文件控制过程检查表

文件控制过程检查表

受审核过程：文件控制过程涉及部门：企管部、相关部门

审核员：张ⅩⅩ陪同人员:王ⅩⅩ审核时间：ⅩⅩ年ⅩⅩ月ⅩⅩ日

序号审核内容涉及部门审核方法

1 1）文件总体策划情况企管部1、向负责人了解公司文件的种类和主要的控制方法和职责；

2）文件控制程序是否符合要求？企管部2、请其提供文件控制程序文件，查文件是否经过批准的有效版本，其内容是否覆盖并符合标准423要求

2 文件批准情况企管部根据负责人介绍和文件控制程序规定，抽查3-5份各类文件（如管理文件、技术文件、法规文件），查其批准的手续和/或记录，是否经过有关授权人员的批准。

3 文件发放情况企管部1、向负责人了解公司各类文件发放范围和分发手续，查刚才抽查的文件发放手续和/或记录，是否按规定将这些文件分发到有关部门和人员；2、记录其中一些文件分发部门或分发号，以便到相应部门核查。

4 文件的评审、更新、识别、再次批准及其发放情况企管部1、向负责人了解在什么情况下需要对已有的文件进行评审或更新？如何使用文件的部门和人员了解文件的更改和现行修订状态；2、查文件评审的证据（记录）应对评审的依据进行了解和验证；同时抽3-5份更新文件的更改记录或更新后的文件，看更新后的文件是否经过了再批准；3、查这3-5份文件的发放记录，看是否将更新后的文件发放到相关部门，到相关部门核查；4、查识别文件更改和修订状态的有关规定或记录，根据以上查证的情况，核实这些证据是否起到识别文件更改和修订状态的作用

5、作废文件的处置和作废保留文件的标识和管理企管部1、询问负责任处置作废文件的方法，需要保留的作废文件如何进行控制。2、查3-5份作废文件处置记录（如回收或销毁），是否按以上规定进行了处置；3、抽查3-5份作废保留文件，看是否按规定标识，其管理的方式是否符合程序文件的规定。

6、外来文件的识别及分发控制情况企管部1、向负责人了解公司与质量管理体系有关的外来文件的种类和主要的控制方法和职责；询问如何追踪以上外来文件的更新；2、抽3-5份外来文件，查是否是适用版本，查这些文件的发放记录，看是否按规定将这些文件分发到有关部门或人员；

3、了解是否有外来文件的更新情况，如有抽3-5份更新后外来文件发放记录，以及作废外来文件的处置证据（包括需要保留的作废外来文件的标识及管理）是否符合程序文件的规定；

4、记录其中一些外来文件分发部门或分发号，以便到相关部门核查。

7、1）核查需要使用文件的部门和人员是否得到适用版本的有关文件相关部门（如质检部、技术部、生产车间等）1、根据在企管部查证时记录的一些文件（包括外来文件）的发放部门或分发号，核查这些部门和人员实收并使用文件情况，并验证文件生效时间与文件到位时间的一致性；

2）检查文件与实际情况的适宜性

2、现场观察活动/过程的实际状况（也可向工作人员或操作人员了解）与相关文件比较，以证实文件内容与实际现状是否相适宜；

3）使用文件的场所是否在使用作废文件

3、观察文件使用现场是否在使用作废文件，如果文件使用现场有作废保留的文件，查看这些文件是否有标识能够防止误用，其管理是否符合程序文件的规定。