公司机要文书管理规定
保密文件管理规定
保密文件管理规定为进一步加强保密工作，严格执行有关各项制度和规定，增强保密观念，提高防范意识，需要制定相关管理制度。
下面是保密文件管理条例，欢迎参阅。
保密文件管理规定1随着公司的发展与规范，企业秘密的重要性也越来越突出。
为了更加有力地贯彻实施公司的保密制度，防止公司企业秘密的泄露和流失，特针对文件管理制定如下规定：公司的保密文件是指与公司一切经营活动有关的，公司不允许向外发布和扩散的文件，包括但不限于各种文件、函件、文档、报告、报表、纪要、目录、清单、合同、协议、备忘录等。
第一条密级划分保密文件根据其内容不同，划分为绝密、机密、秘密、内部公开文件等四个级别：1、“绝密”文件：是指包含公司最重要的机密，关系公司未来发展的前途命运，对公司根本利益有着决定性影响的保密文件;2、“机密”文件：是指包含公司的重要秘密，其泄露会使公司的安全和利益遭受严重损害的保密文件;3、“秘密”文件：是指包含公司一般性秘密，其泄露会使公司的安全和利益受到损害的保密文件;4、内部公开文件：是指仅在公司内部或在公司某一部门内部公开，向外扩散有可能对公司的利益造成损害的保密文件。
第二条密级确认保密文件由拟制人根据文件密级不同，提交不同级别的领导进行密级确认，在确认之前不得将文件内容透露给与确认密级无关的人。
密级确认的具体权限为：1、绝密文件与机密文件由公司高层领导确认。
2、秘密文件由各部门或项目经理级领导确认。
3、内部公开文件由发文部门根据需要进行确认。
第三条密级标识密级确认后，文件应当按其密级在其醒目位置加盖或加印相应标识。
1、绝密文件应当在其文件每一页的左上角加盖“绝密”专用印章，其专用章戳由总裁保管。
2、机密文件应当在其文件每一页的左上角加印“机密”字样。
3、秘密文件应在其文件首页的左上角打印“秘密”字样。
4、内部公开文件应打印“内部文件”、“内部资料”等字样。
第四条文件打印1、绝密、机密文件：由专门人员打印。
2、秘密、内部文件：打字员打好后，应将磁盘文件定期删除。
机要文件管理规定
机要文件管理规定为做好我院机要文件的管理工作，落实机要人员责任制，特作如下规定：一、收文1 .收到文件首先检查文件袋有无破损，发现问题及时查明原因。
2 .及时拆封，清点、查对文件数量、收文单位与登记是否相符，避免号码和分数出现差错。
3 .对文件进行登记、编号，注明密级、收文日期等。
二、阅文1 .机要文件履行文件批办手续后，由机要文书负责传阅。
各级领导要在办公室或机要室内阅文，全过程注意保密。
特别对绝密级文件、电报，除传阅范围内人员和机要人员外，不得外传。
绝密级文件、电报要限时传阅，阅完后及时收回，不得在机要室以外过夜。
2 .阅文人员应严格遵守保密制度，不得向规定范围以外的人员泄漏或公开引用文件内容。
传阅过程中文件不得抽离文件夹。
阅后要签名、注时，当日送机要秘书，严禁横传或将文件带回家中阅读。
3 .领导出差前请将未阅完的文件返还文书室。
领导阅后退回时，对文件要逐一进行核对；领导对所送文件如有批示，要及时通知有关部门或领导阅读文件及批示。
三、借阅1 .借出机密级以下机要文件须办公室主任批准，不得超过两天，要登记清楚时间、文件名称、文件编号及份数，双方核对清楚，借用人签名后，方可带走文件。
借阅者归还文件时，机要文书核对无误后，办理还文手续。
确需继续使用的，须经办公室主任批准，办理续借手续。
2 .借阅机密级以上机要文件须经党委书记批准，并不准带出机要室。
四、文件的复制机密级文件复制须经机要文书审核，机密级以上文件复制须经党委书记批准，复制时不得遮盖机密级标志、保密期限及知悉范围。
文件处理完毕请及时将复印件返还文书室。
五、文件的清销1 .机要文书每月要检查文件的阅读和保管情况，按要求进行分类、清点整理。
2 .需要交还的文件按时上交上级机要处；允许留存的文件，留存在机要室保存，并备有文件目录以供查阅。
3 .清销的机要文件、内部资料，送指定部门监销。
4 .清点整理文件中，如发现丢失，确认无法找回，要写出书面报告，及时报送办公室领导。
公司机要文件管理制度
公司机要文件管理制度公司机要文件管理制度的核心在于明确文件的分类、存储、传递和销毁等各个环节的责任与规范。
所有机要文件必须进行严格的分类，根据其重要性和保密等级划分为不同的级别。
例如，涉及公司战略决策的文件应被归为最高保密等级，而日常运营中的敏感信息则可适当降低保密级别。
在文件存储方面，公司应设立专门的保密档案室，由专人负责管理。
所有机要文件在归档时都应进行编号，并记录在专用的登记簿上。
电子文档的存储也应采取加密措施，确保只有授权人员才能访问。
关于文件的传递，制度中应规定机要文件的传递必须通过内部安全的通信渠道进行，严禁使用非官方的通讯工具。
同时，接收和发送机要文件的员工都应当签署保密协议，确保在任何情况下都不会泄露文件内容。
在文件的使用过程中，应实行严格的查阅制度。
非相关人员未经许可不得随意查阅机要文件，即便是相关工作人员，也需要提出正当理由并经过上级批准后才能查阅。
查阅时应在指定的地点进行，且需有管理人员陪同。
对于过期或不再需要的机要文件，制度中应明确销毁程序。
销毁工作应由专人负责，并在指定地点以安全的方式进行。
无论是纸质文件还是电子文件，都必须确保其内容被彻底消除，避免任何泄密风险。
为了加强机要文件管理的执行力，公司还应定期对员工进行保密知识和操作规范的培训。
通过培训，提高员工的保密意识，确保每个人都能严格遵守管理制度。
这份公司机要文件管理制度范本涵盖了从文件分类到销毁的全过程，旨在为企业提供一套全面、系统的管理指南。
通过实施这一制度，企业能够有效地保护自身的重要信息，同时也为员工提供了一个明确的工作指导，从而在激烈的商业竞争中保持优势。
机要文书档案管理制度
第一章总则第一条为加强机要文书档案管理，确保机要文书档案的安全、完整和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有机要文书档案的管理工作。
第三条机要文书档案管理应遵循以下原则：（一）依法管理原则：严格遵守国家有关法律法规，确保机要文书档案的安全、完整和保密。
（二）集中统一原则：实行集中统一管理，确保机要文书档案的归档、整理、保管、利用等环节规范有序。
（三）分级负责原则：明确各级档案管理人员的职责，确保档案管理工作责任到人。
（四）安全保密原则：加强安全保密措施，防止机要文书档案的丢失、泄密。
第二章组织机构及职责第四条本单位设立档案管理部门，负责机要文书档案的收集、整理、保管、利用等工作。
第五条档案管理部门的主要职责：（一）制定机要文书档案管理制度，并组织实施。
（二）负责机要文书档案的收集、整理、归档工作。
（三）负责机要文书档案的保管、鉴定、销毁工作。
（四）负责机要文书档案的检索、利用、咨询服务工作。
（五）负责机要文书档案的安全保密工作。
第六条各部门应指定专人负责本部门的机要文书档案管理工作，具体职责如下：（一）负责本部门机要文书档案的收集、整理、归档工作。
（二）负责本部门机要文书档案的保管、保密工作。
（三）协助档案管理部门做好机要文书档案的检索、利用、咨询服务工作。
第三章收集与归档第七条机要文书档案的收集范围：（一）涉及国家秘密、工作秘密的文件、资料、报表等。
（二）上级领导批示、重要会议记录、重大决策等。
（三）重要合同、协议、项目审批等。
（四）其他需要归档的机要文书。
第八条机要文书档案的归档要求：（一）归档材料应完整、准确、真实，符合档案规范要求。
（二）归档材料应按照归档目录进行分类、编号。
（三）归档材料应由经办人填写归档登记表，经部门负责人审核后，交档案管理部门归档。
第四章整理与保管第九条机要文书档案的整理要求：（一）按照档案分类、编号规则进行分类、编号。
公司文书资料管理制度
公司文书资料管理制度
制度的核心在于明确责任与权限。
文书资料的管理应指定专责部门，如行政部或档案室，
由专人负责。
该负责人需对文书的接收、分发、归档、借阅和销毁等环节负责，并定期对
文书资料进行盘点，确保资料的完整性和最新性。
文书资料的分类和编码是基础工作。
企业应根据业务需求，将文书资料分为不同的类别，
如财务文件、合同文件、会议记录等，并为每一类文档设计统一的编码规则。
这样不仅便
于检索，也有助于维护文件的系统性和连贯性。
文书资料的存储环境不容忽视。
企业应提供适宜的物理存储空间，如防火、防潮的文件柜，并采取电子备份的方式，利用云存储或其他电子设备，实现双套保存，以防万一。
同时，
对于重要或敏感的文书资料，还应实施加密措施，限制访问权限，确保资料安全。
文书资料的借阅与归还流程也应规范化。
制定明确的借阅程序，包括借阅申请、审批、登
记等步骤，并对借阅期限、续借等做出规定。
归还时，管理人员应检查文件是否完好无损，并及时更新借阅记录。
在文书资料的更新与作废方面，制度应规定定期审查的机制。
对于那些过时或不再具有参
考价值的文件，应及时标记并安排销毁。
销毁过程要有严格的监督和记录，防止误操作或
泄露信息。
制度的执行效果需要通过监督和评估来保障。
企业应定期对文书资料管理进行检查和审计，评估制度的执行情况，并根据实际运作中出现的问题进行调整优化。
机要文书管理及保密制度
机要文书管理及保密制度一、公司机要文书管理规定二、保密制度三、保险库管理办法四、技术保密合同书一、公司机要文书管理规定第一条目的本规定是为处理涉及公司机密的文件及其机要事项而制定。
公司职员必须根据自己的职务遵守处理机要文件及机要事项的纪律。
第二条规定的修改与废止本规定的修改与废止，由经营会议提议，公司总裁决定后实施。
第三条定义本规定中所称机要是指不得泄露其内容的文件及事项，凡符合下列者均属于此。
条款之一(1) 关于公司的重要政策或计划；(2) 关于人事问题；(3) 关于重要会议的讨论事项；(4) 关于公司产品的重要事项；(5) 契约、协定或根据协商而决定的事项；(6) 规定、命令中特别指定的事项。
第四条种类机要文件及其处理按其程序可分为以下三种：(1)秘密。
不能向部长、处长及业务上相关人员以外者公开。
(2)公司外秘密。
不能向公司以外公开。
(3)绝密。
不能向部长、处长以及特别指名的最小范围内的相关工作人员以及承办人员以外者公开。
第五条认定机要文件，机要事项及其种类的认定，原则上由所管部门的部长负责，但公司总裁可以命其变更。
第六条印制和传达机要文件或机要事项由该业务部部长负责印制和传达。
第七条保管及处理机要文件由其制发部门制成正本、副本两份；一份由制发部门分门别类加以保管，另一份由总务部长保管。
机要文件应加盖相应的红色标记，其处理和保管由收件人自行处理。
第八条送达机要文件的制发部门应备有发文簿，文件发送至有关部门时，必须请收件人签字盖章。
第九条传送总公司及分公司之间进行文件的来往传送或邮寄时，应采用亲启信函方式，必要时应采用挂号信函方式。
第十条传递公司内机要文件的传递，除责任者自行携带方式外，必须加封后传递。
不能以文件方式传递的秘密事项必须由直接关系者亲自传达。
第十一条复制件机要文件须经制发部门的部长同意后方可复制。
机要文件复制时，制发部门应将复制件数量在原件或副本上详细记录，并在第八条规定的发文簿上记载复制件的去向。
机要文件管理制度
机要文件管理制度机要文件是传递党中央、国务院和省委、省政府密级较高的文件,机要文件的管理要做到及时、准确、安全、保密.一、办理程序(一)机要文件由机要人员签收、启封、核对、登记后,送办公室主任提出拟办意见报主要领导或主持工作的领导签批,文件应于当日处理,电报、急件随到随处理.(二)按领导签批的范围进行传阅.(三)需办理的,按局领导指示及时传阅有关科室办理.(四)归档,交上级部门.二、传阅(一)传阅文件要严格履行登记手续,按照文件阅读范围进行传阅.(二)机要人员要随时掌握文件行踪和传阅进度,避免中途积压、漏传、横传.(三)对局领导阅后所作的批示,要及时通知有关科室办理,并做好机要文件管理,防止文件丢失.三、保密(一)机要人员要忠于职守,认真负责,严守保密规定,做到不该说的不说.(二)对于机要文件,要单独存放,严加保管.(三)借阅机密、秘密级文件,需经办公室主任批准;绝密级文件一般不外借,确需借阅,需经分管领导批准.(四)各级领导要严格执行领导保密规定,不得将涉密文件留在办公室过夜或带回宿舍阅读.(五)涉密文件,不得复制或摘抄.四、归档(一)传阅和办理完毕的文件,应及时清理收回,分类整理,保持整洁、清洁.(二)凡参加会议带回或其他途径签收到的涉密文件,应及时送交机要室登记归档.(三)干部出差、调动工作或离退休时必须将自己使用或传阅的机要文件全部退回机要室.(四)机要人员按上级要求及时将机要文件收回.[文件管理制度范文篇四:办公室管理制度]第一章总则一、为了加强办公室管理,明确公司内部管理职责,使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化,结合实际情况,特制订本制度.二、本制度适用于公司所有成员并严格遵守各项规定.三、切合公司实际,根据不同的制度内容编写相应的规范化要求,力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依,保证公司的办公事务有效开展.四、办公室人员应明确各项工作职责,简化办理流程,做到每周有计划、每月有总结的工作目标.第二章职责范围一、办公室管理人员直接受行政人事主管领导,在直属主管的领导下主持开展办公室的各项工作.二、负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作.三、负责公司文书管理、图书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作,保证各项事务有序开展.四、协调各部门之间的行政关系,为各部门工作开展提供相应的服务.五、负责公司对内、对外公共关系的维护和改善,做好来客接待和公司的各项文化宣传等工作.六、收集各部门反馈信息和外部资讯,上传下达各种指令,及时做出整理,当好领导参谋.七、协助其他部门工作,完成上级交代的其他工作,如:名片印制、收发传真等.第三章工作规范一、办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范,相关规定按照员工守则细则执行.二、办公室管理人员严格按照本制度中的要求规范开展工作.第四章办公室事务管理一、文书管理制度文件是文书的重要组成部分,文件是各部门根据自己的职责范围所制发的具有执行效力的并设有特定版头的文书.本制度中,文件特指公司内外部发文文件;而文书特指内部一般性传阅资料.档案是文书基础上形成的,档案是文书的延续.现把文件、文书、档案统归于文书管理,并对文书管理制度做以下规定.(一)文件管理制度第一条管理要点1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用.2、文件管理的范围包括:上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等.3、制度类文件按照公司文档统一格式进行编写,统一页眉、页脚,写明公司全称及文件性质;正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息;措辞规范,表达无歧义.4、根据文件属性、类别,对所有文件进行编号,根据编号定期归档,做好相应的文字记录,以备查阅.第二条制度规范1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行.2、公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部,各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件.3、公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核,总经理签发;各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草,行政人事部负责审核,审核无误后行政办公室打印,打印后送回起草部门校对,校对无误方可正式打印,由总经理盖章,签发.4、凡寄至公司的文件、传真等,由办公室签收并做好相应记录.5、机密文件由行政人事部主管保管,办公室人员对一般性文件进行分类管理,定期整理并制作相关报表提交给部门主管.6、各部门因工作需要可借阅一般性文件,需严格履行借阅手续,对有密级程度的文件,需行政人事主管审批,总经理批准后方可借阅.7、办公室管理人员对文件借阅情况进行登记,做好借阅记录并限期清退.8、按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理,附件、批件、定稿等资料收集完全,存档备案.半年一小清,年终一大清.9、根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁,需上报行政人事主管签字批准,按照文件管理制度进行处理.第三条文件管理流程设计1、内部文件管理流程:起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档2、外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁3、借阅流程:提出申请,办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁(二)文书管理制度第一条管理要点1、为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行,保证公司内部资料的安全性、完整性,促进与提高组织管理工作的效率,充分发挥文书在各项工作中的指导作用.2、文书管理范围包括:一般性文书(通知、公告、提案意见、会议纪要、总结汇编)、行政人事部发文文书(学习资料、各类简报)、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关公司的重大事项文书资料.3、除通知外,一般性文书没有固定的格式,但必须标有页眉页脚,文本内容可根据文书具体内容进行调整.4、根据文书性质进行编号整理,定期对文书进行归档整理,保持纸质文档与电子文档的同步更新.第二条制度规范1、根据公司实际需要及上级安排,起草编写内部公开文书,张贴公示学习.2、按照文书管理范围,行政人事部的发文根据需要填写<发文簿>,所有文书原稿均由行政人事部分类存档备查.3、行政办公室发出的学习文书,需附上学习进度表;阅读者需认真学习并签名备注.4、按时间、内容等降序排列,整理归档,坚持平时归档与年终归档相结合,对照编号列出整理清单.5、根据文书的时效性和保存的价值性,对文书进行整理销毁;须上级审批同意,方可销毁.6、办公室负责人为第一责任人,若发现文书丢失,办公室人员必须查明原因,如实向主管部门报告,若未查明原因,则由办公室负责承担.7、违反以上规定者按照相关规定予以惩处.第三条流程设计起草文书→填写<发文簿>(需要时)→张贴→存档→更新目录(纸质档与电子档)→借阅→清退→审批→销毁(三)档案管理制度第一条管理要点1、为了维护档案的真实性和可查阅性,使档案管理更科学、更专业,及时分类、整理、编辑、传递文书资料,提高档案管理质量与效率.2、档案管理范围:公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料.3、根据文书整理和文件整理编号,对对应资料进行相应的归档、整理、备注,并存入专门的档案文件柜保管.第二条制度规范1、应归档的文件、材料由办公室人员负责收集,份数齐全,包括附件、批复、定稿等.2、所有归档文书材料经过初步整理,根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理,并贴上标签.3、坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合,对照编目,列出清单.4、各部门需借阅相关档案,须由行政人事部主管签字,审核通过后方可借阅,不得抄录、复制或借出.5、档案管理人员必须遵守保密规定,履行保密手续,特别是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管,确保档案安全与完整.6、档案接收、移交,必须根据档案管理制度严格做好记录.第三条流程设计根据文件、文书目录整理需要归档的档案→排序整理,编制编目→存档→借阅→清退二、办公用品管理制度第一条管理要点1、为了加强办公用品管理,规范办公用品管理各项程序,节约办公经费,提高利用效率.2、办公用品管理人员负责办公用品的处理和管理工作,权责一致严格要求,无私自挪用现象.3、办公用品保管实行“日清月结,出入库等量、年终查存统计”原则.4、办公用品的采购,应进行多方比较,保证性价比和质量,择优选用,合理开支.第二条制度规范1、公司办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由行政办公室全权负责.2、办公用品购置应遵循以下程序:每月27号之前各部门将所需办公用品报至办公室,行政办公室根据各部门的需求计划和月末办公用品清算单中的物品实际库存和用量,做出采购计划,经部门主管批准,财务部签字后方可采购.对急用品的采购,可根据具体实际进行灵活处理,但必须经部门主管批准.3、根据物品所属类别,对办公用品进行及时出入库登记,注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等,做到账物相符.4、各部门申领的办公用品需及时发放,并做好填表记录;因特殊情况急需领用未填表登记,事后须及时补填.5、任何人未经允许不得进入办公用品管理室,不得私自挪用办公用品.6、办公用品管理人员负责收发入、离职人员的办公用品.7、办公室建立公司固定资产总账,每年进行一次汇总普查.8、管理员定期对办公用品进行盘查,核实库存,保证出入库等量.第三条管理流程设计编制<需求计划表>审批采购入库登记发放编制需求计划统计申购情况月末清算汇总出库登记三、图书管理制度第一条管理要点1、为了让大家有一个良好的借阅环境、快捷的办理手续,规范图书管理工作.2、图书管理人员严格按照制度中规定准时到岗,服务到位,保证借还流程有序进行.3、根据图书类别,对图书进行编号,并制作目录卡以备员工查阅.第二条制度规范1、各部门可根据实际工作需要,申请申购图书.2、按照各部门的实际需求申购图书,办公室每季度负责采购图书1-2次.3、对所有图书进行分类整理,贴上类别标签并编号登记,注明购进日期、作者、出版社及其他有必要的项目.4、按照规定时间借阅图书、归还图书;借阅期满,未按时办理续借手续经通知仍未还书者,按照规定进行惩处.5、借书人员妥善保管好图书,不得在书中圈点、画线、涂写,如严重损害或丢失图书,需做出相应的赔偿,丢失图书者全额赔偿.6、图书管理员定期对图书进行清点,如遇图书丢失,查明原因,报部门主管,按指示行事.第三条管理流程设计1、申购流程:填写申购单→审批→采购→图书入库登记2、借还流程:查阅图书目录卡→填写借阅单→图书卡签字→图书借阅→续借图书,再次填写图书借阅单四、会议管理制度第一条管理要点1、为了提高会议质量,促进有效沟通,提高行动能力,进而规范会议管理.2、根据公司实际及具体的情况,确定会议召开的必要性.3、清楚会议召开目的,合理安排时间,做到少而精,讲究高效原则.4、会议负责人有效的控制会议,明确会议召开与否的界限;提高会议主持人控制会议进程的能力与水平,保证会议实效.5、按照制度规定,严格会议管理,参会人员准时参加会议,并遵守会议纪律.6、会议组织者审时度势,明确会议要点,做好一切准备工作.第二条制度规范1、收集会议议题,根据选定的议题收集会上所需资料,拟定会议时间、地点等做好会议通知工作.2、会议主持人负责会议的召开并负责现场秩序的维护,行政专员负责做好相应的会议记录.3、行政专员根据参会人员的发言状况及相关事项,及时整理好会议记要或者会议决议,打印并张贴.4、按照时间排列,将所有会议记录文字资料和电子资料同步整理并归档.5、会议记录为公司的机要档案,保管人员不得擅自外泄.如需查阅应严格按照文书管理制度规定执行.第三条管理流程设计会前:确定议题、会上所需资料准备、通知→会中:积极参与,做好会议记录→会后:整理会议记录→张贴→归档整理五、清洁卫生管理制度第一条管理要点1、为了营造一个良好的工作环境,树立公司形象,保证清洁卫生管理工作顺利进行.2、按照规定,清洁人员完成所有规定项目,并达到相应洁净标准.3、办公室管理人员为第一责任人,管理所有清洁项目并不定时对卫生进行保持与维护.第二条制度规范1、清洁区域包括:办公区域、卫生间、会议室、地板及其他纳入在内的区域.2、按照排班安排,轮流打扫清洁,行政人事部人员负责卫生检查工作.3、清洁卫生实行卫生责任制,办公室管理人员负责管理办公室所有区域的清洁卫生,当日值日生按时做好所有的清洁,监督者及时做好相应的督察.4、由办公室管理员不定时对清洁卫生进行维护,保证地面整洁,茶水供应,洗手间的整洁和卫生纸供应等工作.5、值日生在规定时间内做好所有清洁项目,填写<清洁卫生值日表>,监督员认真核实,并填写<清洁卫生监督表>.6、未按要求清洁者,按照规定予以处罚.第三条流程设计安排清洁排班→完成清洁项目→填值日表→监督检查→填写监督表→办公室人员执行维护→发现问题→执行处理六、日常事务管理(一)接待管理第一条来客接待是行政事务的重要组成部分,为使接待工作规范有序,维护公司的良好形象,对接待工作做具体的要求.第二条以主动、热情、礼貌为原则,接待人员应落落大方,以礼相待.按照接待要求,严格自己要求,做到言行、礼仪规范.第三条接待人员问清来者意图,引领其见所需见的人员,并奉上茶水,做好一系列的后续工作.第四条流程设计:接待来访人员→询问来意,需要找的人→通知被访者→引领会见→奉上茶水→送客→整理客人走后清洁(二)报刊收发整理第一条办公室管理人员按照公司实际需要,订阅报刊,做出计划预算,负责办理订阅的有关手续.第二条办公室管理人员负责每日收取报纸并整理放置在公共阅览资料架上,报纸、内部刊物可随意阅览,但不得带出公司或随意撕剪,阅毕放回原位.第三条任何人不得随意将公司内部刊物挪为他用.第四条报纸每周更换一次,所有报纸每季度处理一次.第五条流程设计:收发报刊→整理→放置资料架→定期清理(三)后勤管理第一条为了认真贯彻公司的各种制度,充分发挥和调动员工的积极性和主动性,根据实际严格制度.第二条后勤管理分为日常清洁卫生管理和考勤登记汇总管理工作.第三条办公室人员负责每日的清洁卫生监督和维护,及时提醒值日生和监督者做好相应工作.第四条根据外出工作人员情况,及时督促其按时填写外出工作时间登记,如实填写时间及外出事由.第五条办公室人员每周进行一次外出工作时间统计,每两周进行一次考勤汇总统计,月末根据外出工作时间登记进行总的考勤汇总.第六条流程设计:监督→如实审核→汇总登记→报表(四)文化宣传管理第一条负责公司内部文化活动的宣传和落实工作,同时负责公司外部的宣传维护工作.第二条根据需要,及时收集信息、加工信息,做好信息传递工作.第三条关注国家政策法规,及时记录政策动向,制作简报以供学习.第四条收集与工作有关的学习资料,丰富大家的知识面,附上签阅单进行进度跟踪.第五条流程设计:获取信息来源→编辑整理→张贴→学习→存档(五)其他事务第一条名片制作、收发传真等其他事务.第二条负责公司文书的打印复印工作.第三条负责树木花卉的养护工作.第四条协助其他部门工作,完成上级交代的其他任务. 附则第一条本制度由行政办公室制定,解释权归办公室. 第二条本办法由总经理核准后实施,修改时亦同.。
公司文件收发管理制度
公司文件收发管理制度公司文件收发管理制度（通用7篇）在当今社会生活中，很多情况下我们都会接触到制度，制度是各种行政法规、章程、制度、公约的总称。
那么制度怎么拟定才能发挥它最大的作用呢？下面是小编帮大家整理的公司文件收发管理制度，希望能够帮助到大家。
公司文件收发管理制度篇1一、总则1、为提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据文书处理的有关规定，结合我企业实际情况，特制定本制度。
2、文件管理内容包括：上级政府部门函、电、来文，同级合作企业函、电、来文，本企业上报、下发的各种文件、资料。
3、本企业各类文件统一由办公室归口管理。
二、发文管理1、凡以我公司名义上报或下发的文件（报告、请示、纪要、通知、函件等），由承办部门拟稿，送办公室核稿，经办公室核稿后送总经理签发。
2、经总经理签发的文件由办公室统一登记、分类编号并保留一份原件存档。
3、发出的文件、传真应追踪落实对方是否收到，对没有收到的应及时进行补发或改用其他方式发送。
4、所有由办公室发出的传真、文件等应统一登记，并标注发送单位、日期，由发件人签名。
其他部门自主发送的，由发送部门自行负责。
5、发文办理工作程序：（1）拟稿：公司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及到的职能部门负责拟稿，拟稿要求内容要情况属实、观点明确、条理清楚。
（2）核稿：核稿是指由拟稿部门经理对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发做好准备。
（3）会签：凡公文涉及到其他部门有关事宜，需给有关部门会签。
有关部门会签后送办公室主任处对公文进行复核，复核的主要内容为是否已协商、会签；文种、公文格式是否正确等。
（4）签发：以公司名义报送的所有公文一律送总经理签发。
签发公文时如有修改，应在原文上圈改并签署姓名和日期。
（5）发文登记：此时的发文登记是指对待发文稿进行复核，重点看审批签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范，符合要求的文稿由办公室根据领导签署意见成文稿的内容，并对待发文稿进行编注发文字号，确定份数后印制。
关于公司发文管理制度
关于公司发文管理制度一、总则公司作为一个大的组织单位，日常工作中涉及到各种发文，发文管理制度的建立对于规范工作流程、提高效率具有重要意义。
本制度旨在规范公司发文流程，明确各部门的职责，保证发文的及时、准确和有序。
二、发文的种类1. 内部发文：主要指公司内部的各种通知、通告、公告等文件。
2. 外部发文：主要指给外部单位或个人的各种文件，如信函、合同、报告等。
3. 机要文件：指公司内部的重要文件，如决策文件、重要会议记录等。
三、发文的形式1. 电子文档：采用电子邮件、办公软件等进行发文。
2. 纸质文档：采用纸质文件进行发文。
四、发文的流程1. 起草：发文起草由相关部门负责人或其指派的人员负责，确保文稿的准确、详尽。
2. 审批：发文需要经过相关部门负责人或公司领导审批后方可发布。
3. 发布：发文发布由公司行政人员负责，根据不同内容选择适当的传播方式。
4. 归档：发文归档由公司行政人员负责，保留一定时间用于备查。
五、发文的管理1. 发文编号：所有发文均需编号，以标识文档的唯一性和时效性。
2. 发文备份：所有发文均需备份，以防止信息丢失或被篡改。
3. 发文查阅：所有员工均可查阅公司内部的文书档案，但需经过相关部门负责人同意。
4. 发文保密：对于涉及公司机密的文书，需严格保密，防止泄露。
六、违规处理1. 对于违反发文管理制度的行为，公司将给予相应的处罚，包括批评、警告、甚至解雇。
2. 对于故意篡改、销毁发文的行为，公司将追究相关人员的法律责任。
七、定期评估公司将定期对发文管理制度进行评估，根据实际情况进行适时修订，以保证制度的有效执行和适应性。
八、附则1. 本制度从公布之日起正式施行，并对公司全体员工具有约束力。
2. 公司发文管理制度未尽事宜，可根据需要另行规定。
以上为公司发文管理制度的基本内容，希望全体员工严格遵守，共同维护公司的正常运转和发展。
机密文件管理规定
四、严格送交档案室本办工作活动过程中所形成的文件、资料、图纸、表册、音像制品正、副本应及时交给管理办档案室整理、立卷、归档、保存，不得私自存放和擅自销毁，违者追究其相关责任。
三、严格文书登记、保管和借阅手续1、文件随时登记、办理，不积压或漏办。
2、机要文书由秘书处亲自签收并办理，其他人不得拆阅。
3、文件传阅时要坚持送达，不得随意横传给他人。
4、未经办领导或秘书处领导批准，不得随意抄录密件内容或私自复印。
5、秘书处要做好文件的催办、清点工作，并坚持借阅手续。
6、公文办完后，机要员要按文书立卷、归档的有关规定及时清点，分门别类地存入文件筐内，归类保管。
四严格送交档案室本办工作活动过程中所形成的文件资料图纸表册音像制品正副本应及时交给管理办档案室整理立卷归档保存不得私自存放和擅自销毁违者追究其相关责五严格清退工作秘书处机要员负责收发文件资料及其清退的全部工作
机密文件管理规定
为加强秘密文件管理，确保各项工作顺利进行，结合实际，制定了秘密文件相关管理规定，下面给大家介绍关于秘密文件管理规定的相关资料，希望对您有所帮助。
五、严格清退工作秘书处机要员负责收发文件、资料及其清退的全部工作。
如因特殊情况不能在岗时，经请示领导，指定专人兼管，不得随意找人顶替。
六、本制度从二○○x年八月起执行。
机密文件的保管与处理纸质文件要注意防潮、防虫、防火等等。
但在信息化的当代，机要文件更多的是以电子媒介方式存储的。
因此保管人员必须具备优秀的信息素质，有能力应付来自互联网或者内部的数据入侵。
秘密文件管理规定一、保密文件范围上级机关下发本办的机要文件，并在文件眉首左上角含有秘密、机密、绝密字样的文件均属于保密范围。
公司机要室管理制度
公司机要室管理制度机要室的物理环境应当严格管控。
这包括但不限于机要室的位置选择、门禁系统的设置、监控设备的安装以及防火、防水等安全措施的实施。
机要室应设在便于监控、访问控制的地方，门窗需加固防护，并配备有防盗报警系统。
进出机要室的人员应通过身份验证，且有明确的登记记录，确保每一次进出都有迹可循。
机要室内的资料管理是制度的核心。
所有资料必须分类编号，实行严格的归档和借阅制度。
对于不同级别的资料，应根据其重要性和敏感程度，设定不同的保管和处理流程。
例如，最高级别的机密文件应由机要室负责人亲自管理，且不得外借。
同时，所有接触机密文件的员工都应签署保密协议，明确其保密责任和义务。
机要室的人员管理同样重要。
应选派忠诚可靠、责任心强的员工担任机要室工作人员，并对其进行定期的安全教育和保密知识培训。
还应建立人员轮换制度，防止因个别员工长期掌握机要室工作而产生安全隐患。
在技术层面，机要室应采用先进的信息安全技术，如加密存储、访问控制等，以确保电子信息的安全。
同时，定期对机要室的电子设备进行安全检查和维护，防止技术漏洞导致信息泄露。
机要室的监督检查机制不可或缺。
应定期对机要室的管理工作进行内部审计，及时发现并解决存在的问题。
同时，也可以设立外部监督机构，对机要室的工作进行不定期的抽查，增强制度的执行力。
对于违反管理制度的行为，必须严格追责。
制定明确的奖惩措施，对于保密工作做出突出贡献的个人或部门给予奖励，对于违反保密规定的行为，根据情节轻重，给予相应的处罚，直至追究法律责任。
公司机要室管理制度的建立是一个系统工程，它涉及到物理环境、资料管理、人员管理、技术支持、监督检查以及责任追究等多个方面。
只有全面考虑，细致规划，才能确保机要室的管理工作无懈可击，为企业的稳健发展提供坚实的保障。
公司文书及档案管理规定
文书档案管理办法根据公司发展的新形势以及新形势对文书档案工作的新要求,在二00二年版文书档案管理制度和文书档案查借阅规定的基础上,结合当前机构人员设置等因素,为做好文书档案工作,为生产经营工作更好地服务,特制定公司文书档案管理办法.第一章文印室管理规定第二条公司的文件,有打印必要时方予打印.内部传递的简单请示报告或其他不需打印的文件,一般不予打印.第三条公司发文,需由起草人定稿抄正,经有批准发文权的领导签字同意后方准打印.一般文件的打印、复印、传真,须经所在部门负责人签字同意后才予办理；部门经理不在时,可经总裁办公室主任同意后办理.第四条私人资料,不得在公司打印、复印或用公司传真机传送,以免影响公司的正常工作.第五条文印室工作人员应认真做好本职工作,按时完成任务.对收到的文件资料,应及时给有关部门、人员送发,或及时通知有关人员到文印室取回,不得延误.第六条文印室人员应树立严格的保密观念,不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人,不得载留任何文件.第七条文印室对送来打印、复印、传真的文件资料,应做好登记,并在月终作统计核算.属业务部门的,由各部门承担费用；属行政、管理部门的,统一列行政开支.第二章文件收发规定第一条公司的文件由办公室负责起草和审核,公司总经理签发；公司各部门的文件由各部门负责起草,办公室审核,总经理签发.第二条文件签发后,送办公室统一安排打字,打印后送回起草部门校对,校对无误方能复印盖章.第三条文件和原稿,由办公室分类归档、保存备查.第四条属于秘密的文件,按保密制度办理.第五条文件统一由办公室负责发送.送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚,并向文件签发人报告报送结果.第六条外来的文件由办公室专人负责签收,并分类登记.由办公室主任提出处理意见后,签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门,不得积压迟误；属急件的,应在接件后即时报送.第七条传阅文件由办公室专人负责收回,对领导指示的文件,办公室应及时组织传达和落实.第三章公司报刊邮件函电收发制度第一条全公司公私报刊、外来邮件、外发公启、函电等由公司收发室负责收发.第二条外发函电要求.1．各部门因公需外发函、电,经办人员应于每天下午××点以前将函件、电报底稿送到收发室,另填写挂号、平信、电报外发登记表.2．每天下午××点以前,公司收发室应将当日外发函、电清点,累计送交邮局寄发.第三条外来邮件管理1．外来邮件一律公司收发室签收分发.2．凡挂号、纸包、包裹单、货运单等由收发室通知收件人到收发室当面签收.3．一般公启函、电和公司内职工私人信件,由收发室开具清单分放到各单位信报箱内.4．私人不明平信一律放到信架信袋内,由个人自取.5．不论公私邮件,收发室应随到随清,及时分发,不得丢失损坏,搁置延误；对国外来函应检查封口、邮戳,如发现被拆封或邮票被撕应拒绝签收,并向邮局反映查明原由.6．凡挂号信、汇款单、包裹单、货运单等的收件人,在收发室通知发出后,应随即到收发室领取邮单,并及时去邮局取款取件.超期罚款收发室概不负责.第四条报刊收发1收发员每天对邮局送来的报刊应对照邮局分送清单分类清点,发现有差错应及时登记并要求补缺退任.2收发员收到邮局送来的报刊后应及时分发、不得耽搁延误.收发员清点分发报刊时间为××小时,任何人不得进入收发室.第四章公司文件管理规定一总则第一条为减少发文数量,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,特制订本制度.第二条文件管理内容主要包括：上级函、电、来文,同级函、电、来文,本厂上报下发的各种文件、资料.第三条按照党政分工的原则,全厂各类文件分别由党委办公室和厂部办以下简称两办归口管理.二收文的管理第四条公文的签收1．凡来厂公启文件除厂领导订启的外均由厂收发员登记签收由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外后分别交两办机要秘书拆封.在签收和拆封时,收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳.对开口和邮票撕毁函件应查明原因,对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收.2．对上级机要部门发来的文件,要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定,如果其中一项不对口,应立即报告上级机要部门,并登记差错文件的文号.第五条公文的编号保管1．两办机要秘书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”,并分类登记编号、保管.须由工厂承办或归档的厂领导亲启文件,厂领导启封后,也应分别交两办办理正常手续.2．本厂外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交两办机要秘书进行登记编号保管,不得个人保存.第六条公文的阅批与分转1．凡正式文件均需分别由两办主任或副主任根据文件内容和性质阅签后,由机要秘书分送承办部门阅办,重要文件应呈送厂领导或分管领导亲自阅批后分送承办部门阅办,为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完紧急文件要月即办.2．一般函、电、单据等,分别由两办机要秘书直接分转处理.如涉及几个单位会办的文件,应同主办单位联系后再分转处理.3．为加速文件运转,机要秘书应在当天或第二天将文件送到厂领导和承办部门如关系到两个以上业务部门应按批示次序依次传阅最迟不得超过2天特殊情况例外.第七条文件的传阅与催办1．传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所,也不得将文件转借其他人阅看对尚未传达的文件不得向外泄露内容.2．阅读文件应抓紧时间,当天阅完后应在下班前将文件交机要室,阅批文件一般不得超过2天,阅后应签名以示负责.如有领导“批示”、“拟办意见”,两办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜.3．阅文时不得抄录全文,不得任意取走文件夹内任何文件及附件,如确系工作需要,要办理借阅手续,以防止丢失泄密.4．文件阅完后,应送交两办机要秘书,切忌横传.5．两办机要秘书对文件负有催办检查督促的责任,承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理.不得将文件压放分散,如需备查,应按照有关保密规定,并征得两办同意后,予以复印或摘抄,原件应及时归档周转.6．按照阅文范围,离、退休干部,一般由有关部门定期组织学习有关文件,或由两办机要室通知到机要室阅文.三发文的管理第八条发文的规定1．全厂上报下发正式文件的权力集中于厂部,各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件.2．各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应向厂部提出发文申请,并将文件底稿交厂办审核.厂部同意发文,则由厂办按机构设置与业务分工统一归口以厂×字发文.3．对全厂影响较大,涉及两个以上厂领导分管范围的文件,须由厂长批准签发.其余文件均由分管厂领导批准签发.第九条发文的范围1．凡是以厂部名义发出的文件、通告、决定、决议、请示报告、编写的会议纪要和会议简报,均属发文范围.2．厂部下发文件主要用于：1公布全厂规章制度；2转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件；3公布工厂体制机构变动或干部任免事项；4公布全厂性的重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；5发布有关奖惩决定和通报；6其他有关全厂的重大事项.3．厂部上行文、外发文主要用于：1对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；2同兄弟单位联系有关工厂重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜.4．在工厂日常生产、技术、经营管理中,有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部、署传达上级指示等事项,应按有关制度办理,经分管厂领导批准后,由主管业务科室书面或口头通知执行,一般不用厂部文件发布.5．凡各业务科室如开专题会议所作的决定,一般都不应发文,不备查考,可以科室名义用工作简讯发会议纪要.6．各业务科室与外单位发生的一般业务联系,可用各科室的名义对外发函应各自编号备查,不用厂部名义发文.四发文程序与要求第十条发文程序规定1．各单位需要发文,应事先向厂部提出申请；2．厂部同意发文时,主办单位应以国家法令、上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；3．草拟文稿必须从全厂角度出发,做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整,严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；4．文稿拟就后,拟稿人应填附发文稿纸首页,详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人,并签名、盖章、标定日期和密级；5．厂办应根据厂部的要求和上级有关指示精神、有关文件规定,对文稿进行审查和修改.对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿；6．经厂办审查修改后的文稿,送部门主管领导核稿对文稿内容、质量负责；7．对审核时修改较多,有碍打印和存档的文稿,应由拟稿部门重新誊写清楚；8．需经会签的文稿,应在交付打印前送会签部门会签；9．文稿审核会签后,按批准权限的规定呈送厂部领导审定批准签发；10．经领导批准签发后的文稿交厂办机要秘书统一编号送打字室打印；11．文件打印清样,应由拟稿人校对,校对人员应在发文稿上签名；12．文件打字后,由厂办派专人按数印刷,再由两办机要秘书分发并检查落实情况,对印刷质量不好的文件,机要秘书应拒绝盖印分发.五文件的借阅和清退第十一条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件,需经本部门负责人签写便条,对有密级的文件须两办主任同意后方可借阅.第十二条借阅文件应严格履行借阅登记手续,就地阅看,按时归还.任何人不得将文件带走或全文抄录,不允许拆卷和在文件上勾画等.第十三条两办机要秘书对承办的公文应抓紧催办,应定期对事情已经办妥的本厂文件和上级要求限期清退的文件,进行收缴清退工作.一般为月底一小清,季末一中清,年终一总清.如发现文件丢失,必须及时查明原因和责任者,并如实向领导报告.第十四条各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作.六文件的立卷与归档第十五条文件的归档范围1．凡下列文件统一分别由两办负责归档：1上级机关来文,包括上级对工厂报告、申请的批复；2厂部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等；3厂长办公室、厂务会、工厂管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录；4厂一级组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；5有保存价值的人民来信,来访记录及处理结果；6参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本厂在会上汇报发言材料等；7上级机关领导同志来厂检查视察工作的报告、指示记录,以及本厂向上级进行汇报的提纲和材料；8反映本厂生产、经营活动、先进人物事迹及厂领导工作等的音像摄制品；9工厂日志和大事记；10工厂向上级请示批复的文件及上报的有关材料.2．业务科室、各群众团体日常工作中形成的活动资料,由各业务科室、群众团体负责立卷归档.第十六条立卷要求1．文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序,分门别类地进行整理归档.2．立卷时,要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全,保持文件材料的完整性.3．要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则.重要工作、重要会议形成的文件材料,要及时立卷归档.4．上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完.6月份正式向档案馆室移交,清单一式两份接交单位各留存一份备查.七文件的销毁第十七条对于多余、重复、过时和无保存价值的文件,厂办机要室应定期清理造册,并按上级有关规定,办理申请销毁手续.第十八条经审核同意销毁的文件,应派专车分别由厂办机要秘书和正副主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁.第五章公司文书管理制度一总则第二条所谓“文书”是指业务工作上往来公文、报告会议决议、规定、合同书、专利许可证书、电报、各种账簿图表、参考书等一切业务用书与公文.第三条全部文书归公司所有并收藏,任何个人不得私自占有.第四条必须严格保守文书的机密.第五条文书按下列要点处置或办理：1．凡重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等等,一律以“文书”的形式进行.所有文书的处置都必须以“准确”与“迅速”为原则,必须明确责任.2．即使在紧急状况下以口头或形式处置的事项,事后也必须以文书形式记录下来.第六条文书的管理原则规定如下：1．文书的收发、领取与寄送,原则上由总公司总务部负责.2．分公司或分支机构的文书管理,另有文书管理细则做出规定.二文书的收发第七条到达文书全部由文书主管部门接收,并按下列要点处置：1．一般文书予以启封,分送各部门.2．私人文书不必开启,直接送收信人.3．分送各部门的文书若有差错,必须立即退回总务部.三文书的处理第八条文书按机密程度可分为以下几类：1．绝密.指极为重要并且不得向无关人员泄漏内容的文书.2．秘密.指次重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的文书.第六章公司文书制作制度第一条适应范围凡公司内的公务文件,除有特殊规定外,一律依照本制度制作.发往公司以外的文件除有特殊规定外,也适用本制度.第二条名义公务文件的往来以各部门经理的名义签署,有些简单事项的文件,应以部门的名义签署.第三条呈交公司经理的文件凡需呈递公司经理文件,须逐级上报.各级主管须在调查核实的基础上写出意见,注明需呈报经理的理由,然后上报.若不需呈报,则在该文书右上方空白处注明公司部门的名称、文号、年月日.第四条文书格式1．公务文件应使用楷书,尽可能简单准确.2．陈述理由和经过时,若正文繁复,则将此部分内容作为附件记在另外的文件上.第五条文件编码文件上应有制发单位规定的号码,还应标明与此份文件有关的关键词及复文文件的号码和年月日,以便处理.第六条书写格式1．通常在第一行写文号,第二行写文件内容的标题,另起一行写制发年月日、制发者名称,再一行写明收文件人的姓名,然后再写文件内容.2．在属于提复审报的情况下,通常采取在文件末尾处用后记的形式证明,在文件末尾隔一行处写下复审件的号码、必要事项、年月日及复审者姓名.3．由经理发出的指令性文件上应有各收件单位的名称,必要时要写上号码和年月日.第七条签署应用文件制发者及收件者应注明职务,根据情况只署姓名.在文件制发者个人或单位的下方盖上制发者个人或制发单位的印章,作为文件处理的依据.但同时发往多个单位的文件如通知等,为了简便,多采用印制好的印刷品,此时签名或盖印可省略.第八条封签上的记录文件信封上的记录,依照以下各条进行.1．在用于普通文件的信封上,要写明送达单位的名称,同时在左侧写上是否加急、挂号等,并在其下写上发文号码,信封背面写发文单位.2．秘密文件的信封上,除要在正面的左侧写上“秘”外,其他参照第一项.3．必须由收文者亲自开启的文件,信封上要写姓名并在左侧写上“亲启”字样.4．机密文件要用二层信封,内封上写文件标题,外封上的标志参照以上各条在左侧写明“秘”的字样.5．文件内特别需要保密的或有其他重要内容的在信封上要标明“秘”的字样.6．本条第一项中所列内容,除有关机密的外,简易的文件可依照第二条进行,只要在封面左下角用小号字印上单位名即可.第九条文件用纸文件所用纸张另行规定略.第十条墨水文件原则上应用黑色墨水书写,在使用墨水时要选用性能较好的纸张,文字应清晰可辨.第十一条文件种类的区分部门经理发文应根据文件的不同作用,按以下原则区别使用不同文种.1．提案,不仅仅是发出的指令,而且希望将其意见进行广泛讨论.2．承认,就有关事务进行认定.3．请求,所报内容等候裁定.4．报告,关于指示的答复性汇报.5．申请,请求对自己或有关事项处理的许可和承认,也可用于单方面提出申请.第十二条指示类文件的区别公司总经理及各部门经理对下属发布的文件按下列要求区别使用.1．指示,对申请、请示及要求的答复.2．传达,有关事务上的指令.第十三条电文依靠电信传达的文件,要求特别简明,避免使用容易误解的文字,并省略敬语以使电文简短.电报通常在结尾处注明发电单位的代号.重要的电信文书,在发出电报的同时,还应将有关材料以书写或印刷的方式送交发件人.第十四条本制度自颁布之日起实施第七章公司文书收发制度第一条范围本公司文件本公司及其事务所之间的书信、文件、传票、小包裹等以及公司外文件的收发、分发等均按本制度执行.第二条统管部门文书的收发、分布等事务,由本公司及各事务所的总务部统一管理.第三条部门文书责任者在部处室中设文书负责人,负责本部门内文件的分发、保管等工作.第四条文书的收受对公司外来文书的接收由总务部收件室负责.第五条收文的处理收文中除亲启信函、挂号信、传递证明外,其余一般信函应全部拆封,拆封后,以件为单位将收文印章盖在文件上方空白处、将信封附上用别针别在一起.收件室将全部收文的收受日期、发文单位、发文者姓名、文件标题、内容概要、分发地点等项目登在收文簿上,并将文件及收文簿一并交给总务部经销.第六条审核以及分发批示总务部经理在对文件及收文簿加以审核后,对收件室做出分发批示.当总务部经理外出时,如有事务急需处理,可由副经理代理承担上述工作.第七条分发收件室将“收文簿”及文件分发各部门,各部门的文书负责人应该在收文簿上盖印签收.第八条处部门内部文书处理文书负责人在收到文件上加盖传阅印,并递交有关部门.有关部门经理阅文后对文书负责人做出分发传阅的批示,文书负责人据此分发文件给有关工作人员.在文书承办量、分发量较大的部门,可设文书整理簿,并据此处理文件.第九条发送文书的发送全部由总务部收件室负责,在特殊必要时亦可由适当的业务部办理.第十条部门内总发送文书的处理文书发送者在信封上写清收件人地点、姓名,并注明是否采用挂、快递等方式.文书负责人将本部门文件分类别,请示发送.第十一条发送的处理总务部发件室将各部处室交来的所发文的发文日期、发送地点、发文者名称全名、内容等项目登记在“发文簿”上,贴好邮票投递出去.第十二条投递文件投递通常一天三次,按以下时间投出：第一次上午十点；第二次下午三点；第三次下午五点.遇有紧急投递的文书,可不受上述时间限制.第十三条邮票的收付保管邮票购入、付出、保管等情况,应登记在“邮票收付保管明细表”,并在年末计算出余额,与现存邮票数量加以核对.第十四条公司内部的定期专递不利用国家邮政,而是通过公司内部定期专递发送的信函、文书、传票、小包裹、钱款以及其他物品的收集和递送,可依照本制度的有关规定办理.对本公司及各事务所之间的定期专递的管理由各事务所总务室负责.第十五条定期专递收发文簿的制作在发送定期专递时,各部门应在定期专递收文簿上登记其内容,一式二页,副页留存,正页与发送物品同时放入定期专递箱定期专递收发文簿,作为发文单位记录,可代替发文簿,每天进行整理清点.对于收文部门,定期专递收发文簿,可代替收文簿,每天进行整理清点.第八章公司文书处理制度一总则第一条范围本公司文书处理均按本制度执行.在特殊情况下的应急处理,事后也须按本制度补齐有关手续.第二条定义本制度所指文书,包括以下内容：1．高层决策文书以及基层下达的文件.2．部门会议文书与转阅文件.3．合同书、证券、证书和劳动协议书.4．志愿书、违约收文、往来公文、专利证明和注册登记文书.5．收支预算与决算书、账本票据、凭证、各种明细表、各种规定与计划书.6．往来书信、电报、任命书、意见书.7．各种报告、各种统计表.其中“1”与“2”项文书的处理,原则上按会议决定处理.第三条类别划分上述文书按机密程度、可划分为以下几类：1．机密文书1绝密.2秘密.3保密.2．普通文书,即机密文书以外的文书.3．其他文书,如公开发行的书籍、杂志、报纸,以及调查资料类的印刷品或复印誊写物品的.第四条适用原则二文书的收发第五条收发到达本公司的文书,原则上由总务部或者另行规定的其他部门接受.所有文书按下列原则处置或送发：1．普通文书全部由接受部门开启或开封.启封时,编上文书的收发编号,注明收发日期；在文书登记簿上作好登记；由接受部门的主管,或者由指定的文书保管员送交有关部门有关人员；文书当事人必须签名盖章领取文书.但是不涉及特别事项的文书,可以简化登记手续.。
机要文件资料管理办法
机要文件资料管理办法
机要文件包括重要文件和机密文件。
重要文件:指非保密的但对公司十分重要的（有意义）的证件、文件、资料。
如营业执照、企业机构代码证、土地证、房产证等.
机密文件：是指对集团利益有影响，不能公开告之他人的文件、资料。
如产品配方、工艺流程、客商资料等。
它包括已经整理归档的档案文件和文书信息中心资料库中的资料。
一、机要文件的等级（密级)划分
机要文件划分为三个级别:A、B、C三级。
文件等级（密级)的确定：由文书信息中心或机要秘书划分。
二、重要、机密文件的借阅
重要文件类:重要文件因没有保密性质，故公司各部门因工作需要可借阅，但必须办理登记借阅手续。
A级、B级由总办主任批准； C级由总办秘书批准。
机密文件类：借阅机要文件必须严格控制.A级：不能借阅；B级、C级：需经总办主任批准。
三、重要、机密文件的保存
1、重要、机密文件由总办秘书分类存档保管。
2、重要及机密文件在借出后要限期交回，因特殊原因不能及时交回者,需报有相应批准权的负责人批准。
3、总办及部门文档管理人员必须做到：
①每次资料交接双方需办理相关手续。
②在日常文件处理过程中，应加强保密意识，严禁无关人员上机查看资料,
对文件类的废纸，要及时进行处理。
③要严守机密，坚决履行自己的职责,如有泄密者,将严惩不贻。
4、重要及机密文件的遗失，将追究有关当事人的责任；触犯法律的，移送司法机关依法追究刑事责任。
机械文件管理制度
机械文件管理制度第一章总则第一条为规范机械文件的管理，提高文件利用率，制定《机械文件管理制度》（以下简称本制度）。
第二条本制度适用于公司内所有机械设备相关的文件管理工作。
第三条机械文件是指公司内与机械设备有关的各类文件，包括但不限于设备说明书、维修保养记录、保养计划、调试报告、检测报告、安全操作规程等。
第四条机械文件管理应遵循便于归档、检索、利用和保护的原则。
第五条公司应建立机械文件管理制度，指导和规范机械文件的制作、存储、使用和销毁。
第二章文件的制定与归档第六条机械文件应当按照规定的格式和流程制定。
第七条制定机械文件应明确文件的编号、名称、版本号、制定单位、制定日期和生效日期。
第八条制定机械文件的部门应当将文件原件和电子稿件分别存档，并在文件封面上注明存档地点和编号。
第九条已经废止或失效的文件应当及时予以注销，并移送档案室归档。
第十条机械文件的归档应按照文件分类和编号进行，确保归档的完整性和准确性。
第三章文件的存储与保管第十一条机械文件的存储应当符合防火、防水、防潮、防尘、防盗的基本要求。
第十二条机械文件的存储地点应当保持干燥、通风、整洁，禁止存放腐蚀性、易燃易爆物品。
第十三条机械文件的存储设施应当符合国家标准，定期检查并记录存储环境的温湿度和其他相关指标。
第十四条机械文件的存储期限应根据文件的重要性、紧急程度和法定规定进行规定。
第十五条机械文件的存储设施和存储环境应当进行定期的维护、清洁和检查。
第四章文件的使用和阅览第十六条使用机械文件应当严格按照文件规定的范围和权限进行，不得擅自篡改、复制和外传。
第十七条使用机械文件时，应当按照文件的版本号进行，确保使用的是最新版本的文件。
第十八条对机械文件的阅览应当进行记录，包括阅览人员、阅览时间和目的等信息。
第十九条对于敏感文件和重要文件，应当进行严格的审批和追踪，不得私自外传。
第二十条对于机械文件的复制和打印，应当遵循公司的相关规定，确保复制和打印内容的完整性和准确性。
XX集团机要文书管理制度
XX集团机要文书管理制度一、前言XX集团作为一家大型企业，拥有大量的机要文书，为了有效管理和保密这些文书，特制定了本文书管理制度。
二、适用范围本制度适用于XX集团内所有部门和员工，包括机要文书的创建、传递、存储、归档等各个环节。
三、机要文书的定义机要文书是指涉及公司核心利益、机密性较高、须严格保密的文件或资料，包括但不限于合同、协议、商业计划、财务报表等。
四、机要文书管理职责1. 部门主管部门主管负责确定部门内机要文书的需求和流程，监督机要文书的创建、传递和存储，并负责机要文书的归档工作。
2. 机要文书管理员机要文书管理员负责整个集团范围内机要文书的管理，包括协调各部门之间机要文书的传递，确保机要文书的存储和使用符合制度规定。
五、机要文书的创建1. 机要文书的创建由相关部门负责人发起，经过审核后方可进行。
2. 在创建机要文书时，需填写文档属性，包括文档名称、创建日期、编写人员等信息，并附上机要文书章。
3. 机要文书必须由授权人员创建和签署，未经授权人员或授权机构的书面同意，不得随意复制、打印或传递。
六、机要文书的传递1. 机要文书的传递需在传递单上记录相关信息，包括传递时间、传递人员、接收人员等。
2. 在传递机要文书时，必须采用加密设备或加密传输通道，确保文书的机密性和完整性。
3. 接收机要文书的人员必须在传递单上签字确认，并对文书进行妥善保管，确保不被未授权人员获取。
七、机要文书的存储1. 机要文书的存储由各部门负责，必须采用安全可靠的存储设备或系统，防止机要文书的丢失、泄露或损毁。
2. 存储机要文书的设备或系统应定期进行备份和维护，并设有访问控制措施，确保只有授权人员可以查看和修改存储的文书。
八、机要文书的归档1. 归档机要文书需进行分类整理，确保方便检索和管理。
2. 归档文件应在文件上注明文号、归档日期和归档人员，并按照统一规定的文件管理系统进行归档。
3. 归档文书的保管期限应根据相关法律法规和公司规定执行，到期后应按规定进行销毁或转移。
机要函件管理制度
机要函件管理制度一、总则为规范公司机要函件的管理，提高机要函件的保密性和效率，确保信息的安全和准确传达，特制定本管理制度。
二、适用范围本制度适用于公司内所有的机要函件的管理工作。
三、管理原则1. 保密原则：严格遵守国家有关保密法律法规和公司的保密规定，对机要函件中的涉密信息进行保密处理，确保信息的安全传达。
2. 准确性原则：保证机要函件的内容准确无误，确保信息的准确传达。
3. 完整性原则：保证机要函件的内容完整，信息传达无遗漏。
4. 时效性原则：保证机要函件的及时传达，确保信息的实时性。
四、机要函件管理程序1. 机要函件的发放（1）接到机要函件发文申请后，相关部门应根据实际需求，填写机要函件申请表，并报送公司办公室审核。
（2）公司办公室审核通过后，领导签批，并将机要函件交由机要室进行处理。
（3）机要室按照领导的要求，准备好机要函件并发放给相关部门。
2. 机要函件的接收（1）接到机要函件之后，接收人员应核对接收函件的数量和内容，确认函件的完整性和准确性。
（2）若发现函件有遗漏或错误，应及时向机要室反馈，并要求重新发放。
3. 机要函件的保管和利用（1）接收部门应妥善保管机要函件，确保机要函件的安全。
（2）机要函件仅限本部门使用，不得擅自泄露给外部人员或其他部门使用。
（3）机要函件的利用应符合国家有关保密规定和公司的保密要求，不得用于违法违纪的行为。
4. 机要函件的销毁（1）机要函件的保管期限到期后，应立即进行销毁处理。
（2）销毁机要函件的程序应符合国家有关保密规定和公司的相关规定。
五、机要函件管理人员的责任1. 机要室负责制定机要函件管理工作的操作规程，并组织实施。
2. 机要室要对机要函件的发放、接收、保管和利用情况进行监督和检查。
3. 各部门领导要对本部门机要函件的管理工作负责，并对机要函件的管理进行定期检查。
4. 所有涉密人员要严格遵守保密规定，切实保守机要函件的机密性。
六、机要函件管理制度的宣传和培训公司办公室应加强机要函件管理制度的宣传和培训工作，使所有员工都了解机要函件的管理规定和操作流程，确保规定的有效落实。
公司文件管理制度及流程(通用16篇)-规章制度
公司文件管理制度及流程（通用16篇）-规章制度篇1：公司文件管理制度一、总则第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据有关规定，结合企业实际情况，特制订本制度。
第二条文件管理内容主要包括：上级函、电、来文、同级函、电、来文、企业上报下发的各种文件、资料。
二、收文的管理第三条公文的签收1、凡接收公文均由秘书登记签收后分别转交相关部门，在签收和拆封时，秘书均需注意检查封口和邮戳。
对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。
2、对政府部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告有关部门，并登记差错文件的文号。
第四条公文的阅批与分转1、凡正式文件均需由秘书根据文件内容和性质阅签后分送承办部门阅办，重要文件应呈送总经理亲自阅批后分送承办部门阅办。
为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。
2、一般函、电单据等，由秘书直接分转处理。
如涉及几个单位会办的文件，应同主办部门联系后再分转处理。
3、为加速文件运转，秘书应在当天或第二天将文件送到总经理办公室，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天。
第五条文件的传阅与催办1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人阅看。
对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
2、阅读文件应抓紧时间，当天阅读完后应在下班前将文件交秘书处，阅批文件一般不得超过两天，阅后签名以示负责。
如有总经理“批示”、“拟办意见”，秘书应责成有关部门和人员按文件所提要求和总经理批示办理有关事宜。
3、阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。
4、文件阅完后应送交秘书，切忌横传。
5、行政秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。
机要文件邮寄管理制度范本
机要文件邮寄管理制度范本
一、总则
为规范机要文件的邮寄管理工作，确保机要文件的安全和有效传递，提高办公效率，特制
定本制度。
二、邮寄范围
本制度适用于机要文件的邮寄管理工作，包括涉及国家秘密、商业机密、个人隐私等敏感
信息的文件。
三、邮寄责任
1. 邮寄管理负责人负责组织制定邮寄管理制度，并对邮寄工作进行监督和检查。
2. 邮寄人员应按照规定对机要文件进行包装、封装，并填写清楚邮寄单据。
3. 收件人在收到机要文件后，应及时确认并签收，确保文件的安全传递。
四、邮寄程序
1. 邮寄准备：准备邮寄的机要文件应提前做好包装和封装，并标明邮寄地址和收件人信息。
2. 检查确认：邮寄人员应对包装后的机要文件进行检查确认，确保文件内容完整且无误。
3. 填写邮寄单据：填写清楚邮寄单据，包括寄信人和收信人的信息、邮寄内容、邮寄方式等。
4. 邮寄手续：提交所需的邮寄手续，按照规定的程序进行邮寄。
5. 收件确认：收件人在收到机要文件后，应及时确认并签收，确保文件的安全传递。
五、责任追究
1. 如发生机要文件邮寄过程中的遗失、破损等情况，应当及时报告上级主管部门，并按照
规定进行责任追究。
2. 对于故意泄露机要文件，或未按规定进行邮寄管理的行为，将依法严肃处理，对相关责
任人员给予相应处分。
六、附则
1. 本制度自发布之日起生效，并由邮寄管理负责人负责解释。
2. 未尽事宜，按照相关法律法规以及上级主管部门的规定执行。
以上为机要文件邮寄管理制度范本，全体员工应严格按照本制度规定执行，确保机要文件的安全和有效传递。
01-16保密文件管理细则
海信集团有限公司管理标准QG/H 01-16保密文件管理细则海信集团有限公司发布海信集团有限公司管理标准QG/H 01-16保密文件管理细则1主题内容与适用范围1.1 为加强集团保密文件的管理，做好保密文件的保密工作，根据国家的相关法规和集团《保密工作管理规定》，特制定本办法。
1.2 本办法规定了保密文件的产生、传递、归档等各个流程环节的管理规范。
本办法适用于集团公司及所属各公司。
2管理及职责分工2.1 总裁办公室负责外来密级文件管理及集团公司承办的密级文件的管理、内部密级文件的审定。
2.2 绝密级文件党委口的由人资部负责管理。
2.3 集团公司各部门、中心及集团各直属公司的保密文件(绝密级以下)，属各部门、中心集团各直属公司专责承办的，由该部门、中心集团各直属公司负责保管；绝密级文件党委口的由人资部保管。
3 保密文件的范围保密文件是指以文字、符号、图形、声像资料等形式记载有国家、公司秘密内容的秘密文件、资料，是国家、公司秘密最普遍的载体。
主要包括：上级下发的和各单位形成的秘密文件、资料、书刊，载有秘密内容的会谈纪录、电话记录、图纸、图表、照片、录音、录像、磁盘等。
4 密级的划定4.1 保密文件的密级由总裁办公室划定或由部门、中心、各公司提出，总裁办公室审定。
4.2 密级的划定一定要明确保密期限，以便于管理和使用。
密级划定后要严格按规定管理公司秘密，不得随意改变密级范围。
5 保管部室5.1 外来行政保密文件的保管部门是总裁办公室。
5.2 集团公司各部门、中心的保密文件(绝密级以下)，属各部门、中心专责承办的，由该部门、中心负责保管；绝密级文件党委口的由组织部保管，其它文件由总裁办公室保管。
5.3 各保管部门、中心应指定保密员，经保密委员会核定，报总裁办公室备案，负责保密文件的收发、登记及归档等事务。
如需对保密员进行调整，应通过总裁办公室报保密委员会批准。
5.4 集团公司保密文件每年年底定期整理送交档案室统一保存，各公司保密文件由各公司档案室保存6 保密文件处理6.1 外来保密文件处理外来保密文件由总裁办公室专人签收，并直接交送总裁办公室机要文书登记，报总裁办公室主任核派主办人及指定处理期限后，其分文、经办、发文按《公文管理标准》规定的流程办理。
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公司机要文书管理规定集团文件版本号：（M928-T898-M248-WU2669-I2896-DQ586-M1988）
机要文书管理规定一、本规定是为处理公司机密的文件及其机要事项而制定。
公司职员必须根
据自己的职务遵守处理机要文件及机要事项的纪律。
二、本规定中所称机要是指不得泄露其内容的文件及事项。
1.关于公司的重要政策或计划；
2.关于人事问题；
3.关于重要会议的讨论事项；
4.关于公司产品的重要事项；
5.契约、协定或根据协商而决定的事项。
三、机要文件、机要事项及其种类的认定，原则上由所管部门的经理负责。
四、机要文件或机要事项由该部门经理负责印制和传达。
五、机要文件由其制发部门制成正本、副本两份；一份由制发部门分门别类
加以保管，另一份由行政人事部经理保管。
六、机要文件及其相关草案，其他无用物品的销毁，应确定时间，由主管部
门经理负责销毁。
七、凡违反本规定者，由公司讨论处理。