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广告业务管理制度

依据《中华人民共和国广告法》和公司有关规定, 为加强《建材与装饰》广告业务的管理, 保证业务工作健康、有序地开展, 特制定本管理制度。

一、基本原则

( 一) 遵守国家法律、法规的原则。

( 二) 公平、诚实、信用的原则。

( 三) ”客户至上”的原则。

( 四) 广告收费公开、公平、合理的原则。

( 五) 建立健全广告承接、登记、审查、发布、档案、财会、考核制度的原则。

二、广告客户承接登记制度

1、广告客户归公司所有, 由公司统一分配。为保证客户资源的有效利用, 应保持客户的正常流动, 一般3个月流动一次。对客户分配产生的分歧, 由公司统一协调, 业务代表应自觉配合。

2、业务代表应具备独立开发新客户, 发展长约客户和维护老客户的能力。对于新开发的客户在正式联系以前, 应在业务部内进行核对, 避免交叉。

3、业务代表不论因何原因离职后, 即停止对客户的联系, 如有其它原因联系的, 不得私自代表本公司立场, 同时不再享受相应的报酬。其原有客户由公司统一分配。

4、客户登记使用统一格式的”客户登记表”( 见样表) , 由业务代表、公司各掌握一份。每名业务代表掌握各自的客户, 公司经过电脑存储全部客户资料。客户资料如发生变化, 应由业务代表会同

电脑操作人员及时进行修改补充完善。

5、武汉市客户采用送达制, 即出刊后及时登门拜访, 完成相应后续工作。外地客户以电话联系为主。无论登门拜访还是电话联系, 均应及时仔细填写”客户拜访记录”( 见样表)

6、二级代理单位负责各自辖区内的客户市场。

三、广告发布合同制

1、为客户发布广告前, 均应与客户单位签定正式广告发布合同。

2、合同书中的各个事项应详细填写, 对合同中的权利义务如需依据具体情况进行修改, 也应将双方确认的修改内容在原条款旁标明, 同时双方代表签字。如需对原合同条款做较大改动, 可另行起草合同文本。

3、合同条款内容应本着公平、诚实、信用的原则, 保证客户、业务代表和公司三方的利益。

4、正式签定的广告发布合同一式两份。双方各执一份, 我方合同原件交主编( 财务室保管)

四、广告承接审查制

1、坚持预防为主, 充分认识广告审查工作是广告业务合法、顺利开展的保证。坚持依法办事, 不因人情、合同额、口头许诺等原

因违反原则。

2、广告审查的范围及应提供的文件:

⑴广告客户主体资格的审查。对委托承办或代理广告业务的客户能否做广告和做某项广告的合法资格进行审查, 需查验企业法人营业执照, 并将企业法人营业执照的复印件存档备案。

⑵审查证明文件。必须要求客户提供证明其广告内容真实、合法的证明文件, 包括生产许可证、技术合格证、销售许可证、代理委托书、专利证明、商标证明等( 上述证明复印件即可) 。对不能出示证明或证明文件不全、不真实的, 在未征得业务部经理的同意前, 不能与客户签订合同。

⑶审查广告内容是否符合《广告法》规定, 特别是广告表现形式、诉求对象、广告语等有无引起消费者误解, 引发企业间不正当竞争、损害国家主权及其它不符合社会主义精神文明建设要求的内容。

⑷业务代表应同广告审查员一起, 了解、审查广告客户的声誉及履约能力, 避免与有可能影响合作双方企业形象、信誉或不能履约的客户签约。

3、由广告审查员在广告制作、发布前进行广告审查, 在定稿后的样搞上签署审查意见, 并监督审查意见的执行。

五、广告资料档案管理制度

1、广告业务档案包括:

①设计完成的广告样张, 含图片、照片、文字等资料;

②收取和查验的广告证明和查验记录。对不能存档的要记录内容。

③广告审查情况记录材料;

④广告合同;

⑤其它应当保存的材料。

2、档案内保存的文件资料应当完整, 真实地反映广告承办的全过程。

3、分类保存须利于查找、使用。存档资料应及时更新。

4、档案资料不得外借。因特殊原因需借出的, 应进行详细的登记, 注明用途及归还时间, 借出人必须签名。

5、广告档案的保存时间为自合同签定之日起二年。

六、广告费管理制度

1、以广告合同为依据, 按照其中”广告费支付”方法的约定对客