公司档案管理暂行办法

公司档案管理暂行办法

第一章总则

一、为了加强档案的收集和管理工作，有效地保护和利用档案，

为学校各项工作服务，为社会服务。根椐《中华人民共和国档案

法》及《实施办法》和国家《中华人民共和国药品企业档案管理》等法规，结合企业的实际，制定本办法。

二、本办法所称档案的范围，是企业主要职能活动和本企业员工

在从事生产、科研、管理和销售等各项工作活动中形成的，对企

业和社会具有保存价值的文件材料。

三、企业内部各部门和每个员工应当遵守本办法，并应承担收集、

整理、立卷、归档和保护档案的义务。档案是企业的宝贵财富。

档案工作是办好企业的重要基础工作之一，它能反映和衡量企业

管理制度的优劣。

第二章档案管理人员

一、管理人员的主要职责：

（一）宣传贯彻执行《档案法》等国家和地方关于档案工作的法令、政策和规定；执行上级主管下达的有关档案工作的指令和规范。

做好档案管理的基础工作，逐步实现档案的标准化、规范化和现

代化管理。

（二）负责规划、协调全企业档案工作，对各单位档案工作进行监督、指导和检查。

（三）制订和组织实施企业关于档案工作的规章制度，履行依法治档职责。

（四）负责企业档案和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。

（五）严格执行保密制度，做好档案密级划控和守密工作。

（六）做好防火、防盗、防虫等“九防”工作，确保档案安全。

（七）围绕企业工作，对于要求查阅、摘录、复制属尚未开放的档案须经有关领导同意。涉及未公开的技术问题，须经课题负责

人同意；涉及机密问题的须经有关领导批准。

（八）档案管理员须为查阅者提供便利和必要的检索工具。

二、档案管理人员的考核、奖励和处罚

（一）企业建立档案工作检查、考核、评估制度。

（二）对于违反《中华人民共和国档案法》的行为，将按照规定上报执法机关给以行政处罚。

第三章文件材料的形成与归档办法

一、归档内容范围

（一）科研类：主要内容包括药品科研管理和新药科学研究实践活动中形成的有保存价值的不同载体的文件材料。

（二）产品生产类：主要内容包括企业各类药品的设计、试制、生产、经营和销售活动中形成的有保存价值的不同载体的文件

材料。

（三）仪器设备类：主要内容包括属于企业固定资产的各种国产、进口的高、精、尖、新、稀的仪器、设备（价值在5万元以上

的），在申购、验收、调试、运行、管理、维修、改造。报废

等全部活动中形成的有保存价值的不同载体的文件材料。

（四）出版物类：主要内容包括企业编辑的经国家有关机购审核合格的药品使用说明书，以及企业内部出版的报纸、学报、刊物、图书、音像出版物等具有保存价值的不同载体的文件材料。

（五）外事类：主要内容包括外事管理和各类外事活动中形成的有保存价值的文件材料。

（六）人事类：主要内容包括人事管理和人事交流活动中形成的有保存价值的不同载体的文件材料。

（七）实物类：主要内容包括在企业各项活动中形成的、或者在企业对外交流中形成的有保存价值的实物。

（八）声像类：主要内容包括企业各项活动中形成的、或者外部形成与本企业有关的，有保存价值的录音、录像、照片、光盘等声像材料。

（九）房地产类：主要内容包括本企业房产、地产管理和变更活动形成的有保存价值的不同载体的文件材料。

（十）财会类：按《会计法》要求，由财务室自行管理。

二、归档要求

（一）档案管理人员按照文件材料自然形成的现律，保持彼此之间的有机联系，符合便于利用的要求，进行整理组卷，编写页号或件号，填写卷内目录、备考表、案卷目录，注明保管期限和密级。

（二）归档的文件材料同一类的应格式一致、书绘装订工整、字迹图象清晰，符合规范的要求。禁用圆珠笔、铅笔书写，禁用复写。归档的文件材料原则上要求必须是原件。

（三）档案馆接收档案时，要按照规定的分类编号方法进行统一

分类、编目、排架等。

四、编号方式：

（一）药品类：类别（按分类名称首字母）-生产年份-用途-名称- 药品生产批号-有效期限条形码

（二）其他类别：类别（按分类名称首字母）-年份-名称

第四章档案的鉴定和销毁

（一）档案鉴定工作在企业领导下，由各相关部门组成鉴定小组。其职责是调整密级和保管期限，提出销毁无保存价值

档案的意见，写出鉴定报告，经有关领导签字后销毁。

（二）销毁档案，应登记造册，履行批准手续，鉴定小组指定两人以进行监销。监销人、批准人和鉴定小组成员都要

在销毁档案清册上签字。未经批准，任何人不得销毁档案。

本暂行办法法于

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