小额采购流程管理办法

小额采购流程管理办法

1、目的：

为加强管理，合理控制费用支出，增加支出透明性及可管控性，本着采购流程透明、采购结果合理、采购价格三家以上对比的原则，制定本管理办法。

2、范围：

适用范围：沈阳华锐商业管理发展有限公司各部门及物业管理中心。

发布范围：沈阳华锐商业管理发展有限公司各部门及物业管理中心。

3、规定内容：

3.1 采购流程（5万元及5万元以下）：

3.1.1、各部门需要采购的物品总价在5万元以下时，需将欲采购物品的详细要求（规格、型号、数量等）提报综合管理部进行统一询价。综合管理部必须对欲采购的物品进行三家以上供货商考察、询价。询价结果将遵循同等质量、同等商务条件的基础上三家取之低的原则，并将三家以上询价结果告知需求部门。如需求部门有符合标准的供货商，也可同时提报综合管理部作为参考供货商进行公开考察、询价；

3.1.2、需求部门根据综合管理部提供的三家询价结果填写呈报单（三家结果需全部明示），并按呈报流程报相关领导签批同意后，将呈报单转发至综合管理部，由综合管理部进行统一采购，需求部门不得自行采购；如采购的物品需预先出设计图（或设计方案）时，要先将设计图（设计方案）报公司领导签字审批合格后，再进入物品的询价流程；

3.2采购流程（5万元至10万元）：

3.2.1、各部门需要采购的物品总价在5万元以上，10万元以下的，综合管理部需将供应商相关资料及市场考察询价结果填写《供货商采购评审单》（详见附件一）中，经公司领导签批后，由董事长（或董事长授权总经理）最终确定供货商；

3.2.2、综合管理部负责与董事长（或董事长授权总经理）最终确定的供货商签订供货合同，进入合同会签流程。合同会签时，需将评审单附后，以便会签部门核实供货商信息；

3.2.3、合同会签结束后，签订正式合同，并根据合同规定进入供货（施工）周期。此时，需求部门需要对采购物品（施工现场）的材料、规格、数量等相关信息进行二次核对，以保证需求与合同信息完全相符；

3.2.4、物品到货后或施工现场竣工后，综合管理部及物品需求部门需同时对货品（施工现场）进行验收，并由综合管理部填写《货品验收合格单》（详见附件二）。综合管理部、需求方、供货商三方共同签字确认后，按合同规定付款；

3.3、文件存档：综合管理部需对《供货商采购评审单》及《货品验收合格单》一并按部门进行编号，统一存档、备查。

3.4、出入库及库存管理：

3.4.1、入库：已完成采购的物品均由综合管理部统一填写《物品入库单》或《固定资产/低值易耗入库单》，由采购经手人、需求部门经手人共同签字确认，并将入库单附在报销单之后一并进行报销流程签批手续,财务部需在审核报销单时严加管控；

3.4.2、出库：综合管理部负责填写《物品出库单》，由综合管理部资产管理员、需求产门资产管理员共同签字确认。要求需求部门根据出库单中物品的品名、规格、数量，及时更新部门资产台帐，做好本部门物品的入库、出库登记工作；

3.4.3、库存：需求部门如一次性将物品全部出库完毕，需将出库签收明细提报综合管理部备档；如一次性未出库，留有库存，经手人需将物品移交至该部门资产管理员处，由部门资产管理员进行资产的统一管理，已发放部分的签收明细需提报综合管理部备档。综合管理部资产管理员需按照《固定资产管理规定》中的要求，每月定期对本部门库房进行资产盘查，以保证帐物相符、帐帐相符的原则。

3.5、职能划分：

3.5.1、执行职能：公司各部门并物业管理中心

3.5.2、采购职能：综合管理部

3.5.3、监督职能：财务部、公司总经理班子

4、其它

4.1、任何部门及个人不得在有采购需求的时候自行采购，如发现有自行采购的，公司将不予付款；如违规情节严重的，公司将依据《商业公司员工行为规范》中的违规处罚办法执行；

4.2、此办法只适用于采购金额小于10万元的采购项目，超出10万元的采购项目，需采取正规招投标的方式进行统一竞标采购；

4.3、此办法只适用于非紧急状况下的物品采购工作。如遇紧急状况，由董事长（或董

事长授权总经理）亲自同意后可先进行物品采购，后做签批流程；

4.4、此办法自发布之日起生效，一切与此办法相冲突之处，均以此办法为准。

4.5、附件：

附件一：《供货商采购评审单》

附件二：《货品验收合格单》

附件三：《物品入库单》《物品出库单》

附件四：《固定资产/低值易耗入库单》

沈阳华锐商业管理发展有限公司

二ＯＯ九年六月二十五日

附件二：

货品验收合格单

编号：采购项目名

称

验

收

情

况

标注：产品规格、数量及是否符合合同标准等相关信息。

验收意见

需求部门：

负责人：日期：

供货商（施工单位）：

负责人：日期：采购部门：

负责人：日期：

注：本验收单壹式参份，需求部门、供货商及采购部门各执壹份。