无纸化办公管理办法

无纸化办公管理办法

为适应企业信息化推进进程，节约办公成本，提高办公效率，倡导“低碳、环保、绿色”理念，最大限度地实现无纸化办公。特制订本办法。

1、无纸化办公适用范围

公司日常文件、各类工作报表、业务报表、工作方案、会议纪要、工作计划等。

以上文件如需存档方可打印存档。

2、无纸化办公平台

2.1、内部局域网共享平台；

2.2、内、外部邮箱及QQ；

2.3、U 盘、硬盘等移动存储器；

3、无纸化办公的实施步骤及要求

3.1、8月19日前，各部门指定人员到行政人事部领取“163”电子邮箱。电子邮箱用户名统一使用“gc”前缀，加部门名称全拼首个字母（小写）。领取更改密码后报行政人事部备案。

3.2、8月21日8：30进行无纸化传输试运行，8月23日上午8：30开始正式启用，各级各类上、下行公文均以电子文本形式传输。各部指定专人负责查看邮箱，并及时汇报传达。紧急或重要信息由发文部门向接收部门打电话提示。由于电脑故障,不能使用电子邮箱的部门，由发文部门负责传达。

3.3、各部门要建立电子档案，储存各类电子档案。确须打印成纸质材料存档的，方可进行打印。

3.4．上报备案的电子邮箱，由专人管理，未经允许严禁注销或更改用户名，严禁收发非公务邮件。

3.5．，非公务禁止使用。打印材料等事宜请使用QQ或个人邮箱。

4、具体实施办法

4.1电子公文的排版设置：

公文统一使用Word文字处理软件排版。表格类文件可使用Excel 软件排版，图片资料使用jpg格式。

4.2电子公文正文排版要求:

公司文件套用统一格式：文件题目、大标题使用汉仪大宋简体，汉仪大黑简体、汉仪综艺简体；小标题、中标题使用汉仪中宋简体，汉仪中黑简体；文章、内文使用汉仪仿宋简体、汉仪楷体简体、汉仪中圆简体、汉仪书宋一简、汉仪中等线简体、汉仪魏碑简。正文统一使用A4页面。

4.3各部门、分公司要落实推进无纸化办公，使用网络进行文件、资料传输，各部门主管要督促本部门无纸化办公的推广应用工作。

4.4 各部门具体分管人员根据本办法制定切实可行的工作流程，细化措施，超前运作，积极协调，全力把无纸化办公工作落实到位。

4.5 以上规定范围内的文件在无需存档的情况下，一律通过以上无纸化办公平台运行。

五、机密、重要文档处理

5.1各部门在公司无纸化办公平台提交文件、资料、报表时，涉及到

公司商业秘密的内容可设置访问权限或设置访问密码。

六、其它事项

6.1各部门相关事宜参照本办法执行。

6.2本办法解释权归行政人事部。

6.3本办法自下发之日起执行。

行政人事部

二０一０年八月十三日