门店的负库存

解剖门店的负库存

负库存是什么

由于连锁零售企业实际管理工作中各种因素的影响，在系统的运行中，会出现实际销售出库的数量大于系统有效帐面库存数量的情况，进而也就产生了负库存这种现象。为减少这部分商品对正常零售经营活动的影响，大部分信息系统是允许在负库存的情况下进行出库和销售工作的。

例如，门店的可口可乐实际有库存15瓶，销售了10瓶，但系统库存只有4瓶，那么就会出现：可口可乐的借方数量为0，贷方数量为10，期初库存为4，期末库存为-6。同样，如果配送中心的雪碧实际库存有15瓶，系统库存只有4瓶，实际配送出库10瓶，信息系统就会出现：雪碧的借方数量为0，贷方数量为10，期初库存为4，期末库存为-6。

信息系统一旦出现负库存现象，将会给门店的日常经营管理带来极大的障碍，包括：

1、会使门店的要货订单发生偏差，致使商品的订货行为不准确；

2、使门店各项经营指标的统计和核算产生偏差；

3、由于各项系统数据的错误，可能会使门店的日常经营决策和计划分析出现重大偏差。

出现负库存的原因大致可分为三类：

○由于单据滞后产生的负库存称为信息滞后型，此类负库存占绝大多数。

○由于各项操作失误或者异常情况产生的负库存称为突发异常型。

○由于系统的业务操作规则导致的负库存，称为系统核算摊销型。

下面详细讨论产生这三类负库存的各自原因。

信息滞后型负库存

在零售企业的实际管理工作中，由于连锁门店的区域化发展以及信息系统的设计问题，有时候会出现实际业务单据与系统信息的时间差异。例如实际验收入库的工作已经完成，但是因为种种原因，单据信息没有及时录入系统或者没有直接对系统库存信息做好修正，那么在系统数据正确变更之前，将有可能出现负库存现象。

1、无订单收货

门店在紧急验收某些商品时，没有收到订单，同时系统也不支持无订单验收商品，那么，就会出现商品已经在门店先上架销售，而系统后台数据没有入帐的现象。

要想解决这个问题，首先，系统应支持门店收货部接受紧急订单的商品；其二，采购部要在第一时间及时补下商品订单，以保证门店商品库存的准确性。

另外有一个特例，有些独立于总部的外地门店拥有独立采购的权力，同时还接受总部配送的商品，这类店中配送商品信息的延误现象也会导致商品库存信息不准确。

2、库存调整单录入延迟

门店的商品盘点或者报损工作需要调整商品库存。如果由于种种原因，商品库存调整信息一直没有录入系统，那么系统库存将会一直维持不准确的现象。对此，只能要求工作人员及时录入并在系统中反映出库存信息的变动。

3、MIS系统故障

信息系统的故障导致信息中心日结不成功，使当日的商品销售信息不能进入系统，导致负库存。

突发异常型负库存

1、遗漏粘贴店内码错误

连锁门店有些商品是需要粘贴店内码的，比如在某商品与其他商品发生重码或要区分正常商品与促销商品时。如果因为工作失误，商品没有粘贴店内码就进入卖场进行销售，那么，销售前台的POS收款机就会按照原商品的条码进行销售，发生原商品档案的商品成为负库存，而应当粘贴店内码的商品显示未销售的情形。

避免此类事情发生的措施是：

（1）门店收货部在验收供应商应当粘贴店内码的商品时注意把关，严禁没有粘贴店内码的商品直接验收入库。

（2）对于门店自营或者需要二次组合销售包装的商品，贴码工作可以放在配送中心出库前做好，做到不贴条码不能出库。

（3）对于大型综合超市有商品滞货区的门店，可以在收货部另设置贴码区，并明显需要贴码的商品，在正确粘贴了店内码后方能进场。

但是，有些商品的条码粘贴不会规范、漏贴或掉码的现象也会导致收款台的扫码错误，造成门店库存不准。例如，新粘贴的店内码必须覆盖原商品条码，如果不能完全覆盖则必须与原商品条码呈垂直覆盖；还有一些商品要遵循贴码规则，如毛巾的条码应粘贴在毛巾的标签处……这些规则都是为了收款员更容易找到商品条码，提高商品扫码速度。

2、称重条码有误

称重商品PLU编号混乱或者重码的现象，也会导致商品的系统信息与电子称不符合，导致称重商品销售混乱，商品库存出现差异。另外，有时也会出现电子秤工作人员错录商品PLU编号的现象，导致称重商品销售出错。通常情况下，这种错误在收银台扫描时也很难发现，于是便出现负库存。

对于这种情况的解决办法，首先必须从源头加以杜绝。采购人员在样品资料登录时就要综合检查，而在门店必须对错码、重码商品汇总、记录，并进行标识，上报信息部门进行资料变更或修改。最好是将商场现存错码、重码商品汇总成清单交收银员与陈列人员各一份，以便于提醒。

对由于称重商品的条码输入人员粗心大意或未按工作流程操作所致的错误，建议对电子秤操作人员实施定时责任分工，通过“报表查询”中的“销售流水清单”确认发生负库存单品的时间、收银员工号或称重时间，从而找出出错的电子秤操作人员，并对其进行明确处罚。实践证明，此举可以大大加强电子秤操作人员的责任心和准确率。

3、组合销售产品

零售企业经常会为了促销而将一些商品组合销售或者捆绑销售。这些商品在进入卖场销售时，有时会出现分拆的现象，即被当作拆零销售。如买奶粉送奶瓶，而奶粉和奶瓶都是店内的商品，如果前台将奶粉和奶瓶当两个商品扫码，也就会发生奶瓶的负库存。

对于此类事件的解决措施是：每天早上收银员应先熟悉门店的促销商品情况；各个商品部门应当在此类商品上架前，及时通知门店的收银员；对于捆绑销售的商品实行单独贴店内码销售的方式，并将原有条码粘贴覆盖。

4、不同规格的商品销售混乱

门店的商品有些是单个销售的，有些是整箱销售的。通常情况下，我们认为这两种规格的商品是两个商品。虽然，整箱包装销售的商品条码与单个销售的商品条码是一致的，但当某个规格的商品销售断货时，另外一个商品库存经常会被分拆或者组合为另一种商品销售。

对这一部分商品的处理方式为，首先要明确界定两种商品的库存存放标志，一旦发现一种商品断货即撤销原商品的陈列位，注明已经缺货，并告门店营运人员缺货情况，同时从另外一种商品的库存中做商品库存的调整转移。

还有一个监督商品规格的方法，就是对门店的组合销售商品进行汇总记录，并定期核对系统库存与实物库存，及时修正和维护系统库存信息，重视验收环节。如果商品包装规格不符，不能验收入库。

5、验收错误