资产采购管理系统需求说明书

资产采购管理系统需求说明书目录1 引言 (4)1.1编写目的 (4)1.2文档书写约定 (4)1.3术语定义 (4)1.4参考资料 (4)2 系统概述 (5)2.1系统目标 (5)2.2系统功能概述 (5)2.3条件与限制 (5)2.4风险说明 (5)2.5系统参照标准 (5)3 系统功能需求 (6)3.1采购管理 (6)3.1.1 采购申请 (7)3.1.2 采购小组 (9)3.1.3 采购方式登记 (10)3.1.4 采购单与合同 (11)3.1.5 到货登记 (12)3.1.6 验收登记 (13)3.1.7 查询统计 (14)3.1.8 任务提醒 (18)1引言1.1编写目的本需求分析报告描述的是厦门大学数字化校园项目资产管理系统的业务需求，经双方确认后，本需求作为系统设计人员、开发人员的设计依据。

本需求的预期读者是资产后勤处业务主管、项目经理、资产管理系统设计人员、开发人员、测试人员。

1.2文档书写约定红色斜体：文档编写内容指导和帮助，文档确认成稿后需删除该部分内容。

蓝色斜体：文档编写内容示例，文档确认成稿后需修改为黑色正文字体或删除该部分。

绿色字体：文档中最新修改部分为了以示区别，可以在适当的时候调整为绿色字体，文档确认成稿后，需修改为黑色字体。

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1.3术语定义无1.4参考资料2系统概述2.1系统目标1、为资产后勤处开发一套资产管理系统，为学校提供物资采购、水电查询及设施维护跟踪服务；2、为各院系提供采购申请、采购查询、采购统计等功能；3、为物资科提供采购全过程管理及采购费用统计查询功能；2.2系统功能概述本系统从功能角度分为四个模块，包括：采购管理、系统管理。

采购管理模块为物资科采购人员提供采购申请、采购审批、年度购置计划、采购计划、采购单、采购小组、采购合同、合同支付情况、采购方式结果（询价结果、招投标结果、谈判结果）、到货登记、验收登记、综合查询等业务功能。

系统管理模块是系统的支撑模块，包括：数据字典维护、用户组管理、用户管理、用户权限管理、院系信息设置、经费卡信息、物资分类等。

2.3条件与限制本系统基于数字化校园的整体解决方案，需要和数字化校园平台完成统一身份认证、共享数据、信息门户的集成等，同时考虑部分数据由共享数据库提供，包括标准代码信息、教师数据、学生数据等。

本系统由统一身份认证系统提供用户认证，但不绑定统一身份认证系统提供的权限组或身份类别。

2.4风险说明项目实施过程中，学校管理规定的变化，带来业务流程的变化。

2.5系统参照标准1.《高等学校管理信息标准》3系统功能需求3.1采购管理采购管理模块为物资科采购人员提供采购申请、采购审批、采购计划、采购单、采购小组、采购合同、合同支付情况、采购方式结果（询价结果、招投标结果、谈判结果）、到货登记、验收登记、综合查询等业务功能。

角色功能定义本模块主要实现物资采购过程的管理，方面采购数据的查询统计。

3.1.1采购申请3.1.1.1采购申请本模块主要实现仪器设备管理员对仪器设备信息登记。

3.1.1.1.1功能描述3.1.1.1.2 业务描述1、 一般用户或采购执行员进行采购申请登记；2、 采购申请编码系统生成，允许修改，不能重复；3、 采购申请单打印，需在采购申请审批通过后进行。

3.1.1.1.3报表说明查询条件：采购申请编码、申请日期范围、年份、物资名称、申请单位、预算总额范围、审批状态（经费负责人审核、科技处审核、实验办论证员审核、物资科科长审核、资产后勤处处长审核、）（以上条件可单选也可组合查询）。

查询结果：采购申请编码、申请日期、申请单位，申请责任人、年份、操作人、预算总金额、状态、经费来源、经费卡号、联系人、联系电话等。

3.1.1.2采购申请审核3.1.1.2.1功能描述3.1.1.2.2业务描述1、采购申请流程启动后，首先由经费负责人审批；2、经费负责人审批后，如果使用的经费是科研经费，需要科技处管理员审批，非科研经费需要规划处审核；3、预算大于等于10万元时，需要提交论证报告，实验办论证员确认论证结果，确认通过后进入下一步审批；4、物资科科长审批；预算小于5万元时，科长审批后流程结束；5、预算大于等于5万元时，科长审批后由资产后勤处处长审核；6、资产后勤处处长审核后由分管副校长审批，7、采购审核时确定采购类型是集中采购还是自行采购。

3.1.1.2.3报表说明查询条件：采购申请编码、申请日期范围、年份、物资名称、申请单位、预算总额范围（以上条件可单选也可组合查询）。

查询结果：采购申请编码、申请日期、申请单位，申请责任人、年份、操作人、预算总金额、状态、经费来源、经费卡号、联系人、联系电话、流程状态等。

3.1.2采购小组3.1.2.1创建采购小组本模块主要实现采购采购小组的创建。

3.1.2.1.1功能描述3.1.2.1.2业务描述1、根据采购计划及采购方式，采购执行员确定采购小组及其成员；3.1.2.1.3报表说明查询条件：年份、小组编码、小组名称（以上条件可单选也可组合查询）。

查询结果：年份、小组编码、小组名称、最新采购计划编码、负责人单位、负责人、小组状态、创建时间等。

小组成员信息：姓名、所在单位、联系方式、职务、是否负责人、是否操作员。

采购计划信息：物资名称、规格、型号、数量、金额、计划采购时间、负责人、负责单位、采购计划编码、填报时间、计划年份。

3.1.3采购方式登记3.1.3.1询价结果登记本模块主要实现采购询价记录及采购供应商信息。

3.1.3.1.1功能描述3.1.3.1.2业务描述1、根据采购计划及采购方式，采购执行员进行询价，并登记询价结果，确定采购供应商；3.1.3.1.3报表说明查询条件：采购申请编码、物资名称、申购单位、供应商、是否中标（以上条件可单选也可组合查询）。

查询结果：采购申请编号、申购单位、物资名称，规格，型号，报价，供应商，联系人、联系方式、是否中标、登记时间等。

3.1.3.2开评标记录登记本模块主要实现采购招投标开评标记录信息登记。

3.1.3.2.1功能描述3.1.3.2.2业务描述1、根据采购计划及采购方式，采购执行员组织招标，并登记开评标记录，确定中标供应商；3.1.3.2.3报表说明查询条件：采购申请编码、物资名称、申购单位、中标供应商（以上条件可单选也可组合查询）。

查询结果：采购申请编号、申购单位、项目名称，规格，型号，中标价格，中标供应商，联系人、联系方式、登记时间等。

开标一览表明细：询价日期、报价、品牌、价格得分、商务技术得分、总分、供应商、联系人、联系方式、是否中标。

评标人员明细：姓名、职务职称、所在单位。

3.1.4采购单与合同3.1.4.1采购单管理本模块主要实现采购单的创建与查询。

3.1.4.1.1功能描述3.1.4.1.2业务描述1、采购执行员根据采购计划和采购方式创建采购单；2、进口产品以外币计算，合同额已外币金额为准，合同额（人民币）根据汇率计算。

3、采购项目为计算机时，采购明细中需明确计算机的品牌、类型（台式计算机、便携式计算机、服务器）。

4、采购项目为汽车时，采购明细中需明确汽车的品牌、类型（排量1.4L以下（轿车）、排量1.4-2.0L（轿车）、排量2.0L-3.0L（轿车）、排量3.0L以上（轿车）、排量2.0L-3.0L以上（越野车）、排量3.0L以上（越野车）、其他乘用车）。

5、采购明细根据采购物资的实际情况确定所属节能产品类。

3.1.4.1.3报表说明查询条件：采购申请编码、创建时间范围、年份、采购项目、采购方式、采购类型、是否进口、省内外（以上条件可单选也可组合查询）。

查询结果：采购单编号、采购申请编号、采购方式、采购项目、年份，总金额、合同额、是否进口、外币金额、币种，供应商，联系人、联系方式、创建时间等。

3.1.4.2合同登记本模块主要实现采购合同的登记查询功能。

3.1.4.2.1功能描述3.1.4.2.2业务描述1、采购执行员在确定供应商后生成采购单，登记采购合同，确定合同支付方式。

3.1.4.2.3报表说明查询条件：合同名称、物资名称、年份、合同编码、乙方、登记时间范围、合同金额范围、支付比例范围（以上条件可单选也可组合查询）。

查询结果：合同编码、合同名称、登记时间、乙方、年份，合同金额、外币金额、附件、查看等。

3.1.5到货登记3.1.5.1功能描述3.1.5.2业务描述1、一般用户（物资申购负责人）在物资到货后，登记物资到货信息，仅可查询、修改和删除自己登记的到货信息；3.1.5.3报表说明查询条件：到货单编码、到货时间范围、年份、送货单位、采购单编码、总金额范围、供应商、操作人（以上条件可单选也可组合查询）。

查询结果：到货单编码、采购单编码、到货时间、到货年份，总金额、外币金额、送货单位、送货人、供应商等。

3.1.6验收登记3.1.6.1功能描述3.1.6.2业务描述1、一般用户（物资申购负责人）在物资到货验收后，登记物资验收信息，仅可查询、修改和删除自己登记的验收信息；2、采购执行员可查询全部的物资验收信息；3、可以打印验收单以进行手工签字；4、提供数据接口供入固定资产账使用，数据项参照固定资产验收单；5、提供数据接口由固定资产进行入库标记。

3.1.6.3报表说明查询条件：验收单编码、验收时间范围、验收年份、责任人、物资名称、总金额范围、责任单位/小组（以上条件可单选也可组合查询）。

查询结果：验收单编码、到货单编码、验收年份、操作人、验收时间、总金额、验收参与人员、验收结论、验收情况说明、验收附件等。

3.1.7查询统计3.1.7.1采购进度查看本模块主要实现采购进度信息的查看。

3.1.7.1.1功能描述3.1.7.1.2业务描述1、一般用户（申购负责人）查询采购进度信息。

3.1.7.1.3报表说明查询条件：申请单位、申请部门、物资名称、状态、申请时间范围、经费卡号、采购类型（集中采购、自行采购）（以上条件可单选也可组合查询）。

查询结果：物资名称、规格、型号，数量、预算金额、状态、申请时间、采购负责人、采购申请编号、【操作】（查看）。

3.1.7.2 合同支付统计本模块主要实现采购合同的支付统计。

3.1.7.2.1功能描述3.1.7.3单位采购费用统计本模块主要实现单位采购费用的统计。

3.1.7.3.1功能描述3.1.7.3.2 业务描述1、 单位年度采购费用统计。

3.1.7.3.3报表说明查询条件：年份、单位、部门 等（以上条件可单选也可组合查询）。

查询结果：单位、部门、总预算、合同额、差额。

3.1.7.4采购统计本模块主要实现采购信息的统计查询。

3.1.7.4.1功能描述3.1.7.4.2业务描述物资分类统计按大类进行统计，包括材料、设备、家具、其他。