工作分析-人事行政部

一越企业集团管理体系标准文件

工

作

分

析

集团人事行政部

2011年10月

一、人事行政部工作目标

作为集团的重要部门，人事行政部的工作目标是：根据集团战略，通过人力资源规划等职能模块和行政管理等多项管理制度，最大限度地提高员工工作积极性、主动性、创造性，打造高绩效、高员工满意度的组织，实现集团的经营计划与管理目标，为集团的发展提供保证。

二、人事行政部部门职责

主要负责公司的人力资源规划、招聘与配置、绩效管理、薪酬福利、员工关系等人力资源管理工作及档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公用品管理、库房管理、车辆管理、会议室管理等行政管理工作。具体如下：

（一）人力资源规划

1、根据集团战略，制定集团人力资源发展战略；

2、根据集团运营状况进行组织构架的建设，规划集团各部门人员配置，拟定各部门职

责及职位说明书；

3、高级人才储备和梯队建设。

（二）招聘与配置

1、根据集团人员配置，制定招聘计划；

2、招聘渠道的开发、评估及甄选；

3、招聘信息的发布及简历的筛选；

4、应聘者的面试、评估与录用；

5、新员工的入职办理；

6、员工的调动组织与跟进，及相关手续的办理。

（三）绩效管理

1、绩效管理方案的设计；

2、绩效管理的实施与评估；

3、绩效评估结果的反馈与沟通；

3、绩效结果的运用。

（四）员工薪酬福利管理

1、员工薪酬福利体系的设计；

2、核算及发放员工薪资；

3、员工社保等的办理；

4、其他福利的实施。

（五）员工关系管理

1、企业文化的构建、倡导、维护与传播；

2、建立、优化组织内部的正式沟通和非正式沟通，保障畅通无阻、无界限的沟通体系，并积极推动落实；

3、各种企业文化活动的策划、实施与宣传，如生日会、员工座谈会、员工旅游、员工聚餐、尾牙等；

4、员工的离职面谈与分析；

5、劳动纠纷的协调及处理；

6、负责向各部门提供人事政策法规相关信息，以保证公司人力资源管理的合法性。

（六）档案管理

1、归档范围：指公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、协议、合同、项目方案等具有参考价值的文件材料。

2、档案密级：公司档案的密级分为"绝密"、"机密"、"秘密"三个大级别。

3、档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。

4、档案的借阅与索取需经总裁办签字批准，并通过档案管理人员办理借阅手续方可。

5、任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料；

（七）印鉴管理

1、公司公章由行政专员负责保管，财务章、法人章由财务主管负责保管。

2、公司印鉴的使用一律由使用部门负责人许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。

3、公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记在《印鉴使用登记表》（附表1），以备查询、存档。

4、公司一般不允许开具空白介绍信、证明，如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经使用部门负责人签字批条方可开出。持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。

5、盖章后出现的意外情况由批准人负责。

（八）公文打印管理

1、公司公文的打印工作由总裁办负责。

2、公司各部门、办公室所有打印公文、文件，必须一式二份，交总裁办秘书处留底存档。

（九）办公用品管理

1、公司办公用品分为基础、日常、特殊用品。

2、由行政专员制定每月办公用品计划及预算，经总裁办审批后负责将办公用品购回，根据实际工作需要有计划地分发给各个部门、办公室，由部门、办公室负责人签字领回。

3、除正常配给的办公用品外，若还需用其它特殊用品的须填报《特殊用品领用申请单》（附表3），经总裁办批准方可领用；

4、公司新聘工作人员的办公用品，行政专员根据部门、办公室负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作；

5、负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好；

6、负责购发办公用品的人员要建立帐本，办好入库（《入库单》（附表4））、出库（《出库单》（附表5））手续。出库一定要由领取人员签字，不允许非工作人员进入库房。

（十）库房管理

1、库房物资的存放必须按分类、品种、规格、型号分别建立帐卡。

2、采购人员购入的物品必须附有合格证及入库单，收货时要当面点清数目，检查包装是否完好，如发现短缺或损坏，应立即拆包清点数目，如发现实物与入库单数量、规格不符时，库房保管员应向交货人提出并通知有关负责人。

3、库房物资一般不可外借，特殊情况须由总裁办批准，办理外借手续。

4、严格管理帐单资料，所有帐册、帐单要填写整洁、清楚、计算准确，不得随意涂改。

5、库房内严禁吸烟，禁止无关工作人员入内，库内必须配备消防设施，做到防火、防盗、防潮。

（十一）车辆管理

1、行政专员具体负责车辆管理。需用车的部门需提早一天或当天允许的情况下填报《派车单》（附表6），经部门负责人、行政经理签字后，方可用车。

2、派车单由人事行政部签发，驾驶员必须见单出车，不得私自驾车外出。

3、每次出车回来，司机应如实填写《车辆管理统计表》（附表7）的各项内容后交行政专员存档。

（十二）会议室管理

1、各部门使用会议室需提前一天至行政专员处登记（《会议室使用情况登记表》（附表8）），以免发生时间冲突。

2、使用会议室时，请联系网管或相关人员配合操作机房设备。不得随意挪动或自行使用设备。

3、参加会议前或会后，行政专员应检查麦克风是否处于正常使用（-为开启，o为关闭），会议结束后应关闭所有麦克风。

4、使用完毕，须切掉电源，离开会议室前，必须按照会议室原样摆放整齐，打扫干净。

三、人力资源部组织构架图