非正式沟通在管理中的作用

非正式沟通在管理中的作用

摘要：在现代社会，管理已经成为人们热议的话题，沟通却在管理中起到了举足轻重的地位，而非正式的管理沟通的巨大作用常常被人们所忽视。作为一个企业的领导者，正确的运用非正式沟通，将会给企业带来无限价值。

关键词：非正式沟通作用信息连锁管理

非正式沟通(Communication Unoffical/Informal Communication)指的是通过正式沟通渠道以外的信息交流和传达方式。非正式沟通是非正式组织的副产品，它一方面满足了员工的需求，另一方面也补充了正式沟通系统的不足。是正式沟通的有机补充。在许多组织中决策时利用的情报大部分是由非正式信息系统传递的。

非正式沟通和正式沟通不同，因为它的沟通对象、时间及内容等各方面，都是未经计划和难以辨别的。已如上述，非正式组织是由于组织成员的感情和动机上的需要而形成的。其沟通途径是通过组织内的各种社会关系，这种社会关系超越了部门、单位以及层次。

在相当程度内，非正式沟通的发展也是配合决策对于信息的需要的。这种途径较正式途径具有较大弹性，它可以是横向流向，或是斜角流向，一般也比较迅速。在许多情况下，来自非正式沟通的信息，反而获得接收者的重规。由于传递这种信息一般以口头方式，不留证据、不负责任，许多不愿通过正式沟通传递的信息，却可能在非正式沟通中透露。

但是，过分依赖这种非正式沟通途径，也有很大危险，因为这种信息遭受歪曲或发生错误的可能性相当大，而且无从查证。尤其与员工个人关系较密切的问题，例如晋升、待遇、改组之类，常常发生所谓“谣言”。这种不实消息的散布，对于组织往往造成较大的困扰。

但是，任何组织都或多或少地存在着这种非正式沟通途径。对于这种沟通方式，主管者既不能完全依赖用以获得必需的信息，也不能完全加以忽视，而是应当密切注意错误或不实信息发生的原因，设法提供组织人员正确而清晰的事实，加以防止。

这些途径非常繁多且无定型，例如同事之间任意交谈，甚至透过家人之间的传闻等等，都算是非正式沟通。所以非正式沟通和个人间非正式关系，往往平行存在。很多研究者认为，由于非正式沟通不必受到规定手续或形式的种种限制，因此往往比正式沟通还要重要。在美国，这种途径常常称为“葡萄藤”，用以形容它枝茂叶盛，随处延伸。

可以说是人们的天生的需求。通过这种沟通途径来交换或传递信息，常常可以满足个人的某些需求。例如人们由于某种安全的需求，乐意探听有关人事调动之类的消息；朋友之间交换消息，则意味着相互的关心和友谊的增进，借此更可以获得社会需求的满足。这种消息

对于组织成员来说，往往是他们最感兴趣可又是最缺乏的消息。因此，对依靠非正式沟通可以获得这种信息的环境，组织成员是会感到满意的。

非正式沟通有一种可以事先预知的模型。心理学研究表明，非正式沟通的内容和形式往往是能够事先被人知道的。它具有以下几个特点：

( 1 )消息越新鲜，人们谈论的就越多；

( 2 )对人们工作有影响的人或事，最容易引起人们的谈论；

( 3 )最为人们所熟悉的，最多为人们谈论；

( 4 )在工作中有关系的人，往往容易被牵扯到同一传闻中去；

( 5 )在工作上接触多的人，最可能被牵扯到同一传闻中去。

对于非正式沟通这些特点，管理者应该予以充分和全面的考虑，以防止起消极作用的“小道消息”。通过利用非正式沟通，为组织的目标服务。

美国通用（GE）公司执行总裁被誉为“20 世纪最伟大的经理人”之一在他上任之初GE 公司内部等级制度森严、结构臃肿，韦尔奇通过大刀阔斧的改革，在公司内部引人“非正式沟通”的管理理念，韦尔奇经常给员工留便条和亲自打电话通知员工有关事宜，在他看来，沟通是随心所欲的，他努力使公司的所有员工都保持着一种近乎家庭式的亲友关系。使每个员工都有参与和发展的机会，从而增强管理者和员工之间的理解、相互尊重和感情交流。

一些企业和组织在公司的网站上设立了相关论坛、BBS 公告等多种非正式的沟通渠道。在这些渠道当中，组织成员的沟通一般是在身份隐蔽的前提下进行的。所以，这些沟通信息能够较为真实地反映组织成员的一些思想情感和想法。对于组织领导者来说，掌握了解这些信息资料是有利于他们日后的管理沟通工作的。

同正式沟通相比，非正式沟通的优点是：沟通形式灵活，直接明了，速度快，省略许多繁琐的程序，容易及时了解到正式沟通难以提供的信息，真实地反映员工的思想、态度和动机。非正式沟通能够发挥作用的基础，建立团体中良好的人际关系，能够对管理决策起重要作用。

非正式沟通的缺点主要表现在：非正式沟通难以控制，传递的信息不确切，容易失真、被曲解，并且，它可能促进小集团、小圈子的建立，影响员工关系的稳定和团体的凝聚力。如果能够对企业内部非正式的沟通渠道加以合理利用和引导，就可以帮助企业管理者获得许多无法从正式渠道取得的信息，在达成理解的同时解决潜在的问题，从而最大限度提升企业内部的凝聚力，发挥整体效应。

依照最常见至较少见的顺序分别为：

1、集群连锁。即在共同过程中，可能有几个中心人物，由他转告若干人，而且有某种程度的弹性。如图（a）中的 A和 F两人就是中心人物，代表两个集群的“转播站”。

2、密语连锁。由一人告知所有其他人，犹如其独家新闻，如图（b）。

3、随机连锁。即碰到什么人就转告什么人，并无一定中心人物或选择性，如图（c）。

4、单线连锁。就是由一人转告另一人，他也只再转告一个人，这种情况最为少见如图（d）。

我们认为，对于非正式沟通所采取的立场和对策是：

（1）非正式沟通的产生和蔓延，主要是由于人员得不到他们所关心的消息。因此，主管者愈故作神秘，封锁消息，则背后流传的谣言愈加猖獗。正本清源，主管者应尽可能使组织内沟通系统较为开放或公开，则种种不实的谣言将会自然消失。

（2）要想予以阻止已经产生的谣言，与其采取防卫性的驳斥，或说明其不可能的道理，不如正面提出相反的事实更为有效。

（3）闲散和单调乃是造谣生事的温床。为避免发生这些不实的谣言，扰乱人心士气，主管者应注意，不要使组织成员有过分闲散或过分单调枯燥的情形发生。

（4）最基本的做法，乃是培养组织成员对组织管理当局的信任和好感，这样他们比较愿意听组织提供的消息，也较能相信。

（5）在对于组织主管人员的训练中，应增加这方面的知识，使他们有比较正确的观念和处理方法。

一个没有凝聚力的企业，是个一盘散沙的企业；一个没有共同语言、文化的团队，是个不堪一击的团队。可是培养凝造一种良好的文化氛围又需要方方面面的努力，培养。中国的管理时代还远远没有到来。其中，沟通不乏是其中问题的关键。而非正式的沟通能发挥的作用就更微乎其微了。相信一个好的管理者能正确的理解和运用非正式沟通，定能在商业大潮中取得骄人的战绩。