公司发票管理制度40452

发票管理制度

一、概述

为进一步规范我公司经济活动，加强发票管理和财务监督，根据《中华人民共和国税收征收管理法》、《中华人民共和国发票管理办法》，结合本公司的具体情况制定本制度。

本制度适用于恒生电子股份有限公司及其部分控股子公司

本制度所称发票，是指在购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中，开具、收取的收付款凭证。

本制度由财务管理部负责解释。

二、发票的领购、保管和缴销

1.公司所用发票由财务管理总部按规定统一向税务部门购买，财务管理总

部按税务部门要求对发票进行管理。

2.公司所用发票由财务管理总部专门人员保管并建立完整的发票登记簿，

详细登记各种发票购买、领用和结存情况，并定期向主管税务机关报告发票使用情况。

3.公司在办理变更或者注销税务登记的同时，办理发票和发票领购簿的变

更、缴销手续。

4.公司按照税务机关的规定和公司《会计档案管理制度》存放和保管发票，

不得擅自损毁，已经开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存5年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。

5.必须妥善保管发票。发生发票丢失情形时，应当于发现丢失当日书面报

告税务机关，并登报声明作废。发票丢失，由责任人承担造成的一切经济损失。

三、发票的开具

1.发票的基本联次包括存根联、发票联、记账联。存根联由收款方或开票

方留存备查；发票联由付款方或受票方作为付款原始凭证；记账联由收款方或开票方作为记账原始凭证。

2.发票的基本内容包括:发票的名称、发票代码和号码、联次及用途、客户

名称、开户银行及账号、商品名称或经营项目、计量单位、数量、单价、大小写金额、开票人、开票日期、开票单位(个人)名称(章)等。

3.不得有下列虚开发票行为：

1)为他人、为自己开具与实际经营业务情况不符的发票；

2)让他人为自己开具与实际经营业务情况不符的发票；

3)介绍他人开具与实际经营业务情况不符的发票。

4.公司按照发票管理规定使用发票,不得有下列行为：

1)转借、转让、介绍他人转让发票、发票监制章和发票防伪专用品；

2)知道或者应当知道是私自印制、伪造、变造、非法取得或者废止的发

票而受让、开具、存放、携带、邮寄、运输；

3)拆本使用发票；

4)扩大发票使用范围；

5)以其他凭证代替发票使用。

5.发票限于公司所在省、自治区、直辖市内开具。不得跨规定的使用区域

携带、邮寄、运输空白发票。

6.禁止携带、邮寄或者运输空白发票出入境。

7.公司需要开具发票（包含增值税专用发票和普通发票），首先由公司业

务部门相关人员发起销售发票开具申请流程，载明与合同相符的开要信息，经过适当审批后，提交财务部门开审核通过后开具发票。

8.按照国家规定，公司必须在发生经营业务确认营业收入时开具发票。未

发生经营业务一律不准开具发票。考虑到实际经营过程中，客户往往将收到发票作为支付款项的必要条件之一。为保证公司经营正常进行且风险可控，对于销售蓝字发票开据，按下列变通措施进行控制：

1)不得虚开乱开发票，发票开据的各要素，必须与签订的合同完全一致。

2)开票申请流程，由业务部门相关人员提起，须经适度的审批，且经财

务审核通过。

3)依据合同条款中签订的预收款条款，预收款须开具发票的，业务部相

关人员发起开票申请流程，经事业部总监审批同意，财务审核通过后，

开据发票。

4)达到销售合同条款中签订的收款里程碑点条件，须开具发票的，业务

部相关人员发起开票申请流程，经事业部总监审批同意，财务审核通

过后，开据发票。

5)依据完工进度，符合外部收入确认条件的，业务部相关人员发起开票

申请流程，财务审核相符后，开据相应发票。

6)不符合上述三条件任何之一的，但确有需要开票的，属特批开票，业

务部相关人员发起开票申请流程，须经事业部总经理审批同意，且财

务审核通过后，开据相应发票。

9.开具发票后，当发生销货退回、销售折让以及开票有误等情况，符合发

票作废条件的，收回原发票并注明“作废”字样，不需开红票的情况：

1)符合普通发票作废的条件，是指同时具备下列情形：

①收到退回的普通发票原件。

②购货方未作帐务处理，且我方也未作帐务处理（即在发票开出

的当月又马上退回公司财务部门发票）的。

③符合普通发票作废条件的，业务部门相关人员负责收回原发票

原件，在将发票原件交回财务部门前，发起发票退回流程，在流程

中注明发票退回原因及原件交财务时间，财务部门收到发票并签收

确认，同时财务必须将收回的发票联存根联、记帐联等其他联次粘

贴在一起，在每联上加盖作废章，作为发票档案保存。

2)符合增值税专用发票作废的条件，是指同时具备下列情形：

①收到退回的发票联、抵扣联原件的时间未超过我方开票当月

（注超出当月的须开红票）；

②我方未抄税并且未记账；

③购买方未认证或者认证结果为“纳税人识别号认证不符”、“专

用发票代码、号码认证不符”。

④符合专用发票作废条件的，业务部门相关人员负责向购买方收

回原发票及抵扣联原件，在将发票及抵扣联原件交回财务部门前，

发起发票退回流程，在流程中注明发票退回原因及原件交财务时

间，财务部门收到发票并签收确认，同时财务必须将收回的发票联、

抵扣联与存根联、记帐联等其他联次粘贴在一起，在每联上加盖作

废章，作为发票档案保存。

10.当发生销货退回、开票有误等情形或者因销货部分退回及发生销售折

让，需要开具红字发票，应视不同情况分别处理视不同情况：

(一)开具红字普通发票按以下办法处理：

1)购买方未作帐务处理，我方已作帐务处理（即在发票开出的当月

未能及时退回发票）的，业务部门相关人员负责向购买方收回原

发票原件，在将发票原件交回财务前，发起发票退回流程，同时