卷内目录(页号)
档案管理学基础(人大版)讲义：4.5 卷内文件目录、案卷目录与档号
第五节卷内文件目录、案卷目录与档号
一、卷内文件目录
1．卷内文件排列
时间、重要程度、作者、问题、地区、文件名称
2．卷内目录及备考表
二、案卷目录
案卷目录就是案卷的名册，是著录案卷内容和成分并按一定次序排列的一览表。
三、档号
长期以来，我国许多档案馆不编档号，或档号残缺不全，从而影响了档案的查找利用。
全宗号、目录号、案卷号、页号（件号）
1．全宗号
序时流水编号法按进馆档案的先后顺序编号
系统编号法如党群、政法、工交、农林、财贸按立档单位重要程度编号
系统流水编号法G002．J011．A024．X136
2．目录号
3．案卷号
4．件号或页号。
如何给档案编目,最全的卷内文件目录 格式
档案归档文件目录
根据《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）要求，归档文件应逐件编目。
归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。
档案文件目录式样如下：
上述内容可根据上级部门要求或本单位工作实际情况进行删减。
比如，序号改为件号，去掉“密级”。
注：
1.序号：即件号，填写归档文件顺序号。
2.档号：文件档号，按照《归档文件整理规则》5.4.2-5.4.3编制。
3.文号：文件的发文字号。
没有文号的，不用填写。
4.责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
5.题名：文件标题。
没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文
件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[ ]”。
6.日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如
20230419。
7.密级：文件密级按文件实际标注情况填写。
没有密级的，不用填
写。
8.页数：每一件归档文件的页数总数。
文件中有图文的页面为一页。
9.备注：注释文件需说明的情况。
案卷目录、卷内目录说明
案卷目录、卷内目录说明
案卷目录说明：
案卷目录应包括序号、档号、案卷题名、总页数和保管期限。
这些信息应与案卷封面所标识的信息一致。
备注可根据需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。
卷内目录说明：
卷内目录应包括序号、文件编号、责任者、文件题名、日期和页数。
序号应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件材料的排列序号。
文件编号是红头文件的文号，即文件材料印制时的编号，包括代字、年度和序号。
责任者应使用全称或规范性简称填写。
文件题名应照实抄录，如果文件材料没有标题，应由立卷人根据文件内容拟写题名。
日期是文件材料的形成日期，即盖章落款的日期。
页数应填写该文件的总页数或起止页号。
档案目录格式规范
档案⽬录格式规范新⽂书档案⽬录格式（⼀）归档⽂件⽬录归档⽂件⽬录年度：2008 类⽬：2 保管期限：永久盒号：004①⼀般地，纵向⽬录式表格（包括备考表等）距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm。
以上字段从左⾄右依次保持宽度为10、20、20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。
②⼀般地，纵向⽬录式表格（包括备考表等）⾄顶端纸边35mm。
纵向表格⾸⾏字段部分⾼度为20，其余表格部分采⽤15（⾏）*15（mm）分布。
③⼀般地，⽬录式表格表标题部分⼩⼆号宋体加粗，字段部分全部四号仿宋体加粗，条⽬部分五号或⼩五号仿宋体（依字符数量具体情况⽽定）。
④⽬录中“备注”项，⼀般填写对⽂件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等，下同。
注：纵向⽬录表格格式均参照以上。
（⼆）全引⽬录式样0--5⼤类档案全引⽬录索引年度:2008年①⼀般地，索引表格距左侧纸边30mm，距右侧纸边25mm。
以上字段从左⾄右依次保持宽度为25、25、25、25、30、25（mm），整表宽度为155mm。
②⼀般地，索引表格⾄顶端纸边40mm。
表格⾸⾏字段部分⾼度为20，其余表格部分采⽤18（⾏）*10（mm）分布。
③⼀般地，索引表标题部分⼩⼆号宋体加粗，字段部分全部⼩四号仿宋加粗，条⽬部分五号或⼩五号仿宋体（依字符数量具体情况⽽定）。
注：索引表格格式均参照以上。
（三）新⽂书档案备考表式样备考表②备考表内字段式⽂字均为三号宋体字加粗，内容字体需⼩于字段式⽂字。
③⼀般地，备考表均距左侧纸边25mm ，距右侧纸边15mm ，⾄顶端纸边35mm 。
（四）新⽂书档案卷盒脊背档案盒盒脊式样档案盒底边式样单位：mm(两种样式取其⼀,档案盒竖⽴放置取左,放倒放置取右)①虚线框及当中“全宗号”等⽂字均不需写出，请替换为相应名称所代表的实际内容。
下⽂中出现此“虚线框”符号，请依样处理。
（五）新⽂书档案全引⽬录脊背（以下以公司为例，各单位需根据样式换成本单位标识）⽰例⼀⽰例⼆说明：1、全引⽬录脊背式样如上，⼤⼩⾃定，效果整齐统⼀；全引⽬录年度⽂书档案第 1/3 册全引⽬录年度⽂书档案全1册2、⽂书档案分年度组织全引⽬录，⼀册能⽤的注明“全1册”，⼀册不够的另⽴多册，每册注明“第M/N册”。
卷内目录标准格式(A4)
卷 内 文 件 目 录
第 * 页 共 * 页
说明：
1、“序号”列宽为4，“文件编号”列宽为8.5，“责任者”列宽为8.5，“文件材料题名”列宽为31，“日期”列宽为4，“页次”列宽为4，“备注”列宽为8。
页边距上下左右分别为2.5，2，2.5，2.
2、标题行单元格居中，其余各列如下：“序号”居中，“文件编号”右对齐，“责任者”左对齐，“文件材料题名”左对齐且前面空两格，“日期”居中，“页次”居中，“备注”居中。
3、“卷内文件目录”为18号字体，其余为10号字体，所有字体均为宋体。
4、每一行的行高为37.5。
5、日期栏分两行填写，第一行为年，四位数字，第二行为月和日，各为两个数字。
6、页码列填写其实页码，最后一行为三行，起始页码为第一行，“~”为第二行，终止页码为第三行。
卷 内 目 录
卷内目录档号:注：1 纸张尺寸为:297mm x 210mm。
页边距：上、下、右各20 mm,左：25 mm。
2 标题文字字体为宋体，大小为22磅，加粗；其余文字：字体为宋体，大小为12磅;空格内文字字体为宋体,大小为8~12磅。
案卷目录案卷封面式样卷内备考表式样档号:档号章式样存储电子文件的光盘,应附有标签，标签内填写编号、套别、名称、密级、保管期限、软、硬平台合肥城市轨道交通工程承包单位：合同号：监理单位：编号：工程设计变更依据性文件汇总表单位(子单位)工程：共（ )页第（ )页合肥城市轨道交通工程承包单位:合同号：监理单位：编号：设计变更情况一览表单位(子单位)工程：合肥城市轨道交通工程承包单位:合同号:监理单位：编号：单位工程、分部工程、分项、检验批划分及施工技术文件用表编号单位（子单位）工程:档案交接登记表1号线土建工程项目标段划分一览1号线系统设备采购、安装工程标段划分一览合格证书、检(试)验报告为复印件的必须加盖供货单位章方为有效， 并注明:施工中变更不大的可用施工图代替竣工图，但必须将变更的情况完整、准确、清晰的标注到图纸上.修改的内容和有关说明均不得超过原图框,并注明修改依据：式样1式样2 根据 *＊＊ 号变更文件第 *＊＊ 条修改合肥轨道交通1号线竣工文件文件编制注意事项轨道公司各部门、各参建单位：1.目前轨道交通1号线工程竣工验收阶段，工程档案不合格的不得通过竣工验收。
2。
1。
轨道公司各职能或承办部门及项目负责人应对本部门或项目归档文件的完整和系统负责。
2.2。
轨道公司各职能或承办部门及项目文件形成者应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责。
3。
具体注意事项3。
1.建设单位职责3.2 勘测、设计单位职责3.3施工单位职责3.4监理单位职责合肥轨道交通工程项目竣工档案移交表竣工验收阶段归档文件内容及建设单位保管期限表。
卷内目录 卷 号
24
GD24010603
中华建筑工程有限公司
模板拆除工程检验批质量验收记录表
25
GD240501
中华建筑工程有限公司
防水混凝土分项工程质量验收记录
26
GD24010501
中华建筑工程有限公司
防水混凝土工程检验批质量验收记录表
卷内目录卷号
（建筑工程）共1页第1页
15
GD2301118等
广东省建材有限公司
防水材料检验报告、产品质量证明书
工程质量控制资料—检验报告
18
GD2301034
中华建筑工程有限公司
混凝土坍落度检测记录表
19
GD2301036
中华建筑工程有限公司
混凝土养护情况记录
20
GD2301039
中华建筑工程有限公司
标准养护混凝土试块抗压强度检验结果汇总表
地基基坑（槽）回填土施工检查记录
35
GD2301004
三习勘察设计院
基坑监测总报告
工程质量控资料—检测报告
36
广州市硬功夫检测室
超声法检测混凝土缺陷报告
37
广州市硬功夫检测室
结构抽测报告
卷内目录卷号1
（建筑工程）共1页第1页
序号
文件编号
责任人
文件题名
日期
页次
备注
工程安全功能检验资料及主要功能抽查记录
3
GD240501
中华建筑工程有限公司
土方回填分项工程质量验收记录
4
GD24010102
中华建筑工程有限公司
底板土方回填工程检验批质量验收记录表
5
GD240501
档案目录格式规范
档案目录格式规范 SANY GROUP system office room 【SANYUA16H-新文书档案目录格式（一）归档文件目录归档文件目录年度：2008类目：2保管期限：永久盒号：004①一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm。
以上字段从左至右依次保持宽度为10、20、20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。
②一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）至顶端纸边35mm。
纵向表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用15（行）*15（mm）分布。
③一般地，目录式表格表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部四号仿宋体加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。
④目录中“备注”项，一般填写对文件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等，下同。
注：纵向目录表格格式均参照以上。
（二）全引目录式样0--5大类档案全引目录索引年度:2008年①一般地，索引表格距左侧纸边30mm，距右侧纸边25mm。
以上字段从左至右依次保持宽度为25、25、25、25、30、25（mm），整表宽度为155mm。
②一般地，索引表格至顶端纸边40mm。
表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用18（行）*10（mm）分布。
③一般地，索引表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部小四号仿宋加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。
注：索引表格格式均参照以上。
（三）新文书档案备考表式样备考表①“盒内文件情况说明”不能为空，描述盒内文件数量、互见信息、是否复印件归档、有无笔迹材料问题等等。
②备考表内字段式文字均为三号宋体字加粗，内容字体需小于字段式文字。
③一般地，备考表均距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm，至顶端纸边35mm。
（四）新文书档案卷盒脊背（五）新文书档案全引目录脊背（以下以公司为例，各单位需根据样式换成本单位标识）示例一示例二说明：1、全引目录脊背式样如上，大小自定，效果整齐统一；2、文书档案分年度组织全引目录，一册能用的注明“全1册”，一册不够的另立多册，每册注明“第M/N册”。
卷内目录页码编写的规定
（一）卷内文件的编号：
1.编制页号一律使用阿拉伯数字，从“1”开始，有效数字前均不得出现“0”。
2.编号要求认真慎重，务求准确。
编后仔细检查，发现问题应即时采取措施补救：
①重号：将重号改为支号式。
如6号为重号，可改为“6—1”和“6—2”，在备注栏注明第六页共两页。
②漏号：采用分号式。
如第6页应是7而编成8，可将第6页改为“6—7”在备注栏注明“6—7”页共1页。
③错号：将错号能刮则刮，不能刮则划掉，重新填上正确页号。
3.页号位置：正面文件打在右上角，反面文件打在左上角。
小册子每本编一个页号【如所有权证】，但必须在备注栏中注明：“本卷第XX页为一册，共XX页”。
4.封面、扉页、卷内目录、底页或无字无图的页面均不编号。
5.为规范编号，页号可用自动编号机，碳素墨水或油墨打印。
（二）编制卷内目录：
卷内目录应按卷内文件排列的顺序填写，卷内目录上的内容应与卷内文件的份数及排列的顺序相一致。
不重登，不漏登，不错登。
1.顺序号：卷内文件按顺序编的流水号，每份文件有一个顺序号。
2文件作者、文件名称：由于房地产产权档案类别多，所形成的文件内容也不同，事先无法印制统一模式，可采用下列几种方式：
①事先印好统一的排列模式，有哪项填哪项。
②由档案人员用钢笔或中性笔书写，要求字体端正，整齐美观。
③共性资料相同的十户以上，由档案人员抄写后，微机打印。
3.文件号：即文件字号，指发文机关编写字号的文件。
3.页号：指卷内文件所在之页的编号。
4.备注：留待案卷发生变化情况之用。
档案目录格式规范
关于下达大唐国际发电股份有限公司 2008 年第一批小型基建计划的通知
关于下达大唐国际发电股份有限公司 2008 年第二批小型基建计划的通知
关于下达大唐国际发电股份有限公司 2008 年第三批小型基建计划的通知
2008.01.12 3 2008.04.12 4 2008.10.22 6
①一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）距左侧纸边 25mm，距右侧纸边 15mm。以上字段从左至右依次保持宽度为 10、20、 20、70、20、10、20（mm），整表宽度为 170mm。 ②一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）至顶端纸边 35mm。纵向表格首行字段部分高度为 20，其余表格部分采用 15（行）*15（mm）分布。 ③一般地，目录式表格表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部四号仿宋体加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符 数量具体情况而定）。 ④目录中“备注”项，一般填写对文件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等，下同。
类目名称
案卷目录 所在页号
燃料设备管线施工安装文件
1
锅炉设备管线施工安装文件
1
汽机设备管线施工安装文件
3
化水设备管线施工安装文件
6
暖通及其它系统设备管线施工安装文件
8
焊接记录、试验报告
10
材料出厂证书
12
设计变更、工程变更、材料代用单
16
2 号机 卷内目录 所在页号
1 10 59 69 99 110 135 160
143—190 盒 191—250 盒 251—280 盒 281—310 盒
90 号柜 91 号柜 92 号柜 93 号柜
311—340 盒 341—360 盒 361—391 盒 393—400 盒