设备采购合同执行与管理的规定

设备采购合同执行与管理的规定

1. 目的和适用范围

1.1 目的

为了规范和加强设备采购合同的监督执行与管理，确保工程建设设备的质量、防止和避免股份公司的利益受到损害，特制定本规定。1.2 适用范围

本规定适用于冶金设备科、通用动力科、电气设备科（以上三科简称专业科，下同）、综合计划科对设备采购合同的监督执行与管理工作。

2. 专业术语

2.1 设备采购合同的执行

对工程建设所需的设备而签订的书面设备采购合同生效后，严格按合同条款规定，认真履行直至全部义务履行完毕的全过程。

2.2 合同纠纷处理

指签订的设备采购合同在执行中，当事人之间就合同约定的权利与义务所发生的争执，实质是合同当事人切身利益发生冲突的一种反映。为妥善处理纠纷通常采用：协商、调解、仲裁和诉讼四种解决办法。

3. 管理职责

股份公司授权设备供应公司代表股份公司对外签订基本建设、技术改造和重点改扩建工程的设备采购合同，并归口统一管理。

股份公司总经理授权设备供应公司主要行政负责人及有关业务人员作为委托代理人，具体对外签订股份公司建设工程国内设备、委托加工合同；进口设备的国内招标，办理设备分交手续；库存积压设备的对外销售；仓储、运输等方面的合同。

委托代理人在签订经济合同时，不得超越“法人委托书”载明的授权范围、授权权限及委托期限，并使用股份公司统一刻制的设备合同专用章。

3.1 综合计划科职责

综合计划科是设备供应公司各类经济合同的管理部门，并配备兼职综合合同管理员。负责向法律事务室申请办理或变更“法人委托书”，负责合同的汇编、检查，考核合同的履行情况，并向法律事务室报送合同统计报表。

3.2 专业科管理职责

3.2.1专业科配备专职合同管理员。负责集中管理和传递设备采购合同，按类〈或按工程〉建立合同台帐；负责办理并严格审查设备采购合同货款的承付及申请借款事项；负责每周一次收取设备验收入库单、随箱资料，并审核是否与设备采购合同相符，随箱资料转交综合计划科档案室统一保管；负责将修改变更后的设备采购合同反映到合同台帐上；负责检查合同执行情况，掌握动态，对愈期交货、在途、待验设备提出分析改进意见，填写合同统计报表；每年年底负责对分承包方的合同金额做一次累计，作为下次评审合格分承包方的依据；参与经济合同纠纷的解决，负责设备采购合同的正式文本、附件、往来电报、书信等有关材料的收集保管，合同履行完毕存档备查。

3.2.2委托代理人（或设备供应员）的职责

⑴委托代理人必须熟悉项目可行性研究报告和初步设计，了解工程项目的规模、能力，掌握工艺流程，设备选型，施工进度和股份公司的计划按排情况，使所采购的设备满足质量、数量、价格、时间要求。

⑵遵守法律、法规，坚持平等互利，协商一致的原则，维护股份公司的利益。

⑶审查对方当事人的主体资格，资信情况，履约能力，签约人的资格等，实行生产许可证的产品〈如锅炉、压力容器和电动双梁吊等〉，还应审查分承包方的生产资格，以保证安全使用。

⑷合同条款完备，责任明确，格式规范，内容合法，用语准确。

⑸不得超越“法人委托书”载明授权范围和权限。

⑹负责设备合同的执行变更及纠纷的处理工作。

⑺按照合同条款规定，负责赴厂监制及联合检验。

⑻负责设备验收入库单中“三缺”问题的处理，负责设备安装调试中出现的质量异议的处理，填制工程设备质量报告单、设备修配改委托签证单等。

⑼负责分承包方送货到库设备抵站报告单的填制。

⑽负责将工地上的退库设备装车运回设备仓库，并填制退库单。

财务科的职责

3.2.1 设备核算员负责分类建立设备合同付款台帐。

3.2.2 设备核算员负责审查设备采购合同的付款条件，按照付款条件的有关规定认真执行。

设备核算员负责设备入库的划价工作，每周一次到设备仓库收取

设备出库单并办理设备出库的财务核销工作。

管理程序及要求

1 设备采购合同的一般条款包括：

⑴设备的名称、型号规格、性能、数量、供货范围及交接点；

⑵设备的质量及技术标准；

⑶设备的防腐及包装标准；

⑷设备的交货方式、运输方式、到货地点、收货单位；

⑸设备的交货期限；

⑹设备验收方法、检验标准及资料交付；

⑺设备的价格及结算方式；

⑻违约责任及其他。

设备采购合同的审查及批准

2.1合同的审批权限。合同价款在20万元（含20万元）以下、20～

50万元（含50万元）、50万元以上，委托代理人在签订合同时应分别报科长，分管副经理、经理审批签字。内容复杂、重大的设备采购合同，必要时报法律事务室审查，并报股份公司主管副总经理备案。

4.2.2合同的审查。包括价审、量审、合法审。

⑴专业科科长负责本科内部审查，主要审查设备采购合同的可行性、合理性及规范性，严把合同的价格关。内审后签字确认，并按照分级审批的程序执行。对变更和修改的设备采购合同也应再次进行内审。

⑵综合计划科工程计划员负责合同的最终审查工作。

一是进行设备采购合同的必要性审查。使合同与设备供应计划单内容相符，贯彻先利库后订货的原则，杜绝盲目订货和无计划采购。

二是进行设备采购合同的可行性审查。即审查选择的分承包方的合理性，在同等条件下，按照“先近后远，比优选厂”的原则，在合格（或试用）分承包方名册中比价采购。

三是进行设备采购合同的合法性审查。审查分承包方的主体资格、资信情况、履约能力、签约人的资格等，使合同符合国家的法律、法规。

四是进行设备采购合同的规范性审查。必须使用国家工商行政管理部门统一印制的规范性合同文本，审查合同条款是否完备，用词是否严密，责任是否明确，手续是否完备，签章是否齐全。

五是进行设备采购合同的价格审查。审查的依据是设备概算，审查的重点是分承包方的原始报价或分项报价资料，货比三家的对比资料，经复核后选定合理的价格，以降低采购成本。

经审查后，对符合要求的合同加盖设备合同审查专用章，退委托代理人加盖设备合同专用章，合同生效，财务科才能办理付款手续。

4.3 设备采购合同台帐的管理

4.3.1设备采购合同生效后，专业科设备供应员应在三天之内把四份（大型工艺设备合同一式五份）的完整的合同文本交给专业科合同管理员，合同管理员在一个工作日内按规定分发完毕。

4.3.2专业科合同管理员应在一周内按照分承包方或设备类别，分单项工程建立合同台帐。

4.3.3 专业科合同管理员应在设备采购合同台帐上及时详细记载合同执行情况（包括：付款、修改、变更情况等）。

4.3.4专业科合同管理员对当年未执行完毕的设备采购合同，于次年二