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文秘工作培训教材(PPT 56张)
一、办公室日常维护的内容 1、办公空间 2、办公桌椅 3、办公用品 4、计算机等自动化办公设备。
二、办公室的安全隐患及处理
办公环境中常见的有碍健康和安全的隐患：
1、地、墙、天花板、门、窗中的隐患； 2、光线、通风、噪音、温度、通道隐患； 3、办公家具隐患； 4、办公设备及操作隐患； 5、工作中大意造成伤害的隐患； 6、工作中大意造成泄密的隐患； 7、火灾隐患
四、文秘在5S中的作用
上班后的细琐工作：
1、开窗通风透气
2、整理室内的花卉植物 枯叶 3、整理办公桌和茶几上的物件 4、调节室内温度和湿度 5、检查审视墙壁和柜架上的饰物、书籍资料是否 端正 6、将报刊杂志堆放排列整齐，准备好各类办公用 品，将日历翻到当天
四、文秘在5S中的作用
• 下班前：当天的文件摆放好，办公桌上要收拾干净整齐，不推 放文件材料。 • 下班后关闭所有办公设备，切断主电源，关好门窗，确认无误 后，锁门离开办公室 。 • 日常办公室：保证办公设施、抽屉、柜筒文件柜等的标识 • 物品摆放要合理规划，容易寻找；物品摆放要整齐 。 • 办公场所保持清洁。 • 每日整理，将不需要的物品清除，将需用的物品妥善放置。
二、办公室环境优化
刘经理在外面忙了整整一上午，分别与几家客户谈了新产品 分销的相关事宜，吃过了午饭，他打算回公司看看还有什么重要 的事情需要他最后拍板。刚一推开公司的门，一股刺鼻的气味让 他脸色一下子难看了起来，他忍住了没发脾气，再往前走，经过 一道回廊，以前一直亮着的灯怎么今天没亮。他把秘书小张喊来， 问他气味的事。小张解释说中午吃工作餐的时候，大家叫来的外 卖有当下最流行的地方小吃，气味虽难闻，不过味道却很好，闻 到的气味大概是这些小吃散发出来的。刘经理叫小张停下手中其 他一切事情，处理掉这难闻的气味，并叫小张把办公室的灯都打 开，今天下午先把办公室环境搞好了，再做其他的事情。 思考：公司办公室的环境都出现了哪些问题，应该如何处理？
二、办公室的安全隐患及处理
办公环境中常见的有碍健康和安全的隐患：
1、地、墙、天花板、门、窗中的隐患； 2、光线、通风、噪音、温度、通道隐患； 3、办公家具隐患； 4、办公设备及操作隐患； 5、工作中大意造成伤害的隐患； 6、工作中大意造成泄密的隐患； 7、火灾隐患
四、文秘在5S中的作用
上班后的细琐工作：
1、开窗通风透气
2、整理室内的花卉植物 枯叶 3、整理办公桌和茶几上的物件 4、调节室内温度和湿度 5、检查审视墙壁和柜架上的饰物、书籍资料是否 端正 6、将报刊杂志堆放排列整齐，准备好各类办公用 品，将日历翻到当天
四、文秘在5S中的作用
• 下班前：当天的文件摆放好，办公桌上要收拾干净整齐，不推 放文件材料。 • 下班后关闭所有办公设备，切断主电源，关好门窗，确认无误 后，锁门离开办公室 。 • 日常办公室：保证办公设施、抽屉、柜筒文件柜等的标识 • 物品摆放要合理规划，容易寻找；物品摆放要整齐 。 • 办公场所保持清洁。 • 每日整理，将不需要的物品清除，将需用的物品妥善放置。
二、办公室环境优化
刘经理在外面忙了整整一上午，分别与几家客户谈了新产品 分销的相关事宜，吃过了午饭，他打算回公司看看还有什么重要 的事情需要他最后拍板。刚一推开公司的门，一股刺鼻的气味让 他脸色一下子难看了起来，他忍住了没发脾气，再往前走，经过 一道回廊，以前一直亮着的灯怎么今天没亮。他把秘书小张喊来， 问他气味的事。小张解释说中午吃工作餐的时候，大家叫来的外 卖有当下最流行的地方小吃，气味虽难闻，不过味道却很好，闻 到的气味大概是这些小吃散发出来的。刘经理叫小张停下手中其 他一切事情，处理掉这难闻的气味，并叫小张把办公室的灯都打 开，今天下午先把办公室环境搞好了，再做其他的事情。 思考：公司办公室的环境都出现了哪些问题，应该如何处理？
文秘培训课件
详细描述
2. 文件存储与备份：掌握如何进行文件的存储和备份 ，以避免文件丢失或损坏。
03
商务礼仪与沟通技巧
商务场合着装要求
职业装
在商务场合，应选择正式、得体 的职业装，如西装、职业套裙等 。避免穿着过于随意的服装，以 免给客户留下不专业的印象。
颜色搭配
选择合适的颜色搭配，以深色系 为主，避免过于花哨的颜色。同 时，注意服装颜色的搭配要得体 ，如黑色西装搭配白色衬衫或黑 色高跟鞋等。
文秘的工作技能要求
优秀的组织能力
文秘需要具备优秀的组织能力，包 括时间管理、任务管理以及协调沟 通等方面的能力。
熟练掌握办公软件
文秘需要熟练掌握办公软件，如 Word、Excel、PowerPoint等。
出色的沟通能力
文秘需要具备出色的书面和口头沟 通能力，以便协调内外部沟通。
关注细节与注重效率
文秘需要注重细节，同时注重工作 效率，确保工作质量。
沟通技巧与人际关系处理
倾听技巧
良好的沟通技巧需要具备良好的倾听能力。在与人沟通时，应认真倾听对方的意见和建议 。避免打断他人或过早地表达自己的看法。
表达技巧
在表达自己的观点和看法时，应清晰明了、言简意赅。同时，注意表达的方式和语气，以 避免引起误解或产生冲突。
人际关系处理
在商务场合，应处理好各种人际关系，如与客户、同事、上司等的关系。尊重他人的权利 和意见，积极协助他人解决问题。同时，要善于维护良好的人际关系，提高自己的社交能 力。
05
文秘工作常见问题与解决方 案
文件处理常见问题与解决方法
• 文件分类不明确：文件柜分类不清晰，文件摆放混乱，影响工作效率。 • 文件存储方法不规范：纸质文件随意存放，容易损坏或丢失。 • 文件查找时间过长：文件查找时间长，影响工作效率。 • 解决方案 • 建立明确的文件分类体系：根据文件性质、类型、紧急程度等分类，将文件摆放整齐，方便查找。 • 规范文件存储方法：纸质文件需进行防火、防潮、防虫等处理，及时存档备份。 • 建立电子化文件管理系统：使用电子化文件管理系统，提高文件查找速度和效率。
2024版《秘书培训》ppt课件
提升职业技能
通过不断学习和实践，提升职业技能和素养，为职业发展打下坚实 基础。
28
提升自身竞争力的方法
2024/1/29
学习新知识
持续学习新知识，包括办公软件操作、商务礼仪、公文写作等， 提高工作效率和质量。
培养良好习惯
养成良好的工作习惯，如细心、耐心、守时、保密等，提升职业素 养。
拓展人际关系
积极参加各类社交活动，拓展人际关系，建立良好的人脉网络。
谈判礼仪 充分准备谈判资料，熟悉谈判内容和目标；尊重对方意见 和立场，保持冷静和客观；注意谈判技巧和策略的运用。
20
跨文化商务礼仪
文化差异认知
了解不同国家和地区的文化差异和商务习惯，尊 重对方的文化传统和习俗。
语言沟通
掌握基本的跨文化沟通技巧和外语能力，避免语 言障碍导致的误解和冲突。
礼仪禁忌
了解不同文化背景下的礼仪禁忌和敏感话题，避 免触犯对方的文化底线。
2024/1/29
6
02
秘书的基本技能
Chapter
2024/1/29
7
文字处理技能
熟练掌握各种办公软件
如Word、Excel、PowerPoint等，能 够高效、准确地完成文档的编辑、排 版、打印、复印等工作。
熟练的文件管理能力
能够对公司的重要文件进行分类、归 档、保管，确保文件的完整性和保密 性。
2024/1/29
21
05
秘书的沟通与协调能力
Chapter
2024/1/29
22
有效沟通技巧
用简洁明了的语言表达自己的观 点和想法，避免模糊不清或含糊 其辞。
及时给予他人反馈，确认信息是 否准确传达，确保沟通顺畅。
2024/1/29
通过不断学习和实践，提升职业技能和素养，为职业发展打下坚实 基础。
28
提升自身竞争力的方法
2024/1/29
学习新知识
持续学习新知识，包括办公软件操作、商务礼仪、公文写作等， 提高工作效率和质量。
培养良好习惯
养成良好的工作习惯，如细心、耐心、守时、保密等，提升职业素 养。
拓展人际关系
积极参加各类社交活动，拓展人际关系，建立良好的人脉网络。
谈判礼仪 充分准备谈判资料，熟悉谈判内容和目标；尊重对方意见 和立场，保持冷静和客观；注意谈判技巧和策略的运用。
20
跨文化商务礼仪
文化差异认知
了解不同国家和地区的文化差异和商务习惯，尊 重对方的文化传统和习俗。
语言沟通
掌握基本的跨文化沟通技巧和外语能力，避免语 言障碍导致的误解和冲突。
礼仪禁忌
了解不同文化背景下的礼仪禁忌和敏感话题，避 免触犯对方的文化底线。
2024/1/29
6
02
秘书的基本技能
Chapter
2024/1/29
7
文字处理技能
熟练掌握各种办公软件
如Word、Excel、PowerPoint等，能 够高效、准确地完成文档的编辑、排 版、打印、复印等工作。
熟练的文件管理能力
能够对公司的重要文件进行分类、归 档、保管，确保文件的完整性和保密 性。
2024/1/29
21
05
秘书的沟通与协调能力
Chapter
2024/1/29
22
有效沟通技巧
用简洁明了的语言表达自己的观 点和想法，避免模糊不清或含糊 其辞。
及时给予他人反馈，确认信息是 否准确传达，确保沟通顺畅。
2024/1/29
07970_文秘工作培训课件
未来发展趋势
3
随着科技的进步和办公自动化的普及，未来文秘 工作将更加注重信息化、智能化发展，同时强调 团队协作和创新能力。
2024/1/26
6
CHAPTER 02
文秘工作基本技能
2024/1/26
7
文字处理技能
文字录入与排版
熟练掌握文字录入技巧，能够快 速、准确地将纸质文档转化为电 子文档，并进行适当的排版和格
2024/1/26
26
CHAPTER 06
案例分析与实践操作演练
2024/1/26
27
案例一：成功文秘的日常工作展示
工作计划与时间管理
制定详细的工作计划，合理安排时间 ，确保高效完成各项工作任务。
文件管理与档案整理
熟练掌握文件分类、归档和保管方法 ，确保文件资料的安全、有序和易查 找。
会议筹备与记录
提高工作效率
掌握一些提高工作效率的方法和技巧，如制定工作计划、使用番 茄工作法等，提高自己的工作效率和质量。
11
CHAPTER 03
日常事务处理
2024/1/26
12
接听电话与接待来访者
接听电话
掌握接听电话的礼仪和技 巧，能够准确记录电话内 容并妥善处理各类电话请 求。
2024/1/26
接待来访者
负责会议通知、场地安排、资料准备 等，准确记录会议内容和决议事项。
接待与来访者管理
热情接待来访者，妥善处理来访事宜 ，维护公司形象和利益。
2024/1/26
28
案例二：高级文秘在商务谈判中的应用
商务礼仪与形象塑造
谈判技巧与策略应用
掌握商务礼仪规范，树立良好的职业形象 ，为公司赢得尊重和信任。
2024版文秘知识培训教材PPT课件ppt范文
05
信息收集、整理与传递
信息收集途径和方法
互联网搜索
利用搜索引擎，输入关键词进行 信息检索。
社交媒体
关注行业专家、意见领袖，获取 最新动态和观点。
专业数据库
利用图书馆、学术机构等提供的 专业数据库进行深度查询。
调查问卷
设计问卷，针对目标群体进行调 查，收集一手数据。
信息筛选、分类和整理
信息筛选
会议纪要整理和发布
整理会议记录，提炼关键 信息和重要观点
编写会议纪要，包括会议 主题、时间、地点、参会 人员、主要内容和结论等
校对和修改会议纪要，确 保内容准确、简洁明了
根据需要，将会议纪要发 布到公司内部网站或其他 平台上，以便更多人了解 会议内容和结果
将会议纪要发送给参会人 员和相关领导，以便及时 了解和掌握会议情况
密要求。
企业保密规章制度
了解并遵守企业内部的保密规章 制度，确保企业商业秘密和敏感
信息不被泄露。
企业保密制度遵守
涉密人员管理
严格执行涉密人员审查、培训、考核和离岗离职脱密期管理等制度， 确保涉密人员符合保密要求。
涉密载体管理
加强涉密载体（如文件、资料、硬盘等）的制作、收发、传递、使 用、复制、保存和销毁等全过程管理，确保涉密载体安全可控。
Excel数据处理
02
学会数据输入、公式与函数应用、数据排序、筛选与分类汇总
等操作，提高数据处理能力。
PowerPoint演示文稿制作
03
掌握幻灯片创建、布局设计、动画设置、多媒体插入等技巧，
制作专业且生动的演示文稿。
文件管理方法与规范
文件分类与命名
按照文件性质、内容进行 分类，采用规范的文件命 名方式，方便文件查找与 管理。
《文秘培训》课件
03
文秘的文书处理能力
公文写作
01
02
03
04
公文写作
掌握公文的基本格式和规范， 能够撰写通知、通报、报告等
公文。
公文语言特点
了解公文的语言特点，如准确 、简练、庄重，能够运用合适
的措辞和语气。
公文处理流程
熟悉公文的收发、登记、传阅 、归档等流程，确保公文处理
的及时性和准确性。
公文写作技巧
掌握公文写作的技巧，如结构 清晰、条理分明、逻辑严密，
提高公文的质量和效率。
商务信函写作
商务信函格式
商务信函语言特点
掌握商务信函的基本格式和规范，包括称 呼、正文、结尾敬语和签名等部分。
了解商务信函的语言特点，如礼貌、专业 、简洁，能够运用合适的措辞和语气。
商务信函内容
商务信函写作技巧
熟悉商务信函的常见内容和要点，如建立 业务关系、询盘、报价、订货等，能够根 据不同情境撰写合适的信函。
《文秘培训》ppt课件
contents
目录
• 文秘的职责与角色 • 文秘的沟通技巧 • 文秘的文书处理能力 • 文秘的行政能力 • 文秘的职业素养
01
文秘的职责与角色
什么是文秘
定义
文秘是指在企业和组织中担任行 政、秘书等职务的人员，负责处 理日常办公事务、文件管理、沟 通协调等工作。
特点
具备扎实的文字功底和组织协调 能力，能够高效处理各类办公事 务，保障企业日常运营的顺利进 行。
定期对文件进行备份，以防数据丢 失，确保文件安全。
文件传递与保密
确保文件传递过程中不泄露机密信 息，采取适当的保密措施。
时间管理
制定工作计划
根据任务优先级和时间安排，制 定详细的工作计划。
文秘教程培训-办公室文秘概述(ppt 36页)
办公室文秘岗位技能培训教程
第一章 办公室文秘概述
第一节 文秘的角色
办公室是访客最先到达和最后达到的地方，给 人以先入为主的第一印象和告别时的最后印象。 如果文秘部门环境优雅、关系融洽，文秘人员态 度友好、办事认真，就会给访客留下良好的印 象，进而增进与本单位的业务往来。
一、文秘人员的特点
1、塑造良好的角色形象，依法办事。 2、有清醒的配角意识。 3、应该依据领导者的期待塑造自我，以此
1、写作能力
指应用写作能力，即要能写出观点正确、内 容充实、结构严谨、表达清晰、语言流畅、 符合公文格式的各类应用性文件。写好应用 文，就应熟悉其程式，对应用文语体有透彻 的理解，具有丰富的语法、修辞、逻辑知识。 另外，办公室文秘应当写得一手好字，虽然 不一定要成为书法家，但一定要把字写得正 确、端正、匀称，给人以实用美感。
系。 2、就精神道德方面而言，文秘与领导是诤友
关系。
二、文秘是领导的时间安排者 文秘要为领导安排一天、一周乃至一个阶段
参加重大活动的时间表。 文秘要为领导事先安排好时间，可保证领导
活动有节奏、高效率，也使领导有适当的休息 时间。
三、文秘对领导起辅助作用 1、精力辅助。如提供经过处理的信息、撰
办公室文秘只有真正培养起对本职工作的兴 趣，才能自觉克服工作中的各种困难，克服 某些重复的公式化的工作带来的枯燥感和厌 倦心理。对事务性的工作具有持续而稳定的 兴趣，是一个优秀文秘人员应具有的心理品 质。同时，文秘活动涉及面广，除了本专业 的兴趣外，还要培养外围兴趣，如音乐、绘 画、书法、摄影、旅游等，以丰富知识、陶 冶性情、提高素养。
三、能力素质要求
办公室文秘人员是应用型人才，不仅需要优 秀的品质修养、合理的知识结构，而且还要 具备过硬的实际能力。办公室文秘人员的能 力，一般分为基础能力和专业能力。基础能 力包括观察力、记忆力、注意力、想象力、 思维力等，这是办公室文秘人员从事秘书活 动所需要的基本能力，也是从事其他工作的 人员都应具备的能力。
第一章 办公室文秘概述
第一节 文秘的角色
办公室是访客最先到达和最后达到的地方，给 人以先入为主的第一印象和告别时的最后印象。 如果文秘部门环境优雅、关系融洽，文秘人员态 度友好、办事认真，就会给访客留下良好的印 象，进而增进与本单位的业务往来。
一、文秘人员的特点
1、塑造良好的角色形象，依法办事。 2、有清醒的配角意识。 3、应该依据领导者的期待塑造自我，以此
1、写作能力
指应用写作能力，即要能写出观点正确、内 容充实、结构严谨、表达清晰、语言流畅、 符合公文格式的各类应用性文件。写好应用 文，就应熟悉其程式，对应用文语体有透彻 的理解，具有丰富的语法、修辞、逻辑知识。 另外，办公室文秘应当写得一手好字，虽然 不一定要成为书法家，但一定要把字写得正 确、端正、匀称，给人以实用美感。
系。 2、就精神道德方面而言，文秘与领导是诤友
关系。
二、文秘是领导的时间安排者 文秘要为领导安排一天、一周乃至一个阶段
参加重大活动的时间表。 文秘要为领导事先安排好时间，可保证领导
活动有节奏、高效率，也使领导有适当的休息 时间。
三、文秘对领导起辅助作用 1、精力辅助。如提供经过处理的信息、撰
办公室文秘只有真正培养起对本职工作的兴 趣，才能自觉克服工作中的各种困难，克服 某些重复的公式化的工作带来的枯燥感和厌 倦心理。对事务性的工作具有持续而稳定的 兴趣，是一个优秀文秘人员应具有的心理品 质。同时，文秘活动涉及面广，除了本专业 的兴趣外，还要培养外围兴趣，如音乐、绘 画、书法、摄影、旅游等，以丰富知识、陶 冶性情、提高素养。
三、能力素质要求
办公室文秘人员是应用型人才，不仅需要优 秀的品质修养、合理的知识结构，而且还要 具备过硬的实际能力。办公室文秘人员的能 力，一般分为基础能力和专业能力。基础能 力包括观察力、记忆力、注意力、想象力、 思维力等，这是办公室文秘人员从事秘书活 动所需要的基本能力，也是从事其他工作的 人员都应具备的能力。
秘书角色意识培训课件(ppt 67页)
秘书的分类
文字 秘书
事务 秘书
行政 秘书
业务内容
会议 秘书
机要 秘书
公关 秘书
秘书的分类
教育 秘书
法律 秘书
行业特征
医药 秘书
体育 秘书
军事 秘书
秘书的分类
从属和 服务对象
公务秘书
私人秘书
秘书的分类
工作性质
党政机关秘书
企业秘书
思考题：
从秘书的分类来看，现代秘书有什么特征？ 秘书工作的分工越来越细，专业化程度越来越高。
关于秘书
根据美国《职称辞典》的解释，“秘书”一 词的正确含义是指工作水平高超，能贯彻执行 下列工作的人： 全面处理机关、公司的行政工作，以减轻政府 官员和公司负责人的较次要的行政事务及办公 室工作；能用速记记录；处理领导约会及提醒 约会；接待办公室来访人员；接打电话；处理 领导私人的重要邮件，主动拟写日常函件；对 办公室其他工作人员进行工作监督；整理人事 档案。
专题一：秘书与企业秘书
专题二 企业秘书角色
专题一 秘书与企业秘书
• 一、关于秘书
• 二、秘书的分类、分级
•
三、企业秘书工作
•
四、企业秘书职业化
关于秘书
“要想成为一名成功的管理者、领导者，就要先成为 一名成功的下属，要想成为一名成功的下属就要有秘书 的思维，秘书的修养”。
关于秘书
我国秘书概念的流变
关于秘书
我国秘书概念的流变 ③秘书是一种职业
清末：正式以“秘书”一词命名工作人员，负责掌
管机密折电，函牍（文件书信），并处理不属于其 他各部门职权范围的事，这是现代秘书概念的源头。 辛亥革命以后：现代意义的秘书出现 思考题： 结合以上内容说说 “秘书”一词的含义发生了什么 变化？
公司秘书培训PPT课件
用别人喜欢听的句式来说话
句式一：用“我理解……”平息不满与矛盾
句式二：用“我会……”表达服务意愿
行政人员：“对于你的问题，我十分抱歉，我尽可能向部门经理崔经理询问吧。”同 事：“你这是在应付我嘛，’尽可能’就是有可能不会啦，真是的！“
行政人员：“你的问题我已经明白了。我会给部门崔经理询问，我会尽快给你答复的，好吗？同 事：“那就OK啦，谢谢！”
正规的接待场合着行政装
遵循提前达到的原则
主要迎候人员都应参加送别
来宾系贵宾，应举行专门的欢送仪式
待来宾在视野里消失后，方可离去
根据来宾身份和迎接规格确定送别规格
行政会见——商务送别原则
2023
公司秘书培训PPT
公司培训/ 企业培训/ 工作总结/ 商务汇报
2023
公司秘书培训PPT
公司培训/ 企业培训/ 工作总结/ 商务汇报
CONTENT
01
02
03
拉进关系的谈话技巧
与上司沟通的技巧
公务接待的技巧
目录
01
拉进关系的谈话技巧
请添加文本内容请添加文本内容请添加文本内容
工作语言“规范”沟通
工作场合六不谈
不非议XXXX
不议论同事领导
不涉及私人问题
不涉及格调不高的话题
误区
原则
与上——表示不同意见
遵循的原则
与上司沟通的注意事项（一）
有些事可以私下里谈
有些小事可以随时打招呼
开会时积极发言
选择领导空闲或心情较好时
全天最佳时机：上午或下午刚上班时
接受指示
汇报
表示不同意见
商讨问题
与上司沟通的四种形式
领导的手势
与上司沟通的注意事项（二）
句式一：用“我理解……”平息不满与矛盾
句式二：用“我会……”表达服务意愿
行政人员：“对于你的问题，我十分抱歉，我尽可能向部门经理崔经理询问吧。”同 事：“你这是在应付我嘛，’尽可能’就是有可能不会啦，真是的！“
行政人员：“你的问题我已经明白了。我会给部门崔经理询问，我会尽快给你答复的，好吗？同 事：“那就OK啦，谢谢！”
正规的接待场合着行政装
遵循提前达到的原则
主要迎候人员都应参加送别
来宾系贵宾，应举行专门的欢送仪式
待来宾在视野里消失后，方可离去
根据来宾身份和迎接规格确定送别规格
行政会见——商务送别原则
2023
公司秘书培训PPT
公司培训/ 企业培训/ 工作总结/ 商务汇报
2023
公司秘书培训PPT
公司培训/ 企业培训/ 工作总结/ 商务汇报
CONTENT
01
02
03
拉进关系的谈话技巧
与上司沟通的技巧
公务接待的技巧
目录
01
拉进关系的谈话技巧
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工作语言“规范”沟通
工作场合六不谈
不非议XXXX
不议论同事领导
不涉及私人问题
不涉及格调不高的话题
误区
原则
与上——表示不同意见
遵循的原则
与上司沟通的注意事项（一）
有些事可以私下里谈
有些小事可以随时打招呼
开会时积极发言
选择领导空闲或心情较好时
全天最佳时机：上午或下午刚上班时
接受指示
汇报
表示不同意见
商讨问题
与上司沟通的四种形式
领导的手势
与上司沟通的注意事项（二）
文秘培训课件
应对突发情况的策略
来宾迟到
保持耐心和礼貌，主动与来宾 联系并询问是否需要帮助。
来宾临时变更计划
灵活应对，及时调整接待计划 并与相关部门协调。
来宾提出特殊要求
尽量满足来宾的合理要求，如 无法满足则礼貌解释原因并提 供替代方案。
遇到紧急情况
保持冷静和镇定，迅速采取应 急措施并与相关部门联系。
04
沟通技巧与表达能力提升
和关注度。
接待流程与规范
迎接来宾
热情周到地迎接来宾，主动介 绍自己并引导来宾至指定地点 。
茶水服务
及时为来宾提供茶水服务，注 意茶具清洁和茶叶品质。
接待准备
了解来宾信息，制定接待计划 ，准备接待用品。
安排座次
根据来宾身份和场合要求，合 理安排座次并引导来宾入座。
送别来宾
礼貌周到地送别来宾，主动询 问是否需要帮助并道别。
多读书
阅读可以丰富自己的词汇和表达方式 ，提高表维和 表达能力。
参加辩论或演讲
参加辩论或演讲可以锻炼自己的口头 表达能力和思维能力。
学习外语
学习外语可以拓宽自己的视野，提高 跨文化交流能力。
倾听与反馈的艺术
积极倾听
理解对方观点
在倾听他人时，要给予积极的反馈和回应 ，鼓励对方继续表达。
团队协作的重要性
提升工作效率
通过团队协作，可以充分利用各 成员的专业技能和知识，从而提
高工作效率和质量。
促进信息交流
团队协作有助于促进成员之间的信 息交流，使信息更加畅通，减少误 解和沟通障碍。
增强团队凝聚力
良好的团队协作可以增强团队凝聚 力，使成员更加认同团队目标和价 值观，提高工作积极性。
领导力培养途径
2024版文秘工作培训教材
掌握一定的心理学知识，能够 善于观察和了解他人的需求和 心理变化，做到善解人意。
10
保密意识与能力
具备较强的保密意识，能够严格 遵守国家和企业的保密规定和要
求。
2024/1/25
熟悉各类保密技术和方法，能够 做好涉密信息的传递、存储和销
毁等工作。
掌握一定的安全防范知识，能够 识别和防范各种安全风险和隐患。
多元化
未来文秘工作将更加注重 多元化发展，如跨文化交 流、多语种服务等，以适 应全球化趋势。
6
02 文秘工作基本技能
2024/1/25
7
文字处理能力
2024/1/25
01
熟练掌握常用办公软件，如Word、Excel、PowerPoint 等，能够高效、准确地完成日常文档编辑、排版、打印、 复印等工作。
文秘工作培训教材
2024/1/25
1
目录
2024/1/25
• 文秘工作概述 • 文秘工作基本技能 • 日常事务处理 • 商务礼仪与职业形象塑造 • 高效时间管理与自我提升 • 团队协作与沟通技巧 • 总结回顾与展望未来发展
2
01 文秘工作概述
2024/1/25
3
文秘工作定义与职责
2024/1/25
沟通。
熟悉各类会议的组织和安排，能 够做好会议记录、纪要等文件的
撰写和整理工作。
掌握一定的外语水平，能够处理 涉外事务中的口头和书面交流。
2024/1/25
9
沟通协调能力
具备较强的沟通协调能力，能 够协调处理内外部关系，化解 矛盾纠纷，促进团队协作。
2024/1/25
熟悉各类社交礼仪和商务礼仪， 能够得体地应对各种场合和人 群。
行政文秘培训ppt课件
二、秘书人员事务处理技能
2、什么是良好的办事能力
注意事项 ——要明白职权范围，不越权，讲实效 ——要熟悉办事程序，工作中能够区别轻重缓急 ——要善于交往，能同
各种人打交道 ——要掌握挡驾艺术，设
法减轻领导者的负担
二、秘书人员事务处理技能
3、事务处理中的关键点
理：事务本身的内在逻辑性 ——技术层面的原理 ——哲学层面的哲理 ——人际关系中的做人的道理 情与法： ——情理与法理 ——注重平时感情的积累 ——心中的法制观念 ——大事讲原则，小事讲团结
五、企业公文的类型与应用
1、企业公文的概念及作用 概念 ——是将企业领导管理思想和意图，通过文字
表达，形成公文文稿的过程 公文的作用 ——规范标准作用 ——领导指挥作用 ——广告宣传作用 ——沟通信息作用 ——凭证记载作用
1、角色认知
秘书人员常扮演的六种角色
三、秘书人员的自我角色定位
1、角色认知
秘书角色的重要意识 ——心理意识
A、主动工作意识 B、参谋助手意识 C、乐于奉献意识 ——行为意识 A、服从意识 B、服务意识 C、保密意识
三、秘书人员的自我角色定位
3、容易出现的误区
主观态度上的问题 ——服从和服务意识淡薄 ——没有敬业精神，工作态度不佳 ——保密意识差，导致泄密事件 ——向上错位，擅作主张 客观能力上的问题 ——专业技能水平差 ——各类知识较浅薄 ——概念、判断、概括能力差
A、能协助处理内部人际事务，调解纠纷 B、能外部公共关系协调 ——艺术气质，能主持一定的文艺活动 ——计算机熟练，英语优秀 ——摄影、驾驶等
一、秘书人员的知识结构
4、不同层次秘书的基本知识技能
高级文秘人员的知识技能 ——具备初、中级文秘人员的基础 ——有良好的文字处理能力，能策划大型文案 ——有良好的沟通协调能力，授权：
文秘写作培训课件(PPT 59张)
３行文规则
一般不要越级行文。（逐级、越级、多级、普发、通行） 严格控制行文的数量。 切实注意行文的位度。 行文要选准文种。 分清党与政、领导与指导的关系。 政府各职能部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政 府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和 答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。 部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正或上款，是指负责处理、执行公文的 机关。它位于标题的左下方，顶格书写，其后用冒号。 普发性下行公文，主送机关较多，一般使用泛称，如“校 直属各单位”；中共中央、国务院的某些普发性文件如 “各省、自治区、直辖市党委和人民政府，各大军区、各 军兵种党委，各人民团体”等。但上行文的主送机关一般 是一个。一些行文方向不定、没有特指主送机关的公布性 公文，如公告、通告及一部分事项性通知，则不写主送机 关。 抄送机关：指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机 关。应当使用全称或规范化简称。
本讲内容：
通用规范公文（请示、通知、函）； 策划文案（计划、方案）； 总结文稿（工作总结、报告）； 会议文案（主持词、开幕词、闭幕词、讲话稿）； 章则文书（章程、办法、细则）； 公关、礼仪文书（简介、倡议书、启事、欢迎词、 慰问信、感谢信）； 契约文书（合同、协议、条据）。
2公文格式
完整的公文格式，是由文头、主文、文尾三大部 分组成。 党内文件的文头部分包括份号、秘密等级和保密 期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签 发人；行文部分包括标题、主送机关、正文、附 件、发文机关署名、成文日期、印章；文尾部分 包括印发传达范围、主题词、抄送单位、印刷版 记。
2公文格式
国家行政机关公文 眉首部分包括公文份数序号、秘密等级和保密期 限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发 人； 主体部分包括标题、主送机关、正文、附件、公 文生效标记（落款）、成文日期、印章、附注； 版记部分包括主题词、抄送单位、印发机关和印 发时间。
文秘基础知识培训课件(2024)
2024/1/28
保密宣传教育
积极参加保密宣传教育活动，提高保密意识和能力。
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信息泄露风险防范措施
涉密信息管理
严格控制涉密信息的知悉范围， 按照“最小化、必要化”原则进 行涉密信息的传递、存储和处理
。
防范网络攻击
加强网络安全防护，定期更新病 毒库、修补系统漏洞，防范网络
攻击和数据窃取。
物理安全防护
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CHAPTER 06
保密意识培养与信息安全防 护
2024/1/28
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保密法律法规和政策要求
《中华人民共和国保守国家秘密法》等相关法律法规
明确规定了国家秘密的范围、保密义务、法律责任等内容，要求文秘人员严格遵守。
保密政策与制度
了解并遵守所在单位的保密政策与制度，如保密工作责任制、涉密信息系统管理等。
文件登记
建立文件登记簿，详细记录文件的收 发日期、来文单位、文件编号、标题 、页数等信息，方便后续查找和管理 。
2024/1/28
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档案分类、保存和借阅制度
档案分类
根据档案的性质、内容和时间等 因素，采用逻辑分类方法进行档 案分类，确保档案条理清晰、易
于查找。
2024/1/28
档案保存
制定档案保存期限表，对不同类型 的档案设定相应的保存期限，定期 进行档案鉴定和销毁工作，确保档 案的安全和完整。
文秘基础知识培训课 件
2024/1/28
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目 录
2024/1/28
• 文秘概述与职业素养 • 办公室管理技能 • 文件处理与档案管理 • 接待礼仪与商务洽谈技巧 • 时间管理与工作效率提升方法 • 保密意识培养与信息安全防护
2
CHAPTER 01
秘书学培训课件(PPT84页)
＊保持环境整洁。
＊推行健康运动
＊举办康乐活动。
2.安全管理
＊ 防盗 ＊ 防火
＊ 防止意外伤亡
◇办公用品管理
1.文具
笔、墨、尺、订书机、广告色、油彩、粉 笔、
胶水（带）、信封、邮票等。
2.小工具
清洁工具、修理工具、制画工具、宣传工 具、
各种刀具（裁纸刀、切纸刀）等。
3.纸张
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
信纸、复印纸、打印纸、复写纸、
◇办公用品管理的原则
建立完善的管理制度 保证工作的需要 讲求节约，物尽其用 及时更新装备，提高工作水平
第二节 通讯工作
电话作为现代通讯工具，在组织的管 理工作中发挥着日益重要的作用。秘书每
天通过电话进行大量的对内、对外联络工
作，可见电话是组织展示工作效率、社会
形象的一个窗口。在电话工作中，人们彼
（1）用精力最佳时间干最重要的工作。
着多种含义： （3）弹性安排，留有余地
（４）到车间进行实地检查或指。 转接的电话挂通后，应立即挂断，不应再听。 ◆督查工作的范围和原则
第一种：泛指一切办公场所，区别于用于教
学的教室，用于生产的车间，或是医疗室、
实验室等等。
第二种：是指某一类职业人员或某一 级职务人员的办公场所。如：教师、 护士、厂长、院长办公室等。
办公室的含义 ＊印章必须由单位的领导指派专人负责保管和使用，严禁擅自使用或外借。
对等远候道 。而来的客人，秘书应随车提前到车站、码头或机场迎送，一般以提前10到20分钟等候，以示对客人的尊敬，绝不可迟到让客人
列为督查项目要填写“督促检查登记单”
——办公室是一个常用而普通的名词，却有 第三种：指党、政府机关、企事业单位内的综合办事机构。
行政管理与办公文秘含动画培训ppt
行政管理职责：制定和执行政策、管理公共事务、保障社会公正等
行政管理目标：提高政府效率、促进经济发展、保障社会福利等
行政管理发展趋势：信息化、专业化、法治化等
行政管理发展趋势
信息化：随着信息技术的发展，行政管理将更加注重信息化、数字化，提高管理效率和质量。
规范化：行政管理将更加注重规范化、标准化，确保管理行为的合法性和公正性。
行政管理与办公文秘培训ppt
CONTENTS
目录
01.
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02.
行政管理概述
03.
办公文秘工作要求
04.
行政管理与办公文秘培训内容
05.
行政管理分析
01
02
行政管理定义与重要性
行政管理职责与目标
行政管理手段：法律手段、经济手段、行政手段等
熟练掌握办公软件操作：如Word、Excel、PowerPoint等，能够高效地处理各种文档和数据。
具备组织协调能力：能够合理安排工作流程，协调各方资源，确保工作顺利进行。
具备文字处理能力：能够撰写各类公文、报告等文档，文字表达准确、流畅。
办公文秘沟通技巧与礼仪规范
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评估指标体系建立：培训目标、培训内容、教学方法、学员反馈等
培训效果评估方法：问卷调查、访谈、观察法等
评估结果分析：数据统计、结果呈现、问题诊断等
持续改进措施：针对问题提出解决方案、持续优化培训计划等
06
成功案例分享与经验总结
案例一：某公司行政管理与办公文秘培训的成功实践 * 培训目标与内容 * 培训实施过程 * 培训效果评估与反馈
未来发展展望与挑战应对策略
未来发展趋势预测：随着数字化、智能化的发展，行政管理与办公文秘培训将更加注重技能培养和知识更新。
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——文明礼貌 ——谦虚谨慎 ——不卑不亢 生活作风 ——先公后私 ——勤俭戒奢
——勤： ??????
——人格高尚
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六、个人职业道德品质修养
1、秘书人员的重要品质
传统道德的延伸 中华民族的道德修养观 ——修身、齐家、治国、平天下 关键的个人品质 ——有社会责任感 ——对领导和团队忠心耿耿 ——有敬业精神 ——有认真的工作态度 ——有任劳任怨的胸怀
24
《秘书人员的专业技能（上）》
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：《秘书人员的专业技能（上）》
一、秘书人员的知识结构 二、秘书人员事务处理技能 三、口头表达能力的培养 四、文字组织能力的培养 五、企业公文的类型与应用
下级 角色
报告人
服务员
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职责 履行人
事务 执行者
三、秘书人员的自我角色定位
1、角色认知
秘书角色的重要意识 ——心理意识
A、主动工作意识 B、参谋助手意识 C、乐于奉献意识 ——行为意识 A、服从意识 B、服务意识 C、保密意识
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三、秘书人员的自我角色定位
2、秘书角色与领导角色
与领导相处的基本原则 ——思想一致原则 ——知识互补原则 ——相互信任原则 ——相互适应原则 ——人格平等原则 ——维护团结原则
思想素质
素质
心理素质 文化素质
文秘专业技术修养
秘
身体素质
理论修养 知识修养 相关行业知识修养
书 修养 人
品质修养 其他社会常识修养 性格修养
员
学习能力 艺术修养
OA
逻辑思维能力
INTERNET
能力
文秘技术能力 口头表达能力 执行能力
口头 文字
办事办会
公文写作 文档管理
交际能力
15
四、秘书性格和心理素质修养
出谋划策
9
二、秘书人员的重要价值和作用
3、秘书人员的耳目作用 4、秘书人员的桥梁作用
上情下达 内情外达
下情上达 外情内达
上情下达
5、不管部作用 6、窗口作用
内情外达
下情上达 外情内达
——有什么样的领导就有什么样的秘书
10
三、秘书人员的自我角色定位
1、角色认知
秘书人员常扮演的六种角色
领导者 替身
参谋 助手
2、秘书人员的职业素养
具有强烈的事业心，表现在：
忠诚敬 业
的精神
乐于奉 献的精
神
四个 精神
积极进 取的精
神
具有坚定的信念
16
开拓创 新的精
神
要有较高的思想水平
四、秘书性格和心理素质修养
3、秘书人员的职业性格
内敛
正直
善良
缜密 坚毅
17
职业 性格
豁达
热忱 温和
四、秘书性格和心理素质修养
4、优秀秘书人员的性格塑造
四句顺口溜：
——秘书工作职业化 ——秘书人员知识化
——办公设备自动化 ——学科研究独立化
6
一、企业文秘工作的基本特征
4、秘书工作的基本特征
辅助性
——主体上的从属性
——工作上的被动性
——权力上的非强制性
——绩效上的间接性
机密性
文牍性
事务性
政策性
综合性
7
一、企业文秘工作的基本特征
4、秘书工作的基本特征
综合性 ——从职能范围上看
A、不承担某一具体工作 B、承担全面了解、联络、沟通 C、起全局性整体协调工作 ——从工作内容上看 A、管理事务 B、搞好服务 C、参与政务
8
二、秘书人员的重要价值和作用
1、秘书人员的助手作用
文件 处理
文字 把关
助手 作用
事务 处理
检供依据
从服务对象和经济来源来划分
——公务秘书
——私人秘书
从工作的分工或业务的侧重点来划分
——文字秘书
——机要秘书
——通讯秘书
——信访秘书
——外文秘书
——生活秘书
——教学秘书
——科研秘书等
秘书的层次
5
一、企业文秘工作的基本特征
3、国际上秘书工作的特点
当前国际上秘书工作有四个特点 ——职业化（门类众多、具有广泛前途） ——OA：办公设备先进，自动化程度越来越高 ——秘书人员的的文化水平和专业知识越来越高 ——秘书学科成为一门专业性很强的独立学科
现实 性
独立 性
情趣
性格
性
塑造
专业 性
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计划 性
亲和 性
包容 性
适应 性
五、秘书情感和意志力修养
1、情感修养注意三个方面
内向与外向的结合
——外向型的优点： ——内向型的优点：
A、开朗活泼
A、沉着 B、冷静
B、敏锐大胆
C、谨慎 D、细心
C、善于交际
E、稳健 F、持重
热情与沉稳的结合
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宽广与容忍
五、秘书情感和意志力修养
13
三、秘书人员的自我角色定位
3、容易出现的误区
主观态度上的问题 ——服从和服务意识淡薄 ——没有敬业精神，工作态度不佳 ——保密意识差，导致泄密事件 ——向上错位，擅作主张 客观能力上的问题 ——专业技能水平差 ——各类知识较浅薄 ——概念、判断、概括能力差
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四、秘书性格和心理素质修养
1、秘书人员素养能力构成
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六、个人职业道德品质修养
1、秘书人员的重要品质
秘书人员的职业道德
实事 求是
忠于 职守 职业 道德
文明 礼貌
善于 合作
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恪守 信用 严守 秘密
六、个人职业道德品质修养
2、提高秘书人员素质的途径
组织途径 ——优化组织氛围——提供成长机会 ——加强工作领导 个人途径 ——勤于学习，完善知识结构 ——巧于思考，强化认识能力 ——善于修养，优化心理素质 ——勇于实践，不断总结提高
文秘培训课件
：《秘书角色认知与职业素养》
一、企业文秘工作的基本特征 二、秘书人员的重要价值和作用 三、秘书人员的自我角色定位 四、秘书性格和心理素质修养 五、秘书情感和意志力修养 六、个人职业道德品质修养
2
一、企业文秘工作的基本特征
1、秘书的涵义
《辞海》中“秘书” 的5种涵义 ——职务名称之一，是领导的助手 ——官名，秦汉以来的秘书监/令/郎等 ——外交人员，介于参赞和随员之间 ——宫中的藏书 ——谶纬（chen wei），汉代流行的迷信书
3
一、企业文秘工作的基本特征
1、秘书的涵义
现代秘书的涵义 ——为政府机关、企事业单位、团体或个人提供
辅助管理和综合服务的人员，是领导的助手 企业单位的秘书 ——为企业单位各层次管理组织和领导者个人提
供各方面辅助管理与综合服务的文秘人员 ——组织的秘书 ——领导的秘书
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一、企业文秘工作的基本特征
2、秘书的分类
2、秘书人员的意志力修养
培养 自觉性
培养 自控性
意志力 修养
培育 坚韧性
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培养 果断性
五、秘书情感和意志力修养
3、秘书人员的作风修养
思想作风和工作作风 人际交往作风
——正： ?????? ——贤： ?????? ——实： ?????? ——真： ?????? ——严： ?????? ——细： ?????? ——敏： ??????