建立健全查询制度，确保档案资料的安全和保密。
2. 查询工程合同审查档案时，应办理查阅手续，填写查阅登记表，并由档案管理人员陪同查阅。
3. 工程合同审查档案的保管应采取措施，确保档案的防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防磁等，保证档案的长期保存。
第六条工程合同审查档案的移交与销毁1. 工程合同审查档案的移交应按照档案管理的规范要求，办理移交手续，并由双方签字确认。
2. 工程合同审查档案的销毁应按照档案管理的法律法规和本规定的要求，报经相关部门批准，并由档案管理人员负责实施。
第七条违规行为的处理违反本规定的，视情节轻重，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
工程合同档案制度
工程合同档案制度一、合同档案的建立合同档案的建立是工程合同管理的第一步。
所有工程项目必须签订书面合同，并且合同内容应当全面、明确，包括工程项目的基本信息、双方的权利义务、合同金额、工期、质量要求、违约责任等关键条款。
合同签订后，应当由项目负责人负责收集并整理合同原件及附件，建立合同档案。
二、合同档案的分类与编号为了便于管理和检索，合同档案应当进行合理的分类与编号。
可以根据工程项目的性质、规模、地点等因素进行分类，每个类别赋予一个唯一的编号。
编号系统应当简洁明了，便于理解和使用。
三、合同档案的存储与保管合同档案应当妥善存储与保管。
建议采用电子化管理，将所有合同文档扫描成电子版，存储在专用的服务器或云端，确保数据的安全性和可访问性。
同时，纸质合同原件应当存放在防火、防潮的安全环境中，并由专人负责管理。
四、合同档案的使用与借阅合同档案的使用与借阅应当有严格的规定。
任何需要查阅合同档案的人员，都必须经过项目负责人的批准，并在借阅登记簿上签字。
借阅时间应当有所限制，并在规定时间内归还。
借阅期间，借阅人应当对档案负有保管责任，不得损坏、丢失或泄露给无关人员。
五、合同档案的更新与维护随着工程项目的进展，合同内容可能会发生变更。
此时，应当及时更新合同档案，确保档案内容的准确性。
所有变更事项应当有书面记录，并按照原有编号系统进行归档。
六、合同档案的审计与评估为了确保合同档案管理的有效性，应当定期进行审计与评估。
审计团队可以对合同档案的完整性、准确性进行检查，并提出改进建议。
评估结果应当作为项目管理改进的重要依据。
七、结语一个规范的工程合同档案制度是项目管理成功的基石。
通过上述范本的实施，可以有效地规范合同档案的管理流程，确保项目信息的透明和双方权益的保护。
每个工程项目都是独特的，因此在实际操作中，还需要根据项目的具体情况，对合同档案制度进行适当的调整和完善。
工程档案工作制度
工程档案工作制度一、总则为了加强工程档案的管理工作，确保工程档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《建设工程质量管理条例》等法律法规，结合我国工程档案管理的实际情况，制定本制度。
二、工程档案管理职责1. 建设单位应建立健全工程档案管理制度，明确工程档案管理职责，配备相应的档案管理人员。
2. 建设单位、设计单位、施工单位、监理单位等相关单位应按照合同约定和国家有关规定，分别负责工程档案的收集、整理、归档和移交工作。
3. 工程档案管理人员应具备一定的档案管理知识和业务能力，定期接受培训和考核。
三、工程档案收集与整理1. 工程档案收集范围应包括：工程前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工图、验收文件、质量保修文件等。
2. 工程档案应按照国家和行业的有关规定进行分类、整理，确保档案的系统性、完整性和准确性。
3. 工程档案管理人员应定期对工程档案进行审查、核对，确保档案的及时更新和修正。
四、工程档案归档与移交1. 工程档案归档应遵循及时、完整、准确、安全的原则，按照国家和行业的有关规定进行。
2. 工程档案移交应遵循双方协商、资料完整、签字盖章、资料归档的原则，明确移交时间、地点、双方责任人和交接方式。
3. 工程档案管理人员应认真做好档案移交工作，确保档案的完整、准确和安全。
五、工程档案保管与利用1. 工程档案应按照国家和行业的有关规定进行保管，确保档案的安全、保密和防火防盗。
2. 工程档案管理人员应建立健全档案查阅制度，明确查阅范围、查阅程序、查阅期限等，做好档案的借阅、复制和统计工作。
3. 工程档案应充分利用现代化技术手段，实现档案的电子化、数字化和网络化，提高档案的利用效率。
六、工程档案管理检查与监督1. 建设单位应定期对工程档案管理工作进行自查、互查和集中检查，确保工程档案的完整、准确和安全。
2. 建设行政主管部门应加强对工程档案管理的监督和检查，对违反本制度的单位和个人，依法予以查处。
工程合同保管规定
工程合同保管规定一、总则1. 本规定旨在规范工程合同的保管工作，确保合同文件的安全、完整和有效利用。
2. 工程合同包括但不限于施工合同、采购合同、设计合同、监理合同等相关协议及其附件、补充协议等。
3. 工程合同保管工作应遵循合法性、安全性、及时性和保密性的原则。
二、合同归档1. 所有工程合同必须在签订后三个工作日内由项目负责人提交至公司档案管理部门进行归档。
2. 归档的合同文件应包括正本和所有副本，并附带电子文档备份。
3. 合同归档时，应由档案管理人员核对合同内容无误，并登记合同编号、名称、签订日期、合同金额、相关方信息等关键数据。
三、合同保管1. 合同原件应存放在专门的防火、防潮、防盗的保险柜或专用房间内。
2. 合同保管地点应有严格的出入管理制度，非授权人员不得随意查阅或带出合同文件。
3. 电子版合同文档应加密保存在公司服务器或云端，设置访问权限，并定期备份。
四、合同借阅1. 借阅合同原件必须经过项目负责人和档案管理部门负责人的书面批准。
2. 借阅人须填写借阅登记表，注明借阅原因、借阅时间、预计归还时间等信息。
3. 借阅期间，借阅人应对合同文件的完整性和安全性负责。
4. 借阅结束后，借阅人应及时归还合同，并由档案管理人员检查合同状态，确认无异常后方可完成归还手续。
五、合同变更与补充1. 合同发生变更或需要补充时，应及时更新合同文件，并按照归档程序重新归档。
2. 变更或补充部分应在合同原件上标注清晰，并在电子文档中同步更新。
3. 变更或补充的内容应由项目负责人和法务部门共同审核确认。
六、合同作废与销毁1. 作废的合同应立即停止使用，并在所有相关方中公告作废信息。
2. 作废合同的原件应加盖“作废”章，并在档案管理系统中标注作废状态。
3. 定期对作废的合同文件进行清理，经公司高层批准后，按照国家相关法律法规进行销毁处理。
七、监督与审计1. 公司内部审计部门应定期对合同保管情况进行检查，确保规定的执行。
工程类合同档案管理制度
工程类合同档案管理制度第一条总则为了加强工程类合同档案的管理，确保档案的完整性、准确性和及时性，维护企业合法权益，提高合同管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国合同法》等法律法规，结合本公司实际情况，制定本制度。
第二条适用范围本制度适用于公司所有工程类合同的签订、履行、变更、解除和终止等环节产生的文件资料的管理。
第三条管理原则1. 统一领导、分级负责。
公司设立档案管理部门，对工程类合同档案实行统一领导，各级部门和项目组按照职责分工负责档案的管理工作。
2. 制度化、规范化、科学化。
依据国家和行业的档案管理规范，建立完善的档案管理制度，确保档案管理的规范化和科学化。
3. 全程管理、动态更新。
从合同签订到履行结束的整个过程中，对合同档案进行全程管理，及时更新合同档案信息。
第四条档案管理职责1. 档案管理部门的职责：（1）制定和完善工程类合同档案管理制度；（2）对工程类合同档案进行统一编号、分类、归档、保管和查阅；（3）监督、检查和指导各级部门和项目组的合同档案管理工作；（4）定期对工程类合同档案进行清理、整理和销毁；（5）建立合同档案的统计和报告制度。
2. 各级部门和项目组的职责：（1）严格按照档案管理制度，办理合同档案的签订、履行、变更、解除和终止等相关手续；（2）及时、完整、准确地收集和整理合同档案资料；（3）定期向档案管理部门报送合同档案资料；（4）做好合同档案的保密工作，防止档案资料的丢失、损坏和泄露。
第五条档案管理流程1. 合同签订阶段：各级部门在签订合同前，应将合同草案、谈判记录、相关文件等资料提交给档案管理部门进行归档。
2. 合同履行阶段：各级部门应在合同履行过程中，及时将合同履行情况、变更、解除和终止等相关资料提交给档案管理部门进行归档。
3. 合同结束阶段：各级部门在合同结束后，应将合同履行情况、验收报告、结算资料等资料提交给档案管理部门进行归档。
4. 档案管理部门对提交的档案资料进行审核、分类、归档、编号，并建立档案索引系统，便于查阅和管理。
建设工程合同档案管理办法
建设工程合同档案管理办法第一章总则第一条为了加强建设工程合同档案的管理，保障档案的准确性、完整性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，制定本办法。
第二条本办法所称的建设工程合同档案，是指在建设工程合同的订立、履行、变更、解除和终止过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、音像等各种形式的文件资料。
第三条建设工程合同档案管理应当遵循真实性、完整性、准确性和保密性原则，确保档案资料能够真实、完整、准确地反映建设工程合同的订立、履行、变更、解除和终止过程。
第四条国家机关、企事业单位、社会团体、个体工商户等从事建设工程合同活动的单位或者个人，都应当遵守本办法。
第二章档案的收集与管理第五条建设工程合同档案的收集与管理，应当由合同当事人负责。
当事人可以自行管理档案，也可以委托专业档案管理机构进行管理。
第六条合同当事人在订立、履行、变更、解除和终止建设工程合同时，应当及时收集相关档案资料，并按照档案管理的要求进行整理、归档。
第七条建设工程合同档案应当包括以下内容：（一）合同文本及附件；（二）合同订立的背景材料，包括招投标文件、谈判记录、审批文件等；（三）合同履行过程中的重要文件，包括工程进度报告、质量检测报告、付款凭证等；（四）合同变更、解除和终止的相关文件；（五）其他与建设工程合同有关的文件。
第八条建设工程合同档案应当采用电子文档和纸质文档两种形式保存。
电子文档应当使用专业的档案管理系统进行管理，纸质文档应当使用档案专用柜进行存放。
第九条建设工程合同档案的保管期限，根据档案的性质和重要性，分为长期保存和短期保存两种。
长期保存的档案，保管期限一般为三十年；短期保存的档案，保管期限一般为十年。
第十条建设工程合同档案的保管，应当遵守下列规定：（一）确保档案的物理安全，防止档案丢失、损坏或者被盗；（二）确保档案的电子安全，防止档案数据被篡改、删除或者泄露；（三）建立档案的查阅制度，明确查阅的范围、程序和责任；（四）及时对档案进行维护和更新，确保档案的准确性和完整性。
工程合同存档制度
工程合同存档制度一、合同签订前的准备工作在正式签订合同之前，必须对合同条款进行详细的审查，确保所有的权利和义务明确无误。
同时，应当准备好所有必要的文件和证明材料，包括但不限于营业执照、资质证书、税务登记证等。
二、合同的正式签订合同签订时，双方应面对面确认合同内容，并在合同的每一页签字或盖章。
确保合同的每份副本都是一致的，并且双方都保留有副本。
三、合同的存档管理1. 合同原件应妥善保存在安全的地方，如保险柜或者专门的档案室内。
2. 应建立电子版的合同存档，方便查询和管理。
电子版合同应与纸质版保持一致，且定期备份，防止数据丢失。
3. 建立合同管理台账，记录合同的基本信息，包括合同编号、签订日期、合同金额、合同期限、相关方信息等。
4. 对于重要或金额较大的合同，应单独建立档案，并注明合同的关键条款和特殊条件。
四、合同变更与更新任何合同的修改或变更都应以书面形式进行，并且需要双方同意。
变更后的合同应重新存档，并注明变更的日期和内容。
五、合同履行跟踪合同签订后，应定期检查合同的履行情况。
如果发现违约或延误，应及时采取措施并记录在案。
六、合同到期和终止合同到期或提前终止时，应做好相应的记录，并保存终止合同的相关文件。
这些文件应与原合同一并存档。
七、法律遵从性与审计合同存档制度应符合当地的法律法规要求。
企业应定期进行内部审计或请第三方机构进行审计，确保合同存档的合规性和完整性。
八、应急处理与灾难恢复为应对可能发生的突发事件，如火灾、水灾等，应制定应急预案，确保合同存档的安全。
同时，应建立灾难恢复计划，以便在发生意外时能够迅速恢复存档系统的正常运行。
工程项目档案管理制度（5篇）
工程项目档案管理制度本规定所指工程项目档案是指过去和现在，公司在工程项目的设计、实施、竣工等过程中形成的具有保存价值的文件、图纸、方案、图录像等。
其主要包括：中标通知书，工程承包合同，合同附件，劳务分包合同，专业分包合同，采购合同，工程预(结)算书，工程设计图纸，工程施工图纸，往来公函，传真，会议记录，委托书，开工报告，请款报告，技术资料，主要设备材料估检报告，施工记录验收报告，竣工报告等。
三、资料员及其职责部门经理指定专人负责档案管理工作(即资料员)，资料员负责档案接收、收集、整理、立卷、保管、调阅、交接等工作。
其主要职责包括：1、收集、整理、立卷和归档工程项目的档案材料；2、档案材料的保管；3、档案材料的查借阅、催还；4、项目结束后与综合部相关负责人完成档案资料的交接。
四、档案的立卷、收集、整理1、以工程项目为单位，分别立卷，一项目一卷。
2、在工程项目的招投标阶段开始立卷，收集该项目有关资料归档管理。
3、各项目的职能人员应将在工作过程中形成的文件资料进行积累，整理和及时移交归档，移交档案文件时，资料员必须在档案移交清单上进行登记。
4、在档案的首页设卷内文件目录，并填写文件序号、编制单位、名称、归档日期等信息(见附表二)。
5、在档案的次页设“合同概要”、“主要事件备要”，主要内容包括：合同标的价金，对方单位，联系人，重要日期备忘，应收工程款记录等，该项工作由资料员负责，项目职能人员配合。
五、档案的管理1、对工程项目档案系统排列编号，确定保管期限，编制档案目录(卡片)，按一定次序排列和存放。
2、每月对档案进行一次清理。
3、清除不必要保存的材料。
4、对破损和褪色的材料进行修补和复制。
六、档案要求1、文件必须为原件、正文，符合文件格式。
2、必须齐全完整，装订整齐，并适当管理。
3、传真件应复印一份归档。
七、档案的保管1、档案管理人员应妥善保管，防虫蛀，防丢失，保证档案的安全。
2、所有档案应专柜存放，加锁。
工程档案工作规章制度
工程档案工作规章制度一、总则1. 本规章制度依据国家有关法律、法规和标准，结合本单位实际情况制定，旨在规范工程档案管理工作，保证工程档案的完整性、准确性和系统性。
2. 工程档案工作应贯穿于工程建设的全过程，从项目立项到竣工验收，每个阶段都应有相应的档案管理措施。
3. 本规章制度适用于本单位所有参与工程建设、管理和维修活动的人员。
二、工程档案的分类与收集1. 工程档案包括但不限于项目立项文件、设计图纸、施工记录、质量检验报告、竣工资料等。
2. 各参建单位应根据工程进度，及时收集和整理相关档案资料，确保资料的真实性和有效性。
3. 对于电子文档，应采取适当的技术手段进行备份和防护，防止数据丢失或损坏。
三、工程档案的整理与归档1. 工程档案应按照国家标准和行业规范进行分类、编号和装订，便于检索和利用。
2. 归档的工程档案应清晰、完整，不得有缺页、漏项等现象。
3. 归档工作应在工程项目完成后的一定时间内完成，具体时间根据项目规模和复杂程度确定。
四、工程档案的保管与维护1. 工程档案应妥善保管在指定的档案室内，环境要求干燥、通风、避免阳光直射。
2. 对于重要和常用的档案资料，应制作副本或复印件，以备不时之需。
3. 定期对档案室进行检查和维护，确保档案的安全和完整。
五、工程档案的利用与借阅1. 工程档案的利用应遵循“先内后外、先正后副”的原则，优先满足内部管理和运维的需要。
2. 借阅档案时，应填写借阅登记表，明确借阅人、借阅时间、归还时间等信息。
3. 借阅人应爱护档案资料，不得涂改、撕毁或私自复制。
六、监督与考核1. 本单位应设立专门的档案管理部门，负责监督和检查工程档案工作的执行情况。
2. 对于违反规章制度的行为，应根据情节轻重进行批评教育或纪律处分。
3. 定期对工程档案管理工作进行考核，对表现优秀的单位和个人给予表彰和奖励。
七、附则1. 本规章制度自发布之日起实施，由档案管理部门负责解释。
2. 如有与国家法律、法规相抵触之处，以国家法律、法规为准。
工程档案管理流程及制度
工程档案管理流程及制度工程档案管理的核心在于规范化、系统化的记录和保管所有与工程项目相关的文件资料。
这些资料包括但不限于设计图纸、会议纪要、施工日志、检验报告、合同文件等。
为了确保这些资料的完整性和可追溯性，必须建立一套科学的管理流程。
工程项目启动之初，应建立一个档案管理小组，负责整个项目档案的收集、整理和保管工作。
该小组成员应由项目负责人、资料员、技术人员等组成，确保各方面资料的有效整合。
工程项目的各个阶段都应有明确的档案收集要求。
例如，在设计阶段，所有设计图纸和计算书都应归档保存；在施工阶段，每日的施工日志、材料进场记录、质量检验报告等都应实时更新并归档。
对于重要会议的纪要、变更通知单、合同变更等也应即时归档。
为了保证档案的完整性和安全性，应制定严格的档案保管制度。
所有档案资料应分类存放，采用电子化管理系统进行备份，并对纸质档案进行防火、防潮等措施的保护。
同时，应限制档案查阅的人员范围，确保只有授权人员才能查阅相关档案。
工程档案管理的流程还应包括定期的档案审查和更新。
随着工程项目的进展，一些资料可能会发生变化，因此需要定期检查档案的时效性和准确性，及时更新过时或错误的信息。
在工程档案管理制度方面，应当明确各级管理人员的职责和权限，以及违反档案管理规定的处罚措施。
制度中还应包括档案的移交流程，确保项目结束后，所有档案能够完整无缺地移交给业主或相关部门。
为了提高工程档案管理的效率和质量，建议定期对档案管理人员进行培训，提升其专业技能和责任意识。
同时，也应对档案管理工作进行定期的审计和评估，以便及时发现问题并进行改进。
工程合同录入归档整理制度
工程合同录入归档整理制度随着建设工程项目的增多，合同管理成为了项目管理中的一个重要环节。
有效的合同管理不仅能够保障双方的合法权益，还能促进工程项目的顺利实施。
因此，建立一套完善的工程合同录入归档整理制度显得尤为重要。
以下是一份工程合同录入归档整理制度的范本，旨在为相关单位提供一个标准化的操作流程。
一、合同录入1. 合同一经签订，应由项目负责人或授权人员在三个工作日内完成合同的录入工作。
2. 录入内容应包括但不限于合同编号、签订日期、合同双方、合同金额、工程内容、工期要求、质量标准、付款方式等关键信息。
3. 所有合同信息需录入到专用的合同管理系统中，并确保信息准确无误。
二、合同审核1. 合同录入后，应由法务部门或专责人员对合同条款进行审核，确保合同的合法性和合规性。
2. 审核内容应包括合同的法律效力、风险点评估、违约责任等。
3. 审核结果应及时反馈给项目负责人，并提出修改建议。
三、合同归档1. 审核通过的合同应由专人负责归档，建立电子档案和纸质档案。
2. 电子档案应上传至公司内部网络，确保数据安全且方便检索。
3. 纸质档案应按类别存放在专用档案室内，并做好防火、防潮、防虫等工作。
四、合同变更与更新1. 如合同发生变更，应及时更新合同管理系统中的信息，并重新进行审核。
2. 变更后的合同应在五个工作日内完成归档工作。
3. 所有变更记录应清晰记录在案，以便追溯。
五、合同执行跟踪1. 合同执行过程中，项目管理部门应定期检查合同履行情况，确保合同各项条款得到有效执行。
2. 如发现合同执行偏差，应及时采取措施纠正，并记录在案。
六、合同终结与归档1. 合同履行完毕后，应由项目负责人组织相关人员进行合同终结审查。
2. 审查内容包括合同履行情况、遗留问题处理、最终结算等。
3. 审查通过后，将合同标记为终结状态，并进行最终归档。
总结：。
工程档案和合同的管理办法
工程档案和合同的管理办法一、总则为了加强工程档案和合同的管理，确保工程建设质量和安全，维护国家利益和人民群众的根本利益，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国合同法》等有关法律法规，制定本办法。
二、工程档案管理1. 工程档案是指在工程建设过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。
工程档案是工程建设的重要组成部分，是工程质量、安全、进度和投资控制的重要依据。
2. 工程档案应当按照工程项目性质、用途、功能、部位、时间等因素进行分类，实行逐级管理。
工程档案管理应当实行电子化管理和实物管理相结合的方式，推行档案数字化服务。
3. 工程档案管理应当实行责任制，明确各级工程档案管理机构和人员的职责和义务。
工程档案管理人员应当具备相应的专业知识和业务能力。
4. 工程档案的收集、整理、归档和利用应当符合国家有关档案管理的法律法规和标准规范。
工程档案的保管期限应当按照国家有关规定执行。
5. 工程档案应当依法保护档案的机密、商业秘密和个人隐私。
任何单位和个人不得非法获取、使用、泄露工程档案信息。
三、合同管理1. 合同是工程建设的重要法律文件，是各方履行权利和义务的法律依据。
合同管理应当严格执行国家有关合同管理的法律法规。
2. 工程建设各方应当依法签订和履行合同，确保合同内容的合法性、合规性和可行性。
合同内容应当包括工程项目的质量、安全、进度和投资控制等方面的要求。
3. 合同的签订和履行应当严格遵守国家有关工程建设的法律法规和标准规范。
合同的签订和履行情况应当作为工程档案的重要内容进行归档保存。
4. 合同纠纷的解决应当依法进行，各方当事人应当积极配合，提供相关证据材料，确保合同纠纷的公正、公平、高效解决。
四、监督管理1. 各级建设行政主管部门负责工程档案和合同的监督管理工作。
各级监管机构应当按照本办法的规定建立工程档案和合同管理制度，加强对工程建设各方履行合同情况的监督检查。
2. 工程建设各方应当建立健全内部管理制度，加强对工程档案和合同的管理工作。
工程合同及工程档案管理制度
岳阳市公路桥梁基建总公司兰州至海口国家高速公路姚渡（甘川界）至广元公路工程项目土建工程施工G6合同段工程合同及档案管理制度岳阳市公路桥梁基建总公司 广甘高速G6合同段项目部 二00九年九月一日岳阳路桥 YYRBC工程合同及工程档案管理制度为进一步加强工程合同及工程档案管理工作，提高工程合同及工程档案管理水平，逐步实现公司工程合同及工程档案管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。
一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的以工程项目为中心的资料总和，其构成包括招上级发文、本处文件、各项报告批文、招投标文件；各类合同及附件、设计资料及图纸、设计变更与工程洽商资料、监理文件、施工日志、会议纪要、审计结论及各种验收证件、检测报告、材料设备的合格证及说明书、施工图、财产移交手续及其他需要存档的文件。
二、合同档案管理原则1、合同档案实行网络管理体系，由公司工程行政人员集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。
2、工程行政人员负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有工程合同及档案，并负责监督指导各个工程项目部的合同及档案管理工作。
3、各项目部应分别建立建全档案文档的形成、积累、整理、归档工作体系。
三、资料收集与管理：1．上级发文原件由办公室收存，文件使用人员留复印件。
2．工程档案资料按项目收集。
3．工程立项开始及在建期间：报告、承匕文、设计资料、图纸由报批人和委托人收存；设计变更、；工程洽商、合同等按照相应管理制度收存；监理文件、施工日志、竣工图各种验收证件，由工程管理科收存；检测报告、材料设备的合格证件与设备说明书等由材料科收存。
4．工程竣工交付使用后项目负责人将全部工程档案收集后交档案管理人员，档案管理人员按规定装订成册，送交档案馆或院内存档。
5．审计结论及财产移交手续直接由资料室收存。
四、合同文档的移交1、每个工程项目在正式签署合同后须将合同正本原件移交合同管理组及财务部存档。
2、各工程项目应由项目经理将全套合同资料档案（交接清单参见附表2）向合同管理组移交。
单位工程合同档案管理制度
第一章总则第一条为加强单位工程合同档案管理，确保合同档案的完整、准确、安全，提高合同档案利用效率，根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国档案法》等法律法规，结合我单位实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于我单位所有单位工程合同的档案管理，包括合同的签订、履行、变更、解除、终止等全过程。
第三条单位工程合同档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保合同档案的完整性，不得随意损毁、丢失、篡改。
2. 准确性原则：合同档案内容应准确无误，真实反映合同签订、履行等情况。
3. 安全性原则：采取有效措施，确保合同档案的安全，防止泄露、丢失、损毁。
4. 保密性原则：对涉及国家秘密、商业秘密的合同档案，应严格保密。
第二章管理职责第四条单位工程合同档案管理由合同管理部门负责，具体职责如下：1. 负责制定合同档案管理制度，并组织实施。
2. 负责合同档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作。
3. 负责合同档案的数字化处理，实现合同档案的电子化管理。
4. 负责合同档案的保密工作，确保合同档案安全。
5. 定期对合同档案进行清理、归档，确保档案的及时、准确、完整。
第三章收集与整理第五条合同档案的收集范围包括：1. 合同签订文件：包括合同文本、附件、补充协议等。
2. 合同履行文件：包括变更通知、付款凭证、验收报告等。
3. 合同解除、终止文件：包括解除、终止合同的通知、协议等。
4. 其他相关文件：包括与合同履行相关的会议纪要、往来函件等。
第六条合同档案的整理要求：1. 合同档案应按照合同签订、履行、变更、解除、终止等顺序进行排列。
2. 合同档案的装订应规范，采用统一规格的档案袋、档案盒等。
3. 合同档案的目录应清晰、完整，便于查阅。
第四章保管与利用第七条合同档案的保管要求：1. 合同档案应存放在通风、干燥、防火、防盗、防潮、防虫的环境中。
2. 合同档案的存放应按照档案类别、时间顺序进行排列，便于查阅。
3. 合同档案的借阅应严格按照规定程序进行，借阅人需填写借阅单，经批准后方可借阅。
工程档案保管制度
工程档案保管制度一、总则1. 为了加强工程档案的管理，保证工程档案的完整性、准确性和系统性，特制定本制度。
2. 本制度适用于本单位所有工程项目的档案管理工作。
3. 工程档案是指在工程建设全过程中形成的，具有保存价值的图纸、文件、资料等记录。
二、档案管理部门职责1. 负责制定和完善工程档案管理的规章制度。
2. 负责组织工程档案的收集、整理、归档和保管工作。
3. 负责对工程档案的使用进行监督管理。
4. 负责定期对档案的保存状况进行检查，并采取相应的保护措施。
三、档案归档要求1. 工程档案应按照国家有关规定和标准进行分类、编号和装订。
2. 归档的工程档案应为原件或经审核确认的复印件。
3. 归档材料应齐全、字迹清晰、图面整洁。
4. 归档时间应在工程项目竣工验收后三个月内完成。
四、档案保管与使用1. 工程档案应存放在专门的档案室内，并由专人负责管理。
2. 档案室应具备防火、防潮、防虫害等基本条件，确保档案的安全。
3. 未经授权，任何人不得随意查阅、借阅或复制档案资料。
4. 借阅档案时，应填写借阅单，并按规定时间归还。
五、档案的电子化管理1. 鼓励采用电子化手段进行工程档案的管理，提高管理效率。
2. 电子档案应备份至少两份，一份用于日常使用，一份作为备用。
3. 定期对电子档案进行检测和维护，确保数据的完整性和安全性。
六、档案的销毁与移交1. 根据国家有关法律法规和本单位的实际情况，对超过保存期限的档案进行鉴定和销毁。
2. 销毁档案应经过相关部门审批，并做好销毁记录。
3. 对于需要移交上级单位或其他单位的档案，应按照规定程序办理移交手续。
七、附则1. 本制度自发布之日起实施，由档案管理部门负责解释。
2. 如有与国家法律法规相抵触的地方，以国家法律法规为准。
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工程合同及工程档案管理制度
甲方：___________________
乙方：___________________
日期：___________________
说明：本合同资料适用于约定双方经过谈判、协商而共同承认、共同遵守的责任与
义务，同时阐述确定的时间内达成约定的承诺结果。
文档可直接下载或修改，使用
时请详细阅读内容。
兰州至海口国家高速公路姚渡（甘川界）至广元公路工程项目土建工程施工
G6合同段
工程合同及档案管理制度
岳阳市公路桥梁基建总公司
广甘高速G6合同段项目部
二00九年九月一日
工程合同及工程档案管理制度
为进一步加强工程合同及工程档案管理工作，提高工程合同及工程档案管理水平，逐步实现公司工程合同及工程档案管理工作的规范化、
制度化、科学化，特制定本制度。
一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的以工程项目为中心的资料总和，其构成包括招上级发文、本处文件、各项报告批文、招投标文件；各类合同及附件、设计资料及图纸、设计变更与工程洽商资料、监理文件、施工日志、会议纪要、审计结论及各种验收证件、检测报告、材料设备的合格证及说明书、施工图、财产移交手续及其他需要存档的文件。
二、合同档案管理原则
1、合同档案实行网络管理体系，由公司工程行政人员集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。
2、工程行政人员负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有工程合同及档案，并负责监督指导各个工程项目部的合同及档案管理工作。
3、各项目部应分别建立建全档案文档的形成、积累、整理、归档工作体系。
三、资料收集与管理：
1 .上级发文原件由办公室收存，文件使用人员留复印件。
2. 工程档案资料按项目收集。
3. 工程立项开始及在建期间：报告、承匕文、设计资料、图纸由报批人和委托人收存；设计变更、；工程洽商、合同等按照相应管理制度收存；监理文件、施工日志、竣工图各种验收证件，由工程管理科收存；检测报告、材料设备的合格证件与设备说明书等由材料科收存。
4. 工程竣工交付使用后项目负责人将全部工程档案收集后交档案管理人员，档案管理人员按规定装订成册，送交档案馆或院内存档。
5 .审计结论及财产移交手续直接由资料室收存。
四、合同文档的移交
1、每个工程项目在正式签署合同后须将合同正本原件移交合同管理组及财务部存档。
2、各工程项目应由项目经理将全套合同资料档案（交接清单参见附表2）向合同管理组移交。
3、合同项目终止后各项目部须将该项目的所有技术资料汇总成册，经公司领导审阅后，具有长久保存价值的技术资料向合同管理人员移交。
4、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。
5、合同文档移交时，必须编制档案移交清单并当面清点。
以双方签字认可后方为完成交接手续。
五、合同文档的管理办法
1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。
2、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。
3、档案管理人员要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。
4、合同管理组应根据实际需要编制合同档案检索工具，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。