公文改错技巧

公文改错技巧
一、公文的格式
1.文头部分：
公文文头又叫公文版头，它位于公文首页的上方，约占首页的三分之一，其下方有一条红线，为文头部分与下面的主体部分的分隔线。

其构成包括发文机关标识、发文字号、签发人、份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度等六个部分：
其一，发文机关标识：位于公文眉首的上部，居中排列，有两种形式：
第一种，由发文机关的全称或规范化简称加“文件”二字组成，如“中华人民共和国国务院文件”或“国务院文件“。

若是套红印刷的称为红头文件，若是黑色印刷的称为白头文件。

第二种，两个以上单位联合行文，要将联合各方的单位名称分行排列，主办单位列首位。

其二，发文字号：简称“发文号”或“文号”，位于发文机关标识正下方，由“机关代字”、“年号”加“顺序号”三个要素组成。

发文年份用阿拉伯数字，用六角括号括起来，如“国发〔2002〕1号”，其中的“国”是国务院的代字，“〔2002〕”是发文年份，“1号”是顺序号。

意思是：由国务院于2002年制发的第一个文件。

发文年份要写完整，“2002”不要写成“02”。

发文顺序号也要用阿拉伯数字书写，不编虚位（即“1”不编为“001”），不加“第”字。

其三，签发人：只限于上行文，签发人的书写位置于发文机关标识下方的右侧，将发文字号左移，使两者在分隔线上左右对称。

其四，份数序号：指一份文件在总印数中的顺序号，用7位阿拉伯数字标识于眉首左上角第一行处，顶格书写。

其写法是“0000001”。

按有关规定，只有绝密、机密级公文才标明份数序号，以免丢失。

其五，秘密等级和保密期限：凡是有保密要求的公文，必须在眉首右上角第一行顶格标明保密等级。

密级分为绝密、机密和秘密三种，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

其六，紧急程度：这是对公文处理时限的要求，分“特急”、“急件”和“限时送达”。

其位置在密级的下方。

2.主体部分：
主体部分由公文标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、特殊情况说明、附注、附件等组成。

其一，公文标题：公文标题在红色分隔线之下，位置居中。

标题应准确简要地概括公文的主要内容，一般由“发文机关”、“事由”、“文种”三要素构成。

发文机关名称要用全称或规范化简称；文头已有发文机关名称的，标题可省去发文机关；除批转法规性文件外，标题一般不加书名号和其它标点符号。

其二，主送机关：指承办或处理公文的受文单位，顶格写在标题左下方、正文之上，后加冒号。

一般情况下，上行文主送单位只有一个，不要“多头主送”；下行文可写多级受文单位；那些发布在报纸等媒体上的周知性公文，如公告、通告，可以不写主送单位。

其三，正文：正文是公文的核心部分，是用来表达公文的具体内容的。

正文位于主送机关名称下一行，每自然段左空两格，回行顶格，数字、年份不能回行。

正文部分内容较多的情况，一般要写开头、主体、结尾三个部分；内容较少，则采用篇段合一方式。

原公文格式中末页上端左侧顶格的“（此页无正文）”标注已撤销，现在的格式务必使印章与正文同处一面，以防止不法分子造假行骗。

其四，附件及附件说明：附件是指那些用来说明、佐证正件的图表、统计数字、情况说明以及其他文字材料。

附件说明，是指用于说明附件材料的名称及件数的专用格式。

“附件”两字写在正文结束以后，另起一行的下侧，开头空两格，加冒号，然后依次标注所附
机关应写全称或规范化简称；联合行文，主办机关应当排列在前；在文头或标题中标明了发文机关的，落款可省去，盖上印章即可。

印章是发文机关对文件生效负责的凭证。

印章与正文必须同处一面，用印的位置在成文时间上侧，要求上不压正文，下要骑年盖月。

几个机关联合行文时，印章不能重叠。

以领导者个人名义制发的公文的签名称之为签署。

签署的位置在成文日期之上偏左，在本人职务名称后空一格签名。

其六，成文时间：成文时间是公文形成或正式生效的时间。

除公文中明确注明生效日期的，一般是由机关领导人审批签发公文的时间；联合行文以最后一机关的领导人签发日期为准。

成文时间大多在文尾标注，用汉字小写，“零”写成“0”。

会议通过的文件，以通过日期为准，用小括号标注在标题的正下方。

其七，附注：附注也称注释，指的是对公文中某些内容或有关事项的说明，如对阅读范围和阅读对象的限定：“此文件发至县团级”，并用小括号标注，写在成文时间下一行，居左空2字。

我国现行发文范围有三个层次：“发至省军级”、“发至县团级”、“发至基层”。

上行文不限定阅读范围。

3.文尾部分：
文尾部分包括主题词、抄送机关、印发机关和印发时间、份数三个部分。

其一，主题词：它是公文主要内容的标准化概括，由标明公文主要内容及文种名称的名词或名词性词组组成，一份文件一般不超过7个。

主题词是提高公文检索速度的检索符号。

为适应引用公文主题词的需要，《国务院主题词表》规定了15类共1000个主题词，使用主题词不得超过主题词表的范围。

主题词标注在公文末页下部、抄送范围上方，居左顶格标识后加冒号，词与词之间不加标点符号，空一格以示区别。

其二，抄送机关：指除主送机关外需要执行或知晓公文的其它机关。

过去，对上级机关用“抄报”，对平级机关用“抄送”，对下级机关用“抄发”，现在统称为“抄送”。

公文的抄送，既要防止漏抄漏送，又要杜绝滥抄滥送。

“抄送”标识在主题词下一行，左空一字书写；同一层次的抄送机关之间用顿号隔开，不同级层的抄送机关之间用逗号或分号隔开，抄送机关的最后要标注句号。

其三，印发机关和印发时间、份数：印发机关指承办印发公文的单位，一般为发文机关的办公部门，写在抄送机关底格线下方左侧，左空1字。

印发时间指公文付印的日期，写在印发机关名称的右侧，用阿拉伯数字标识，如“2008年10月28日印发”。

通常，公文的成文日期在先，印发日期在后。

二、各类文种的范文
1、通告的范文：
北京市工商行政管理局
关于对利用电子邮件发送商业信息的行为进行规范的通告
京政发[2000]20号
为促进我市网络经济健康发展，保障电子邮件人的合法权益，创造公平的市场竞争环境，北京市工商行政管理局决定依法对电子邮件发送商业信息的行为进行规范。

特通告如下：
一、…………
二、因特网使用者利用电子邮件发送商业信息，应遵守以下规范：
（一）…………；
（二）…………；
（一）…………
（二）…………
五、本通告自公布之日起实施。

2000年5月15日
2、通报的范文：
国务院办公厅关于表彰奖励
中国女子足球队的通报
国办发[1999]61号
各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：
中国女子足球队是我国体育战线上一支优秀队伍，…………为此，国务院决定对中国女子足球队给予表彰并予奖励。

各地区、各部门要认真学习中国女子足球队热爱祖国…………为把建设有中国特色社会主义伟大事业全面推向21世纪而努力奋斗。

1999年7月12日
3、通知的范文：
××省人民政府关于切实加强应急管理工作的通知
各市州、县市区人民政府，省政府各厅委、各直属机构：
财产安全的大事，…………为了认真贯彻落实…………精神，切实做好突发公共事件应急管理工作，特作如下通知：
一、…………
二、…………
三、…………
……
二00六年十月二十七日
××市人民政府关于刘××等同志职务任免的通知
各县区人民政府、管理区，市政府各部门、各直属单位：
市人民政府决定：
刘××同志任市调处纠纷办公室主任；
免去唐××同志任市调处纠纷办公室主任职务；
二00五年十二月三十日
××省人民政府办公厅转发省人事厅等单位
关于对老年归国华侨给予生活补助实施意见的通知
各市州、县市区人民政府，省政府各厅委、各直属机构：
省人事厅、省财政厅、省劳动保障厅、省外事侨务办公室制定的《关于对老年归国华侨给予生活补助费的实施意见》已经省人民政府同意，现转发给你们，请认真贯彻执行。

二00五年二月十七日
国家工商局关于工商管理工作的报告
国务院：
为了更好地贯彻党的十三届六中全会的精神，…………为此，今年全国工商行政管理局长会议进行了专门的讨论，对下一步工作提出了以下意见：
一、（略）
二、（略）
三、（略）
以上报告如无不妥，请批转各地区、各部门执行。

2007年11月10日
5、请示的范文：
湖南省信息产业厅关于召开信息化领导小组第二次会议的请示
省政府办公厅：
去年7月国家信息化领导小组第二次会议召开以来，我厅就…………。

最近，省委、省政府调整了省信息化领导小组成员。

××、××、××等领导同志均批示同意召开省信息化领导小组第二次会议，但时间一直未定下来。

省信息化领导小组第二次会议主要议题是…………请省政府办公厅在近期内安排时间召开省信息化领导小组会议。

妥否，请批示。

二00三年九月二十三日
6、批复的范文：
国务院关于《中华人民共和国集会游行示威法实施条例》的批复
公安部：
国务院批准《中华人民共和国集会游行示威法实施条例》，由你部发布实施。

附件：《中华人民共和国集会游行示威法实施条例》
××××年×月×日
中国证券监督委员会关于××期货经纪有限公司的批复
××期货经纪有限公司：
经审核，你公司符合期货经纪公司的标准，…………请持营业执照副本原件及复印件、法人授权委托书和领取人身份证原件及复印件到我会领取《期货经纪业务许可证》。

二00二年三月四日
7、决定的范文：
国务院关于授予包头钢铁（集团）有限责任公司等集体为全国民族团结进步模
范集体吴登云等同志为全国民族团结进步模范个人的决定
国发【1999】15号
各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：
为表彰…………国务院决定：授予…………为…………称号。

希望受到表彰的模范集体和模范个人珍惜荣誉，认清使命…………实现中华民族的伟大振兴而努力奋斗。

附件：全国民族团结进步模范集体和模范个人名单（模范集体626个，模范个人628个）
（略）
国务院办公厅关于湖南长沙经济技术开发区的复函
湖南省人民政府：
你省《关于将长沙经济技术开发区列为国家级开发区的请示》（湘政【1999】32号）收悉。

经国务院领导同意，现函复如下：
一、…………
二、…………
三、…………
国务院办公厅（印章）
二00二年二月十三日
9、会议纪要的范文：
2006年全国大学生电子设计竞赛工作研讨会议纪要
（2006年5月29日）
5月27日，2006年全国大学生电子设计竞赛（简称竞赛）工作研讨会在北京香山饭店召开。

此次研讨会的目的是…………
参加研讨会的有竞赛组委会全体领导、成员，…………对竞赛的各项工作及存在的问题进行了认真的研究，并提出了有针对性地建议。

会议经过讨论，形成以下共识：
一、…………
二、…………
三、…………
10、计划的范文：
××学院教研部工作计划
为了加强我部建设，圆满完成…………经与市人事局录用培训处多次协商，对2003年的教学、科研工作提出如下计划：
一、目标…………
二、措施…………
11、简报的范文：
发展规划部简报
（2004年第11期）
2004年4月26日～4月27日，北京大学深圳校区筹备组部分成员及相关院系和职能部门的负责人一行16人赴深圳进行了为期2天的考察和调研。

其主要目的是…………
考察团由北京大学副校长陈章良带队，…………………参加考察和调研的成员如下：陈章良：北京大学副校长
………
4月25日晚，考察团抵深。

4月26日上午，考察团全体成员与深圳市高新技术企业的负责人座谈。

……
报：××××
送：××××
12、述职报告的范文：
××局党组书记2006年述职报告
我叫×××，现任××局党组书记，2006年度主抓党风廉政建设工作。

现就本人一年来履行职责、思想学习、廉洁自律等情况作一简要汇报，请予审议。

一、恪尽职守，严于律己
…………
二、改正不足，完善自我
…………
以上述职，不当之处，敬请各位领导、同志们批评指正。

谢谢大家！
2006年12月29日
13、请假条的范文：
请假条
科主任：
我因头痛发热，经诊断患流感，不能到医院上班，特此请假两天，请予批准。

此致
敬礼！
附：医院病情证明单壹张
张琳
2008年12月20日
14、留言条的范文：
留言条
××同志：
今天上午我和本校实习与就业办公室的××同志来贵院了解实习生实习情况，恰逢你外出，未能见面。

我们于下午三点钟再来，请候。

此致
敬礼！
××医学院×××
2008年12月20日
15、托人办事条的范文：
××同志：
您好！我单位李刚同志将于7月1日送实习生到贵院。

我将托他带去实习生转科考试试卷，请您在8月20日组织到院的实习生考试。

谢谢！
××医学院实习办公室林海
2008年6月30日
16、凭证的范文：
借条
今借到
学校教材科25英才创维彩色电视机壹台，于壹周内送还。

经手人：英语教研组李莉
收条
今收到
英语教研组李莉老师归还25英才创维彩色电视机壹台，经检查机件完好。

经手人：教材科冯伟
2008年1月12日
领条
今领到
学校总务处发给的卫生工具：塑料桶贰个，扫帚拾把，拖把伍把。

05模具1班文艺
2008年6月20日
欠条
暂欠
王力同学人民币叁佰元整，于壹个月内还清。

黎明 2008年12月1日
17、启事的范文：
开业启事
本商店装修工程已告完工，定于5月8日正式营业，经营服装。

欢迎广大顾客前来选购。

便民商店
2008年5月6日
招聘启事
××有限公司随着业务的不断扩大，经市人才交流服务中心批准，现诚聘销售公关小姐6名，其具体条件如下：
（略）
面试时间：（略）
联系人：×××电话：×××
××有限公司
2008年12月1日
寻物启事
本人于2月5日上午9时左右在中央公园大门附近丢失一个红色手提包，内有发票、项链、存折及1000元人民币，请拾获者速与××有限公司财务科张小姐联系。

面谢。

联系电话：×××
2008年2月5日
招领启事
本人于2月5日在中央公园大门附近拾到一个红色手提包，内有发票及人民币等物品，请丢失者与崔先生联系。

联系电话：×××
18、海报的范文：
篮球表演赛
本市篮球男队――××市篮球男队
对抗激烈，扣人心弦
时间：2008年12月20日
地点：湖南师大体育馆
购票地点：湖南师大体育馆南门售票处
票价：每张10元
曲阜师大人文大讲堂学术报告
报告题目：鲁迅的当代意义――纪念鲁迅逝世70周年
报告人：张全之教授
曲阜师范大学文学院教授、副院长、硕士生导师
主办单位：校团委学工部
时间：5月27日上午9：00
地点：逸夫教学楼408教室
19、倡议书的范文：
“迎接奥运、绿色行动”倡议书
随着2008年北京奥运会的日益临近，“绿色奥运、人文奥运、科技奥运”的理念正逐步落实。

建立节约型社会，构建社会主义和谐社会的首善之都自然就成了我们应承担的社会责任。

为响应政府建设节约型社会和发展循环经济的号召，…………发出积极开展“迎接奥运、绿色行动”的倡议，倡议如下：
一、…………
二、…………
三、…………
希望各会员单位积极响应本倡议，以高度的社会责任感和切实有效的行动，为北京市可持续发展和绿色奥运理念的实现，做出贡献！
北京市旅游行业协会
2005年7月14日
一、标题部分
标题是由发文机关、事由、文种组成。

1.有的标题不全
2.有的文种不对，特别常见乱用‘公告’，还有“批复”成了“指示”,通知成了通告
3.有的批转性公文不是法规条文仍用《》
4.公文种类共用，如“请示报告”
5.紧急的在标题中要体现出来
二、发文字号
1.序号不能有虚位，即数字前不得有0，不得有“第”字样
2.年号份号颠倒
3.年号使用的标点符号错误。

4.秘级错误。

只有秘密机密，绝密字样
5.绝密机密要有右上要有序号
6.一些上行文要有签发人,签发人和文号左右平行
三、主送机关
1.上行文多头主送
2.有的是请示平级，越级请示
3.有的是直接送单位而不送人(除非是领导个人交办事项)，但请示不可以直接给领导
4.有的主送机关未写全，特别是简要写法要写全，省市不分等，以及什么省，什么市。

5.主送机关名称，即抬头要顶格写
6.必须要有的缺了收文机关
7.党政不分，党对政府部门下命令
四、正文
1.有的是一文多事，见于请示；
2.有的正文引用发文不规范，如批复等，引用要先文件名，后文号；
3.有的正文数字该用阿拉伯数字，却用汉字；
4.有的是用词不当。

“反映”成了“流言”，“发布”成了“散布”
5.标点符号。

特别是序列，标准是一、（一）1.（1）
6.量词。

要有法定计量单位，如寸不适用
7.用英文无翻译
8.表彰性通报无名单
9.请示报告送下级
10.平行文，上行文不礼貌，要用“贵局”，不能用“你局”
11.错别字
12.用语或叙事违反公文要则如简练明确等要素
13.一些公文要有联系人，电话等
五、结尾
1.有的结尾不合作者本意
2.有的是不合公文格式要求
3.有的是表现在上行文语气不尊。

特别是上行文结尾催办，请即批复等
六、一些人称的用法
1.推荐名单表上要先写人名，再写单位，职称等
2.主文中提到了某某人等，随附名单要先列出某某人
七、抄送
请示未获批准抄送下级。

抄送两字不能顶格,相对的主题词顶格
八、附件
1.该标明附件却未标出
4.附件名称后不用标点
九、发文机关（印章）与发文日期
1）标题上的发文机关与签署（盖章）的发文机关不对应。

2）混用汉字与阿拉伯数字，或直接用阿拉伯数字.
3）年月日不全
4）乱加字，如年月日“发”
5）发文机关日期上下颠倒
6）印章没有盖或盖错地方或盖反
7）没有发文日期。

8）发文机关（印章）与发文日期位置左错
9）发文时间不能超过发文机关
十、主题词
1）没有主题词
2）太少或太多，3-5，不超7(尚未找到明确根据)
十一、版式问题
重要公文制发单位只能是办公室
附：案例
关于邀请×校长、×书记参加“10356211”工程奠基仪式并致辞的请示报告
校长办公室、党委办公室并呈×校长、×书记：
根据“校长办公会议决”，我院成立了专门的“10356211”工程指挥小组，在校领导的指导和指挥小组的努力下，前期准备工作已经就绪。

现定于十月二十一日举行工程奠基仪式，届时想请×校长、×书记参加仪式并致辞，请校长办公室提供方便。

热切盼望×校长、×书记的到来！
此致
敬礼！
附件一：讲话稿；
附件二：议程。

资环学院
2008年10月11日
［解析］
一、标题。

标题应由“发文机关+关于+事由+文种”构成，对内发文可省略发文机关。

就上文标题而言，似乎也符合这一要求，但这只是最起码的格式要求，细究起来，这个标题仍存在着不少错误。

1.多用标点。

标题中除书名号外一般不用标点，如：“关于印发《华东师范大学公章管理办法》的通知”。

上文题目中的顿号、引号都是多余的，应该去掉。

（新东方刘源注解：《国家行政机关公文处理办法》规定“标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。

”）
2.人物模糊不清，顺序排列不当。

公文里所提到的人物应使用全名，不能只用姓氏加上职务，一个学校可能会有两个王校长，不用全名会引起不必要的麻烦。

对外行文尤其要注意。

“党先政后”的排列顺序在我国是约定俗成的，校长和书记同时出现时应把书记排在前面。

3.项目不宜使用代号。

公文应该是明晰的，应让阅读人一看便知。

有些项目和工程有
4.混用文种。

根据国务院2000年8月发布的《国家行政机关公文处理办法》，行政公文的种类主要有命令、议案、决定、意见、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要十三种。

请示和报告为不同文种，不能混而为一，上文应属请示。

文种不能错用，也不能混用，更不要生造，如事宜、申请等都是非公文文种。

二、主送机关。

即受文对象。

应根据公文内容选择相应的主送机关。

上文中的主送机关也存在着错误。

1.多头请示。

请示和报告一般只写一个主送机关，需同时送其他机关的应采用抄送形式。

上文应主送党委办公室，抄送校长办公室。

2.不能送个人。

公文是机关单位之间联系汇报工作、处理解决问题的载体，它只针对单位，不针对个人，所以它一般不直接送给个人审阅。

三、正文。

文种不同，内容要求也有变化。

请示的正文一般包括请示缘由、请示事项，并应提出自己对解决问题的态度和意见。

上文作为请示，虽然符合基本要求，但很多错误也是显而易见的。

1.引文不全。

引用的公文要写明“发文时间+发文机关+标题+公文编号”，如：“根据华师〔2003〕17号《关于进一步做好非典型肺炎预防工作的通知》精神”。

上文所提到的“校长办公会议决”缺少时间和议决题目。

2.数字不规范。

正文中除一些约定俗成的叫法外（如华东师范大学“十五”规划），数字应用阿拉伯数字，“十月二十一日”应为“10月21日”。

3.用词不当。

公文讲究公事公办，不需要过度客气，行文应力求客观。

“请校长办公室提供方便。

热切盼望×校长、×书记的到来！”这些含有感情色彩的话尽量不用。

4.信息不准确。

公文所涉及的时间、地点、人物应尽量做到准确具体，上文中举行奠基仪式的时间不够具体，地点也没说明，在公文写作中要注意避免。

5.结尾不当。

公文有自己的结尾用词，请示一般用“以上请示，请予批复”结尾，而不用私人信件中常用的“此致”、“敬礼”。

6.缺少联系人。

请示一般应有联系人和联系电话，上文中少了这项内容。

四、附件。

为了补充说明正文，公文往往要添加附件。

上文的附件也存在错误之处。

1.格式不对。

附件的正确格式是：
附件：1.××××××××××××××××
2.××××××××××××××××
附件名称后不加标点。

2.附件名称过于简单。

附件的名称在简洁的同时还要能概括出其具体内容，不能过分简单。

上文的“附件1”应写明是什么人在什么会议上的讲话稿，后面最好注明“（代拟稿）”字样。

“附件2”应写明是什么会议的议程。

五、落款与日期。

正文后右下角要写上发文机关和发文日期，这看起来简单，但一不小心，可能也会像上文一样出错。

1.发文单位不能用简称。

其实在整个公文里，人名、地名、单位名称、文件名称、事物名称等都忌用简称。

上文中的“资环学院”应写全称“资源与环境科学学院”。

2.发文日期不能用阿拉伯数字。

和正文要求正好相反，发文日期要用汉字，但0不能写成“零”，也不能用“0”，而使用“插入”菜单中的符号“○”。

所以上文中的“2008年10月11日”应改为“二○○八年十月十一日”。