文件资料分类及编码规则
档案编号规则(完整版)
档案分类编号方案（一）一、分类原则1、档案分类原则是以本单位所形成的全部档案为对象，依据职能，结合档案内容和载体形态特点，便于科学管理和开发利用。
2、分类后的档案，分别用英文字母按顺序编大类代字。
3、本办法适用于对本单位全部档案进行实体分类、组卷和排架管理。
二、类别设置本单位档案设大类和属类，大类用大写英文字母作代字，属类用阿拉伯数字作代号，本单位全部档案分为八大类，大类和属类设置如下：（1）文书类档案（代字：A）；A1 永久A2 30年A3 10年（2）城市勘测类档案（代字：B）；B1 工程地质B2 水文地质B3 控制测量B4 地形测量B5 摄影测量B6 地图（3）城市规划类档案（代字：C）；C1 国土规划C2 总体规划C3 分区规划C4 详细规划C5 规划基础资料（4）城建管理类档案（代字：D）；D1 土地管理D2 用地规划管理D2.1 建设用地规划管理D2.2 违法用地管理D2.3 选址意见书管理D3 建筑工程管理D3.1 建筑工程规划管理D3.1.1 公共建筑类工程规划管理D3.1.2 联建楼建筑类工程规划管理D3.2 规划设计审批管理D3.3 违法建设管理D3.4 市政基础设施工程管理（5）会计档案（代字：E）；E1 会计报告E2 会计账本E3 会计凭证E4 其他（6）照片类档案（代字：F）;F1 永久F2 长期F3 短期（7）实物类档案（代字：H）；Ｈ１锦旗类Ｈ２奖牌类Ｈ３奖杯类Ｈ４其他类（8）声像类档案（代字：R）；R1 照片（底片）R2 录像带R3 录音带R4 光盘与磁盘三、编号方法1、文书类档案的编号●旧方法: 2007年以前，采用立卷归档方法，其编号结构模式为：大类代字+保管期限代号+文件所属年份+案卷号组成。
保管期限代号：永久1，长期2，短期3；永久长期合编为1 2；永久长期短期合编为0。
例：A 1.2004—001案卷号（第1个案卷）年度保管期限代号（永久）大类代字（文书档案）●新方法：2008开始，采用单件归档方法，其编号结构模式为：大类代字+保管期限代号＋文件所属年份＋件号组成。
文件资料分类及编码规则
文件资料分类及编码规则
一、文件资料分类规则：
1.按照文件类型进行分类：可以将文件根据其性质和形式分为各种类型，例如合同文件、报告文件、会议文件、培训文件等。
2.按照文件内容进行分类：可以将文件根据其内容分为不同的类别，
例如财务文件、人力资源文件、市场调研文件等。
4.按照文件重要性进行分类：可以将文件根据其重要性分为重要文件、一般文件、临时文件等，以便更好地管理和保护重要文件。
5.按照文件时效性进行分类：可以将文件根据其时效性分为永久文件、长期文件、短期文件等，以便更好地组织和销毁文件，节约存储空间。
二、文件资料编码规则：
2.编码长度：编码长度应根据文件数量和分类层次来确定，一般来说，编码长度不宜过短，以免出现重复和混淆；也不宜过长，以免造成编码复
杂和难以记忆。
3.编码规则：编码规则应简单明了，易于理解和操作，通常遵循以下
原则：从顶层开始逐级编码，使用逻辑顺序的字符，避免含糊不清的词汇
和字符，避免使用特殊字符，保持编码稳定性等。
4.编码示例：例如，对于合同文件分类，可以采用以下编码规则：第
一层级为合同，使用"C"表示；第二层级为合同类型，使用数字表示，如"1"表示销售合同，"2"表示采购合同等；第三层级为具体合同编号，采用
字母组合表示，如"SA001"表示销售合同001
总结起来，文件资料分类及编码规则的目的是为了更好地管理和检索文件资料，提高工作效率和准确性。
不同的机构和企业可以根据自身的需求和实际情况确定适合自己的分类和编码规则，以便更好地组织和管理文件资料。
ISO文件编码规则
4. 工作程序
4.1 文件的分类和编号
4.1.1 文件分为如下几类：
1）品质管理手册（一级文件）QM
2）程序文件（二级文件）QP
3）作业指导文件（三级文件）WI （设备操作指导、作业指导、检验标准等）
4) 记录表单（四级文件）QR
5) 外来文件ED
4.1.2 文件编号规定如下：
1）品质管理手册的编号
DM / QM –□□□□
文件版本年号(2009)
文件类别号
企业代号
2）程序文件的编号
DM / QP □□
程序编号（流水号如01、02…）
文件类别号
企业代号
3）作业性文件编号
DM / WI - □□- □□□
流水号（流水号如001、002…）
部门代号
文件类别号
企业代号
4）记录是一种特殊性文件，编号如下：
DM / QR - □□ - □□□
流水号（流水号如001、002…）
部门代号
文件类别号
企业代号
5）若外来文件有编号时,依其编号执行;若无时,按下列方式进行编号:
DM / ED - □□ - □□□
流水号（流水号如001、002…）
部门代号
文件类别号
企业代号
体系也没规定，公司没要求的话，就爱怎么规定就怎么规定，只要写清楚可以看懂的方法就可以。
文档编码管理制度
文档编码管理制度一、总则为了规范和统一文档编码管理，提高文档管理效率，保障文档信息安全性，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于本单位所有员工在办公过程中产生、接收的各类文档、资料的编码管理工作。
三、文档编码原则1. 原则一：统一编码。
对于同一类别的文档或资料，应统一进行编码管理，避免混淆和错乱。
2. 原则二：分类管理。
根据文档或资料的性质和用途，划分相应的分类，进行编码管理。
3. 原则三：顺序编码。
对于同一类别的文档或资料，应按照时间先后顺序进行编码。
四、文档编码结构1. 文档编码由7位数字组成，各位数字的含义如下：第一位：类别代码，表示文档或资料的种类，例如：1代表文件，2代表合同，3代表报告等。
第二位至第四位：部门代码，表示产生或接收该文档的部门。
第五位至第七位：顺序码，表示同一部门内同一种类文档或资料的顺序号。
5. 编码管理措施1. 新建文档或接收新资料时，应按照本单位的文档编码规则进行编码。
2. 每个部门应负责本部门文档和资料的编码管理工作，并严格按照编码规则进行管理和归档。
3. 文档编码管理应建立相应的登记簿或电子表格，记录每一份文档或资料的编码信息、名称、位置等相关信息。
4. 对于重要文件或资料，应备份存档，以防止遗失或损坏。
6. 附则1. 本制度自颁布之日起生效，如有需要修订，应经本单位主管部门批准后实施。
2. 对于违反本制度的行为，应按照有关规定给予相应的处理。
3. 本制度解释权属于本单位办公室。
以上为本单位文档编码管理制度，望全体员工认真遵守并加以执行。
文件分类及编码规则
文件分类及编码规则在日常工作和生活中，我们经常需要处理各种各样的文件。
为了方便管理和查找文件，对文件进行分类和编码是非常必要的。
下面是一些文件分类及编码规则的建议。
文件分类规则：1.根据文件性质分类可以根据文件的性质将其分类，比如财务文件、人事文件、行政文件、采购文件等。
这样可以方便在需要时快速找到相应的文件。
2.根据文件部门分类如果是在组织或公司中使用文件，可以根据文件所属的部门进行分类。
比如销售部门、研发部门、市场部门等。
这样可以方便各个部门管理自己的文件。
3.根据文件日期分类无论是哪种文件，都可以根据其创建日期或修改日期进行分类。
可以按照年份、月份、日期等进行分类管理，方便查找和归档。
4.根据文件重要性分类可以根据文件的重要性进行分类，将一些重要的文件单独归档。
比如合同文件、核心技术文件等，以便更好地保护和管理。
文件编码规则：1.使用数字与字母混合编码可以使用数字与字母的组合进行文件编码，比如A001、B002等。
数字可以代表文件分类，字母可以代表文件序号。
这样可以方便对文件进行排序和查找。
2.使用层次化编码可以使用层次化的编码结构，从大类到小类逐级编码。
比如001表示财务文件，001.001表示财务报表，001.002表示财务凭证等。
这样可以方便按照层级关系进行分类和查询。
3.使用关键词编码可以根据文件的关键词进行编码。
比如根据文件名称和内容中的关键词编码，比如报销申请、销售合同等。
这样可以方便根据关键词查找文件。
4.使用版本号编码对于经常需要修改的文件，可以使用版本号进行编码。
比如v1.0表示第一个版本，v2.0表示第二个版本。
这样可以方便追踪文件的修改历史。
总结：文件分类和编码规则可以根据具体情况进行调整和适应。
在实际应用中，可以根据组织或个人的需求进行灵活运用。
通过合理的文件分类和编码规则，可以提高文件管理的效率和准确性，减少查找和整理文件的时间成本，提高工作效率。
公司文件编码制度
公司文件编码制度尊敬的员工：欢迎您加入我们的团队！为了确保公司信息安全和保护知识产权，公司特制定了。
请您仔细阅读以下内容，并严格遵守相关规定。
一、编码范围：公司文件编码包括所有公司内部文件和资料，涵盖办公文档、报告、合同、专利、设计图纸等各类文件。
二、编码原则：1. 文档分类：根据不同类型的文件，分为办公文档、报告、合同、专利、设计图纸等不同分类，每类文档都有对应的编码规则。
2. 顺序编号：每个文件都有唯一的编码，以便于识别和管理。
按序号从小到大依次编制，不得重复使用。
3. 机密性：对于涉密文件，采用特殊的编码方式，只有授权人员才能查看和编辑。
4. 防篡改：编码方式严格保密，除授权人员外，不得随意更改文件编码。
三、编码规则：1. 办公文档：以“OD-XXXXX”为例，其中“OD”代表办公文档的缩写，后面的数字为顺序编号。
2. 报告：以“RP-XXXXX”为例，其中“RP”代表报告的缩写，后面的数字为顺序编号。
3. 合同：以“CN-XXXXX”为例，其中“CN”代表合同的缩写，后面的数字为顺序编号。
4. 专利：以“PT-XXXXX”为例，其中“PT”代表专利的缩写，后面的数字为顺序编号。
5. 设计图纸：以“DD-XXXXX”为例，其中“DD”代表设计图纸的缩写，后面的数字为顺序编号。
四、操作流程：1. 生成编码：根据不同文件类型选择对应的编码规则，生成唯一的文件编码。
2. 保存备份：将带有编码的文件保存在公司指定的网络或硬盘中，并定期进行备份。
3. 查阅编辑：只有拥有查阅或编辑权限的人员才能查看或修改对应编码的文件。
4. 停用销毁：文件使用完毕后，应停用对应的编码，并按公司规定的程序进行销毁。
五、违规处理：1. 发现有人故意篡改文件编码或私自删除文件的，将受到严厉处罚，包括警告、罚款甚至开除。
2. 丢失文件、泄露文件编码等行为，会对公司利益造成严重影响，涉事人员将被追究责任。
以上便是公司文件编码制度的相关内容，请各位员工严格遵守，确保文件安全和公司利益。
公司文件编码制度
公司文件编码制度一、目的和背景为了规范公司文件管理工作，提高文件管理效率和质量，保障信息安全和机密性，便于文件的检索和利用，特制订本编码制度。
二、适用范围本编码制度适用于公司所有部门和职能单位的文件编码管理工作，涉及公司内部和外部的所有文件。
三、文件编码原则1. 按照文件性质、用途和重要性进行编码分类；2. 文件编码方式采用数字和字母相结合的方式；3. 编码标准统一、简洁明了，易于识别和使用。
四、文件编码规则1. 文件分类编码：根据文件性质和用途，将文件分类为行政文书、业务资料、财务文书、人事档案等，分别采用不同的编码序列；2. 文件编号规则：按照文书分类和时间顺序，分配唯一的文件编号，如A001表示行政文书第一份、B001表示业务资料第一份；3. 文件标识规则：文件标识包括文号、日期、主题等信息，用于唯一标识文件内容和来源；4. 文件保存时间规则：根据文件性质和重要性确定文件保存时间，及时清理和归档不需要保存的文件。
五、文件编码流程1. 文件申请：申请单位填写文件申请表，说明文件名称、性质、用途及保存期限等信息；2. 文件编码：文件管理部门根据文件分类和编号规则进行编码，并填写文件标识；3. 文件审核：审核单位对编码的文件进行审核，确认无误后签署审核意见；4. 文件归档：归档单位根据编码将文件存档并标明存放位置；5. 文件借阅：需要借阅文件的人员填写借阅申请表，经过审批后可查阅文件；6. 文件归还：借阅人员归还文件后，文件管理部门对文件进行整理和归档。
六、文件管理责任1. 文件管理部门负责文件编码管理工作的组织和实施，确保文件编码制度的执行；2. 各部门和职能单位负责文件的申请、审核、归档和借阅工作，保证文件管理的规范和安全。
七、文件管理监督1. 公司领导对文件管理工作进行监督和检查，确保文件管理规范和安全；2. 公司部门和职能单位相互监督，遵守文件编码制度，提高文件管理效率和质量。
八、附则1. 本编码制度经公司领导审定后正式实施，自颁布之日起生效；2. 公司文件编码规则可根据实际情况进行调整和完善，经领导审批后可修改；3. 公司所有文件必须按照本编码制度进行管理，不得私自调整和篡改文件编码。
工程资料编码制度
工程资料编码制度一、引言工程资料是项目管理中不可或缺的一部分，它涉及设计图纸、会议记录、施工日志、检验报告等多种形式。
为了确保这些资料的有序管理和便捷检索，建立一套科学、合理的编码制度至关重要。
本文将详细介绍一种实用的工程资料编码制度范本，以期帮助项目管理者提升资料管理水平。
二、编码原则编码制度的建立应遵循以下原则：唯一性、规范性、系统性和扩展性。
每个文件应有唯一的编码，避免重复和混淆；编码规则应简洁明了，易于理解和执行；编码体系应覆盖所有类型的工程资料，并具备一定的灵活性，以适应未来可能的变化。
三、编码结构工程资料的编码通常由多个部分组成，每个部分都有其特定的含义。
以下是一个典型的编码结构示例：1. 项目代号：用于标识特定的工程项目，通常由字母和数字组成。
2. 资料类别：根据资料的性质和用途进行分类，如设计图纸、施工记录等。
3. 时间标识：表示资料生成的年份和月份，有助于快速定位资料的时间顺序。
4. 流水号：为每类资料设置的连续编号，以确保每个文件的唯一性。
5. 版本号：用于区分资料的不同版本，便于跟踪资料的修改和更新历史。
四、编码实践在实际操作中，编码制度应与项目管理软件或文档管理系统相结合，以实现自动化编码和检索。
例如，当新的设计图纸产生时，系统应根据编码规则自动生成一个独一无二的编码，并将该编码与图纸的电子版绑定，方便后续的检索和使用。
五、编码维护随着项目的进展和资料的积累，编码制度可能需要进行调整和优化。
因此，项目团队应定期审查编码体系的有效性，并根据实际需要进行调整。
同时，要确保所有相关人员都能及时了解变更内容，并按照新的规则执行。
六、结语工程资料编码制度是项目管理的基础工作之一，它关系到资料管理的全局性和长远性。
通过实施上述编码制度范本，项目管理者可以有效提升资料管理的效率和质量，进而推动整个项目的顺利进行。
文件分类及编码细则
修改记录：1.目的：为规范公司文件编码，便于文件检索管理，制定本制定。
2.适用范围：公司所有管理类文件。
3.定义：无。
4.职责：5.程序:公司文件分为四级，一级管理手册，二级程序文件，三级作业指导书、制度，四级表单、记录。
如图1：图1：公司总经办文控中心负责文件的编号，各部门编制的文件经评审通过后，提报总经办文控中心进行编号。
文件编号规则：一级文件的编码□□-□□-□□□□年代号第一位英文字母第二位阿拉伯数字表示管理手册的版本和修订次数QMOEnM:质量、环境、职业健康安全、能源管理体系手册的缩写二级文件的编码年代号后2位阿拉伯数字表示程序文件的顺序号前2位阿拉伯数字表示管理手册的条款号程序Procedure的缩写三级文件的编码：年代号流水号（4位）文件所属职能缩写四级管理类文件的编码：流水号（4位）表单首字母简写以公司名义的文书编号：（一般为红头文件的通知/报告/通报/公告/公函等）1)以公司名义的策略发文，用“ [策]字××××年[××]号”；取号：总经办文控中心2)以公司名义的人事任免发文，用“ [人]字××××年[××]号”；取号：人力资源部外来文件的编号：外来文件沿用文件原编号，无适当编号的由控制部门负责编写。
技术文件编号：由总经办文控中心负责根据编号规则制定技术文件编号规则（包括图纸、BOM、企业标准等）。
文件的版本：文件的版本用A、B、C……表示。
当内容经多次修订后视需要重新更换版本。
外来文件的版本依外来文件原订的版本/生效日期，外来文件控制部门应及时与外部联络以确保获得外来文件的现行版本。
各部门现场使用的文件均需为受控有效版本，总经办文控中心在监督检查中发现的不受控文件予以没收，并对使用、制定部门进行2分/次的乐捐。
本制度由总经办文控中心维护，各部门互相监督执行。
编码规则-文件控制程序样版
1．目的对管理体系文件资料进行管理控制，确保有关场所使用有效文件。
2．适用范围适用于管理体系文件和技术文件的控制。
3．职责3．1人事行政部是管理文件的主管部门，负责文件的统一编目、打印、发放、监督本程序的执行。
3．2技术部负责工艺文件的编制、审批和修改。
并对其输出的工艺文件的完整性，有效性负责。
3．3质量部负责质量检验文件的编制、审批和修改。
并对其输出的技术文件的完整性，有效性负责。
3．3其它部门执行本程序，并负责主管文件的编写和执行。
4．控制程序4．1文件的分类和编号：4．1．1文件和资料的分类为：管理手册；程序文件；第三层次管理文件和技术文件；质量记录。
4．1．2文件和资料的编号为：a．管理手册xxxx”的拼音缩写b．程序文件xxxx有限公司”的拼音缩写c．第三层次管理文件或技术文件管理文件版本文件序号部门代码，具体参见下述说明管理规定文件代号“苏州xxxx有限公司”的拼音缩写技术文件版本文件序号技术指导文件类型，具体参见下述说明技术指导文件代号“苏州xxx有限公司”的拼音缩写说明：1. 第三层次文件分为管理文件和技术文件2. 管理文件向下按部门制定，部门代码如下：总经办—GM 人事行政—HR 财务部—FD 质量部—QA制造部—MD 技术部—TD 商务部—BD采购部—PD3. 技术文件向下按照技术类型分，技术文件类型代码如下：机加工艺—JJGY 装配工艺—ZPGY 包装工艺--BZGY 检验规范—JYGF 外来文件xxx有限公司”的拼音缩写质量记录版本和修改状态文件序号部门代码，具体参见下述说明记录代号“苏州xxx”的拼音缩写d．版本号和修改状态：注1：修改次数，0为原版，1、2、3…为修改次。
注2：版本号，用A、B、C（S、P除外）…，表示第一版、第二版、第三版……。
注3：文件修订后，首次发布版本号不变，当修改5次后，需要进行版本升级。
4．2文件的编写、审核、批准4．2．1管理手册由人事行政部协助管理者代表负责组织相关人员编制、审核，由总经理批准发布，程序文件由各部门负责人组织编制，主管审核，管理者代表批准，原稿由人事行政部归档保存。
电脑文件夹编码规则
电脑文件夹编码规则
电脑文件夹编码规则是指在电脑系统中对文件夹进行分类和命名的一种规定。
这种规则帮助用户更好地组织和管理电脑中的文件和文件夹，提高工作效率和查找速度。
以下是一些常见的电脑文件夹编码规则：
1. 使用有意义的名称：为了方便理解和识别，文件夹的名称应该与其内容相关。
避免使用无意义的代号或随机字符。
2. 采用层次结构：使用文件夹的层次结构可以使文件夹的组织更加清晰。
可以
按照项目、日期、功能等不同的分类方式来创建文件夹。
3. 使用数字前缀：在某些情况下，可以在文件夹名称前添加数字，以表示其在
层次结构中的位置或优先级。
4. 使用关键词标签：可以在文件夹名称中包含关键词标签，以便更容易地搜索
和过滤文件夹。
例如，在项目文件夹中可以添加关键词标签如“重要”、“紧急”或“完成”。
5. 避免特殊字符：为了避免兼容性和命名的限制，避免在文件夹名称中使用特
殊字符，如斜杠、反斜杠、星号等。
6. 保持简洁一致：在整个电脑系统中保持一致的文件夹命名规则，可以让用户
更容易找到所需的文件夹。
不要过分冗长或复杂，并且尽量使用小写字母，以免引起混淆。
总之，电脑文件夹编码规则是个人或组织在使用电脑系统时为了更好地管理和
组织文件夹而制定的规定。
遵循良好的文件夹命名规则可以提高工作效率，减少文件丢失和混乱的风险。
根据个人的需求和习惯，可以灵活地制定适合自己的文件夹编码规则。
公司档案文件编码规则
公司档案文件编码规则一、档案文件分类1.行政类：包括公司管理体系文件、内部规章制度、行政决策文件等。
2.人事类：包括员工档案、薪酬福利文件、招聘培训文件等。
3.财务类：包括会计凭证、报表、税务文件等。
4.销售类：包括销售合同、客户档案、市场调研文件等。
5.技术类：包括产品研发文件、技术规范、专利文件等。
1.顶层文件夹：将不同分类的文件放置在不同的顶层文件夹下，以便管理和检索。
例如：行政类文件放置在"01_行政类"文件夹下，人事类文件放置在"02_人事类"文件夹下。
2.二级文件夹：在每个顶层文件夹内，可以进一步细分为二级文件夹，以更加准确地分类文件。
例如：在"01_行政类"文件夹下，可以设立"01_公司管理体系文件"文件夹和"02_内部规章制度"文件夹。
3.编码格式：可以根据实际情况制定文件编码格式，一种常用的格式是采用数字和下划线的组合。
例如：公司管理体系文件的编码可以是"0101"，内部规章制度的编码可以是"0102"。
4.文件命名：每个文件都需要有一个唯一的文件名来区分。
建议采用简洁明了的文件名，尽量避免使用过长或重复的文件名。
例如：公司管理体系文件的文件名可以是"公司管理体系.docx"。
5.文件版本控制：对于经常需要修改和更新的文件，建议使用版本控制的方式进行管理。
可以在文件名中加入版本号或日期信息。
例如：公司管理体系文件第一版可以命名为"公司管理体系_v1.docx"，第二版可以命名为"公司管理体系_v2.docx"。
6.文件索引：可以使用文档索引表格来记录文件的编码和文件名，以方便快速检索和管理。
例如：编码，文件------，-------------------------0101 ，公司管理体系.doc0102 ，内部规章制度.doc0201 ，员工档案_张三.doc0202 ，员工档案_李四.doc0301 ，会计凭证_2024-01.pd0401 ，销售合同_2024-01.doc0501 ，产品研发计划.doc以上是一个简单的公司档案文件编码规则示范，根据实际情况和需要，可以进行适当的修改和调整。
标准文件分类和编码及页面格式设置规则
5.2
小标 题
5.2.1 □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □
□□□□□□□ □□□□ □□□□□□□□□ □
5.2.2
□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□ □□ □□□□□□
-” 公元年号前加 “ 与序号分隔开。
--9⒎
=:=∴ ∷∷ ∷
燕∷ 勰 黥勰 绒 骢∫ 昆
标准文件分类和编码及页面格式设置规则
5
标准条文示例
标准条文编排示例
1
Ⅱ 目自 勺 □口□□□ □□ □□□ □□□□□ □□□ □□□□□□ □ □ □□□ □□□□□口 □□□□□□□□ □□ □□□□□□□□□
6.1
封面设置 左边距 2,5厘 米 、右边距 2.5厘 米 、上边距 2.5厘 米 、下边 距 2.5厘 米 ;页 眉 厘米 、页脚 1.70厘 米 。装 订线 0.3厘 米 ,居 左 。 、 整页设置 黑体 刂 一 号 行 间距 为多倍行 距 3倍 。 文件 名位 置在第 四行及 以下 、 居 中。 最下部 为 :靠 左 边编制 日期 、靠右边编制部 门 ,黑 体 、 小 三 、居 中 。 页眉:内 容为公司标识 (锁 定纵横比例,高 1,OB厘 米 、宽 6.22厘 米 )、 文件编号 (黑 体、小 三号)、 居中。页脚 :无 。不编制页码 。
5,3.2 5.3.3
□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□ □□ □□□□□□
□□□□□□□□□□ □□□□□□□□□□□ □□□□□□□ □□□□□□□□□□□□ □□ □□ □□□ □□□□□
集团文件编码规则
集团文件编码规则
集团文件编码规则通常是为了统一管理和归档文件，方便查找和使用。
以下是一个可能的集团文件编码规则示例：
1. 文件分类：根据不同的文件类型，可以划分为不同的分类，如：合同文件、财务文件、人力资源文件等。
2. 项目或部门代码：为了方便管理和归档，可以为每个项目或部门分配一个独特的代码，用于标识文件所属的项目或部门。
代码可以根据公司内部规定进行编制，如使用数字或字母组合等形式。
3. 文件标识：每个文件都应有独一无二的标识符，可以采用数字或字母组合方式，标识文件的序号或其他信息。
标识可以根据文件的顺序或重要性进行编制。
4. 版本控制：对于经常需要修改和更新的文件，可以采用版本控制的方式进行编码。
例如，将起始版本标记为V1，每次修改和更新后递增版本号，如V2、V3等。
5. 文件属性：可以为文件附加一些属性，如创建日期、修改日期、文件状态（草稿、审核中、已批准等）、文件类型等。
6. 文件扩展名：根据文件的格式和内容，为每个文件添加正确的扩展名，以便于打开和使用。
常见的文件扩展名有.docx（Word文档）、.xlsx（Excel文件）、.pdf（PDF文档）等。
请注意，实际的文件编码规则应根据集团的具体需求和实际情况进行定制，可以根据不同公司的组织结构、工作流程和管理要求进行调整和修改。
文件分类与编码规则
文件分类与编码规则文件分类与编码规则是组织和管理文件的一种方法，通过对文件进行分类和编码，能够提高文件的查找和检索效率，便于文件的管理和使用。
在进行文件分类和编码规则设计时，需要考虑文件的特点和组织的需求，确保分类和编码规则的合理性和可行性。
文件分类是将文件按照一定的特征或属性进行划分和分组，常见的分类方法包括按照文件类型、内容、用途、形式等进行分类。
例如，按照文件类型可以将文件分类为文档类、图像类、音频类、视频类等；按照内容可以将文件分类为财务类、人力资源类、市场营销类等；按照用途可以将文件分类为合同类、报告类、计划类等；按照形式可以将文件分类为电子文件和纸质文件。
文件分类的目的是将相似性较高的文件放在同一类别下，方便进行管理和使用。
文件编码规则是为每个文件分配一个唯一的编码，以便于文件的识别和区分。
编码规则可以根据组织的需求进行设计，常见的编码规则包括序列号、日期、项目代码等。
例如，使用序列号作为编码规则可以使文件按照创建的先后顺序进行编码；使用日期作为编码规则可以使文件按照创建或收到的日期进行编码；使用项目代码作为编码规则可以使文件按照不同的项目进行编码。
编码规则的目的是确保每个文件都有一个唯一的标识符，方便文件的识别和检索。
设计文件分类和编码规则时需要考虑以下几个方面：1.可行性：文件分类和编码规则的设计要实际可行，能够满足组织对文件管理的需求，且能够被组织成员理解和接受。
2.一致性：文件分类和编码规则要能够保持一致性，即相同类别的文件要采用相同的规则进行编码，不同类别的文件要采用不同的规则进行编码，以便于组织成员进行文件的查找和检索。
3.易用性：文件分类和编码规则要简单易用，不需要进行复杂的计算或操作，方便组织成员进行文件的管理和使用。
4.扩展性：文件分类和编码规则需要考虑到组织未来的发展和变化，能够在不改变原有规则的基础上进行扩展和调整。
5.文档归档：文件分类和编码规则设计时应考虑文档的归档，即文件的长期保存和备份，确保文件能够在需要时进行恢复和使用。
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审批及颁发：部门签名日期起草质量保证部质量保证部主审质量总监会审生产管理负责人批准质量管理负责人颁发质量保证部分发：Copy-1 Copy-2 Copy-3 Copy-4 Copy-5 质量保证部质量控制部设备部技术部销售部Copy-6 Copy-7 Copy-8 Copy-9 Copy-10 行政人事部财务部安全环保部企管部注册部Copy-11 Copy-12 Copy-13 Copy-14 Copy-15 科技项目部采购部仓储部生产部一车间Copy-16 Copy-17 Copy-18 Copy-19 Copy-20 二车间三车间六车间七车间八车间Copy-21 Copy-22九车间十车间文件再审记录：第几次再审审核情况审核人/日期批准人/日期第次再审第次再审第次再审一、目的依照GMP要求，确立文件分类与编码规则，便于文件管理和追溯。
二、范围适用于文件分类与编码管理。
三、职责1 质量保证部负责文件体系的分类及编码规则，对各文件进行赋码。
2 各部门负责按照原则对文件进行分类管理；各部门起草文件时必须严格遵循文件编码的规定。
四、术语无五、内容1 文件分类1.1 一级文件:阐明公司内某一体系的方针，描述体系的文件。
主要包括：质量方针、质量管理手册、质量责任制、质量目标。
1.2 二级文件：主要描述为实施体系要素所涉及到的各职能部门的活动，或为完成某项活动而规定的方法。
包括：a）技术标准：包括工艺规程、质量标准、方案、报告等。
b）管理标准：包括计划、管理制度、清单、目录等，描述公司各主要过程的管理活动。
c）工作标准：包括部门职责、职务说明书。
d）工厂主文件。
1.3 三级文件：标准操作规程（SOP），描述各管理环节的操作要素和工作流程、具体的操作方法和步骤。
1.4 四级文件：记录、表格、合格证、图纸、标签、证书等。
2 文件编码2.1 文件分类编码应遵循以下原则：2.1.1 系统性：统一分类，统一编码。
按照文件分类建立编码系统，由质量保证部建立公司管理文件的分类和编码系统。
2.1.2 准确性：文件与编码一一对应，做到一文一码，一旦某文件终止使用，则该文件编码随即作废，不得再次使用。
2.1.3 可追踪性：可查询文件的演变历史。
2.1.4 识别性：文件的编码可反映出文件的文本和类别。
2.1.5 稳定性：任何人不得随意变动文件，若需变动，应经批准，并随之变更相关文件的编码。
2.1.6 相关一致性：文件一旦经过修订，必须给新的修订号，同时对其相关文件中出现的该文件编码进行修订。
2.1.7 发展性：考虑将来的发展及管理手段的改进。
2.2 全部文件均按编码管理，完整的公司文件编码系统格式如下：- -+ 顺序号 + 版本号2.2.1文件类型号序号文件类型代号序号文件类型代号1 质量方针、管理手册、责任制、目标(Management Handbook)MH 2工厂文件编制主文件(Site Master File)SMF3 工艺规程 (ProcessingInstruction)PI 4质量标准(QualitySpecification)QS5管理制度(StandardManagement Procedure)SMP 6标准操作规程(StandardOperating Procedure)SOP7验证方案(Validation Protocol)VP 8验证报告(Validation Report)VR9 部门职责(DepartmentResponsibility)DR 10职位说明书(Job Description)JD11 计划(Plan) PL 12 总结（Plan Report）PR 文件类型号文件系统号文件分系统号2.2.2 文件系统号系统代号由一位英文字母组成，见下表：2.2.3 分系统号2.2.3.1 分系统号用以识别文件类别或车间，三位数字表示，从001，002， (999)序号分系统号识别类别或车间1 人事综合类— G ××× + 顺序号 + 版本号001 表示公司行政综合类002 表示公司机构和人员类010 表示行政人事部011 表示仓储部012 表示财务部013 表示销售部014 表示质量保证部13 清单(List) LI 14 记录(Record) RE 15 标签（Label) LA 16 凭证(Certificate ) CE17风险评估报告(Risk Evaluate)RI 18 图纸(Graph Paper) GP19稳定性考察方案（Stability Inspect）SI 20稳定性考察报告（Stability InspectReport）SR21 其它类方案(OtherProtocol)OP 22其它类报告(Other Report)OR序号文件系统代号序号文件系统代号1 人事综合G 2 厂房设备 E 3 生产P 4 质量保证 A 5 质量控制 C 6 物料M 7 销售X 8 技术研发R文件类型号015 表示质量控制部016 表示设备部017 表示技术部018 表示安全环保部019 表示生产部020 表示采购部021 表示企管部022 表示科技项目部023 表示注册部2 厂房设备— E ××× + 顺序号 + 版本号001 表示通用类002 表示公用系统、设备管理类003 表示设备操作类004 表示计量管理类005 表示计量器具操作类，包括计量校验规程006 表示设备维护保养检修类007 表示动力类008 表示安全卫生类101 表示101车间102 表示102车间103 表示103车间104 表示104车间201 表示201车间202 表示202车间203 表示203车间204 表示204车间205 表示201车间206 表示206车间301 表示301车间302 表示302车间303 表示303车间文件类型号701 表示701车间702 表示702车间801 表示801车间901 表示901车间1001 表示1001车间1002 表示1002车间说明：一些简单设备的维护保养规程可列入该设备的操作规程中。
3 生产—P ××× + 顺序号 + 版本号001 表示通用类002 表示生产技术类003 表示安全卫生类101 表示101车间102 表示102车间103 表示103车间104 表示104车间201 表示201车间202 表示202车间203 表示203车间204 表示204车间205 表示201车间206 表示206车间301 表示301车间302 表示302车间303 表示303车间601 表示601车间602 表示602车间701 表示701车间702 表示702车间文件类型号1001 表示1001车间1002 表示1002车间4 质量保证—A××× + 顺序号 + 版本号001 表示文件管理类002 表示不良反应和用户管理类003 表示自检类004 表示其它管理类5 质量控制—C××× + 顺序号 + 版本号001 表示通用类002 表示质量检验室管理类003 表示通用检验规程类004 表示检验仪器操作和维护保养类005 表示检验仪器校验类008 表示微生物检验规程类011 表示成品类用于质量标准类文件012 表示中间产品类013 表示原辅料类014 表示包装材料类015 表示其他物品类020 表示仪器验证类用于验证类文件021 表示方法验证类6 物料—M××× + 顺序号 + 版本号001 表示通用类011 表示成品类012 表示中间产品类013 表示原辅料类014 表示包装材料类文件类型号文件类型号文件类型号7销售 —X ××× + 顺序号 + 版本号 001表示销售类8技术研发 —R ××× + 顺序号 + 版本号 001表示技术研发类2.2.4 顺序号为每个分系统从001，002，003，……开始的流水号。
2.2.5 版本号全部文件均有版本号，首次制订文件为版本号01，首次修订版本号为02，再次修订版本号为03，依次递增。
2.2.6 补充说明2.2.6.1 质量标准和检验方法质量标准和检验方法可以是企业内控标准，也可能涉及不同药典标准或者特定的客户标准，在标题里附注区分，如下列格式所示：例：QS-C011***-01 【*****（CP2010）质量标准】 QS-C011***-01 【*****（for 客户名称）质量标准】 QS-C013***-01 【*****（工业）质量标准】 2.2.6.2 记录成品、中间产品、原辅料的批检验记录的文件系统号、分系统号和顺序号共7位与对应的质量标准以及检验标准操作规程三者保持一致；对于包装材料、其他物品也应尽量保持一致，视实际情况具体编制。
2.2.6.3 验证文件2.2.6.3.1 设备验证DQ 、IQ 、OQ 、PQ 可分阶段进行，验证方案在文件编号后加“（DQ ）、（IQ ）、（OQ ）、（PQ ）”区分。
2.2.6.3.2 验证报告与验证方案的顺序号一一对应；如相同型号的仪器、设备，可使用同一验证方案，验证报告在对应的验证报告顺序号后加“-1，-2，……”以示区别。
六、附录 无七、相关文件文件类型号文件类型号无八、参考文献无九、变更历史版本号修改简述提出人生效日期01 新制定李明建2013-08-15。