公司文件管理制度

公司文件管理制度

目的 1

为了保证公司各部门职能的有效发挥和部门之间、子公司之间的充分协作，现明确公司文件在拟订、提交、批准以及执行上的要求与规范，使公司管理更上一个台阶。 2 范围

本制度包括公司所有文件，适用于商络集团所有子公司与分公司。

3 职责

3.1 总经办为公司文件的归口管理部门，负责所有文件的会签、跟进及发布工作。 3.2 稽核督察部为公司文件的监督部门，负责所有文件的具体落实和执行检查。 3.3 各总监、部门负责人为公司文件的落实执行人，对于不适用的各类文件应及时提出修正或

者重新拟定。

4 定义

4.1 公司文件按照类型分:制度类、决定类、通知类三种。

4.1.1制度类文件:主要指制度与规定。制度是具有长期约束作用的规章，具有纲领性质，适合指导整个公司或某一重大方面工作的管理文件;规定是对制度的详述及补充，包括实施细则、程序、规程、流程、措施、办法、会议纪要等。

4.1.2决定类文件:指个人奖惩、任免、部门组织架构的设置、《审查通报》等在内的判定性文书。

4.1.3通知类文件:具有短期约束力的通报性文书以及传送信息的文字资料，包括公司及部门突发事件的临时决定、紧急情况下的要求等。

4.2 公司文件按照适用范围又分:公司级文件与部门级文件。

4.2.1公司级文件:针对全公司或两个以上(含)部门的文件。

4.2.2部门级文件:仅为拟稿部门(单部门)内部文件。

4.3 文号格式

4.3.1公司级文件的文号由“公司简称+部门简称+年份+序号”四个部分组合而成。格式如: 商络总字【2000】001(南京商络总经办2000年001号文件)。

4.3.2部门级文件的文号由“部门简称+年份+序号”三个部分组合而成。

001(总经办2000年001号文件)。格式如:总字【2000】

5 内容

5.1制度类文件

5.1.1审批流程

5.1.1.1制定:制度类文件由部门负责人安排相关人员拟订文件的讨论稿，讨论稿需包含以下要素:制定目的、实施范围与对象、操作流程、监督执行、相关责任等内容。说明:?制定目的是文件的意义所在;?实施范围与对象是文件的客体;?操作流程是具有操作步骤性的文件所必须说明的操作过程，并不适用于所有文件;?监督执行规定文件的相关监督部门及人员;?相关责任说明所必须承担的义务及违反规定的相应处理。

5.1.1.2审核:拟文人将讨论稿EMAIL至所有部门负责人、各总监、总经理及相关行政人员，由行政人员打印《制度会签流程表》送交相关人员会签。整个会签流程在两个工作日内完成。 5.1.1.3批准:会签完成后行政部通知拟文人OA发起“公告/公文申请”工作流，经部门经理—总经办—总经理OA审核后，行政部发放文号并建档管理。

5.1.2发放流程

5.1.2.1发放:制度类文件由行政部负责发布公告，如制度中有“废止”字样则必须在OA收回已失效文件。

5.1.2.2执行:以公司名义下发的制度类文件，由总经办负责相关宣导、培训，稽核督察部负责跟进执行情况;以部门名义下发的制度类文件，由各部门负责人负责相关宣导、培训并跟进执行情况。

5.2决定类文件

5.2.1审批流程

5.2.1.1制定:各部门负责人自行制定，OA发起“公告/公文申请”工作流。5.2.1.2审核/批准:经总经办—总经理两级审核后执行。

.2.2发放流程 5

5.2.2.1发放:决定类文件由行政部负责发布公告、发放文号并建档管理。

5.2.2.2执行:提交部门及决定中所涉及部门完成跟进事项。

5.3通知类文件

5.3.1审批流程

5.3.1.1制定:通知类文件由各部门负责人安排相关人员制定，EMAIL至总经办，抄送部门负责人与相关行政人员。

5.3.1.2审核/批准:总经办审核后，由行政部负责发布公告。通知类文件不以管理文件的形式发放。

附件:《制度会签流程表》

制度会签流程表

批准: 审核: 程静拟文: 朱江