access报表知识点

access报表知识点【篇一：access报表知识点】access2010报表知识点一、报表的概念及特点1、报表用于数据输出。

窗体可以交互，既可以输入也可以输出。

2、报表可以对记录排序、分组、计算，但不能修改数据表中的数据。

3、报表和窗体的数据源都可以是表或查询。

二、报表的视图：1、报表视图：不分页显示报表实际效果。

2、打印预览视图：分页显示报表实际效果。

3、布局视图：显示报表实际效果，可以修改报表上控件属性。

4、设计视图：创建和编辑报表的结构。

三、创建报表的方式：1、创建基本报表：自动创建，速度快。

默认进入“布局视图”①选中数据表，即确定报表的数据源，只能是一个表或一个查询。

②“创建”选项卡→“报表”功能区→“报表”按钮。

③保存创建的表（可以与数据表同名）。

特点：只能把一个表或查询中的全部字段设置在报表中。

2、使用向导创建报表：可以对字段进行分组、排序、统计，可以选择各种布局和样式。

默认进入“打印预览视图”。

创建步骤如下：①“创建”选项卡→“报表”功能区→“报表向导”按钮。

②在“表/查询”下拉列表框中选择数据源表或查询，把需要的字段从“可用字段”添加到“选定字段”。

数据源可以是多个表（已建立关系）或查询。

③添加分组级别，确定分组字段。

④排序：最多按4个字段排序。

⑤布局方式：纵栏表、表格、两端对齐（窗体向导多一个布局方式：数据表）⑥标题：显示在报表页眉中的报表标题，也是存储时的报表名。

可以与数据源表名相同。

⑦保存报表3、使用“空报表”工具创建报表：适合于报表中字段较少。

①“创建”选项卡→“报表”功能区→“空报表”按钮，默认进入“布局视图”。

②从“字段列表”中向空报表添加字段，单个：双击，ctrl：不连续，shift：连续。

③通过“报表布局工具”的“设计”选项卡→“页眉页脚”功能区设置报表格式：添加标题、日期和时间、页码等。

4、创建标签：页面尺寸较小的特殊报表，由向导生成，所有数据放在文本框中。

①“创建”选项卡→“报表”功能区→“标签”按钮，进入标签向导。

②向导第一步：选择标签大小（可“自定义”），“横标签号”表示横向打印标签个数。

③根据向导完成其他步骤。

五、报表的组成部分：报表页眉：只显示在第一页最顶部（页面页眉前），主要用于显示标题、公司标志、说明性文字、日期等信息。

页面页眉：显示在每一页顶部，一般用于显示报表的字段名。

组页眉：显示每个分组的小标题，一页中可能有几个组页眉。

主体：显示每条记录值。

组页脚：显示每个分组的统计信息，一页中可能有几个组页脚。

页面页脚：显示在每一页底部，一般用于显示报表的页码等信息。

一个经典格式：显示形如：“第3页，共8页”的表达式：＝“第” “页，共” [pages] “页”报表页脚：只显示在整个报表的末尾，在最末一页的页面页脚的之前，一般用于显示整．．个报表的统计信息。

六、报表的一些特点：1、报表中，每一节的宽度必须相同，每一节的高度可调整。

2、要强行在某个节处分页，可进行该节的“强制分页”属性设置。

想在任何地方分页，可把“工具箱”中“分页符”按钮拖到该处（报表上显示为“??”）。

3、“属性表”窗格也窗体的一样，共有5个选项卡：格式、数据、事件、其他和全部，报表上每个控件都有各自的属性，就在属性表中进行设置。

4、计算控件：即一个文本框。

在计算控件的“控件来源”属性中输入“＝表达式”。

七、创建简单报表1、“创建”选项卡→“报表”功能区→“报表设计”按钮，进入报表设计视图。

2、向报表设计视图中添加字段，选中所有字段，设置为“表格”布局方式。

如果要单独调整各控件，就“删除布局”。

3、在“页面页眉”节中添加报表标题、日期，在“页面页脚”中添加页码，并添加表格线。

4、可以添加徽标、设置文字格式、特殊效果等。

5、预览报表、保存报表。

八、创建复杂报表：比简单报表多组页眉/组页脚。

1、打开“报表设计视图”，编辑报表数据源。

如果报表的数据源来自于多个表的时候，就建立一个查询，把多个表中的需要的字段添加到查询中。

2、添加字段到主体中，调整好大小、位置，添加表格线。

调整节的高度。

3、对经过计算的数字字段设置小数位数，避免小数位数太多不好看。

4、添加排序：5、添加分组，并在组页眉中设置小标题，在组页脚中设置小计。

6、设置报表页眉/页脚，并在报表页脚添加总计7、添加标题、报表日期、页码。

8、预览报表，保存报表。

九、创建子报表1、子报表的概念：子报表是插入在另一个报表中的报表。

2、子报表的特点：①创建主/子报表的数据源必须是具有一对多关系的表或查询。

②主/子报表的链接字段可以显示在主/子报表中，也可以不显示在主/子报表中。

③子报表既可以存在于主报表中，也是一个独立的报表。

④子报表可以是一个，也可以是多个，甚至还可以在子报表中创建子报表。

⑤子报表向导创建的默认报表布局是表格式。

⑥子报表向导创建的子报表字段的标签都在报表页眉中。

⑦可以把一个报表添加到另一个报表中作为子报表。

3、创建子报表的方法和步骤：①创建一个主报表，数据源使用一对多关系中的“一”方的表。

②确保“使用控件向导”被按下，使用工具箱中“子窗体/子报表”按钮。

根据使用向导创建子报表进行操作。

数据源可以在向导中设置，也可以通过属性表中的“源对象”来设置。

十、打印报表1、页面设置报表布局工具→“页面设置”选项卡→“页面布局”功能区→“页面设置”按钮。

①“打印选项”选项卡：页边距②“页”选项卡：纸张大小、纸张方向（纵向、横向）③“列”选项卡：设置每页打印的列数。

2、打印报表①“文件”菜单→打印→打印预览②“打印预览”选项卡→“打印”功能区→“打印”按钮③进行打印最后设置后即可打印报表了。

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【篇二：access报表知识点】《access2003 应用基础》知识点（窗体、报表、宏）六、窗体的创建与设计（一）、了解窗体的功能和类型 1、窗体的基本概念：窗体是用户和数据库交换信息的界面。

窗体上可放置各种控件，所以窗体是控件的集合。

从窗体中可输入数据，但窗体不存储任何数据，数据都保存在表中。

数据输入：与报表的区别是报表不能输入数据。

应用程序流控制：通过窗体上的控件，用vba 可编制出解决很多应用问题的程序。

信息显示及打印： 3、窗体的类型（6 纵栏式窗体：每次只能看到一个记录，左边显示字段名，右边显示字段内容。

表格式窗体：可显示多条记录，每条记录显示在一行中，字段名显示在窗体顶端。

数据表窗体：与数据表界面相同，显示数据最多。

主要用于子窗体。

主/子窗体：主要用于显示多个表中具有一对多关系的数据，主窗体显示“一”的数据，只能显示为纵栏式，子窗体显示“多”的数据，可以显示为数据表式或表格式。

图表窗体：使用直方图创建，直观生动，用户易于查看数据中的比例、模式及趋势。

数据透视表窗体：便于进行数据分析，可对数据进行小计、总计。

（二）、了解窗体各控件的功能及使用 1、窗体控件类型：控件是窗体上显示数据、执行操作、装饰窗体的对象。

绑定型控件（结合型控件）：与表或查询中字段相连，主要用于显示、输入、更新数据库中的字段值。

从字段列表中拖到窗体上的是绑定型控件，且会自动加一个以字段名作“标题”属性的标签。

非绑定型控件：没有数据来源，只用于显示信息、线条、矩形或图像，不会修改数据表中字段值。

从工具箱中画到窗体上的是非绑定型控件。

计算控件：用表达式作为数据源，使用格式为“＝表达式”。

文本框就是计算控件。

2、access 窗体上使用的常见控件名称、功能及主要属性：标签：非绑定型控件，主要用于显示说明性文字信息，如标题、字段名称等。

主要属性设置有：名称（内部调用或编程使用）、标题（标签上的文字）、字体名称（宋体、黑体等）、字号（文字大小）、前景色（文字颜色）。

文本框：是一种交互式控件，可作为绑定型、非绑定型和计算控件。

主要属性是“控件来源”，即显示在文本框中的值。

“控件来源”属性中可以选择字段（此时为绑定型文本框），也可以输入表达式（计算控件）。

命令按钮：实现某种功能操作。

可以通过命令按钮向导创建一些按钮来对窗体中显示的表进行操作。

如右图中是命令按钮向导能创建的按钮类别和具体操作。

如果不是用向导创建的命令按钮，必须为其设置单击事件，方法是：在设计视图中右击按钮事件生成器代码生成器，在代码窗口中编制按钮的单击事件代码，即vba程序。

选项按钮：用于表示“是/否”型字段值。

复选框：用于表示“是/否”型字段值。

选项组：用于显示一组限定性的选项值，在一个选项组内可包括多个选项按钮或复选框。

列表框：提供一组数据选项供用户选择，不能直接输入数据。

组合框：通过下拉列表框选择所需的选项或输入数值。

组合框＝文本框+列表框。

图像：在窗体中加入图片的作用主要是为美化窗体。

图片类型属性可设置为“嵌入”或“链接”两种方式。

嵌入到窗体中的对象成为数据库的组成部分，相当于把图像复制到了数据库中；而链接到窗体中的对象独立于数据库之外且随着源对象的变化而变化。

子窗体：子窗体是窗体中的窗体，包含子窗体的就称为主窗体。

3、控件的使用：移动控件位置：拖动控件左上角的大控点。

改变控件大小：拖动控件上其余七个小控点。

对齐控件：选择控件后，格式对齐靠左、靠右、靠上、靠下。

（三）、掌握创建窗体的方法 1、自动创建窗体：创建速度快，但布局格式固定，而且只能包含一个表或查询中的全部字段，不能重新设置字段顺序。

可自动创建5 种窗体：纵栏式、表格式、数据表、数据透视表、数据透视图。

2、利用向导创建窗体：可以选择多种布局和样式，可以包含多个表或查询中的字段，可以重新排列字段顺序。

也可创建上面5 种类型的窗体。

3、利用设计视图创建窗体：（1）方法：窗体新建设计视图（2）向窗体中添加数据：选中窗体：单击窗体左上角两个标尺交叉处的“窗体选择器”小方块按钮。

在窗体的属性窗口中（如果属性窗口未出现，双击“窗体选择器”），“数据”选项卡下，“记录源”后的下拉列表框中选择表或查询或sql语句作为数据源。

如果窗体上的数据源要来自于多个表，就单击“记录源”右侧的生成器按钮出现“查询生成器”窗口，在其中可以添加多个表或查询，然后制作一个包含窗体上需要的字段的查询（即生成一个sql 语句），这些字段就将会出现在“字段列表”对话框中。

（3）从“字段列表”中（如果字段列表未出现，可以单击工具栏上的“字段列表”按钮）把窗体中所需要的字段拖到窗体中，排列好位置和顺序。

（4）取好窗体名，保存窗体。

4、窗体的结构：窗体的结构分五个节，从上到下依次是：窗体页眉、页面页眉、主体、页面页脚、窗体页脚。

默认打开设计视图只有主体节，其余的节可在“视图”菜单下用“窗体页眉/页脚、页面页眉/页脚”来打开或关闭其余4 个节，但只能成对添加或关闭。