孚盟软件客户管理操作手册

孚盟软件FumaCRM8 邮件部分业务员使用手册

二零一三年十月

目录

引言 (3)

邮件部分 (3)

【基础篇】 (3)

1、邮箱绑定设置： (3)

2、企业邮局的邮件如何导入到系统里面 (6)

3、如何设置新建邮件模板、回复邮件模板 (7)

邮件日常处理操作指导 (9)

1、待处理的使用 (9)

2、查看新邮件 (10)

3、如何通过邮件建立客户档案 (11)

4、如何回复客户邮件 (13)

5、重要邮件如何设定跟踪 (13)

【技巧篇】 (14)

功能一：如何使用邮件规则功能 (14)

功能二：如何对邮件进行分类 (16)

功能三：如何对重点及同类邮件管理 (16)

功能四：如何关注重点客户 (18)

功能五：如何利用分发功能取代转发 (18)

功能六：如何做开发信的推广 (22)

引言

非常感谢您使用我司软件，希望这套系统可以给您工作带来便利性，同时也希望这套系统可以很好的帮助您管理好邮件和客户资料。在使用这套系统之前，我希望您可以摒弃之前使用网页、OUTLOOK、FOXMAIL的习惯，因为这套系统将带给您不一样的思路去管理。如在收件箱下面根据客户名称建文件夹等，这不是最有效的方法，在教程里我会选择让你们放弃这种管理思路，当然我也会推荐一些管理思路给到您。我制作这个教程，结合了大量客户的使用经验，接下来的教程分为基础篇和技巧篇，希望孚盟软件可以助您一臂之力。

邮件部分

【基础篇】

在使用邮件部分之前，您需要确定以下三个步骤（简称“头三步”）是否已经完成了。1、邮箱是否绑定到系统里面了，并且已经验证可以正常收件和发件了；2、之前的邮件是否导入到系统里面了；3、个人模板是否已经在系统设置好了。范本截图见下：

1、邮箱绑定设置：

1）操作流程：模块-系统设置-邮件-邮件账户设置

2）点开“邮件账户设置”，点击左上角“”，可以看到如下界面，在首页里填写好邮箱账号、密码（邮箱密码，如果网页上有改动的话，这里也要变动的，不然会收发不了邮件的）、显示名称（对外您的称呼）、账户类型（业务员选择个人的）、拥有人（该邮箱属于谁负责的拥有人就是他），设置好后如下图范本：

3）设置邮箱的POP（收件服务）、SMTP(发件服务)，不同的企业邮局有不同的，如163的是和，QQ 的是和,具体问贵司的企业邮局供应商，设置范本如下：

4）设置好后，测试设置是否成功，分测试收件和发件，收件测试：点开邮件界面，点击“收取”倒三角，选择要测试的账号，如果只有1个账号的话，直接点击“收取”即可，如果收取得了邮件的话，那么表示成功了。发件就不截图了，点到发件界面，发送一个邮件即可。如果设置都可以的话，那么恭喜您邮件账号设置成功。

2、企业邮局的邮件如何导入到系统里面

邮件导入分为：已发件箱和收件箱邮件

已发件箱导入

1）打开企业邮箱，在已发送界面，查看总共多少页，每一页都需要逐页导出。

2）第一页全选，点击，下载到桌面上，在桌面上新建一个文件夹，将导出的压缩文件拖到新建文件夹里面，在文件夹里解压。

3）回到系统邮件界面，右键已发件箱，弹出邮件导入界面，两种方式选择，选好后，

再点击开始导入

4）在企业邮箱里面选择第二页，再重复抄作以上步骤，以此类推，即可将所有的已发送邮件全部导入到软件。

收件箱导入

1）如果全部在网页上的话，直接绑定好邮件下载就可以了。

2）如果有些在FOXMAIL或OUTLOOK的话，按照上面的操作方式操作即可。

3、如何设置新建邮件模板、回复邮件模板

3.1新建邮件模板

1）点击到邮件界面，点击写信旁边的“倒三角”，点击模板管理，如图：

2）右键新建邮件模块，弹出，填写名称后点击确定

3）填写好正文内容点击“保持”即可，范本截图如下：

4）如果要设置默认签名的话，以后发邮件自动带过去的话，新建界面下方选择默认的新建模板，点击“保存”即可，范本截图如下：

3.2回复邮件模板

回复邮件模板与新建邮件模板类似，在回复邮件模板右键新建即可，不同点在于回复时选择是否带入原邮件内容、原邮件附件等，在模板内容设置好后，点击上方的“插入宏”—“与原邮件相关的项”—引用相关选择即可，具体范本截图如下：

“

以上三步做完之后，那么恭喜您，可以正式使用孚盟软件了。

在使用我司邮件系统之前，您需要做好以下几个改变：

1、改变之前在收件箱下面建立很多文件夹，然后按照文件夹给客户分类；

2、改变之前内部同事邮件外来或老板/经理转发邮件给业务同事，转发是很繁琐的，用内部分发来取代；

邮件与客户关系管理的无缝链接图示：

邮件日常处理操作指导

1、待处理的使用

每天打开系统，先到“待处理”查看今天收到的新询盘以及昨天

未回复的询盘，待处理的意思指没有回复的邮件，只要是未回复的邮件都会永久性的到这里。用途：有效的帮助您整理新询盘，清晰的知道哪些是还没有回复的，特别是一天下来询盘量多的业务员，非常直观，有序的完成相应的询盘。如图：

2、查看新邮件

新邮件分为老客户发过来的新邮件和新客户发过来的询盘邮件，一般推荐查看方式：先看老客户的，再看新客户的（因人而议），如果是老客户的话，要查看之前的邮件往来历史和附件历史的话，可以查看右边的联系人、往来邮件、往来附件，。如果是显示陌生邮件的话，需要执行流程图的第二步建立客户档案。如下图：

3、如何通过邮件建立客户档案

用途：新来邮件建立好了客户档案之后，后期只要该客户建档邮箱发过来的邮件，自动会分配到该客户下面，可以方便的通过外来邮件查看所有的历史往来。分为三种情况：对新客户新联系人建档、老客户新联系人建档、老客户老联系人建档。

1）新客户新联系人建档分为两种情况，一种是B2B发过来的询盘，如阿里巴巴、中国制造，环球资源，这类询盘邮件正文会有该客户的信息，软件会自动抓取该邮件正文信息，跳转到快速录入客户界面，填写好相应的信息如客户来源、阶段等即可完成客户档案建立，平均计时5-10S。第二种是客户邮箱直接发过来的邮件，点击邮件右边的倒三角，选择“添加客户”或“添加到供应商”，跳转到快速录入客户界面，操作与第一种一样。范本如下图：