采购业务各环节的主要法律风险点及管控措施(干货)

采购业务各环节的主要法律风险点及防范措施

（一）销售业务流程的主要环节

主要包括：

1.编制需求计划和采购计划

2.请购

3.选择供应商

4.确定采购价格

5.订立框架协议或采购合同

6.管理供应过程

7.验收

8.付款

9.会计控制

10.采购业务的后评估

（二）各环节的风险点

第一个环节：编制需求计划和采购计划

采购业务从计划（或预算）开始，包括需求计划和采购计划。

具体流程：企业实务中，需求部门一般根据生产经营需要向采购部门提出物资需求计划，采购部门根据该需求计划归类汇总平衡现有库存物资后，统筹安排采购计划，并按规定的权限和程序审批后执行。

该环节的主要风险：三个“不”

1.需求或采购计划不合理

2.不按实际需求安排采购或随意超计划采购

3.与企业生产经营计划不协调

主要管控措施：有三个

1.根据实际需要编制需求计划

生产、经营、项目建设等部门，应当根据实际需求准确、及时编制需求计划。需求部门提出需求计划时，不能指定或变相指定供应商。对独家代理、专有、专利等特殊产品应提供相应的独家、专有资料，经专业技术部门研讨后，经具备相应审批权限的部门或人员审批。

2.科学安排采购买计划

采购计划是企业年度生产经营计划的一部分，在制定年度生产经营计划过程中，企业应当根据发展目标实际需要，结合库存和在途情况，科学安排采购计划，防止采购过高或过低。

3.采购计划应纳入预算管理

采购计划应纳入采购预算管理，经相关负责人审批后，作为企业刚性指令严格执行。

第二个环节：请购

请购是指企业生产经营部门根据采购计划和实际需要，提出的采购申请。

该环节的主要风险：

1.缺乏采购申请制度

2.请购未经适当审批或超越授权审批

后果：可能导致采购物资过量或短缺，影响企业正常生产经营。

主要管控措施：有3个

1.建立采购申请制度

依据购买物资或接受劳务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。

企业可以根据实际需要设置专门的请购部门，对需求部门提出的采购需求进行审核，并进行归类汇总，统筹安排企业的采购计划。

2.严格按照预算进度办理请购手续

具有请购权的部门对于预算内采购项目，应当严格按照预算执行进度办理请购手续，并根据市场变化提出合理采购申请。

对于超预算和预算外采购项目，应先履行预算调整程序，由具备相应审批权限的部门或人员审批后，再行办理请购手续。

3.严格审核采购申请

具备相应审批权限的部门或人员审批采购申请时，应重点关注采购申请内容：

（1）.是否准确、完整

（2）.是否符合生产经营需要

（3）.是否符合采购计划

（4）.是否在采购预算范围内

对不符合规定的采购申请，应要求请购部门调整请购内容或拒绝批准。

第三个环节：选择供应商

选择供应商，也就是确定采购渠道。（非常重要的环节）

该环节的主要风险：

供应商选择不当。

后果：可能导致采购物资质次价高，甚至出现舞弊行为。

主要管控措施：有3个

1.建立科学的供应商评估和准入制度

一是，对供应商资质信誉情况的真实性和合法性进行审查，确定合格的供应商清单，健全供应商网络。

二是，企业新增供应商的市场准入、供应商新增服务关系以及调整供应商物资目录，都要由采购部门根据需要提出申请，并按规定的权限和程序审核批准后，纳入供应商网络。

三是，企业可委托具有相应资质的中介机构对供应商进行资信调查。

2.择优确定供应商

采购部门应当按照公平、公正和竞争的原则，在切实防范舞弊风险的基础上，与供应商签订质量保证协议。

3.建立供应商管理信息系统和供应商淘汰制度

一是，对供应商提供物资或劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件及其资信、经营状况等进行实时管理和考核评价。

二是，根据考核评价结果，提出供应商淘汰和更换名单，经审批后对供应商进行合理选择和调整，并在供应商管理系统中作出相应记录。

第四个环节：确定采购价格

如何以最优“性价比”采购到符合需求的物资，是采购部门的永恒主题。

该环节的主要风险：三个“不”

1.采购定价机制不科学

2.采购定价方式选择不当

3.缺乏对重要物资品种价格跟踪监控，引起采购价格不合理

后果：可能造成企业资金损失。

主要管控措施：有2个

1.健全采购定价机制

采取协议采购、招标采购、询比价采购、动态竞价采购等多种方式，科学合理地确定采购价格。

对标准化程度高、需求计划性强、价格相对稳定的物资，通过招标、联合谈判等公开、竞争方式签订框架协议。

2.确定采购执行价格或参考价格

采购部门应当定期研究大宗通用重要物资的成本构成与市场价格变动趋势,确定重要物资品种的采购执行价格或参考价格。

建立采购价格数据库，定期开展重要物资的市场供求形势及价格走势商情分析并合理利用。

第五个环节：订立框架协议或采购合同

框架协议是企业与供应商之间为建立长期物资购销关系而作出的一种约定。采购合同是指企业根据采购需要、确定的供应商、采购方式、采购价格等情况与供应商签订的具有法律约束力的协议，该协

议对双方的权利、义务和违约责任等情况作出了明确规定（企业向供应商支付合同规定的金额、履行规定的结算方式，供应商按照约定时间、期限、数量与质量、规格交付物资给采购方）。

该环节的主要风险：

1.框架协议签订不当，可能导致物资采购不顺畅

2.未经授权对外订立采购合同

3.合同对方主体资格、履约能力等未达要求

4.合同内容存在重大疏漏和欺诈

后果：可能导致企业合法权益受到侵害。

主要管控措施：有3个

1.进行风险评估和引入竞争制度

一是，对拟签订框架协议的供应商的主体资格、信用状况等进行风险评估；

二是，框架协议的签订应引入竞争制度，确保供应商具备履约能力。

2.按照规定权限签署采购合同

根据确定的供应商、采购方式、采购价格等情况，拟订采购合同，准确描述合同条款，明确双方权利、义务和违约责任，按照规定权限签署采购合同。

对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，应当组织法律、技术、财会等专业人员参与谈判，必要时可聘请外部专家参与相关工作。