秘书机构的设置

第四章秘书机构

第一节秘书机构设置的原则

一、秘书机构的含义

秘书机构即秘书部门，也就是秘书人员在其中从事秘书工作的地方。

二、秘书机构设置的原则

(一)设置秘书工作机构有三个原则：

1.凡独立单位必须设置秘书机构

2.精简、合理、高效的原则

3. 纵向层次尽量少,横向幅度可适当加大

4.秘书机关与所属机关在工作性质上必须相适应

（二）秘书工作机构的名称与组织形式

1.我国的秘书工作机构有广义与狭义两种：

广义：是指秘书长或办公厅（室）主任领导下的办公厅或办公室，其名称由机关、单位或首长名称加秘书机构名称两部分组成。

狭义：是以“秘书”命名的局、处、科、室、股等部门，统辖于机关、单位或办公厅（室）之下，只负责文书、会务、联络、接待等工作。

2.秘书工作机构组织形式也有两种：

分理制是指秘书工作机构内部下设分理机构，承办分工的具体事宜。

综理制是指所有秘书工作由办公厅或办公室统一或分派人员办理，下面不再分社部门。这适合于秘书工作量不太大的机关或单位。

3.秘书机构的名称：

中央的秘书级构称“办公厅”，这类“厅”是部级机构，采用分理制（即下面再设部门，以处理各种不同的秘书工作）。

省、部的秘书工作机构也称“办公厅”，这类“厅”是厅局级机构，也采用分理制，下设秘书处、机要处、信息处等。

省辖市、厅、局、区、县、乡镇和企事业单位的秘书工作机构都称为“办公室”，但级别也不同。除了乡镇办公室为股级，下不再分设。再大的企业的秘书机构只能称作“办公室”，而不能冠名为“办公厅”。

有些部门以所属机关和专业性质同时命名的办公室，则不属秘书工作机构，而是直属部门，如国务院台湾事务办公室等。

社会团体的秘书工作机构，通常直接命名为“秘书处”，采用综理制，如“中国高教秘书学会秘书处”。

还有一种临时性的秘书工作机构，也叫“秘书处”，视其规模大小、工作多少，采用综理制或分理制，如大会秘书处之下的联络组、宣传组、后勤组等。

第二节各级各类秘书机构

一、秘书机构的层次和类型

（一）中央机关的秘书机构

例：国务院办公厅设3个秘书机构，具体名称和职责如下：

1.秘书一局。

办理国务院全体会议、国务院常务会议等会务及国务院领导同志内事活动、政府信息公开、文电收发运转和国徽印鉴管理、信息、档案、公文核稿、文印、机要通信和机要文件交换、办公厅保密、《国务院公报》和《国务院大事记》编辑等方面的工作。

2.秘书二局。

办理发展改革、工业和信息化、财政、人力资源和社会保障、国土资源、环保、住房和城乡建设、交通运输、铁道、水利、农业、商务、银行、审计、国资监管、海关、税务、工商管理、质量监督、检验检疫、统计、林业、旅游、气象、证券、保险、电力监管、扶贫、供销、贸促及港澳经济等方面的文电、会务和督查调研工作。

3.秘书三局。

办理教育、科技、国防、外事、政法、民族、监察、机构编制、民政、文化、卫生、人口计生、广电、新闻出版、体育、知识产权、宗教、参事、机关事务管理、港澳台侨、法制、地震、自然科学基金、妇女儿童、残疾人工作等方面的文电、会务和督查调研工作。联系全国人大、全国政协、军队、宣传、统战等方面的工作。承办国家科技教育领导小组的日常工作。

（二）省、市、县级的秘书机构

省（自治区、直辖市）一级：省委、省人民政府均设副秘书长和办公室，办公厅设正副主任。

市一级，根据其管理规模的大小设置秘书机构。

县一级，县委、县人民政府均设办公室，办公室设正副主任，下设科或股、组。

（三）基层单位的秘书机构

基层单位通常只设办公室，不再下设其他秘书机构，由办公室工作人员按工作任务分工负责。

二、各类秘书机构的设置

（一）人民解放军秘书机构的设置

军队秘书机构是首长和机关各部门相互联结的中间环节，在机关管理中发挥着承上启下、沟通左右、联系内外、管理事物和综合协调机关建设的功能。是首长指挥、协调整个机关的工具。

首长秘书机构

机关秘书机构

会议秘书机构

（二）企事业单位秘书机构的设置

企事业单位的秘书机构一般参照同等级党政机关的编制形式、结合本单位的实际情况来设置。

（三）民主党派和人民团体秘书机构的设置

我国各民主党派的秘书机构设置

人民团体的秘书机构设置

学术团体的秘书机构设置

（四）临时秘书机构的设置

1.为临时型领导机构服务的秘书机构

2.为各种重要会议服务的秘书机构

三、秘书机构设置的形式

四、秘书机构设置的结构

第三节秘书机构的地位和作用

一、秘书机构的地位

“秘书工作机关”：中央、省市的党委和政府机关的秘书工作机构。

秘书工作机构是一个特殊机构。它主要是将领导部门与各业务部门、决策机构与执行机构上下沟通，使各业务部门之间平衡协调，使本单位于上级单位或下级单位沟通交流。对秘书工作机构的地位和职能，我们可以从以下几个方面加以认识：

1．秘书工作机构不是决策机构，而是辅助机构

2．秘书工作机构不是职能部门，而是综合办事机构

3．秘书工作机构不是统辖机构，而是协调机构

4．秘书工作机构不是普通机构，而是要害机构

二、秘书机构的作用

（一）助手职能

这表现在帮助和代替领导部门处理日常文书、通讯、联络、接待等事务，节省领导的精力与时间；

帮助领导管理和维持下属部门和人员各项日常工作的正常运转；

承领导之命检查和督促下属部门和人员的工作情况；

经领导授权调查和处理突发事件或完成特殊使命；

还表现在会议、文件、廉政等方面为领导把关。

（二）参谋职能

这表现在调查与提供领导决策所需要的信息资料，支持领导决策；

参与研究情况，提出分析或预测意见；

应领导要求参与讨论或制定工作计划或实施方案；

对下属组织和部门各种文件中的问题或差错提出解决建议或修改意见；

对领导未能顾及的突发事件或工作缺陷提出应变计划和弥补措施；

收集并研究反馈信息，为领导再决策提供依据。

（三）枢纽职能

秘书部门具有沟通上下、联系左右的枢纽职能。这主要表现在：向下级传达领导部门各种书面指示、计划、批示、通知以及口头指令；

向下级转发上级领导和政府机关及有关部门的政策、法规、指令性文件；

向下级转发相关地区、单位、部门的有参考价值的文件；

向领导部门呈报下级的书面请示和报告；