关于文件资料管理的培训

记录清单
要求：销毁申请，批准后销毁。 要求：装订成册、标识清楚、防潮、防晒、防虫。
相关记录 记录标识
要求：勿漏项、勿随意涂改、勿铅笔填写，需清晰工整填写等。
记录销毁单
记录控制
标 识 贮 存 保 护 检 索 保存期 处 置 有记录名称和唯一性编号 贮存条件、贮存设施、方法、环境 防虫蛀、防潮、防损坏、防丢失 易查找，装订、分类、编目、归档 根据法律法规及公司规定确定保存期 过期记录的销毁需登记、批准
要求
审查批准发行 评审修订发行 控制文件版本 现场文件适用 文件清晰易辨 控制外来文件 控制作废文件 A B C D E F G
目的
确保贯彻执行 确保内容适宜 防止文件误用 确保使用方便 确保清楚无误 确保识别运用 防非预期使用
程序文件
作业文件 表单记录
文件控制七字真言：编、审、批、发、修、管、废。
OHSMS：职业健康安全管理体系。
管理术语

PDCA：是能使任何一项活动有效进行的一种合乎逻辑的工作程序，特别是 在质量管理中得到了广泛的应用。P、D、C、A四个英文字母所代表的意义 如下： ① P（Plan）——计划。包括方针和目标的确定以及活动计划的制定； ② D（DO） ——执行。执行就是具体运作，实现计划中的内容； ③ C（Check）——检查。就是要总结执行计划的结果，分清哪些对了， 哪些错了，明确效果，找出问题； ④ A（Action）——行动（或处理）。对总结检查的结果进行处理，
文件要求

质量管理体系文件应包括：质量手册（描述公司的方针
目标、体系结构）；程序文件（阐述部门间的运作流 程）；作业文件（阐述活动的具体操作）；四阶文件 （即工作记录，管理体系运作的证据）。 表单属于文件，不得随意修改，填写后的表单属于记录，

记录属于档案的一种。
文件控制
要求与目的 文件
管理手册 A B C D E F G
课堂纪律要求

请将手机调整为震动或关机状态。 培训过程中请勿随意走动或离开，如有急事，请 举手示意。

请认真做好笔来自百度文库，培训结束，将进行书面测试，
测试结果将进行公布。按照《人力资源及培训管
理程序》进行。

必要时，请将此次培训的内容向你部门的其他同
事转达。
贯标工作

什么是贯标？贯标，并不是我们想象中那么复杂与
文件控制流程
开始
制 订 审 Y / 批 修 订
N N 文件制订/修订/作废申请表
制 订 申 请
文 文 件 Y 件 发 会 行 审
N
正 试 Y 式 运 运 行 行
N
定 期 评 审
修订申请
Y
作废申请
N
审批
相 关 记 录
文 件 会 审 表 文件发放/回收登记表 文件控制总览表 文件年度评审记录表
文件控制程序
繁琐。其实贯标就是将国际标准管理体系与实际运
作相结合，写我所做，做我所写，写出各部门工作
联系节点，就如同火车车箱与车箱之间的连接头一 样，这就形成公司的运作流程，用流程图来表示， 是最直接的表达，将流程图翻译成文字，就成为我 们的程序文件。
管理术语
MS：管理体系。 QMS：质量管理体系。
EMS：环境管理体系。
比昨天有质的提高，明天的目标必须比今天更高才行。 5W1H：


Why (原因） 为什么有必要？
What (目的） 应该做些什么？为什么该那样做？ When (时间） 应该什么时候做？为什么应该在那个时侯做？
Where(地点） 应该在什么地方做？为什么应该在那里做？
Who How (谁） 应该由谁做？为什么应该那个人做？ (方法） 应该怎么做？
成功的经验加以肯定，并予以标准化，或制定作业指导书，便于以后工作
时遵循；对于失败的教训也要总结，以免重现。对于没有解决的问题，应 提给下一个PDCA循环中去解决。 例如：公司《关于加强资料档案管理的规定》、文件资料档案检查、发现 问题解决问题。
管理术语

日事日毕，日清日高：今天的工作必须今天完成，今天完成的事情必须
相 关 文 件
Y 技术资料控制程序 文件书写管理规定
作 废 标 记
销毁 留 存
结束
外来文件控制流程图
收集 收集确认 发放 签收 使用 获取新版本 确认 旧版回收
发放号
文件保管
外来 文件
适用的 外来 文件
外来 文件 新版本
作废 版本 无效
记录控制流程

记录所用的表单由质量手册、程序文件、作业文件等规定形成，表单填写之 后才成为记录，作为运作证据等。 N 填 写 保 年限 存 Y 销 毁 记录控制程序 相关文件