行政公文及资料管理细则

行政公文管理细则

第一节公文格式

一、总则

1、为使项目部公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《国务院关于发布〈国家行政机关公文处理办法〉的通知》（国发[2000]23号），特制定本办法。

2、项目部的公文是项目部在整个工程管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法实施项目管理的重要工具。

3、公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

4、公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

5、公文处理必须严格遵守国家保密法律、法规和其它有关规定，确保国家秘密的安全。

6、质检部是项目部公文处理的管理部门，主管项目部及负责指导、监督各部门、中心试验室以及各下属施工队的公文处理工作。项目部设专（兼）职文员负责公文处理工作。

7、各类有明确表格、程序的技术资料应按表格中规定程序报送直接责任人员受理，无须报送质检部。该类技术资料由直接责任人负责登记、签署、流转、签定、发送、归档，定期由质检部检查、整理、收集、统一归档。

二、公文的种类

1、本项目的公文种类主要有：

（1）决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（2）通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

(3）通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（4）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

（5）报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（6）请示：适用于向上级机关请求指示、批准。

（7）批复：适用于答复下级机关的请示事项。

（8）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（9）函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等。

（10）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。

三、公文格式

1、本项目部统一使用红头公文，格式一般由文头、正文及文尾三部分组成。文头由发文机关标识、发文字号等组成；正文部分由标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、附注组成；

文尾由主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

（1）标题：应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（2）主送机关：指公文的主要受理机关，应当使用规范化简称、统称（如炎汝高速公路建设开发有限公司、汝城工作站、第六监理处、炎汝高速二十六标项目经理部等）。向上级机关报告和请示的公文，一般只写一个主送机关，不能多头分送，以免责任不明，延误问题的及时处理。

（3）正文：是公文的主体，是反映公文内容的重要部分。除综合性内容的公文外，应一文一事，以便于分送和分理。

（4）附注、附件：是公文的附加说明，也是公文的重要主成部分。附注（需要说明的其它事项）并不是每份公文都有，若有，应加圆括号标识在成文日期下一行。公文如有附件，在正文下空一行2字标识“附件”，后标全角冒号和名称，附件名称后不加标点符号。

（5）发文机关标识：发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25㎜。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80㎜。

（6）成文日期：以负责人签发的日期为准。成文日期应采用公元纪年法，要求一律写明年、月、日全称，不能省略。

（7）印章：单一机关制发公文，落款处不署发文机关名称，只标识成文日期，加盖公章。

（8）抄报、抄送机关：指除主送机关外需要执行或知晓公文的其它机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。对上级机关用“抄报”，对同级、下级和不相隶属的机关单位均用“抄送”。

（9）签发人：通常在上报的请示、报告等公文和告启类公文中使用。

1）、发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称。本项目管理处及所辖各单位的发文机关标识应与各单位印章统一。发文机关标识为：“朝阳建设集团有限公司炎汝高速第二十六合同段项目经理部+（文件）”

2）、发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文只标明主办机关发文字号。本项目部发文字号为：“炎汝高速二十六合同段项目经理部+〔年份〕+序号”。其中年份应加括八角方括号，不得使用普通方括号。序号不得为虚号（即1不能编为001）不加“第”字。

3）、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

4）、主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称。

5）、公文如有附件（不包括被转发、报送、发布件），应当在正文之后、成文日期之前标注附件顺序和名称。附件应当在正文之下空一行，左首空两字处开始标注。

6）、成文日期以最后签发人的签发日期为准，电报以发出日为准。成文日期的标识应当使用汉字，不得使用阿拉伯数字。其中若有“○”字，应当使用“○”，不得使用“0”。成文日期应当在右首起空四字处标识。

7）、公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由

主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。公文中要防止出现空白印章。印章启用时，应在印模下标注部门（单位）名称或“印模”字样。

单一机关制发的公文用印，在落款处不署发文机关名称，只标示成文日期。印章上不压正文，下压成文日期年、月、日4～7个字，且不得错盖、漏盖。用印印迹要端正、清晰。联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；

8）、公文每面排22行，每行排28字。当公文排版后所剩空白不能容下印章时，应当采取调整行距、字距的措施予以解决，使印章与正文同处一面，不得采取标示“此页无正文”方式解决。

9）、公文如有附注（需要说明的其它事项），应当加圆括号，标注于成文日期之下，主题词之上。

10）、公文应当标注主题词。主题词应当由类别词+类属词+文种组成，一般不超过四个，各名词之间空一个汉字的位置。

11）、抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或规范化简称、统称。

2、公文中各组成部分的字体、字号标识规则如下：

（1）公文字号使用三号仿宋字体；

（2）公文标题使用二号小标宋字体；

（3）公文“主题词”三个字使用三号黑体，主题词使用三号小标宋字体；

（4）公文正文、附件、成文日期、附注、抄送、发文机关、印发日期均使用三号仿宋字体。

3、公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm*297mm），左侧装订。文字从左至右横写、横排。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

4、行文规则

5、行文应当确有必要，注重效用。

6、行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示或报告。

第二节文件办理程序

一、发文办理

1、发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括拟稿、会签、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

（1）项目部发文程序：主办部门拟稿—部门经理审核—（相关部门会签）—文员审核行文格式—-分管领导审核—项目经理签发—用印—登记、分发。

（2）本项目发文采用书面文件与电子文件并用的方式，电子文件统一使用业主项目信息平台传递。

（3）为保证公文的合法性、及时性、有效性，往来正式公文凡是通过平台或传真方式传递的，必须随后补发正式文件。