研究生院(本部)研究生档案管理办法(试行)

研究生院（本部）研究生档案管理办法（试行）

第一章总则

第一条为适应学校学生档案管理工作的需要，实现学生档案管理标准化、规范化，确保学生档案的安全及管理的严肃性、

连续性和完整性。根据教育部（原国家教委）颁布的《高

等学校档案工作规范》，结合我校具体情况，特制定本办法。第二条学生档案是记述和反映学生个人经历、德才能绩、学习和工作表现的，以个人为单位集中保存以来以备查考的文

字、表格及其他各种形式的历史记录。

第三条研究生院（本部）学生档案归口院系直属研究生管理办公室管理，负责办理学生档案接收、归档、查阅、转递等相

关事宜。

第二章档案材料范围

第四条档案材料的归档范围

（1）高中阶段档案：高中毕业生登记表、入党入团材料、高考报名材料、高中毕业会考材料、奖励材料和处分材料。

（2）大学阶段档案：大学入学登记表、大学毕业生登记表、成绩单、入党、入团材料、体检表、奖励材料和处分材

料。

（3）工作单位档案

（4）硕士研究生阶段档案：硕士报考录取材料、研究生入学

登记表、研究生毕业登记表、硕士成绩单、报到证、体检

表、奖励材料和处分材料。

（4）博士研究生阶段档案：博士研究生报考录取材料、专家推荐信、研究生入学登记表、研究生毕业登记表、成绩

单、体检表、派遣证、奖励材料和处分材料。

第五条归档材料的要求：

（1）归档材料含学生人事档案和报考录取材料

（2）归档材料档案袋必须注明学生姓名、学号、所在院系、经办人姓名和承办日期。

（3）归档材料必须附《档案明细表》

（4）档案移交必须双方审核完毕之后，共同签字。

（5）档案材料必须为原件，特殊情况附复印件的，应在复印件上注明原件保管单位，并加盖公单。

第三章档案整理与管理

第六条档案管理职责：

（1）保管学生档案为学校和社会积累人个档案史料

（2）收集、鉴别和整理学生档案材料

（3）办理学生档案查阅、借阅

（4）办理学生档案的转递

（5）做好学生档案的安全、保密、保护工作

第七条档案整理

（1）各学院（系）应在招生工作中认真做好归口管理的学生

人事档案的收集和招生档案的整理。

（2）各学院（系）应在招生工作结束后两月内向院系直属研究生管理办公室移交新生招生档案及人事档案。同时提交加盖院系公章的新生录取名单和学生档案明细表。

（3）硕士研究生成绩单由教务处在第一学年结束后，打印成绩单原件，交院系直属研究生管理办公室存档。

（4）博士研究生成绩单由院系直属研究生管理办公室在学生毕业前三个月，汇总并出具，存院系直属研究生管理。（5）学生在学体检表和在学期间奖惩材料由院系直属研究生管理办公室归入学生档案。学生可获复印件。

（6）学生退学、休学、转学材料由院系直属研究生管理办公室归入学生档案。学生可获复印件。

（7）学生《入学登记表》和《毕业生登记表》，由院系收集之后，移交院系直属研究生管理办公室，归入学生档案。（8）学生学位授予材料由院系直属研究生管理办公室整理后，归入学生档案。

（9）学生党团材料由院系党总支整理之后，移交院系直属研究生管理办公室，归入学生档案。

第八条日常工作中，院系直属研究生管理办公室若发现学生入校前档案不全或完全缺失，由招生单位负责联系学生

本人或学生入学前所在单位，补齐材料，如果不能补齐，需要学生入学前所在单位和学生本人报交情况说明并加

盖公章存入学生档案中。

第四章档案的查阅与利用

第九条查阅学生档案应填写《研究生院（本部）学生档案查阅登记表》，经所在学院的党总支负责人签字、盖单，

方可查阅。

第十条利用单位应派人事部门或学生管理部门的中共党员到院系直属研究生管理办公室查阅档案，学生不能查

阅档案。

第十一条毕业生就业单位核查档案，须持介绍信，并办理档案查阅登记手续。

第十二条档案一般不得外借，如必须借出使用时，要说明理由，填写《研究生院（本部）档案借阅登记表》，方可

借出，借出时间不得超过3天（含休息日），借出档案

不得擅自转借他人。

第五章档案的转递和暂存

第十三条学生档案由院系直属研究生管理办公室通过机要局转递或派专人（中共党员）送取，用人单位人事部门

办事人员可凭单位介绍信领取档案。禁止到普通邮局邮

寄或交本人（含亲属）自带。

第十四条转出档案材料必须完整齐全，同时将转递档案统一规定的“学生档案转递通知单”和“就业通知书底单”

装入档案袋，用本部办公室严密包封。全部档案材料

必须一次性寄出。

第十五条转出档案时，不得扣留档案材料。

第十六条学生毕业派遣后，院系直属研究生管理根据学生派遣去向，负责将学生的人事档案、学籍档案和学位档

案整理后由寄发档案接收单位。

第十七条未落实就业单位的，经本人申请，填写《毕业生档案暂存申请表》学校可为其保管两年，在保管期内如

落实就业单位，档案随转；保管期满，档案寄往生源

地人事管理部门。学生档案暂存期间，不办理任何

与学生毕业手续之外的任何手续和证明。

第十八条因转学的学生的档案寄往学生转入院校

第十九条因退学、开除学籍、出国离校或死亡的学生档案寄往生源地教育管理部门。

第二十条未按规定的时间报到入学或经审查不符合录取条件被取消入学资格的新生，其档案退回生源地招生管

理部门。

第六章附则

第二十一条本办法解释权归院系直属研究生管理办公室

第二十二条本办法自发布之日起执行