沟通与写作：语言表达与沟通技能-集体交流与沟通效果

语言表达与沟通技能培养第五章 集体交流与沟通效果开场白在学习生活和职场中，汇报工作、组织会议和团队沟通是使用频率非常高的群体交流手段。

掌握汇报工作的方式方法，了解组织会议的基本流程，掌握会议主持技巧，重视自我沟通，学习团队内外部的沟通方式，必能助力职场发展。

第五章集体交流与沟通效果主要内容第一节 汇报工作第二节 会议沟通第三节 达成共识【任务目标】1．掌握汇报工作的共性技巧。

2．养成及时汇报工作的习惯。

【课堂训练】年底，学院辅导员要求各个学生社团负责人汇报一下本学期学生活动的开展情况，并就下学期即将开展的活动进行简要说明。

汇报时，需要制作PPT演示文稿。

如果你是学院学生会主席，请撰写一份汇报提纲，并设计一份配合汇报使用的PPT。

【训练解说】从原则上说，只要是上级直接交办或委托他人交办的工作，无论大事小事，无论工作的结果是否圆满，均应向上级如实作出相应的汇报。

汇报工作有时采用书面汇报，有时采用口头汇报，不管是采取哪种形式，汇报工作的共性技巧是相通的。

一、明确汇报目标为什么要汇报、汇报什么？在学习中，参与科研项目就需要经常向指导教师汇报研究进展；入党申请人需要定期向党组织汇报自己的学习、思想和工作情况……研究生阶段，养成定期向导师汇报学习和研究进展的习惯。

把阅读文献的情况、学习或研究中遇到的问题主动、及时向导师汇报，是为了得到导师有针对性的指导。

一、明确汇报目标在工作汇报中，汇报内容，有些是领导要求汇报的，有些则是我们觉得哪些工作需要向领导汇报。

如果是被动汇报，就要吃准领导要求，要求汇报什么就集中汇报什么，无关的无需汇报。

如果是主动汇报，需要考虑汇报的目的、汇报的时机等。

二、把握汇报时机在学习中，建议定期向导师进行汇报，比如一月汇报一次，可以以召开研究小组组会的形式汇报，也可以通过邮件向导师书面汇报。

入党申请人一般需要每个季度进行一次思想汇报，如有特殊情况，需要及时汇报。

二、把握汇报时机在工作中，可以事前、事中和事后汇报。

事前汇报：获得领导的认同和指导，提高办事的效率。

事中汇报：能够让领导及时了解工作的动态。

如果领导给予指导的话，还可以及时改进工作的方式方法。

事后汇报：为了把工作结果告知领导，顺便做个工作总结，为下一步工作做好铺垫。

【扫码看汇报技巧】（汇报工作的时机）三、理清汇报思路关于学习和研究进展汇报：可以采用表格的形式来体现汇报思路。

比如，学生定期向导师汇报阅读文献情况，汇报的思路可以这样：先列出文献题目、文献来源等信息，然后摘录文献中的核心内容或核心观点，最后把阅读后的启发或想法写出来，并就有关问题向导师请教。

三、理清汇报思路在职场工作中，先说什么，后说什么，哪些内容简略提及，哪些内容需要详细说明，都必须整理出一个比较清晰的思路来。

建议：在整理汇报思路时，先列出提纲，列出一个一个的小标题，有逻辑地排列，在汇报时逐条道来。

四、突出汇报重点在把握汇报重点方面，不一定是你认为的重点，而要从对方的角度来思考，想想指导教师或领导关心什么、关注什么。

学生向导师汇报学习或研究情况时，汇报重点是“问题”，这样才有利于学习进步，有利于研究工作的顺利开展。

职场工作的汇报重点是“结果、成效”，而不是过程和原因。

下面主要从职场工作汇报的角度来说明。

四、突出汇报重点任何一项工作都有自己的重点，在任何工作程序中，各个环节的轻重缓急的分量是不同的。

所以，我们要善于把握重点，抓住工作的要害或关键之处。

这些关键问题往往关系着工作的大局或重大利益。

领导听你的汇报或看你的汇报材料时，所关心的主要问题，就是你对工作中的重点问题、关键问题的处理结果如何。

汇报内容过多时，难以突出重点，这时就需要进行归纳整理。

四、突出汇报重点提前想好与领导谈话的目的和核心要点，依次列出重点一二三，并将最重要的事情放在最前面说。

建议：每次汇报时重点汇报一个问题，只突出一个重点，最多不超过3个问题或3个重点。

在汇报时，可以多利用数据来支撑，用充分的数据来反映成效、说明问题。

四、突出汇报重点如果是书面汇报：把汇报材料写得简练一些，突出各级大小标题，领导翻阅材料时，标题是其关注点。

鲁迅曾说：“写完后至少看两遍，竭力将可有可无的字、句、段删去，毫不可惜。

宁可将可用小说的材料缩成速写，决不将速写材料拉成小说。

”写汇报材料也是如此。

四、突出汇报重点如果是口头汇报：掌握领导问什么你答什么的原则和策略，不做无谓的拓展和借题发挥。

比如：领导让你汇报工作的结果，你就直接说结果，而不要叙述事情的办理过程，不要把自己处理事情的难易程度、艰辛付出等借机说出来，领导可能对过程不感兴趣，甚至会认为你有邀功请赏之嫌。

五、讲究汇报方法领导具有两种不同的风格，一般分为倾听型和阅读型。

只有掌握了领导风格，我们才能更好汇报工作。

面对倾听型的领导，更适合用口头汇报工作；面对阅读型的领导，更适合写一份工作汇报。

五、讲究汇报方法“电梯法则”——源自麦肯锡公司曾经得到过的沉痛教训【案例说明】五、讲究汇报方法该公司曾经为一家重要的大客户做咨询。

咨询结束的时候，麦肯锡的项目负责人在电梯间里遇见了对方的董事长，该董事长问麦肯锡的项目负责人：“你能不能说一下现在的结果呢？”由于该项目负责人没有准备，而且即使有准备，也无法在电梯从30层到1层的30秒钟内把结果说清楚。

最终，麦肯锡失去了这一重要客户。

从此之后，麦肯锡要求公司员工凡事要在最短的时间内把结果表达清楚，凡事要直奔主题、直奔结果。

它的原理是结论先行，论点次之。

在开场前先抛出一个核心结论，然后再一步步展开论点的叙述，哪怕对方的时间有限，在短暂的时间内，他也能得到最有效的信息。

五、讲究汇报方法“电梯法则”该如何操作和运用呢？第一步，结论先行，因果倒置。

比如：案例：××（领导），您好！我跟您汇报一下上一周的产品推广和销售情况。

上周共销售了×份产品，销售额达到×元，比前一周增长了×%，我们还开拓了××这个市场。

在推广销售中，我们主要采用了以下措施……五、讲究汇报方法第二步，自上而下，依次说明。

案例：我们主要采用了以下措施：首先制定销售计划……，其次分工协作，由××负责联系老客户，由××挖掘新客户……，另外，在销售渠道上，我们借鉴……做法，对……进行尝试。

当然，我们也遇到了一下问题，比如……这种法则是先给出结论，让领导知道结果，然后他才有可能带着问题去听下一步关于细节的具体说明和陈述。

五、讲究汇报方法汇报工作的方式方法有很多，结论先行、从上而下的“电梯法则”只是其中之一。

这种开门见山式的表达，适用于以突出成果为主要目的，需要在短时间内说清楚一个要点、事情的工作场景。

如果是在生活化的场景，这种方式就不太适用了。

【拓展训练】党政机关公文文种中有一种上行文叫“报告”，报告是适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问的公文。

按内容来分，有工作报告、情况报告、建议报告、答复报告。

报告文种的考查首次出现在2004年的国考公务员申论试题中，并在以后的国考省级申论试卷中不断出现。

这是对书面报告能力的考查，有意报考公务员或选调生的同学可以查阅相关材料，了解此类题型的作答方法和技巧。

【任务目标】1．了解会议组织工作的一般流程。

2．了解会议组织工作中常见文种的基本写法。

3．掌握主持会议的语言技巧。

【课堂训练】发言类会议主持模拟训练为了进一步加强班级学风建设，交流所学专业的学习方法，模拟举办一场学风建设与学习经验座谈会。

从班级同学中挑选4名同学作为发言代表，挑选1名同学作为会议主持人，其余同学作为听众。

每位同学发言时间不得超过3分钟。

主持人要注意保持会议的完整性，在15分钟之内结束会议，并进行会议总结。

教师从其余同学中指定一两个同学进行点评，然后教师进行综合点评。

从党政机关、企事业单位、社会团体到项目团队、学生社团、班级、团支部等，召开会议是一项重要的工作。

会议沟通是运用非常频繁的一种群体沟通手段。

我们常常会参加很多会议，也可能组织并主持很多会议，比如办公会议、专题座谈会、各类学生比赛活动、颁奖典礼或表彰大会、文艺联欢晚会、科研项目组会议、学术报告会研讨会、科研项目评审会答辩会等。

这些活动都涉及到会议组织工作。

一、会议组织工作流程会议组织工作是指围绕会议所进行的各项组织、管理和服务工作，包括从会议的准备到善后的一系列具体工作，完整的会议组织工作包括会前准备阶段、会中实施阶段以及会后总结工作等。

一、会议组织工作流程（一）会前准备阶段会前准备就是对会议的筹备和计划，是为达到会议目的而对各种工作任务所做出的系统安排。

1．人员调配2．财务预算3．物质准备一、会议组织工作流程（二）会中实施阶段谁来主持，谁致开幕词，谁致闭幕词，各就各位。

1．会议记录2．会场服务一、会议组织工作流程（三）会后总结工作清理会场、整理会议记录、撰写纪要、撰写新闻稿等。

会议材料存档备案。

梳理会议总结材料，整理会议议程涉及到的各项内容、主要人员发言材料、会议讨论内容和总结性结论。

如有必要，需根据会议记录和总结性材料撰写纪要，然后报领导审批。

重要会议结束后，可考虑在网站上或微信公众号发布会议相关新闻。

【扫码看写作技巧】（纪要的写作）二、发言类会议主持会议主持涉及如何开场、如何联接、如何驾驭、如何总结等诸多环节，无论哪个环节处理得不好，都会影响会议的效果。

可以说，会议主持对于组织会议召开、把握会议主题、控制会议进程、调动与会者情绪、正确引导讨论问题、掌握会议时间、提高会议质量具有举足轻重的作用。

二、发言类会议主持（一）会议开始时的开场白准时宣布会议开始。

【做法】：主持人在会议正式开始前，可以先用几秒钟的时间面带微笑地环视全场，跟与会者进行眼神的简单交流后，引起大家注意，然后准时宣布会议开始。

二、发言类会议主持（一）会议开始时的开场白首先，根据会议内容进行串词，介绍来宾或领导。

在介绍领导和来宾前或在会议开始之前，一定要提前掌握他们的职务、职称、姓名、所在单位等信息，不能遗漏，不能把职务搞错，以免带来不必要的误会和麻烦，影响会议效果。

二、发言类会议主持（一）会议开始时的开场白在介绍领导和来宾之后，一般是由主持人说明会议的主题、目的、意义和议程，向与会者介绍会议的总体安排和相关要求，语调与表情要与会议气氛一致。

开场白要富于启示性和诱导性，时间不宜太长，然后进入到会议的主体部分。

二、发言类会议主持（二）会议进程中的主持在会议进程中，主持人负责控制好发言秩序与发言者的发言时间，在会议中穿针引线，控制整个会议的节奏和程序，但要注意，主持人不是会议的中心，其任务是突出别人、衬托别人、拾遗补缺，不能喧宾夺主。

在这期间，各种问题各种现象均可能出现，这需要主持人具备良好的临场应变能力。