秘书学重点大全

秘书学

一、填空

1.秘书工作的主要构成要素可以概括为办文、办会、办事三大要素。

2.秘书工作的原则有：准确周密、迅速及时、安全保密、精简务实

3.仪态是人的举止行为的统称，也是现代人的职业文明标志，它通常包括站姿、坐姿、走姿、气质

和风度。

4.邮件的收进工作程序是签收、拆封、登记和分类。

5.信息在秘书工作中的作用主要有以下几方面辅助领

导科学决策；起草文件的基础；供办事办会参考。

6.管理学者卡兹提出管理者必须具备三方面的技能：技术技能；人际技能；概念技能。

7.商务秘书的显著特征有商务化、从属性、机要性、事务性、性别化。

8.秘书工作的原则有：准确周密、迅速及时、安全保密、精简务实。

9.仪态是人的举止行为的统称，也是现代人的职业文明标志，它通常包括站姿、坐姿、走姿、气质和风度。

10.公文的特定格式有三种：信函式、命令式和会议纪要式。

11.信息在秘书工作中的作用主要有以下几方面辅助领导科学决策；起草文件的基础；供办事办会参考。

12.跨部门的横向沟通通常采用的沟通形式是会议、备忘录、报告。

二、简答

1.秘书办文涉及的公文种类有哪些？

（1）公务文书。（2）事务文书。（3）专用文书。

2.秘书职业道德规范的具体要求有哪些？

（1）文明礼貌。（2）爱岗敬业。（3）诚实守信

（4）办事公道(5) 勤俭节约，消费有度

(6) 遵纪守法(7) 团结协作，互助友爱

(8) 实事求是，勇于创新

3.公文处理的基本程序包括哪些内容？

（1）收文处理（2）发文处理（3）公文管理

4.组织对外开放参观时应注意哪些问题？

（1）有明确的目的（2）围绕目的确定主题

（3）成立专门机构（4）确定、了解邀请对象

（5）选定参观时机、项目和路线

（6）确定参观程序

5.会务工作应坚持哪些原则？

（1）领会领导意图和会议指导思想

（2）熟悉和掌握会议的组织领导情况

（3）协助领导拟定会议安排

（4）精心组织，周到服务

（5）妥善做好善后工作

6.秘书工作的作用有哪些？

（1）参谋智囊作用。（2）事务助手作用。

（3）枢纽作用。（4）协调作用。

（5）窗口作用。（6）信息作用

7.秘书职业道德规范的具体要求有哪些？

（1）文明礼貌。（2）爱岗敬业。（3）诚实守信

（4）办事公道(5) 勤俭节约，消费有度

(6) 遵纪守法(7) 团结协作，互助友爱

(8) 实事求是，勇于创新

8.公文处理的基本程序包括哪些内容？

（1）收文处理（2）发文处理（3）公文管理

9.组织对外开放参观时应注意哪些问题？

（1）有明确的目的（2）围绕目的确定主题

（3）成立专门机构（4）确定、了解邀请对象

（5）选定参观时机、项目和路线

（6）确定参观程序

10.接待活动通常包括哪些要素？

（1）来访者（2）来访意图（3）接待者

（4）接待任务（5）接待方式

11.请叙述电话接打的礼仪和技巧

接听电话的技巧1．接听电话必须及时2．接听电话首先问候并通报3．做好电话记录4．正确处理电话的临时中断

5．学会处理不在的同事的电话6．学会处理转接电话7．适时结束电话8．语调清晰明快，言辞得体准确9．即使快要下班，也要表现出热情友好

拨打电话的技巧

1．尽量选择合适的时间打电话2．打电话前的准备工作3．准确拨号．耐心等待4．及时自我通报

5．要求对方做好电话记录

6．留言请对方回电话时，要注意留下自己的电话号码7．拨错了号要及时道歉，绝不可一挂了之

8．如果通话临时中断或受到干扰，应主动回电话

9．运用语言技巧，及时结束冗长的难对付的谈话

三、案例分析

一天，某市工业局秘书科的张科长正在办公室批阅文件，这时，本单位一位以爱上访告状闻名的退休干部谭某走了进来，说要找局长。张科长先热情地招呼他坐下，然后敲开了局长办公室的门，请示局长如何处置。局长此时正忙干局里的业务，不想见谭某，只非常干脆地对张科长说了一句：“告诉他我不在。”就又低头忙他的去了。张科长回到自己的办公室，对谭某说：“领导不在办公室，你先回去，有什么事我可以代你转告。”既然这样，谭某也无话可说，悻悻地离开了秘书科。

约过了一个多小时，张科长起身去档案室，来到走廊，想不到意看见局长与谭某在卫生间门口握手寒暄并听

到谭某说：“刚才张科长说你不在办公室！”“哪里，我一直在啊！”局长毫不迟疑地回答。张科长顿感浑身一阵冰凉。

原来，谭某离开秘书科以后，并未回家，而是极不甘心地在办公室的走廊内来回走动，刚巧碰上局长上卫生间，急忙抢上前去打招呼，这才有了刚才那一幕。事后，谭某逢人就散布张科长不地道，品质太差，欺下瞒上，没有资格当秘书科长。张科长有口难辩。刚开始感到很委屈，后来一想，当领导的这样做也是出于无奈，当秘书的应注意维护领导的形象，否则将给工作造成不良影响。所以，他从不对人解释此事，听到议论，也一笑置之。

办公室主任老宋把会议一切预备工作都作了安排，但到了开会的前一天，忽然因公必须外出，临行前，他反复交待要认真仔细地检查会场，秘书们都点头答应。

大会开幕那天，仍不放心的老宋还是赶了回来。到主持大会者公布奏国歌时，扩音器传上的却不是国歌，当场人惊呆了。原来音响设备没有检查。这时，老宋一个箭步跃上主席台，关了扩音器，用沙哑的声音唱道“起来，不愿…”指挥与会者唱国歌，人们这才从国歌声中把思想集聚到会场上来。请谈谈你对此事的看法。

答：秘书会务工作中，会前、会间的工作服务都是紧密相连的，必须相互衔接，整体推进，避免出现差错。这样，才能保证会议质量。任何一个环节，任何一项具体事务上出现差错和疏漏，都可能会影响会议的效果。

四、模拟情景

小王是陕西省西安市文化局办公室秘书。11月12日这天领导通知他：青海省西宁市文化局副局长一行3人，将于明天坐58次列车到西安市文化局，进一步共同商讨两市在西部大开发战略的实施过程中，如何抓住机遇，振兴秦腔文化事业。期间将考察秦腔传统剧目及新编秦腔现代剧目的演出情况；还将和西安易俗社同志进行业务交流及座谈。在陕活动5天。要求王秘书按接待程序及礼仪安排本次接待工作，圆满完成接待任务。

请你根据以上情况，以王秘书的角色全面安排此次接待工作。

答：要点：1.做出接待工作方案。

2.确定接待规格和要求

3.安排迎送方案。

4.礼仪宴请。

5.协调座谈会和安排参观游览。

6.安排车辆，送别客人。

7.照片的处理。8.总结接待工作。

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