大数据时代背景下企业档案服务工作创新初探

大数据时代背景下企业档案服务工作创

新初探

亓文静

随着信息时代的到来，数据增长越来越快，人们生活步入大数据时代，我们的档案工作也在向信息化方向飞速发展，而传统的档案管理以文档管理为主，没有利用技术工具进行挖掘、分析，档案基本处于被动利用，这就对我们当前的档案工作改革创新提出了迫切的要求。

一、大数据背景下档案服务面临的挑战

在大数据时代背景下，档案管理已由纸质档案发展到数字化阶段，档案室作为保存档案、提供档案、为企业服务的机构，必然贮存大量的信息量，档案信息资源阶梯式增长，现有的档案工具手段已不能满足数字化档案管理，计算机数据库的应用顺势发展起来，与传统档案室藏资源或者其它应用相比，大数据时代下数字档案室藏量具有媒体形式多、数据量大的特点，这些特点给档案利用服务带来了新的挑战：

（一）怎样查询到所需要的档案信息

与过去信息贫乏的时代不同，在电子文件广泛利用和互联网高度发达的今天，信息泛滥同样给利用带来了困难。随着档案信息化建设的不断推进以及数据量的进一步增大，在进行档案查询时，往往需要的信息会被埋没在大量的不需要的数据中，并且检索性能急剧下降，甚至无法响应。因此，如何在大量的档案中快速而准确地找到所需的信息，是档案服务要解决的首要问题。

（二）怎样抽取和挖掘有用的信息和知识

知识管理是档案管理发展的趋势和方向，档案用户已不满足于仅限于数据或文件的利用，更希望能够获得数据背后的信息以及信息蕴藏的知识。因此，档案利用服务也应由提供数据、信息转变为提供知识。然而，知识不是自然生成的，知识也不是简单地存在于信息集合中，特别是蕴含在档案中的知识，需要经过抽取和挖掘才能展示出来。

（三）怎样对大数据进行充分的开发利用

档案的保存和管理是为了利用，这就需要通过对档案信息资源进行二次开发，制作多种形式的编研产品，并主动提供给查档者。在大数据时代下，档案数量急剧增加、檔案类型多种多样以及非结构化数据的大量存在，给档案信息资源的二次开发带来了困难。一是如何在海量数据中选择有价值的信息并找出它们之间的关联，二是如何编研开发非结构化的档案信息，三是如何减轻档案开发人员的工作量。

二、大数据技术给档案管理系统的可扩展性带来了机遇

随着档案数据的不断增多，传统的档案管理系统由于无法动态扩展，会出现“小马拉大车”的情况。大数据技术可以对计算资源、存储资源进行动态扩展、按需分配，满足服务器的快速扩容及数据量的快速增长，同时大幅降低系统投资及维护成本。

三、如何在大数据背景下创新档案服务工作

（一）创新服务观念

为了应对大数据环境对电子文件管理与数字档案资源带来的挑战，首先要创新服务观念。由收、藏、借用这种一般性服务，向挖掘、编辑、研究高层次服务转变，由疲于应付日常业务，向开动脑筋、搞好超前服务转变，实现档案工作服务由被动向主动服务转变，由单一服务向全方位服务转变，由一般服务向深层次服务转变；使利用从被动服务转向咨询服务，由闭门等待服务转向超前服务，从被动查找利用到主动提供利用，从预约服务转向跟踪服务，从提供纸质档案资料转向电子载体和纸质并用服务，从检索工具式服务转向编研成果是服务，真正体现服务的主动性、前瞻性、开放性、广泛性和针对性。

（二）运用大数据技术，创新服务手段

开展档案远程服务。档案远程服务是指档案利用者利用互联网技术，在任何时间、地点都可以通过档案远程服务平台，实现异地获取信息证明服务。具体做法是建立档案室网页，开展网上利用服务。实施信息的网上检索，为用户提供更好的服务，在网站实现电子文件的实时管理与利用。

（三）创新服务机制管理模式

调研和完善创新调研机制。深入实际，调查研究，坚持科学预见，提高工作的原则性、系统性、前瞻性和创造性。围绕调研数据，统计分析查档者的类别和次数多寡，以此来掌握规律，发展需求的重点、难点和盲点，不但创新了利用服务，以此也掌握了现阶段和今后工作的侧重点、缓急点，清晰看到查档者的现实需求和潜在需求，我们也就可以紧紧围绕重点、难点和盲点来增加档案工作的主动性和活力。

大数据时代已然是信息社会发展的必然结果，作为档案工作者，要努力抓住新时代的机遇，严肃对待挑战，不断学习和创新，围绕企业的经营工作对档案管理方式和手段进行深入思考。充分运用新技术，在时代浪潮地推动下，更好地开发和利用档案信息资源中蕴藏的巨大知识宝藏，使档案工作创造出更大的价值。

参考文献：

[1]麦肯锡.你准备好迎接“大数据”时代了吗？

[2]大数据带来的机遇与挑战.

[3]孙跃华.浅议档案资源信息化建设.

-全文完-