access报表知识点

access报表知识点

【篇一：access报表知识点】

access2010报表知识点

一、报表的概念及特点

1、报表用于数据输出。窗体可以交互，既可以输入也可以输出。

2、报表可以对记录排序、分组、计算，但不能修改数据表中的数据。

3、报表和窗体的数据源都可以是表或查询。

二、报表的视图：

1、报表视图：不分页显示报表实际效果。

2、打印预览视图：分页显示报表实际效果。

3、布局视图：显示报表实际效果，可以修改报表上控件属性。

4、设计视图：创建和编辑报表的结构。

三、创建报表的方式：

1、创建基本报表：自动创建，速度快。默认进入“布局视图”

①选中数据表，即确定报表的数据源，只能是一个表或一个查询。

②“创建”选项卡→“报表”功能区→“报表”按钮。

③保存创建的表（可以与数据表同名）。

特点：只能把一个表或查询中的全部字段设置在报表中。

2、使用向导创建报表：可以对字段进行分组、排序、统计，可以选

择各种布局和样式。默认进入“打印预览视图”。创建步骤如下：

①“创建”选项卡→“报表”功能区→“报表向导”按钮。

②在“表/查询”下拉列表框中选择数据源表或查询，把需要的字段从“可用字段”添加到“选定字段”。数据源可以是多个表（已建立关系）或查询。

③添加分组级别，确定分组字段。

④排序：最多按4个字段排序。

⑤布局方式：纵栏表、表格、两端对齐（窗体向导多一个布局方式：数据表）

⑥标题：显示在报表页眉中的报表标题，也是存储时的报表名。可

以与数据源表名相同。

⑦保存报表

3、使用“空报表”工具创建报表：适合于报表中字段较少。

①“创建”选项卡→“报表”功能区→“空报表”按钮，默认进入“布局视图”。

②从“字段列表”中向空报表添加字段，单个：双击，ctrl：不连续，

shift：连续。

③通过“报表布局工具”的“设计”选项卡→“页眉页脚”功能区设置报

表格式：添加标题、日期和时间、页码等。

4、创建标签：页面尺寸较小的特殊报表，由向导生成，所有数据放

在文本框中。

①“创建”选项卡→“报表”功能区→“标签”按钮，进入标签向导。

②向导第一步：选择标签大小（可“自定义”），“横标签号”表示横

向打印标签个数。

③根据向导完成其他步骤。

五、报表的组成部分：

报表页眉：只显示在第一页最顶部（页面页眉前），主要用于显示

标题、公司标志、说明性文字、日期等信息。

页面页眉：显示在每一页顶部，一般用于显示报表的字段名。

组页眉：显示每个分组的小标题，一页中可能有几个组页眉。

主体：显示每条记录值。

组页脚：显示每个分组的统计信息，一页中可能有几个组页脚。

页面页脚：显示在每一页底部，一般用于显示报表的页码等信息。

一个经典格式：显示形如：“第3页，共8页”的表达式：＝“第” “页，共” [pages] “页”

报表页脚：只显示在整个报表的末尾，在最末一页的页面页脚的之

前，一般用于显示整．．

个报表的统计信息。

六、报表的一些特点：

1、报表中，每一节的宽度必须相同，每一节的高度可调整。

2、要强行在某个节处分页，可进行该节的“强制分页”属性设置。想

在任何地方分页，可把“工具箱”中“分页符”按钮拖到该处（报表上

显示为“??”）。

3、“属性表”窗格也窗体的一样，共有5个选项卡：格式、数据、事

件、其他和全部，报表上每个控件都有各自的属性，就在属性表中

进行设置。

4、计算控件：即一个文本框。在计算控件的“控件来源”属性中输入

“＝表达式”。

七、创建简单报表

1、“创建”选项卡→“报表”功能区→“报表设计”按钮，进入报表设计

视图。

2、向报表设计视图中添加字段，选中所有字段，设置为“表格”布局

方式。如果要单独调整各控件，就“删除布局”。

3、在“页面页眉”节中添加报表标题、日期，在“页面页脚”中添加页码，并添加表格线。

4、可以添加徽标、设置文字格式、特殊效果等。

5、预览报表、保存报表。

八、创建复杂报表：比简单报表多组页眉/组页脚。

1、打开“报表设计视图”，编辑报表数据源。

如果报表的数据源来自于多个表的时候，就建立一个查询，把多个

表中的需要的字段添加到查询中。

2、添加字段到主体中，调整好大小、位置，添加表格线。调整节的

高度。

3、对经过计算的数字字段设置小数位数，避免小数位数太多不好看。

4、添加排序：

5、添加分组，并在组页眉中设置小标题，在组页脚中设置小计。

6、设置报表页眉/页脚，并在报表页脚添加总计

7、添加标题、报表日期、页码。

8、预览报表，保存报表。

九、创建子报表

1、子报表的概念：子报表是插入在另一个报表中的报表。

2、子报表的特点：

①创建主/子报表的数据源必须是具有一对多关系的表或查询。

②主/子报表的链接字段可以显示在主/子报表中，也可以不显示在主/

子报表中。

③子报表既可以存在于主报表中，也是一个独立的报表。

④子报表可以是一个，也可以是多个，甚至还可以在子报表中创建

子报表。

⑤子报表向导创建的默认报表布局是表格式。

⑥子报表向导创建的子报表字段的标签都在报表页眉中。

⑦可以把一个报表添加到另一个报表中作为子报表。

3、创建子报表的方法和步骤：

①创建一个主报表，数据源使用一对多关系中的“一”方的表。

②确保“使用控件向导”被按下，使用工具箱中“子窗体/子报表”按钮。