如何正确选用公文文种
常用文种写作及注意事项(定稿)
公文文种的确定，应当把握以下四点：
文种的确定 必须按照公文管理法规的统一规定使用，不能乱起名称。党政
机关法定公文的15种名称，按规定只能单独使用，不能加以合并 。“请示报告”、“意见报告”、“告示”等这种随便给公文文 种起名的做法都是不严肃的。
要依据制文机关的权限加以选用，不可超越职权。公告，只有
正确写法
三个不同事项分开请示： XXX局关于给予科技产业 博览会经费支持的请示 XXX局关于召开科技产业 博览会筹备会议的请示 XXX局关于请市领导出席科技 产业博览会开幕式的请示
批复：
批复是答复下级机关请示事项时使用的公文文种。批 复和请示构成一个问题的两个侧面，是统一的。 批复按其针对的内容不同，又可分为“指导性批 复”“法规性批复”“具体性批复” 指导性批复：在答复下级请示事项的同时，进而就 某一方面的工作或活动提出指导性的要求 具体性批复：就下级请示的具体事宜（如行政区划、 人事编制、劳动工资、基础建设、物资设备等）所 作的批复
报告中不得夹带请示事项
XXX局关于科技产业博览会 举办情况的报告 市政府： 在市政府的大力支持下，2014年8 月10至15日，我局组织举办的“XX市 科技产业博览会”取得圆满成功，现 将具体情况报告如下： 一、博览会的基本情况 ………… 二、博览会的主要成果 ………… 三、博览会的社会影响 ………… 四、在举办博览会中获得的经验 启示 ………… 此次科技产业博览会，XX市产业 研究交流中心等三家单位，王XX等五 位同志，在筹备和举办期间做了大量 卓有成效的工作，为博览会的成功举 办做出了重要贡献，恳请市政府对他 们给予适当表彰和奖励。 特此报告。 XX市XXX局 2014年8月20日
根据2012《党政机关公文处理工作条例》规定，公文种类主要有15 种，即：
关于文种使用问题
9． 请 示
适用于向上级机关请求指示、批准。
10．批 复
适用于答复下级机关的请示事项。
11．意 见
适应于对重要不相隶属机关之间商洽工作，询问和 答复问题，请求批准和答复审批事项。
13．会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
认识 “法定文种”应注意的问题：
例五：（向下印发规范做法） ×××（单位）关于印发2010年工作总结及 2011年工作要点的通知 例六: （缺少行文文种— 通知） ×××（单位）关于印发2010年工作 总结及2011年工作要点
例七：（缺少引进行为的关系者— “关于”、 行为动词—“印发”、行文文种— “通知”）
×××（单位）2010年工作总结 及2011年工作要点
使用报告、请示应特别注意两点：
一是请示、报告的行文对象原则上应是具有
隶属关系的直接上级机关，不相隶属机关之间行 文不应用报告、请示。 二是不得用报告请示问题，或在报告中夹带 请示事项。
（二）关于函的使用。
函与文件具有同等效力。
函既是一个公文文种，又是一种公文形式，具 有公文文种与公文形式的双重属性。函作为文种使 用时，只能用于平行文；作为公文形式使用时，既 可用于平行文，又可用于下行文。
命令是一个公文文种，令是一种特定的公文 形式。
令是国务院，国务院各部门，各省、自治区、 直辖市人民政府，以及各省会城市和经国务院批准 的较大市的人民政府专用于公布行政法规和规章的 公文形式。除上述机关外，一般行政机关不可以使 用这种公文形式。
命令是国务院、国务院各部门和乡镇以上人民 政府宣布施行重大强制性行政措施、嘉奖有关单位 及人员所用的一种公文。 除国务院、国务院各部门和乡镇以上人民政府 外，其它各级国家行政机关无权发布命令。
公文文种的选用原则
公文文种的选用原则
公文文种的选用原则如下：
1. 发文目的：首先要明确发文的目的，根据目的选择合适的文种。
例如，通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项；请示适用于向上级机关请求指示、批准；报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
2. 行文关系：根据行文关系选择正确的文种。
上行文是指下级机关向所属上级机关的发文，如请示、报告；下行文是指上级机关对所属下级机关的发文，如命令（令）、决定、决议、公报、公告、通告、通知、通报、批复；平行文是指平行机关或不相隶属机关之间的发文，如函。
3. 文种特点：不同的文种有不同的特点和适用范围，需要根据文种特点选择合适的文种。
例如，决定适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项；意见适用于对重要问题提出见解和处理办法；函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
4. 公文格式：根据《党政机关公文格式》国家标准（GB/T 9704-2012），选择正确的文种并按照相应的格式要求进行排版。
不同的文种有不同的格式要求，包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、附注、抄送机关、印发机关和印发日期等。
5. 语言表达：公文的语言表达要准确、规范、简洁、庄重，不同的文种有不同的语言风格。
例如，命令（令）要求语言庄重严肃，具有强制性；决定要求语言准确、简洁，具有权威性；通告要求语言通俗易懂，具有广泛性。
总之，选用公文文种需要综合考虑发文目的、行文关系、文种特点、公文格式和语言表达等因素，选择合适的文种，以确保公文的准确性、规范性和有效性。
公文文种规范
5、批示与批复 、 用于上级对下级表明意见， 用于上级对下级表明意见，均属于下行文 被批注意见的来文文种不同： 被批注意见的来文文种不同： 批复针对下级的请示，先有请示才有批复。 批复针对下级的请示，先有请示才有批复。 批示针对来文是下级没有肯定性要求答复的文 如报告、总结、计划等。 种，如报告、总结、计划等。 行文方式不同： 行文方式不同： 批复的主送机关必然是上报请示的那个单位， 批复的主送机关必然是上报请示的那个单位， 如对其他单位也有参照价值，可列为抄送单位。 如对其他单位也有参照价值，可列为抄送单位。 批示如有普遍意义， 批示如有普遍意义，可把原行文上报单位与其 他单位一并列为主送行文下发。 他单位一并列为主送行文下发。
2、公告、布告、通告 、公告、布告、 均属于告知性文种，可以公开发布 均属于告知性文种， 不同点： 不同点： 发布者： 发布者： 公告：党和国家高级机关； 公告：党和国家高级机关； 布告：国家各级行政机关； 布告：国家各级行政机关； 通告：上至国家高级机关， 通告：上至国家高级机关，下至基层机关 内容重要性：公告〉布告〉 内容重要性：公告〉布告〉通告 发布范围： 发布范围： 公告：面向国内外，范围最广； 公告：面向国内外，范围最广； 布告：面向国内社会； 布告：面向国内社会； 通告：针对社会某一方面，用于局部范围。 通告：针对社会某一方面，用于局部范围。
（一）文种选用规范
二、近似文种辨析
1、公报与公告 、 都是党和国家用来向国内外公开宣布、 都是党和国家用来向国内外公开宣布、告之某 一重要事项的，是非常严肃、庄重的公文。 一重要事项的，是非常严肃、庄重的公文。 公告：多用于宣布重大消息，内容十分简要； 公告：多用于宣布重大消息，内容十分简要；P78 公报： 公报：一般比较详细具体报道某一重要会议或事 项内容 P135
公文文种选用原则
公文文种选用原则公文是一种具有规范性和权威性的文种，用于传递官方信息、制定政策法规、处理公共事务等。
为了确保公文的效果和准确性，选用公文的文种应遵循以下原则：1. 权威性原则：选用公文文种应具有一定的权威性，能够体现政府、机构或组织的决策意图和行政指导。
常见的公文文种包括公告、通知、命令、决定、函告等，这些文种能够准确表达发出者的意见和决策，并被行政管理机构和社会各界广泛接受和遵循。
2. 规范性原则：选用公文文种应具备一定的规范性，能够遵循统一的格式、布局和写作风格。
公文通常采用固定的开头、结尾和标题，其中包括标明文种、文件编号、发文机关、发文日期等信息。
此外，公文写作还应遵守相应的法规和规范，确保文件的格式统一、逻辑清晰、内容准确。
3. 明确性原则：选用公文文种应能够明确表达作者的意图和要求，避免模糊和歧义。
公文应以简明、清晰、明确的语言撰写，避免使用模糊的表达和不确定的词语。
在文中加入必要的解释、解读和定义，确保读者能够准确理解文件的要求和目的。
4. 经济原则：选用公文文种应尽量简洁明了，避免冗长繁复的表述。
公文要求在规定的篇幅内准确表达所要传达的信息，并将其核心内容放在文首和文尾，避免让读者进行冗长的阅读。
使用简练的语言和精确的词汇，以达到经济的表达效果。
5. 实用性原则：选用公文文种应根据文件要传达的信息和接收者的需求，选择最适宜的文种。
不同的公文文种适用于不同的沟通场景和目标读者，例如，通知可以用于内部沟通，公告可以用于向公众传达信息，命令可以用于下达具体指令等。
因此，在选择公文文种时应结合实际需要和传达目的进行权衡。
综上所述，选用公文的文种应遵循权威性、规范性、明确性、经济性和实用性等原则。
只有在选择合适的公文文种并遵守相关规范的基础上，才能达到公文的预期效果，确保信息的准确传递，提升政府、机构或组织在公共事务中的权威性和可靠性。
正确使用公文文种
正确使用公文文种【导语】在了解了公文的基本概念以后，我们接下来学习如何正确选择文种，并对一些易混淆的文种进行区分。
一、文种的涵义在公文写作和处理中，把性质和用途相同的公文归并为同一种，对每一种公文规定了固定的名称，这就是文种的名称，即公文种类，简称文种。
文种是公文必不可少的组成部分，所有公文都必须在标题中标明文种。
二、正确标明文种的作用1.在公文中正确标明文种，有利于维护公文的严肃性、规范性。
2.为公文的撰写提供方便。
《条例》和《办法》都对每一类公文文种的适用范围作出了明确规定;有关法规、规章也对有些公文例如法规、规章、经济合同、法律文书、外交文书等等文种的用途作了明确规定;还有一些文种例如总结、调查报告、启事等等，它们的用途则是人们在长期实践过程中不断总结、约定俗成的。
而每一种公文的写法，也经过长期实践形成共识逐步规范，有些文种的写法例如事故调查报告等等，还由主管部门作出了明确的规定。
写作公文时，正确选择、标示文种，就能了解该文种写作的基本要求和基本规范，有利于提高写作效率和质量。
3.为公文处理提供方便。
根据有关规定和惯例，不同的文种有不同的处理方式。
收发文机关处理公文的有关部门和有关人员，根据文种名称就可作出相应的处理。
例如请示属办件，要及时交有关领导和有关部门审批、办理。
而报告属阅件，一般就无须答复，只需交有关人员传阅。
撰写公文时，务必正确选用文种。
不用、错用或生造文种，都会损害公文的效用。
三、选择文种的依据1.选择文种要依据国家的有关法律、法规以及党和国家有关领导机关关于公文处理的有关规定，选择恰当的、规范的文种。
绝不能违反有关法规、规定和标准，随意另选文种。
2.要看整理与主要受文者(即主送机关单位)的工作关系。
只有当整理是主要受文者的所属上级机关单位时，才能选用具有规定性、领导指导性、公布性的下行文种。
当整理是主要受文者的所属下级机关单位时，才能选取呈报性的上行文种。
当整理与主要受文者是同级或不相隶属关系时则只能选用商洽性的平行文种。
如何正确选用公文文种
我们首先就会遇到这样一个问题：如何芃要拟写一篇公文，选择一个合适的文种来行文？国务院于2000年8月24日发肀对于公文文种的正确选用，布的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）中已有明确规定：公文的文种应当根据行文目的、发文的职权和与主送机关的关系确定。
莇然而据笔者的实际工作经验，少数拟文人员在日常工作中，还是会出现选用公文文种不恰当甚至错误的现象。
为此，笔者结合一些比较典型的例子，作一下探讨。
一、所选文种应当在法定文种之列根据《办法》的规定，目前行政机关的公文共有13种，分别是：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
而“计划”、“总结”、“规划”、“方案”等则不在13种法定文种之列。
笔者曾遇到过这样一个例子：某机关一拟文人员就某一项工作起草了一份总结，并拟行文上报给上级机关，标题为“（省略发文机关）关于2006年×××情况的总结”。
显然，将“总结”直接上报是不正确的。
那么，我们遇到这种情况该如何处理呢？一般的处理方法是：选用一个恰当的“载体”来行文。
在上述例子中，因行文对象为上级机关，故该文可改为《关于报送2006年×××情况总结的报告》（该稿还可直接改为《关于2006年×××情况的报告》）。
而当行文对象为不相隶属机关时，则可选用“函”来做“载体”。
以下如《×××（发文机关）关于报送×××试点工作阶段总结材料的报告》、《（省略发文机关）关于报送〈×××专项工作实施方案〉的报告》、《×××（发文机关）关于报送×××总结的函》、《×××（发文机关）关于报送2007年度×××需求计划的函》、《×××（发文机关）关于报送〈××ב十一五’重点专项规划（草案）〉及编制说明的函》都是比较典型的例子。
常用公文文种及其选用
常用公文文种及其选用常用公文文种及其选用1、命令(令)适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。
类别有：公布令、任免令、授勋令、嘉奖令、指挥令、否决令、通缉令、特赦令、戒严令、动员令、通令、手令等。
命令(令)一般由标题(包括发文机关、事由、文种)、发文字号、正文、签发人、日期等几个主要部分。
2、决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
决定可以分为：法则性决定、重大事项决定、机构、人事决定、具体工作决定。
决定一般由标题(包括发文机关、事由、文种)、受文单位、正文、发文机关、日期等几个主要部分。
如：国务院关于授予巴金“人民作家”荣誉称号的决定。
3、公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
发文机关级别较高(多为省、部级以上机关)。
发布的方式一般不张贴，而是通过通讯社、电台、报刊等。
如：中华人民共和国国家发展和改革委员会公告2004年第5号4、通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
注意不要把通告写成通知或公告。
通告的范围比公告小，各种机关单位都可以发布通告，内容有时具有专门性(如银行、交通方面的)，事项可以一般化。
发布方式多种多样，可张贴，也可以报刊、电台发布。
报纸发布可以省略日期，因报纸有日期。
5、通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
通知属发布、知照文告，针对的对象有特定范围，一般是限于有关单位有关人员，所以叫它“限知性”公文。
它的发布方式，多是内部印发张贴，有的也可以公开张贴或公开发表于电台、报刊。
通知的种类有：1.发布性通知。
用于发布法规规章。
2.批转性通知。
用于批转或转发文件。
3.事项性通知。
用于告知某一事项，如会议通知等。
重要会议的通知属正式公文，标题写明什么单位召开什么会议的通知，要编发文号。
如何正确选用公文文种(方案不是公文种类)
如何正确选用公文文种要拟写一篇公文，我们首先就会遇到这样一个问题：如何选择一个合适的文种来行文？�对于公文文种的正确选用，国务院于2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）中已有明确规定：公文的文种应当根据行文目的、发文的职权和与主送机关的关系确定。
�然而据笔者的实际工作经验，少数拟文人员在日常工作中，还是会出现选用公文文种不恰当甚至错误的现象。
为此，笔者结合一些比较典型的例子，作一下探讨。
一、所选文种应当在法定文种之列�根据《办法》的规定，目前行政机关的公文共有13种，分别是：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
而“计划”、“总结”、“规划”、“方案”等则不在13种法定文种之列。
笔者曾遇到过这样一个例子：某机关一拟文人员就某一项工作起草了一份总结，并拟行文上报给上级机关，标题为“（省略发文机关）关于2006年×××情况的总结”。
显然，将“总结”直接上报是不正确的。
那么，我们遇到这种情况该如何处理呢？一般的处理方法是：选用一个恰当的“载体”来行文。
在上述例子中，因行文对象为上级机关，故该文可改为《关于报送2006年×××情况总结的报告》（该稿还可直接改为《关于2006年×××情况的报告》）。
而当行文对象为不相隶属机关时，则可选用“函”来做“载体”。
以下如《×××（发文机关）关于报送×××试点工作阶段总结材料的报告》、《（省略发文机关）关于报送〈×××专项工作实施方案〉的报告》、《×××（发文机关）关于报送×××总结的函》、《×××（发文机关）关于报送2007年度×××需求计划的函》、《×××（发文机关）关于报送〈××ב十一五’重点专项规划（草案）〉及编制说明的函》都是比较典型的例子。
公文文种的应用与辨析
公文文种的应用与辨析一、正确确定和使用文种1、确定使用文种，要依据制文权限，不可越权。
例如：命令，它是指令性公文。
常言“令行禁止”，只有国家的高级领导机关、军事机关才使用，若一个基层单位来发命令显然出格。
例如：“公告”，这个“公”字在公文中代表党和国家的意思，严格的说一般只有党和国家机关有资格使用。
但目前报纸广告令人眼花缭乱，“招生公告”、“征文公告”、“征订公告”、“迁址公告”、“拍卖公告”等等，都是不合规范的，因为他们无权代表党和国家，不能随便使用“公告”。
2、文种名称的确定使用，要依据行文关系，要考虑与受文机关的组织关系。
①收文机关是自己的上级组织，文种名称只能用：请示、意见、报告。
②向自己的下属组织发文，一般选用：通知、指示、决定、决议、通报、会议纪要。
③公开向社会群众公布某一周知或遵守事项，应选用：命令、令、公告、公报、布告、通告。
④属于平级单位或不相隶属关系的单位行文，主要是使用“函”。
3、文种名称的确定使用，要考虑发文目的与要求。
若目的是请求上级机关给以指示、帮助的，则用“请示”、“意见”；若用于向上级汇报工作、反映情况，可用“报告”；若用于推动、指导下级机关工作，可用“指示”、“通知”；若用于商洽、联系、询问某一事项，则用“函”。
二、近似文种的辨析1、请示与报告“请示”是办件，需要回复，适用于向上级机关请求批示、批准；“报告”是阅件，一般不需回复，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
文件中只要有请求事项的，就不能用“报告”来处理，否则很容易误事。
如果既想汇报工作，让上级掌握，又想请示解决问题，一般可采用两种办法来解决：一是将“报告”和“请示”分开，形成两份公文分别上报；二是以请示公文为主，将报告的内容作为附件，附在请示后面作为背景材料，让上级了解请示的充分理由。
2、公报与公告这两个文种近似在“公”字上，均是党和国家向国内外宣布、告知某一重大事项的文种，是非常严肃、庄重的公文。
简述公文文种确定的依据。
简述公文文种确定的依据。
公文文种的确定主要依据以下因素：
1.行文目的和内容：根据公文的目的和内容，选择最能表达和适合的公文文种。
例如，如果需要传达政策、法规或者命令，可以选择“命令”或“决定”；如果需要汇报工作、反映情况或提出建议，可以选择“报告”或“意见”。
2.行文对象：行文对象是上级、下级还是平级，以及他们的关系，都会影响文种的选择。
例如，上行文可选用“请示”、“汇报”等文种，平行文可选用“函”等文种。
3.法定依据：某些公文文种有明确的法律规定，如“公告”、“通告”、“决议”等，必须按照相应的法律和规定格式进行撰写和使用。
4.行文方式：行文方式包括直接行文、间接行文、联合行文等，这些都会影响文种的选择。
例如，直接行文可以选择“公告”、“通告”等文种，间接行文可以选择“函”、“通知”等文种。
5.行政级别和职务：不同的行政级别和职务有不同的行文权限，因此，在选择公文文种时，需要考虑撰写者的行政级别和职务。
例如，高级领导可以撰写“命令”、“决定”等文种，普通员工则不能。
综上所述，公文文种的确定是一个复杂的过程，需要考
虑多种因素。
这些因素包括行文目的和内容、行文对象、法定依据、行文方式以及行政级别和职务等。
只有全面考虑这些因素，才能选择最合适的公文文种，使公文能够有效地传达信息、解决问题和加强沟通。
常用公文文种及其选用
常用公文文种及其选用常用公文文种及其选用《条例》第七条规定,党的机关公文种类主要有:决议、打算、指示、看法、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等14种。
《方法》第九条规定,行政机关的公文种类主要有:命令(令)、打算、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、看法、函、会议纪要等13种。
常用公文文种的适用范围条例。
对于国家权力机关而言,可作为国家法律、地方性法规、民族自治地方有关法规文件的名称。
全国人民代表大会或全国人民代表大会常务委员会制定的作为国家法律的条例,主要用于调整事明确长期施行的国家政治、经济、文化等方面的关系或规章。
规定。
可作为国家法律、地方性法规、行政法规和规章以及党内规章和机关内部规章制度的名称。
命令。
适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。
指示。
适用于对下级机关布置工作,提出开展工作的原则和要求。
打算。
适用于对重要事项或者重大行动作出决策和支配,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的打算事项。
决议。
用于经会议争论通过的重要决策事项。
看法。
用于对重要问题提出见解和处理方法。
批复。
用于答复下级机关的恳求事项。
通报。
用于表彰先进、批判错误、传达重要精神、相互沟通重要状况。
实践中常用于:总结推广先进典型的阅历;褒扬先进模范事迹;总结并要求借鉴吸取具有较普遍借鉴意义的各种教训;批判具有肯定典型性的错误思想、错误观念、错误做法、错误行为;告知性质重要、涉及面较宽的事物的动态、动向。
通知。
适用于批转有关下级机关的公文;转发上级机关和不相隶属机关的公文;发布规范性公文;传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项;任免人员。
公告。
用于地位较高、影响较大的机关向国内处公开宣布重要事项或法定事项。
公报。
用于公开发布重要打算或者重大大事。
其详细适用范围与公告基本相同。
通告。
用于公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项。
教你如何正确选用公文文种_写作指导
教你如何正确选用公文文种_写作指导教你如何正确选用公文文种要拟写一篇公文，我们首先就会遇到这样一个问题：如何选择一个合适的文种来行文？对于公文文种的正确选用，国务院于xx年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）中已有明确规定：公文的文种应当根据行文目的、发文的职权和与主送机关的关系确定。
然而据笔者的实际工作经验，少数拟文人员在日常工作中，还是会出现选用公文文种不恰当甚至错误的现象。
为此，笔者结合一些比较典型的例子，作一下探讨。
一、所选文种应当在法定文种之列根据《办法》的规定，目前行政机关的公文共有13种，分别是：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
而“计划”、“总结”、“规划”、“方案”等则不在13种法定文种之列。
笔者曾遇到过这样一个例子：某机关一拟文人员就某一项工作起草了一份总结，并拟行文上报给上级机关，标题为“（省略发文机关）关于xx年×××情况的总结”。
显然，将“总结”直接上报是不正确的。
那么，我们遇到这种情况该如何处理呢？一般的处理方法是：选用一个恰当的“载体”来行文。
在上述例子中，因行文对象为上级机关，故该文可改为《关于报送xx年×××情况总结的报告》（该稿还可直接改为《关于xx年×××情况的报告》）。
而当行文对象为不相隶属机关时，则可选用“函”来做“载体”。
公文文种选用原则
公文文种选用原则
公文是公共事务的书面记录和沟通工具，具有规范性、权威性和明确性等特点。
在选择公文文种时，应该遵循以下原则，以确保公文能够生动、全面并有指导意义。
首先，要根据公文的目的和内容选择合适的文种。
不同的公文文种有不同的特点和适用范围，如通知、公告、请示、报告、决定等。
通知适用于发布消息、活动通知等，公告适用于公众宣传、政策发布等，而请示适用于征求别人意见或审批等。
只有根据实际需要选择合适的文种，才能准确表达信息，避免误解。
其次，要注意公文内容的生动性。
公文应该使用简练明了的语言，避免过于废话或使用晦涩难懂的词汇和句式。
同时，可以适当运用一些生动的修辞手法，如比喻、象征、对偶等，以增强文档的吸引力和易读性。
例如，在报告中可以使用图表、统计数据等生动形象的方式来展示问题和结论。
再次，要全面并确保信息传递的准确性。
在撰写公文时，应该充分考虑读者的需求和信息的完整性。
除了说明问题和解释原因，还应该提供相应的依据和证据，以增加信息的可信度。
在表达时要避免模棱两可的措辞，应该明确、具体地表达意思，以避免歧义和误解。
最后，要有指导意义，即公文应能对接收者提供明确的指导和行动的建议。
在公文中可以使用条理清晰的结构，并提供明确的要求和
建议。
例如，在决定公文中，可以明确规定各方的职责和任务，并提出具体的时间要求和执行措施。
总之，选择公文文种时要根据实际需求，注重文种的生动性、全面性和指导意义，以确保公文能够有效传达信息、指导行动，并得到读者的理解和接受。
公文文种选择常见错误例析
公文文种选择常见错误例析公文拟制中，有些人不太注意文种的选择，比如，把“请示”写成了“报告”。
“请示”需要上级机关答复，“报告”只需要上级机关阅知即可。
名不正则事不顺，如果用错了，请示的问题就可能得不到及时的回应。
在实践中，公文文种使用错误的情况，主要有以下几类:1.缺少文种规范的公文标题应当包含发文机关、事由、文种三个要素。
一些同志往往只注重事由，把公文标题写成了新闻标题。
如“今年我省高考招生计划超额完成15%”，这样的标题，作为一则消息是可以的，但如果作为公文就不够妥当。
因为收文单位很难迅速判断出，你的行文目的是什么，是请示问题还是提出建议或报告工作。
2.使用非法定文种实践中，一些单位不是使用规定的15个文种，而是用总结、要点、方案、计划、安排、纲要、规划、建议、答复、汇报等作为文种。
如“关于2015年工作要点”，这样的标题在起草过程中或非正式行文时可以使用，一旦作为公文印发，就要规范起来，应改为“×××印发《2015年工作要点》的通知”。
3.文种重叠使用如“×××关于做好×××工作的请示报告”，这种公文呈送到上级机关，经办人员就不清楚，是作为一般的阅件处理还是需要答复。
还有的单位出于各种考虑，故意写成“请示报告”，这样对具体办理人员来说，就更难处理了。
同样的错误还有“意见报告”等。
又如转发类公文，因为转发环节较多，会出现“通知的通知的通知”，其实可以省略中间环节，使用“通知的通知”即可。
当然，文种重叠也有例外情况。
“通知”可以和其他文种混合使用。
如，“×××印发《关于深化本市体教结合工作的意见》的通知”。
4.越级使用规定文种有的公文文种的适用范围虽然没有明确规定由哪一级机关使用，但涉及一个使用层级的问题。
如党的机关发布“会议公报”，只能是党的全国代表大会及其中央委员会，地方党组织不能发布“会议公报”。
公文文种选用的基本依据及使用中应特别注意的问题
公文文种选用的基本依据及使用中应特别注意的问题公文是一个集合概念，它是由若干具体种类组成的。
由于这些种类的性质不同、作用有别，即为每一具体的公文种类分别赋予一个具体的名称，诸如“通知”“意见”“报告”“请示”“总结”“计划”等，这就是公文的文种。
一、准确选择和使用文种是公文写作的首要环节作为公文起草者，我们在受领了领导交办的一项拟文任务之后，首先应当做的倒不是赶紧去搜集材料，考虑谋篇布局，琢磨运用语言等等，而是必须将文种确定准确。
因为公文不同于一般文章，也不同于学艺作品，公文不是用来供人欣赏的，也不是用来传递一般性信息的，更不是用来处理个人私务的，而是党和国家机关以及企事业单位用来传递策令、指挥工作、沟通信息、交流经验的重要工具，既是一个实实在在的处理公务的“工具”，又是一个具有极强的“法定效力”与十分严格的“规范体式”的文书，因此，即便你的文件写得再“精美”，如果文种选用错误，例如本来应选用“通知”，却使用了“通报”，本来应当选用“请示”却使用了“报告”，本来应当选用“函”却使用了“请示”，本来应当选用“决议”却使用了“纪要”，本来应当选用“广告”“启事”却使用了“公告”“通告”等等，由于错用了文种，就会“一错百错”，虽“精美”但却无济于事，它直接关系到行文的目的能否得以顺利实现，影响到公文的质量和效用的发挥，因此，公文起草者必须将文种的选择和使用摆到突出位置，切实加以重视。
二、公文文种选用的基本依据那么，在公文写作中应当如何准确选择文种呢？依笔者之见，应主要考虑如下几个方面因素：（一）依据现行公文法规规定。
即《党政机关公文处理工作条例》，其中对所列举的15个主要公文文种的用法均作出了明确规定，公文撰写者对此必须熟练掌握并认真遵照执行。
这15个文种名称，按规定要求只能单独行文，而且要采用国家标准的公文格式，因此，不能随意对不同的文种名称随意缩减或者合并使用。
实践中有时见到的诸如“申请报告”“请示报告”“意见报告”“总结报告”“告示”之类的复合文种，就是将两个具有不同功能的文种随意合并或者缩减使用，而这显然是不严肃的，也是不合规范的。
如何正确把握和使用公文文种
如何选择一个合适的文种来行文？我们首先需要搞清楚公文文种选用存在的误区，主要表现在以下几个方面:1.生造行政公文文种。
如“办法”、“细则”、“规定”、“要点”等,从来没有取得过法定行政公文的资格,因此也不能独立行文。
2.滥用行政公文文种。
在写作实践中,经常出现超出职权范围和工作内容随意使用法定公文。
3.混用行政公文文种。
公文文种是用以表明公文的性质和要求的,一份文件只能用一个文种,两种文种不可混用。
4.错用行政公文文种。
这主要表现为以下几组文种: (1)在现行机关单位中,“函”与“请示”或“通知”等的使用经常搞错。
(2)“公报”、“公告”和“通告”界限不清,相互之间错用情况经常发生,常见的是该用“通告”的却用了“公告”。
(3)批复和具有答复性质的函之间的错用。
通过对使用公文文种实践中出现的常见错误类型进行了分析。
那么,究竟如何选用公文文种呢?1.选用公文文种，必须根据制发公文的目的和行文的要求进行。
所有的行政公文文种都有法定的适用范围，其行文目的和要求必须符合公文的适用范围，行文目的和要求不同，所使用的文种也不相同。
2.应根据行政公文制发机关的权限来选用文种。
不同的行政公文对其行文主体的要求不一样。
有的行政公文行文主体级别高，有的行文主体级别低；有的行政公文行文主体范围广，有的行文主体范围窄，因此，选用的文种应和其制发机关的权限和级别相适应。
比如：“公告”通常是以国家的名义向国内外庄严宣告有重要影响的重大事件的文告，不可随意在招工、招干、招租、开业、迁址等活动中，滥用“公告”文种，对“公告”的滥用实际上是一种越权行为。
3.应根据收发文机关之间的行文关系来确定公文文种。
行文关系指的是机关之间文书的授受关系，它是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围来确定的。
按照行文关系和文书的去向，行政公文有可分为上行文、下行文和平行文。
不同的行文关系，文种的选用是不同的。
4.在选择行政公文文种时还应当考虑每个文种的性质、作用和使用要求。
选择公文文种的依据
选择公文文种的依据主要有三个方面：一是发文机关与主要受文者间的工作关系；二是发文机关的法定或规定权限；三是行文目的、行文要求和表现公文主题的需要。
根据发文机关与主要受文者间的工作关系选择文种，就是要求明确双方间本来的工作关系，选取为这种关系所允许的文种：当双方存在领导与被领导、指导与被指导关系时，可分别选用下行文种或上行文种；当双方存在的只是平行关系（同系统中的同级机关之间）或不相隶属关系（非同一系统的任何机关之间）时，只能选用平行文种。
根据的权限选择文种，就是要明确的职责、权力范围，选择与之相符合的文种。
这是因为有一部分公文文种对使用者的权限有明确规定，只有具备相应地位和权力的机关才能选用。
如“命令”是一种领导性公文，但并非一切处于领导地位的机关都可以使用。
除军队系统之外，只有那些为宪法和其他有关法律明确规定有权发布命令的机关才能使用。
如果不按的权限选择文种，特别是选用了超越自身权限的文种，就将构成越权行为，公文自然也会因失去法律、法规保护而失效。
根据行文目的、要求和表现主题的需要选择文种，就是在相同性质的文种中，选取有助于实现目的和要求，有助于使主题得到正确、鲜明表现的具体文种。
在公文文种体系中，有一部分是性质相近或相同但具体用途各异的，它们分别适用于表现不同的公文主题，适用于表明不同的行文目的和对公文阅读、办理、答复、执行等方面的木同要求。
如同属上行文的“报告”和“请示”，虽性质相同，但在表现主题、表明行文目的和要求方面却有不同的功用。
“报告”用于向上级机关汇报工作、反映情况、回答询问等，但不能表现带请示事项的主题内容：“请示”可用于向上级机关请求指示或批准，但不能用于不带请示事项的工作情况汇报。
“报告”可提出请求审阅批示或转发等方面的要求，但不能用于请上级允许“自己”去做什么，也不能请上级务必答复：“请示”则可以提出请求上级务必予以指示或答复的要求。
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如何正确选用公文文种
要拟写一篇公文，我们首先就会遇到这样一个问题：如何选择一个合适的文种来行文？
对于公文文种的正确选用，国务院于XX年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）中已有明确规定：公文的文种应当根据行文目的、发文的职权和与主送机关的关系确定。
然而据笔者的实际工作经验，少数拟文人员在日常工作中，还是会出现选用公文文种不恰当甚至错误的现象。
为此，笔者结合一些比较典型的例子，作一下探讨。
一、所选文种应当在法定文种之列
根据《办法》的规定，目前行政机关的公文共有13种，分别是：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
而“计划”、“总结”、“规划”、“方案”等则不在13种法定文种之列。
笔者曾遇到过这样一个例子：某机关一拟文人员就某一项工作起草了一份总结，并拟行文上报给上级机关，标题为“（省略发文机关）关于XX 年×××情况的总结”。
显然，将“总结”直接上报是不正确的。
那么，我们遇到这种情况该如何处理呢？一般的处理方法是：选用一个恰当的“载体”来行文。
在上述例子中，因行文对象为上级机关，故该文可改为《关于报送XX年×××情况总结的报告》（该稿还可直接改为《关于XX年×××情况的报告》）。
而当行文对象为不相隶属机关时，则可选用“函”来做“载体”。
以下如《×××（发文机关）关于报送×××试点工作阶段总结材料的报告》、《（省略发文机关）关于报送〈×××专项工作实施方案〉的报告》、
《×××（发文机关）关于报送×××总结的函》、《×××（发文机关）关于报送XX年度×××需求计划的函》、《×××（发文机关）关于报送
〈××בxxx’重点专项规划（草案）〉及编制说明的函》都是比较典型的例子。
由于牵涉到“报送”字样，这里需要提一下另外一个细节，参照《上海市人民政府办公厅关于发布〈上海市国家行政机关公文处理实施细则〉的通知》（沪府办发〔1996〕3号）第十一条中的规定：“正文标题中已标明所批转、转发、印发、报送、转报、发布的文件的，不加附件说明，也不标注‘见附件’等字样”。
（其他省市是否也有类似规定暂不详。
）
二、文种选用应当严格遵守行文规则
关于这一点，笔者可为大家举一个例子：XX年上半年，本市某区因申请建立某产业园区，以区政府名义向市政府某部门行文，在行文时选用了“请示”文种。
根据《办法》的规定，“请示”文种适用于向上级机关请求指示、批准，但根据一般常识，区政府与市政府的一个部门之间并不存在上下级行政隶属关系，由此不难判断，该区选用“请示”文种行文是不合适的。
那么，作为市政府的一个部门，在收到这样不符合行文规则的来文时，应该如何处理呢？是否将错就错选用“批复”来回复“请示”呢？对此，《办法》中明确指出：“政府各部门依据部门职权可以互相行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文”。
而“批复”则适用于“答复下级机关请示事项”，故类似上述例子可选用“函”来回复。
在实际工作中，当发文机关需要向不相隶属机关行文时，一般都选用“函”来商洽工作询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
三、正确选用“意见”文种
对照国务院办公厅1993年11月21日修订，发布的《国家行政机关公文处理办法》，“意见”是《办法》中新增加的文种，适用于对重要问题提出见解和处理办法。
对于“意见”文种，《国务院办公厅关于实施〈国家行政机关公文处理办法〉涉及的几个具体问题的处理意见》（国办函〔XX〕1号）中有详细说明。
其中，笔者认为以下几点对实际工作极为有用，在此作了一个简单整理：1.“意见”既可用于上行文，也可用于下行文和平行文；2.“意见”作为上行文时，应按请示性公文的程序和要求办理，上级机关应当对下级机关报送
的“意见”作出处理或给予答复；3.“意见”作为平行文时，所提出的意见供对方参考；4.“意见”作为下行文时，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行。
在公文拟写过程中，如《关于报送对〈×××条例（征求意见稿）〉修改意见的函》，完全可改为《关于〈×××条例（征求意见稿）〉的修改意见》，还有如《关于报送对×××办法（送审稿）修改意见的函》、《关于报送对×××项目建议书审核意见的函》等，也完全可直接选用“意见”来行文。